Satıcının Mal Özelliklerini Belirleme Bildirimi | CISG 65

Bu bildirimin dosyadaki yeri

Uluslararası mal satışında taraflar bazı ürün özelliklerinin daha sonra alıcı tarafından bildirilmesini kararlaştırmış olabilir. Satıcı, açık bırakılan özellikleri kendi seçimiyle tamamladığında bu seçimi yalnızca üretim sistemine yazmakla yetinmez. Alıcıya hangi belirlemenin yapıldığı açıklanır ve farklı belirleme için tanınan süre gösterilir. Bu örnek, satıcının yaptığı gerçek belirlemeyi alıcıya ileten somut bir yazı hazırlamak için düzenlenmiştir.

Metinde bir satış gerçekleşmiş gibi kurgusal taraf veya ürün anlatılmamıştır. Parantezli alanlara sözleşme, yazışma ve teknik çizelgedeki gerçek bilgiler aktarılır. Belirleme görevini alıcıya veren kayıt bulunmadan, şablon doldurularak bu görev oluşturulamaz. Henüz satıcı tarafından yapılmış bir belirleme yoksa aşağıdaki yazı tamamlanmış belirleme varmış gibi gönderilmez. İşlemin bulunduğu aşama başvuru hazırlanırken ilk olarak kontrol edilir.

Genel hukuki çerçeve için alıcı teknik özellikleri bildirmediğinde CISG m.65 rehberi okunabilir. Bu yazının konusu aynı olayın yeniden anlatılması değil, ikinci aşamada gönderilecek yazının düzenlenmesidir. Sözleşmeye bağlanan özellik listesi, bilinen ihtiyaç belgesi, satıcının belirlemesi ve alıcıya tanınan farklı belirleme süresi örnekte ayrı alanlarla gösterilmiştir.

CISG m.65’in bildirim için aradığı koşullar

M.65/1, sözleşmeyle alıcıya bırakılan biçim, ölçü veya diğer özelliklerin kararlaştırılmış tarihte ya da satıcının talebi alındıktan sonraki makul sürede belirlenmemesini düzenler. Satıcının kendi belirlemesi, bildiği alıcı ihtiyaçlarına uygun olmalıdır. İlk aşamadaki bu koşullar ikinci yazının dayanak bölümünde gerçek kayıtla gösterilir.

M.65/2, satıcının belirlemenin ayrıntılarını alıcıya bildirmesini ve farklı belirleme için makul süre vermesini ister. Bildirim alındıktan sonra verilen süre içinde farklı belirleme yapılmazsa satıcının belirlemesi bağlayıcı olur. Hüküm herkes için sabit yedi günlük süre koymaz. Metindeki süre alanı gerçek işin kapsamına göre gerekçelendirilir.

Antlaşmanın uygulanması da önceden kontrol edilir. Farklı devletlerdeki işyerleri, satışın konusu ve tarafların CISG’ye ilişkin anlaşmaları dosyada incelenir. Uygulama alanının başlangıç ayrımları CISG m.1 ve Türkiye ile yurt dışı mal satımı rehberinde açıklanmıştır. Sadece ürünün sınır aşması, bütün sözleşme kontrolünün yerini almaz.

Belirleme çizelgesi gönderimden önce hazırlanır

Yazının en önemli eki satıcının gerçekte ne belirlediğini gösteren çizelgedir. Her açık özellik için ayrı satır düzenlenir. Sütunlarda sözleşmedeki belirleme alanı, satıcının seçtiği değer, kullanılan birim ve bilinen alıcı ihtiyacını gösteren kayıt yer alır. Bu düzen, tamamlanmış ticari koşulların yanlışlıkla yeniden seçime açılmasını önler. Yazıda bulunan teknik ekle üretim biriminin dosyası karşılaştırılır.

