Havayolu İşletmesi SHGM’ye Hangi Teknik ve Ekonomik Bilgileri Vermek Zorunda? | 2920 m.28

2920 sayılı Kanun m.28 neyi düzenler?

2920 sayılı Türk Sivil Havacılık Kanunu m.28 son derece kısa ve açık bir hüküm içerir: ruhsat sahipleri, denetim için istenilen bütün teknik ve ekonomik bilgileri vermeye mecburdur. Bu hüküm, denetimin yalnız fiziksel hava aracı veya operasyon sahası incelemesiyle sınırlı kalmamasını sağlar. İdare ruhsatlı faaliyetin teknik ve ekonomik boyutunu belge üzerinden de değerlendirebilir.

m.28’in muhatabı “ruhsat sahipleri”dir. Bu nedenle m.22 uyarınca işletme ruhsatı verilen havayolu, ruhsatın devamı ve faaliyetinin mevzuata uygunluğu bakımından denetim için gerekli kayıtları sunmakla yükümlüdür.

Hükümde “bütün teknik ve ekonomik bilgiler” denilmesi, bilgi türünün geniş tutulduğunu gösterir. Ancak bilgilerin denetim amacıyla istenmesi gerekir. Dolayısıyla işletmenin havacılık faaliyeti ve ruhsat uyumuyla ilgisiz herhangi bir ticari verinin sınırsız biçimde talep edilebileceği sonucu çıkarılmamalıdır.

m.28, m.27’deki denetleme ve erişim düzeninin hemen ardından gelir. m.27 bugün çok daha geniş bir kişi ve kuruluş grubuna bilgi-belge ve erişim yükümlülüğü getirirken m.28, ruhsat sahipleri için teknik ve ekonomik bilgi verme zorunluluğunu ayrıca korumaktadır.

m.28 kapsamında kimler bilgi vermek zorundadır?

Madde doğrudan ruhsat sahiplerini hedef alır. Ticari hava işletmesi ruhsatı bulunan işletme, denetim kapsamında istenen bilgileri “bu kayıt başka departmanda” veya “ticari sır” gibi genel gerekçelerle hiç sunmamayı tercih edemez. İşletme içi organizasyon, kamu hukukundan doğan bilgi verme yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz.

Ruhsat sahibi tüzel kişi, dış hizmet sağlayıcıdan aldığı kritik hizmetlerle ilgili gerekli bilgileri de denetime sunabilecek bir sözleşme ve kayıt sistemi kurmalıdır. Bakım, yer hizmeti, rezervasyon teknolojisi veya başka operasyonel hizmet dışarıdan alındığında ilgili kayıt sadece tedarikçide bulunuyorsa, ruhsat sahibi denetimde erişimi sağlayacak sözleşmesel mekanizmayı önceden oluşturmalıdır.

Ruhsat sahibi olmayan bir hizmet sağlayıcının m.28’e doğrudan tabi olup olmadığı kendi hukuki statüsüne göre değerlendirilir; ancak 2024’te değişen m.27 çok daha geniş bir denetim kapsamı oluşturmuştur. Bu nedenle dış hizmet sağlayıcının m.28’in doğrudan muhatabı olmaması, SHGM denetiminden tamamen çıkması anlamına gelmez.

Şirket içinde bilgiyi kimin ürettiği de yükümlülüğün sahibini değiştirmez. Teknik operasyon birimi, finans, insan kaynakları veya satın alma tarafından tutulan kayıtlar sonuçta ruhsatlı faaliyetin denetim dosyasının parçası olabilir.

“Teknik bilgi” hangi kayıtları kapsayabilir?

Kanun teknik bilgi türlerini tek tek saymamıştır. Faaliyet türüne göre kapsam değişir. Hava araçlarının uçuşa elverişlilik durumu, bakım ve arıza kayıtları, uçuş operasyon kayıtları, personel yeterlikleri, eğitimler, operasyon el kitapları, emniyet yönetimi kayıtları ve teknik olay bildirimleri denetim amacıyla istenebilecek tipik bilgi gruplarıdır.

