Bern Türk Büyükelçiliği Konsolosluk Şubesi: Vekâletname ve Şirket Belgeleri

Bern Türk Büyükelçiliği konsolosluk şubesi için vekâletname hazırlığında, kişinin kendi adına mı yoksa bir şirket adına mı işlem yapacağı baştan belirlenmelidir. Şirket ortağı olmak, o şirketi her işlemde tek başına temsil etme yetkisi bulunduğunu göstermez. Türkiye’de bir avukat görevlendirmek, ticari alacakla ilgili başvuru yapmak veya şirket belgelerini kullanmak için kimlik, temsil sıfatı ve belgenin kabul koşulları birlikte incelenir. Bern’deki Türk noterlik işlemi ile İsviçre belgesine apostil alınması da ayrı yollardır.

Bu yazıyla ilgili genel bir sorunuz mu var? Anonim soru sor

Bu rehber, Bern’den Türkiye’ye yönelik hukuki temsil ve ticari belge hazırlığına odaklanır. İnternette “Bern Türk Konsolosluğu” olarak aranan hizmetin resmî kurumu T.C. Bern Büyükelçiliğidir. Ülkedeki diğer temsilciliklerle karşılaştırma için İsviçre Türk konsoloslukları ana rehberini inceleyin. Büromuz konsolosluk birimi değildir; resmî randevu satışı yapmaz ve şirket adına imza yetkisi bulunmayan bir kişiye temsil yetkisi kazandıramaz.

Bern Büyükelçiliği konsolosluk şubesi adresi ve telefonu

Adres: Lombachweg 33, 3006 Bern, İsviçre. Telefon: +41 31 359 70 70. E-posta: botschaft.bern@mfa.gov.tr. Bilgiler Bern Büyükelçiliğinin resmî iletişim sayfasından alınmıştır. Bern Büyükelçiliği konumu ve yol tarifi bu fiziksel adrese yönelir. Harita sonucundaki eski bir posta kodu veya farklı kurum kaydı yerine temsilciliğin yayımladığı adres esas alınmalıdır.

Resmî sitede genel çalışma saatleri hafta içi 09.00–12.00 ve 13.00–18.00 olarak gösterilir. Türkçe ana sayfadaki telefon açıklaması 13.00–18.00 aralığını belirtir. Bu bilgiler bütün noterlik işlemlerinin randevusuz kabul edildiği anlamına gelmez; şahsen işlem için randevu kaydı ve güncel duyuru ayrıca kontrol edilir. Genel mesai ile belirli bir hizmetin kabul saati birbirinin yerine kullanılmamalıdır.

Acil durum telefonu +41 78 795 99 07 olarak yayımlanır. Resmî açıklama bu hattı mesai dışındaki ölüm, yaralanma ve tutuklanma gibi acil durumlar için gösterir. Olağan vekâletname soruları normal iletişim ve randevu kanallarından yöneltilmelidir. Konsolosluk Çağrı Merkezi +90 312 292 29 29 numarasıyla aranır. Acil hat, daha erken noterlik sırası elde etmek için kullanılacak alternatif bir randevu sistemi değildir.

Büyükelçiliğin diplomatik görev alanı ile konsolosluk başvurusu

Bern Büyükelçiliğinin resmî sayfasında İsviçre ve Lihtenştayn diplomatik görev alanı bakımından yer alır. Bu ifade, İsviçre’deki her kişinin bütün konsolosluk işlemlerini Bern’de yapacağı şeklinde yorumlanmamalıdır. Zürih ve Cenevre başkonsolosluklarının yayımlanan ayrı görev çevreleri bulunmaktadır. İkamet edilen kanton ve istenen işlem, doğru temsilcilikle eşleştirilmelidir.

Lihtenştayn bakımından da diplomatik akreditasyon ile konsolosluk işlem çevresi ayrı kontrol edilir. Bir ülkenin Büyükelçilik sayfasında görünmesi, o ülkede düzenlenen belgenin İsviçre belgesi sayıldığı anlamına gelmez. Apostil veya başka tasdik makamı belgenin düzenlendiği ülkeye göre belirlenir. Bu ayrım, aynı dosyada birden fazla ülke belgesi bulunduğunda özellikle önem kazanır.