Şekil, ölçü ve başka özellikler aynı kısa açıklamaya sıkıştırılmaz. Ölçünün değeri ile birimi birlikte yazılır. Sözleşmede mevcut tolerans veya çizim standardı varsa ilgili referans gösterilir. Belgeden alınmayan tolerans, satıcının kolay üretim yapması gerekçesiyle eklenmez. Alıcıya yapılan açıklamanın hangi kısmının önceden kabul edilmiş kayıt, hangi kısmının yeni belirleme olduğu okunabilir biçimde ayrılır.

Alıcının bilinen ihtiyaçlarını gösteren belge aynı dosyaya eklenir veya açık referansla tanımlanır. Bir numune, çizim ya da kullanım amacı kaydı gerçekten bulunuyorsa bu kayıt kullanılır. Alıcının ihtiyaçları hakkındaki boşluk, hayalî teknik kabul yazarak kapatılmaz. Satıcının seçimi ile bilinen ihtiyacın ilişkisi, her satırın yanında gerçek belge üzerinden açıklanır.

Satıcının mal özelliklerini belirleme bildirim örneği

Birinci aşamanın tarih alanı

Dilekçenin ikinci açıklamasında iki farklı zaman düzeni için yer verilmiştir. Gerçek sözleşmede özellik bildirimi için gün kararlaştırılmışsa o günün dayanak kaydı belirtilir. Böyle bir tarih bulunmadığında önceki talebin alıcı tarafından alınması ve sonrasındaki makul süre incelenir. Metinde uygulanmayan seçenek bırakılmaz; gerçekleşen işlem tek ve anlaşılır bir cümleyle gösterilir.

Sözleşmedeki teslim günü ile özellik belirleme günü karıştırılmamalıdır. Üretim departmanının hazırladığı iç takvim, tarafların kabul ettiği tarih gibi sunulmaz. Yazışmada kabul edilmiş bir takvim varsa o yazışmanın özgün kaydı saklanır. Sadece çalışanların notlarından hareketle alıcının belirli gün taahhüt ettiği ileri sürülmez. Başvuru metnindeki tarih, okunabilir dayanak belgeyle karşılaştırılır.

Önceki talebin gönderilmesi ve alınması farklı kayıtlarla gösteriliyorsa ikisi de korunur. İleti üzerindeki gönderim saati, alıcıya ulaşma anı olarak otomatik kopyalanmaz. Karşı tarafın teyidi, sistem kaydı veya dosyada mevcut başka iletişim belgesi gerçek içeriğiyle değerlendirilir. Tarihlerin kontrolü tamamlanmadan belirleme bağlayıcıymış gibi üretim emri düzenlenmez.

İkinci aşamadaki makul süre alanı

Örnekteki süre alanı, farklı belirleme yapma imkânını açık göstermek için bulunur. Sürenin uzunluğu satıcının istediği sonucu elde etmek amacıyla gelişigüzel yazılmaz. Açık özelliklerin sayısı, alıcının yapacağı seçim ve teknik eklerin kapsamı değerlendirilir. Kapsamlı bir çizim incelemesiyle tek bir seçenek tercihi aynı iş yükü olarak kaydedilmez.

Bildirimde süre gün sayısıyla ifade edildiğinde başlangıç, bildirimin ve eklerin alınmasıyla ilişkilendirilir. Somut alındı tarihi belirlenince takip çizelgesine bitiş kaydı işlenir. Takvim günü önceden ayrıca yazılacaksa kullanılan hesabın alındı kaydıyla uyumu kontrol edilir. Alıcıya henüz ulaşmamış yazının sırf satıcının dosyasında beklemesi, verilen sürenin kullanıldığı şeklinde anlatılmaz.

Alıcı farklı belirleme ilettiğinde cevap yeni bir dosya olayı olarak kaydedilir. Yanıtın tarihini saklamak, zamanında verilmiş teknik bilgiyi görmezden gelme sorununu önler. Satış birimi ile mühendislik biriminin farklı iletişim adresleri kullandığı işletmelerde ilgili kayıtlar birlikte incelenir. Bildirimde belirtilen doğru kanala gelen yanıt, yalnız başka çalışanın kutusunda görünmediği için yok sayılmaz.