Teknik bilginin yalnız bir belgenin varlığıyla sınırlı düşünülmemesi gerekir. Örneğin bakım programının kendisi kadar, programın fiilen uygulanıp uygulanmadığını gösteren iş emirleri ve kapanış kayıtları da önemlidir. Mürettebat yeterliği bakımından yalnız lisans numarası değil, geçerlilik süresi, tip yetkisi ve görev planıyla uyum kontrolü gerekebilir.

m.27’deki uçuşa elverişlilik, mürettebat niteliği ve operasyonun can-mal emniyeti bakımından tehlike oluşturması gibi acil risk başlıkları, teknik kayıtların neden güncel tutulması gerektiğini gösterir. Teknik veri denetçiye emniyet durumunu geriye dönük ve gerçek zamanlı doğrulama imkânı vermelidir.

Kayıtların farklı sistemlerde tutulması mümkündür. Ancak şirket, tek bir denetim talebine cevap verirken birbirini çürüten sürümler sunmamalıdır. Merkezi doküman yönetimi, hangi belgenin güncel ve onaylı olduğunu açıkça göstermelidir.

“Ekonomik bilgi” hangi verileri kapsayabilir?

m.28 teknik bilgiyle birlikte ekonomik bilgiyi de açıkça sayar. Sivil havacılık işletmesinin sürdürülebilir mali yapısı, operasyonun güvenli ve kesintisiz yürütülmesiyle bağlantılıdır. Bu nedenle denetimin konusu ve mevzuattaki yeterlilik şartlarıyla ilişkili mali ve ekonomik kayıtlar talep edilebilir.

Gelir-gider yapısı, likidite, borçlar, finansman düzeni, hava aracı kira veya finansman yükümlülükleri, sigorta maliyetleri, sermaye yapısı ya da ruhsat koşullarında aranan ekonomik yeterliliği gösteren başka kayıtlar somut denetimin kapsamına göre gündeme gelebilir. Bunların hangisinin isteneceği denetimin hukuki amacıyla bağlantılıdır.

Ekonomik bilgi vermek, işletmenin bütün ticari verilerini sınırsız biçimde kamuya açıklaması demek değildir. Denetim makamına kanuni görev kapsamında bilgi sunulması ile bilgilerin üçüncü kişilere yayılması ayrı konulardır. İşletme, bilgi güvenliği sınıflandırmasını koruyabilir ancak kanuni denetimi engelleyemez.

Mali kayıtların muhasebe sistemiyle ruhsat dosyasındaki beyanlar arasında tutarlı olması önemlidir. Ruhsat aşamasında bildirilen finansman modelinin esaslı biçimde değişmesi, başka mevzuat uyarınca ayrıca bildirim veya onay gerektiriyorsa bu süreç m.29 ve ilgili düzenlemelerle birlikte değerlendirilmelidir.

m.27 ile m.28 arasındaki fark nedir?

m.27 güncel haliyle denetimin kimleri kapsadığını, SHGM düzenleme ve talimatlarına uyma yükümlülüğünü, bilgi-belge sunumunu, tesis-ürün-ekipman erişimini ve teknik denetçilerin belirli emniyet hallerindeki müdahale yetkilerini düzenler. Muhatap kitlesi oldukça geniştir.

m.28 ise özel olarak ruhsat sahiplerine yönelir ve denetim için istenen bütün teknik ve ekonomik bilgilerin verilmesini zorunlu tutar. Bu nedenle iki madde birbirinin alternatifi değil tamamlayıcısıdır. Bir ruhsat sahibi hem m.27’nin genel denetim ve erişim yükümlülüğüne hem m.28’in özel teknik-ekonomik bilgi verme kuralına tabidir.

Uygulamada bilgi talebinin yazısında hangi hukuki dayanağın gösterildiği önemlidir; ancak şirketin uyum sistemi tek maddeyi seçip diğerini yok saymamalıdır. Denetim talebi geldiğinde hem m.27 hem m.28 hem de faaliyet alanına özgü yönetmelik ve talimatlar birlikte kontrol edilmelidir.

m.24’teki ruhsata uyma zorunluluğu da bu sistemin maddi temelidir. Denetimde toplanan bilgiler, işletmenin ruhsat koşullarına uygun faaliyette bulunup bulunmadığının kontrolünde kullanılabilir.

Kişisel veri veya ticari sır varsa bilgi verilmez mi?

Hayır. Kişisel veri veya ticari sır niteliği, kanundan doğan denetim yükümlülüğünü otomatik olarak ortadan kaldırmaz. Ancak veri aktarımı amacıyla sınırlı olmalı, gerekli güvenlik tedbirleri alınmalı ve erişim yetkileri kontrol edilmelidir. Kişisel veri bakımından 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu’nun hukuki sebep ve veri güvenliği hükümleri birlikte değerlendirilir.