Başvuru yerini seçerken yalnız iş seyahatinde bulunulan şehre veya ulaşım kolaylığına dayanılmamalıdır. Güncel ikamet yeri, kişinin sıfatı ve işlem türü açıklanarak resmî birimden yönlendirme alınmalıdır. Türkiye’deki ticari uyuşmazlığın Mersin’de veya başka bir ilde bulunması da İsviçre’deki konsolosluk görev çevresini tek başına belirlemez. Türkiye’deki merci kendi görev ve yetki kurallarına göre değerlendirilir.

Bern’de vekâletname için noterlik randevusu

Başvuru hazırlığı Bern Büyükelçiliğinin resmî randevu ekranı üzerinden yapılır. Dışişleri Bakanlığının noterlik işlemleri açıklaması, randevu sonrasında şahsen başvuruyu öngörür. E-posta ile şirket belgesi veya vekâlet taslağı gönderilmesi, noterlik işleminin tamamlandığı anlamına gelmez. Başvurunun kişi ve işlem bakımından kabul koşulları ayrıca sağlanmalıdır.

İsviçre hukukuna göre kurulmuş şirket adına konsolosluk vekâletnamesi düzenlenmez. Dışişleri Bakanlığının resmî noterlik açıklaması, yabancı hukuka göre kurulmuş şirketleri temsilen dış temsilcilikte vekâletname düzenlenemediğini belirtir. Bu şirketlerde yetkili temsilci, İsviçre noterliği yoluyla işleme uygun belgeyi hazırlatır; yetki belgesi, gerekli apostil ve Türkçe tercüme ile Türkiye’deki kabul koşulları tamamlanır. Şirket yöneticisinin Türk vatandaşı olması, temsil olunan yabancı tüzel kişiyi Türk şirketine dönüştürmez. Gerçek kişinin kendi adına vereceği vekâletname ve Türk hukukuna göre kurulmuş şirketin işlemi bu durumdan ayrı değerlendirilir.

Randevu sorusunda yapılacak iş somut biçimde yazılmalıdır: Türkiye’de belirli bir alacak dosyası için avukat görevlendirme, şirket kaydına ilişkin başvuru veya sözleşme konusunda hukuki temsil gibi. “Bütün ticari işler” ifadesi belge hazırlığını belirsiz bırakır. Aynı kişi kendi adına ve şirket adına ayrı işlemler yapacaksa bu sıfatlar baştan açıklanır; tek metnin ikisini de kapsadığı varsayılmaz.

Kişisel vekâletname ile şirket vekâletnamesi arasındaki fark

Gerçek kişi kendi hakkı veya yükümlülüğü için temsilci görevlendirir. Şirket adına verilecek vekâletnamede ise temsil olunan tüzel kişinin doğru tanımlanması ve belgeyi imzalayan kişinin bu tüzel kişi adına yetkili olması gerekir. Bir kişinin şirket ortağı, çalışanı veya kurucusu olması tek başına her işlem için imza yetkisini göstermez. Yetkinin kaynağı ve kapsamı somut belgeler üzerinden incelenir.

Örneğin Türkiye’deki bir limited şirketin ortağı olan kişinin kendi ortaklık hakkını kullanması ile şirketin alacağını tahsil ettirmesi farklıdır. İlk durumda kişinin ortaklık sıfatından doğan hakkı, ikinci durumda şirketin ayrı hakkı söz konusudur. Vekâletnamenin kimin adına düzenleneceği bu ayrımdan etkilenir. Yanlış kişi adına kurulmuş bir temsil ilişkisi, yalnız şirket adı sonradan yazışmaya eklenerek düzeltilmiş sayılmaz.