Çizim ve teknik ek sürümlerinin yönetimi

Bildirim eki gönderildiğinde satıcının belirlemesi alıcı tarafından karşılaştırılabilir durumda olmalıdır. Bir çizim değişmişse revizyon kodu, tarihi ve ilgili dosya adı gösterilir. Önceki çizimle birlikte gönderilmesi gerekiyorsa hangisinin hangi alanı değiştirdiği açıklanır. Aynı ölçü için farklı değer gösteren iki ek, belirlemenin ayrıntısı açıkça bildirilmiş gibi sunulmaz.

Ortak klasör veya bağlantı üzerinden belge sunuluyorsa o gün iletilen sürüm ayrıca korunur. Sonradan aynı dosya adı altında değiştirilen teknik ek, alıcının ilk gün aldığı içeriği tek başına kanıtlamaz. Gönderim paketi ve okunabilir dosya kopyası kayıt altına alınır. Erişim kısıtı nedeniyle açılamayan belge varsa iletim sorunu açıklığa kavuşturulur.

Teknik dosyada kullanılan ölçü birimleri yazıya doğru aktarılır. Milimetre ile santimetre, ürün adedi ile paket adedi aynı değer gibi yazılmaz. Çizimde bulunmayan tolerans eklenmez. Teknik sorumlu, satıcının belirleme çizelgesini gönderilecek eklerle karşılaştırır; hukuki metin hazırlayan kişi çizelgenin kapsamını sözleşmede alıcıya bırakılan alanla eşleştirir. Bu iki kontrol ayrı kayıtlarla tamamlanır.

Alıcının yanıtı geldiğinde ne kaydedilir?

Alıcının yanıtı ilgili ürün ve özellik satırına bağlanır. Bildirilen değerlerin satıcının seçimiyle aynı olup olmadığı karşılaştırılır. Farklı belirleme açık bırakılan teknik alan içinde değerlendirilmeli, başka bir siparişe ait bilgiler yanlışlıkla mevcut ürüne işlenmemelidir. Yanıtın eki okunamıyorsa bilgi gerçekten incelenmiş gibi sonuç kaydı tutulmaz. Okunabilir sürüm için yapılan yazışma dosyaya eklenir.

Yanıtta fiyat, toplam miktar veya kesinleşmiş ürün türü bakımından yeni ticari şartlar varsa bunlar teknik belirleme alanına karıştırılmaz. Bir ölçü yanıtıyla yeni satış koşulu aynı değerlendirme satırına yazılmaz. Sözleşme değişikliği gerektiren kısım kendi sürecinde ele alınır. Bildirim örneği, tarafların bütün ticari anlaşmasını tek taraflı olarak değiştiren bir metne dönüştürülmez.

Süre sonunda dosya sorumlusu gelen yanıtları, bildirimin alınmasını ve verilen sürenin hesabını birlikte kontrol eder. Sonuç kaydı yalnızca “cevap yok” ifadesiyle tamamlanmaz. Hangi bildirim, hangi ek sürümü ve hangi süre üzerinden sonuca gidildiği gösterilir. Üretime aktarılacak teknik sürüm bu dosya kaydıyla aynı olmalıdır; farklı sürümle işlem başlatılması ayrıca düzeltilir.

İmzadan önce altı belge eşleştirmesi

Gönderilecek yazı hazırlanırken sözleşme hükmü, ilk aşamanın tarih kaydı, alıcının bilinen ihtiyaçları, satıcının belirlemesi, teknik ekler ve ikinci bildirim süresi birlikte okunur. Her başlığın dayanağı gerçek dosyada bulunmalıdır. Başvuruda adı geçen fakat eklenmeyen belge belirlenir ve ek paketi tamamlanır. Kayıt bulunmayan bir alan tamamlanmış gibi işaretlenmez.