Örneğin mürettebat sağlık veya yeterlik verilerinin denetimde gerekli olması mümkündür. Bu durumda yalnız gerekli veri sunulmalı, yetkisiz çalışanların erişimi sınırlandırılmalı ve aktarım kaydı tutulmalıdır. “KVKK var, hiçbir veri verilemez” yaklaşımı kanuni denetim işleviyle bağdaşmaz.

Ticari sır içeren finansman sözleşmesi veya mali tablo bakımından da benzer yöntem izlenebilir. Belgenin denetim dosyasında gizli sınıfta işaretlenmesi, güvenli kanal kullanılması ve erişimin yalnız görevli kişilere verilmesi mümkündür. Ancak bu tedbirler belgenin hiç sunulmamasının gerekçesi olamaz.

İşletme veri paylaşım prosedüründe düzenleyici makam talepleri için ayrı akış oluşturmalıdır. Böylece denetim günü hukuk, bilgi güvenliği ve teknik departmanlar arasında gereksiz gecikme yaşanmaz.

Teknik ve ekonomik kayıtların denetim izi nasıl kurulmalı?

Her kritik kayıt için kaynak sistem, kayıt sahibi, oluşturma tarihi, son değişiklik tarihi ve onaylayan kişi belirlenmelidir. Elektronik belgede yalnız son PDF’nin tutulması yeterli olmayabilir; değişiklik geçmişinin hangi koşullarda saklanacağı şirket prosedüründe açıklanmalıdır.

Ekonomik kayıtlarda muhasebe dönemi ve veri kesim tarihi açıkça yazılmalıdır. Denetçi farklı dönemlere ait iki tabloyu karşılaştırırken tarih farkı bilinmiyorsa yanlış sonuç çıkabilir. Teknik kayıtlarda da uçuş saati, bakım döngüsü veya geçerlilik tarihi gibi zaman alanları standartlaştırılmalıdır.

Denetim talebine verilen her belge bir cevap listesinde kayda bağlanabilir. Talep numarası, istenen bilgi, sunulan dosya adı, sürüm, teslim tarihi ve teslim eden kişi tek tabloda tutulur. Böylece daha sonra “hangi belge sunuldu?” sorusuna kesin cevap verilir.

Eksik veya henüz oluşmamış kayıt varsa bu durum gizlenmemelidir. Kaydın neden bulunmadığı, mevzuata göre zorunlu olup olmadığı ve nasıl giderileceği açıklanmalıdır. Gerçeğe aykırı belge üretmek, eksik kaydın kendisinden çok daha ağır hukuki sonuçlar doğurabilir.

SHGM bilgi talebine cevap süreci nasıl kurulmalı?

Birinci aşama talebin hukuki ve teknik kapsamının sınıflandırılmasıdır. Hangi ruhsat veya faaliyetle ilgili olduğu, cevap süresi ve istenen veri seti belirlenir. İkinci aşamada her bilgi kalemi sorumlu departmana atanır.

Üçüncü aşama kalite kontrolüdür. Sunulacak bilgi güncel mi, başka belgelerle tutarlı mı, kişisel veri veya ticari sır içeriyor mu ve gerekli güvenli aktarım yöntemi belirlenmiş mi kontrol edilir. Dördüncü aşamada yetkili kişi tarafından kurumsal cevap hazırlanır.

Beşinci aşama teslim ve arşivdir. Elektronik veya fiziksel teslim kanıtı saklanır; gönderilen dosyaların aynısı değiştirilemez kopya olarak arşivlenir. Sonradan ek bilgi talebi gelirse ilk gönderimle tutarlılık kontrolü yapılır.

Altıncı aşama denetim sonrası aksiyondur. Talep edilen veriler şirket içindeki bir kontrol zayıflığını ortaya çıkardıysa yalnız cevap vermekle yetinilmez. Kök neden analizi yapılarak kayıt sistemi, prosedür veya sorumluluk matrisi düzeltilir.

Teknik ve ekonomik bilgide tutarlılık kontrolü nasıl yapılmalı?