Dosya hazırlığında bir sütuna hakkın sahibi, ikinci sütuna belgeyi imzalayacak kişi, üçüncü sütuna bu kişinin yetki dayanağı yazılması yararlıdır. Böylece ortak, yönetici, temsilci ve avukat rolleri görünür hâle gelir. Birden fazla şirket bulunan gruplarda ticari marka, ana şirket ve sözleşmenin tarafı da ayrılmalıdır. Grubun ortak logosu, farklı tüzel kişileri tek bir taraf hâline getirmez.

İsviçre şirket sicili ve güncel kayıt kontrolü

İsviçre’nin resmî açık veri portalındaki Zefix açıklaması, ticaret siciline kayıtlı tüzel kişilere ilişkin merkezi arama ile şirket adı, merkez ve adres gibi temel verilerin erişimini açıklar. Bu kaynak şirket kimliğinin ilk kontrolünde kullanılabilir. Ancak çevrim içi bir arama ekranı, Türkiye’deki kurumun istediği resmî sicil örneğinin her durumda yerine geçmez.

Kontrolde ticaret unvanı, kayıt numarası, hukuki yapı, merkez ve mevcut durum birlikte okunur. Sözleşmedeki şirket ile ödeme yapılan şirket aynı mı, belgeyi gönderen kişi hangi şirket adına yazıyor, eski bir unvan kullanılmış mı? Bu sorular cevaplanmadan vekâletnameye yalnız e-posta imzasındaki şirket adı yazılmamalıdır. Resmî kaydın hangi tarihe ait olduğu da hazırlık notunda gösterilir.

Şirketin temsiline ilişkin kayıtlar ve gerekirse yetkiyi açıklayan diğer belgeler ayrıca temin edilir. Güncel bir internet adresi veya aktif sosyal medya hesabı şirketin bütün hukuki durumunu kanıtlamaz. Geçmiş tarihli bir sicil örneği de sonradan yapılmış yönetici veya imza değişikliğini kendiliğinden yansıtmaz. Belgeyi kabul edecek kurumun güncellik ve onay şartı öğrenilmelidir.

Araştırma sırasında şirketin benzer isimli başka bir şirketle karıştırılmaması önemlidir. Aynı şehirde benzer unvan kullanan iki tüzel kişi bulunabilir. Kayıt numarası, hukuki yapı ve merkez bilgileri bu nedenle birlikte karşılaştırılır. Belgenin doğrulanabilir kaynağı korunur; ekran görüntüsünün nereden ve ne zaman alındığı kaydedilir. Bu ön kontrol hukuki incelemenin yerine değil, onun doğru taraf üzerinden yapılmasına hizmet eder.

Tek başına imza ve birlikte temsil kaydı

Şirketi temsil eden kişinin imza düzeni, belgeyi kimin veya kimlerin düzenleyeceği bakımından önemlidir. Kayıtlarda birlikte temsil veya başka bir sınırlama bulunuyorsa bunun etkisi değerlendirilmeden tek kişinin imzasının yeterli olduğu söylenmemelidir. Hangi şirket hukukunun uygulanacağı ve hangi yetki belgesinin gerektiği dosya özelinde belirlenir. Bir kişisel kimlik belgesi şirket adına temsil koşullarını tek başına karşılamaz.

İmza yetkisini gösteren kaydın tercümesinde sınırlayıcı ifadeler özellikle dikkatle okunmalıdır. “Birlikte” ibaresinin atlanması veya kişinin görevinin yanlış çevrilmesi, belgenin görünür anlamını değiştirebilir. Çeviride kurum ve görev adının anlamı korunmalıdır. Belgenin tamamı görülmeden yalnız imza satırından temsil sonucu çıkarılması uygun değildir.

Türkiye’deki işlem için hazırlanacak vekâletnamenin kapsamı da ayrıca belirlenir. Dava açma, sulh, feragat, kabul, ödeme tahsili veya belirli bir sözleşme işlemi farklı sonuçlar taşır. Hukuk Muhakemeleri Kanunu m.74 ve Türk Borçlar Kanunu m.504 ilgili temsil ihtiyacına göre değerlendirilir. Dayanaklara 6100 sayılı Kanun ve 6098 sayılı Kanun üzerinden ulaşılır.