Son sürümde kullanılmayan açıklama seçenekleri silinir, ürün kodu bütün eklerde karşılaştırılır ve temsil yetkisi kontrol edilir. Muhatap sözleşmenin doğru alıcısıdır. Aynı gruptaki başka şirketin unvanı otomatik olarak yazılmaz. İmzalı metin ile gönderilen teknik paket aynı tarihli dosya kaydında tutulur. Bu uygulama hukuki bir form zorunluluğu icat etmek için değil, gönderilmiş içeriğin izlenebilirliğini sağlamak için kullanılır.

Özellik çizelgesinde karar ve dayanak sütunları

Çizelgenin ilk sütununda belirleme alanının sözleşmedeki adı yer alır. İkinci sütun satıcının belirlediği değeri ve ölçü birimini gösterir. Üçüncü sütun bu seçimin bilinen ihtiyaca hangi kayıtla bağlandığını açıklar. Dördüncü sütunda alıcıya gönderilen teknik ekin adı ve sürümü bulunur. Bu sütunlar her özelliği başvuru metniyle eşleştirmek için kullanılır. Bir satırın ek referansı başka ürünün çizimini gösteriyorsa gönderimden önce düzeltilir. Düzeltme yalnız yazıda yapılıp teknik ek hatalı bırakılmaz.

Önceden kesinleşmiş değerler aynı çizelgenin ayrı bölümünde tutulabilir. Bu bölümde bunların yeniden belirleme konusu olmadığı açıkça yazılır. Böylece alıcı hangi alan için alternatif bildireceğini görebilir. Kesinleşmiş değerin yanında yeni seçim işareti bulunması, bildirimin kapsamını belirsizleştirir. Çizelgeyi hazırlayan kişi sözleşme eki ile satıcının seçimini farklı alanlarda kaydeder; sözleşmede zaten yazan bilgiyi kendisinin yeni kararı olarak sunmaz.

Üretim biriminin kullandığı kod sözleşme kodundan farklıysa kod eşleştirme listesi eklenir. Her iki kodun aynı mala ait olduğunu gösteren mevcut işletme kaydı esas alınır. Üretim kolaylığı için yapılan kod değişikliği alıcının talep ettiği özellik değiştirilmiş gibi anlatılmaz. Teknik sorumlu ile dosya sorumlusu son çizelgenin tek sürümü üzerinde çalışır. Eski sürüm arşive alınır ve gönderim kaydıyla ilişkisi korunur. Alıcıdan gelen alternatif belirleme ayrıca tarihli karşılaştırma sütununa işlenir; satıcının ilk gönderdiği içerik sonradan değiştirilerek saklanmaz.

Birden fazla dilde bildirim hazırlanmışsa sayı, birim, ürün kodu ve süre ifadeleri karşılaştırılır. Çeviride farklılaşan değer gönderim paketinde düzeltilir. Dosyada hangi sürümün hangi muhataba iletildiği belirtilir. Bağlayıcı olduğu ileri sürülecek belirlemenin içeriği bütün gönderilmiş sürümlerde tutarlı olmalıdır.

Resmî kaynak ve dosya başvurusu

Birleşmiş Milletler Antlaşmalar Serisi – CISG resmî metni, m.65 bu örneğin temel kaynağıdır. Hükmün ikinci fıkrası aynı metnin sonraki sayfasındadır. Kaynak kontrolü 30 Eylül 2026 tarihinde yapılmıştır.

Avukat Halil BAKIRCI’nın fizikî ofisi Mersin’dedir. Türkiye genelindeki uluslararası satış dosyaları Mersin merkezli yönetilir. Bildirim hazırlığında sözleşme, teknik belirleme ve alınma kayıtları birlikte incelenir. Başvuru için iletişim sayfası kullanılabilir.