Denetime verilen teknik ve ekonomik verilerin her biri doğru olsa bile birbirleriyle çelişmesi ciddi bir güvenilirlik sorunu doğurabilir. Örneğin finans biriminin filo kira gideri tablosunda görünen hava aracı ile operasyon biriminin aktif filo listesi farklıysa, farkın tarih veya muhasebe sınıflandırmasından kaynaklanıp kaynaklanmadığı açıklanmalıdır. Aynı şekilde personel maliyetleri ile aktif mürettebat listesi, uçuş saati kayıtları ile bakım döngüleri arasında mantıksal bağ kurulabilmelidir.

Bu nedenle bilgi gönderiminden önce çapraz kontrol yapılmalıdır. Talep edilen her veri setinin “kaynak sistemi” belirlenmeli; elle oluşturulan ikincil Excel veya raporun resmi kayıtla nasıl üretildiği belgelenmelidir. Bir sayı başka bir tablodan türetiliyorsa formül ve veri kesim tarihi kayda alınmalıdır. Denetçiye aynı konu için farklı departmanlardan farklı rakam gönderilmesi önlenmelidir.

Finansal veya teknik veride sonradan hata fark edilirse sessizce dosyayı değiştirmek yerine düzeltme kaydı oluşturulmalıdır. Hangi değer yanlış, doğru değer ne, hata hangi tarihte fark edildi ve daha önce gönderilen bilgiye etkisi var mı açıkça yazılmalıdır. Denetime daha önce yanlış bilgi gitmişse yeni doğru sürümün açıklamalı biçimde iletilmesi, kayıt bütünlüğünü korur.

Ruhsat sahibi bu kontrolleri yalnız denetim günü yapmamalıdır. Aylık veya üç aylık örneklem kontrolleriyle ruhsat dosyası, teknik sistem ve mali kayıtlar karşılaştırılabilir. Böylece m.28 kapsamında kapsamlı bir bilgi talebi geldiğinde günlerce veri uzlaştırmak yerine önceden temiz ve izlenebilir kayıt sunulur. Bu yöntem aynı zamanda yönetimin ekonomik ve teknik riskleri erken görmesine yardımcı olur.

Ayrıca cevap dosyasındaki birim ve kavramlar standardize edilmelidir. Finans tablosunda “uçak” olarak gösterilen kalemin operasyon sisteminde kuyruk numarasıyla, bakım sisteminde seri numarasıyla yer alması halinde eşleştirme anahtarı oluşturulmalıdır. Dövizli mali verilerde kullanılan kur tarihi, uçuş saatlerinde UTC/yerel saat ayrımı ve teknik ölçümlerde kullanılan birimler açıkça belirtilmelidir. Bu küçük görünen ayrıntılar, aynı gerçeğin farklı sistemlerde farklı görünmesini önler ve m.28 kapsamındaki bilgi sunumunun doğrulanabilirliğini yükseltir.

Talep edilen verinin belirli bir formatta sunulması istenmişse şirket kendi tercih ettiği formatta farklı bir özet gönderip talebi karşılanmış saymamalıdır. Dosya türü, dönem, para birimi, ölçü birimi ve veri alanları talep yazısıyla karşılaştırılmalı; teknik olarak mümkün olmayan bir format varsa teslim süresi dolmadan idareyle yazılı biçimde netleştirilmelidir.

Bilgi-belge talebi için kontrol listesi

• Talebin hangi ruhsat ve denetimle ilgili olduğu belirlendi mi?
• İstenen her teknik ve ekonomik veri kalemi sorumluya atandı mı?
• Belgelerin güncel sürümü doğrulandı mı?
• Teknik kayıtlar operasyon sistemiyle tutarlı mı?
• Ekonomik kayıtların dönem ve kesim tarihi açık mı?
• Kişisel veri içeren belgeler için erişim ve güvenlik tedbiri alındı mı?
• Ticari sır içeren belgeler güvenli kanaldan iletiliyor mu?
• Gönderilen her dosya teslim listesinde kaydedildi mi?
• Eksik bilgi varsa gerekçesi ve düzeltici faaliyet açıklandı mı?
• Denetim sonrası kayıt sistemi gerekli ise revize edildi mi?

Site içi ilgili içerikler

SHGM denetimi ve erişim – m.27 · Ruhsat şartlarına uyma – m.24 · İşletme ruhsatının kapsamı – m.22 · Ruhsat başvurusunun incelenmesi – m.21

Resmî kaynaklar

• 2920 sayılı Türk Sivil Havacılık Kanunu – Mevzuat Bilgi Sistemi
• SHGM – Kanunlar
• SHGM – Güncel sektörel mevzuat

Sık Sorulan Sorular