Türkiye’de alacak, sözleşme ve şirket ortaklığı dosyası

Ticari dosyada önce sözleşmenin tarafı, talep edilen sonuç ve eldeki deliller belirlenir. Mal teslimi, hizmet ifası, bedel iadesi, tazminat veya ortaklık hakkının kullanılması aynı işlem değildir. Türkiye’de dava veya takip yolu seçilmeden önce görev, yetki, varsa sözleşmedeki uyuşmazlık maddesi ve ilgili başvuru koşulları incelenir. Konsoloslukta vekâletname düzenlenmiş olması, davanın bütün usul şartlarının tamamlandığını göstermez.

Alacak dosyasında sözleşme ve ekleri, sipariş, fatura, teslim kaydı, banka hareketi ve karşı tarafın yazışmaları tarih sırasına konur. Fatura düzenlenmesi ile teslimin yapıldığının ispatı farklı konulardır. Bir ödemenin hangi sözleşme veya borç için yapıldığı da açıklığa kavuşturulur. Özellikle CHF, avro ve Türk lirası kullanılan işlemlerde para birimi ve talebin dayanağı karıştırılmamalıdır.

Türkiye’deki bir limited şirketin ortağı kendi hakkını kullanacaksa işlem şirket adına alacak takibinden ayrılır. Örneğin sermaye artırımında rüçhan hakkı veya bilgi talebi farklı inceleme gerektirir. Yurt dışındaki limited şirket ortağının rüçhan hakkı rehberi bu özel konuyu açıklar. Ortaklık sıfatının varlığı, bütün şirket işlemlerini tek başına yapma yetkisi olarak sunulmamalıdır.

Ödeme talebinin önce ihtarnameyle bildirilmesi planlanıyorsa muhatap, adres ve istenen sonuç açık hazırlanmalıdır. İhtarname her durumda alacağı kesinleştiren bir karar değildir. Genel hazırlık için yurt dışından noter ihtarnamesi ve Türkiye’de icra takibi rehberleri birlikte değerlendirilebilir. Hangi yolun kullanılacağı belgelerin incelenmesinden sonra belirlenir.

Bern’de federal ve kantonal apostil ayrımı

HCCH’nin İsviçre yetkili makam kaydı, Federal Şansölyelik ile kantonal yetkili makamları gösterir. Bir belgenin Bern’de kullanılacak veya Bern’de yaşayan bir kişiye ait olması, otomatik olarak federal belge olduğu anlamına gelmez. Düzenleyen makam ve tasdik edilecek imza görülerek doğru başvuru yeri seçilmelidir.

Şirket sicil belgesi, noter belgesi ve federal makam belgesi aynı tasdik kaynağına dayanmayabilir. Belgelerin her biri için düzenleyen kurum, tarih ve onay zinciri ayrı kaydedilir. Bir dosyanın içindeki bütün belgelere aynı mührün yeterli olacağı varsayılmamalıdır. Türk konsolosluğunda düzenlenen noterlik belgesiyle İsviçre noterinden alınmış vekâletname de bu bakımdan ayrı değerlendirilir.

Apostil imza, sıfat ve mühür yönünden tasdik sağlar; bir şirket çalışanına eksik temsil yetkisi kazandırmaz. Şirketin ödeme gücünü veya alacağın haklılığını doğrulayan belge değildir. Vekâletnamede eksik özel yetki bulunuyorsa apostil bu eksikliği tamamlamaz. Belgeyi kullanacak Türk kurumun içerik ve şekil incelemesi tasdikten sonra da önemini korur.

Tercüme, ekler ve belge teslimi

Tercüme takımında şirketin unvanı ve kayıt numarası bütün belgelerde tutarlı gösterilmelidir. Unvanın serbestçe Türkçeleştirilmesi yerine asıl kaydın tanınabilirliği korunur. Temsil yetkisi, süre, birlikte imza ve işlem sınırı gibi ifadeler eksiksiz çevrilmelidir. Mühür, apostil sayfası ve belgeye bağlı açıklamalar da kullanılacak dosyanın parçası olarak değerlendirilir.

Türkiye’deki kurumun istediği onay ve tercüme biçimi önceden öğrenilir. İsviçre’de herhangi bir işlem için kabul edilmiş çeviri, Türkiye’deki başka bir kurumun koşullarını otomatik karşılamaz. Genel belge zinciri apostil ve Türkçe tercüme rehberinde açıklanmaktadır. Tercüme sırası belirlenirken sonradan eklenecek resmî şerhler de hesaba katılmalıdır.

Orijinal evrak gönderilmeden önce okunaklı bir tarama ile ön kontrol yapılması yararlıdır. Ancak tarama her işlem için asıl veya usulüne uygun örnek yerine geçmez. Gönderilen belge listesi, alıcı, takip numarası ve teslim kaydı saklanır. Belgenin Türkiye’ye ulaşması, şirket adına başvuru veya davanın açıldığı anlamına gelmez. Kanuni süreyi koruyan işlem ile evrak taşıma süreci ayrı kayda geçirilir.

Örnek: İsviçre şirketinin Türkiye’deki ticari alacağı

Varsayımsal bir dosyada İsviçre’deki şirket, Türkiye’deki bir işletmeden sözleşme bedelini talep etmektedir. İlk aşamada doğru alacaklı ve borçlu tüzel kişiler belirlenir. İkinci aşamada sözleşme, teslim ve ödeme kayıtları eşleştirilir. Üçüncü aşamada şirket adına vekâletname imzalayacak kişinin güncel temsil yetkisi incelenir. Yalnız şirket ortağının Türkiye’de tanıdığı bir avukat bulunması bu aşamaları ortadan kaldırmaz.

Dördüncü aşamada İsviçre hukukuna göre kurulmuş alacaklı şirketin yetkili temsilcisi için İsviçre noteri, gerekli apostil ve Türkçe tercüme yolu hazırlanır; yabancı şirket adına Türk konsolosluğunda vekâletname düzenleme yolu kullanılmaz. Beşinci aşamada Türkiye’deki hukuki başvurunun yolu ve giderleri belirlenir. Eksik imza yetkisi veya belge tamamlanır. Sicil belgesinin apostilli olması, alacağın kesin tahsil edileceğini göstermez. Bu örnek bir işlem hazırlığıdır; dava sonucu veya tahsil tarihi garantisi değildir.

Ücret kalemleri ve ticari bilgi güvenliği

Konsolosluk noterlik gideri, İsviçre sicil veya apostil gideri, tercüme, kargo ve Türkiye’deki avukatlık hizmeti ayrı kalemlerle açıklanmalıdır. Bir toplam bedel veriliyorsa hangi hizmetleri kapsadığı ve hangilerini kapsamadığı anlaşılır olmalıdır. Eski bir internet ücret tablosu başvuru günündeki giderlerin kesin hesabı sayılmamalıdır. Resmî ücretler ilgili makamdan, hukuki hizmet kapsamı ise avukatla yapılacak anlaşmadan öğrenilir.

Şirket belgeleri paylaşılırken gereksiz ticari sır ve kişisel veri gönderiminden kaçınılmalıdır. İlk değerlendirmede uyuşmazlığın konusu, tarafların kimliği, işlem ülkeleri ve yaklaşan tarih belirtilmesi yeterli bir başlangıç sağlar. Banka şifresi, elektronik imza parolası veya doğrulama kodu vekâletname yerine kullanılmaz. Güvenli belge paylaşımı ve temsil yetkisi farklı güvenlik katmanlarıdır; biri diğerini gereksiz hâle getirmez.

Bern’den Mersin merkezli Türkiye geneli hukuki takip

Bakırcı & Keskin Hukuk Bürosunun İstanbul ve Mersin’de fiziksel ofisleri bulunmaktadır. Türkiye’nin farklı illerindeki dosyalar görev, yetki ve temsil koşulları değerlendirilerek İstanbul ve Mersin ofislerinden koordine edilir. Bern’de veya İsviçre’nin başka bir şehrinde büromuz bulunduğu iddiası yoktur. İsviçre hukukunda ayrıca mesleki yetki gerektiren hizmetler, Türk hukuku kapsamındaki temsilimizden ayrı değerlendirilir.

İlk görüşmede kişisel başvuru mu şirket başvurusu mu yapıldığı, Türkiye’deki ihtiyaç ve mevcut belgeler açıklanmalıdır. Hizmet kapsamı ve ücret çerçevesi ayrıca belirlenir. Türkiye’de uzaktan hukuki temsil ve yurt dışındaki müvekkiller sayfaları ilgili çerçeveyi içerir. İlk mesajın gönderilmesi kanuni süreleri durdurmaz veya işin kabul edildiğini kendiliğinden göstermez.

Mevcut dil sayfaları Deutsch: anwaltliche Unterstützung in der Türkei ve English: legal services in Türkiye bağlantılarıdır. Bunlar bu yazının birebir tercümesi olarak sunulmamaktadır. Görüşme için Mersin ofisi iletişim bilgileri kullanılabilir. Resmî konsolosluk randevusu ise doğrudan Büyükelçiliğin sisteminden alınmalıdır.

Bern Büyükelçiliği konsolosluk işlemleri hakkında sorular

Bern’deki kurumun resmî adı başkonsolosluk mu?

Bu rehberdeki kurum T.C. Bern Büyükelçiliğidir. Konsolosluk hizmeti Büyükelçilik bünyesinde yürütülür. Aramalarda kullanılan “Bern Konsolosluğu” ifadesi ayrı bir başkonsolosluk bulunduğu anlamına gelmez.

Büyükelçilik İsviçre’ye akrediteyse her kanton Bern’e mi başvurur?

Diplomatik görev alanı ile konsolosluk işlem çevresi ayrı değerlendirilir. Zürih ve Cenevre’nin ayrı çevreleri vardır; ikamet kantonu ve işlem türü resmî kayıtlarla eşleştirilmelidir.

İsviçre şirketi adına Bern Konsolosluk Şubesinde vekâlet verilir mi?

İsviçre hukukuna göre kurulmuş şirket adına Türk dış temsilciliğinde vekâletname düzenlenmez. Yerel noterlik, gerekli apostil ve Türkçe tercüme yolu hazırlanır; şirket adına imza yetkisi ayrıca incelenir. Şirket yöneticisinin Türk vatandaşı olması bu ayrımı kaldırmaz.

Zefix ekran çıktısı her resmî işlemde yeterli midir?

Çevrim içi arama şirket kimliğinin ön kontrolüne yarar. Türkiye’deki kurumun resmî sicil örneği, güncellik ve tasdik koşulları ayrıca öğrenilir; ekran çıktısının her durumda yeterli olduğu söylenemez.

Birlikte imza kaydı tercümede neden önemlidir?

Bu kayıt şirket adına kimin veya kimlerin hareket edeceğinin değerlendirilmesini etkiler. Sınırlamanın çeviride atlanması belgenin anlamını değiştirir; asıl kayıt ve tercüme birlikte kontrol edilmelidir.

Apostil şirket temsilcisinin eksik yetkisini tamamlar mı?

Hayır. Apostil dış tasdike ilişkindir. Şirket adına temsil koşulu, vekâletnamenin kapsamı ve Türkiye’deki kabul şartları ayrıca incelenir.

Bern’de yaşayan kişinin her belgesi federal apostil alır mı?

İkamet yeri tek başına yeterli değildir. Belgenin federal veya kantonal kaynağı ve tasdik edilecek imza görülerek yetkili makam belirlenir.

Konsolosluk vekâletnamesi ticari alacağın tahsilini garanti eder mi?

Vekâletname temsil belgesidir; alacağın varlığı veya tahsil edilebilirliği hakkında karar değildir. Deliller, başvuru koşulları ve borçlunun durumu ayrıca hukuki inceleme gerektirir.