Banka Karar Defteri Nasıl Tutulur? 1 Ay İmza Süresi | 5411 m.28 (2026)
5411 m.28 hangi karar defterlerini zorunlu kılar?
Madde 28 banka içindeki dört temel karar organını açıkça sayar: yönetim kurulu, denetim komitesi, kredi komitesi ve müdürler kurulu. Her organın kararları kendi ayrı karar defterinde izlenmelidir. Böylece hangi kararın hangi kurul tarafından, hangi tarihte ve hangi karar numarasıyla alındığı sonradan tereddütsüz biçimde belirlenebilir.
Kararların tek bir genel “yönetim defteri” içinde karıştırılması Kanunun kurduğu ayrımı bozar. Denetim komitesinin gözetim kararı, kredi komitesinin kredi tahsis kararı ve yönetim kurulunun kurumsal yönetim kararı farklı yetki kaynaklarına dayanır. Ayrı defter düzeni sorumluluk ve yetki zincirini görünür kılar.
Yurt dışında kurulu bankaların Türkiye merkez şubelerinde müdürler kurulu, Kanunda özel olarak düzenlenen yönetim organıdır. Bu kurulun kararları da m.28 kapsamındaki kayıt ve imza şartlarına tabidir.
“Günü gününe kayıt” ne anlama gelir?
Kanun kararın sonradan geriye dönük olarak oluşturulmuş izlenimi vermesini engellemek için kararların günü gününe kaydedilmesini ister. Karar tarihi ile deftere kayıt tarihi arasında açıklanamayan gecikmeler, karar zincirinin güvenilirliğini zayıflatır. Bu nedenle toplantı ve karar süreci sona erdiğinde karar metni aynı gün kayıt düzenine alınmalıdır.
Günü gününe kayıt kuralı özellikle kredi, sermaye, üst yönetim ve risk kararlarında önemlidir. Sonradan ortaya çıkan bir gelişmeye göre karar metnini değiştirmek veya farklı tarih atmak, kurumsal kayıt bütünlüğünü bozar. Defterin satır ve sayfa düzeni de sonradan ekleme yapılmasını önleyecek biçimde tutulmalıdır.
Banka sekretaryası her toplantı için karar numarası, karar tarihi, gündem maddesi, katılan üyeler ve imza tamamlama durumunu eş zamanlı bir takip çizelgesinde izleyebilir. Bu çizelge defterin yerine geçmez; defter yükümlülüğünün zamanında yerine getirildiğini kontrol etmeye yarar.
Kararların imza süresi kaç gündür?
m.28’e göre her kararın altı üyeler tarafından karar tarihinden itibaren en geç bir ay içinde imzalanır. Bu süre takvim ayı olarak uygulanır; bankanın “bir sonraki olağan toplantıda imzalanır” şeklindeki iç uygulaması bir aylık yasal sınırı aşamaz. Toplantı sıklığı düşükse imza organizasyonu ayrıca planlanmalıdır.
Üyenin şehir dışında olması, yıllık izinde bulunması veya toplantıların çevrim içi yapılması yasal sürenin kendiliğinden uzaması sonucunu doğurmaz. Banka, mevzuata uygun imza yöntemini ve fiziksel dolaşım sürecini önceden tasarlamalıdır. Üyenin imza atamayacağı istisnai bir durum ortaya çıkarsa bunun sebebi ve izlenen hukuki yol belgelenmelidir.
İmza süresinin hesaplanması için karar tarihi esas alınır. Taslak metnin hazırlandığı, üyeye e-posta gönderildiği veya sekreteryanın imza klasörü oluşturduğu tarih yasal başlangıcı değiştirmez.
Karar defterinde hangi şekil şartları bulunur?
Kanun kararların tarih ve numara sırasıyla, onaylanmış ve müteselsil sayfa numaralı ayrı defterlere kaydedilmesini; kayıtlar arasında açıklık bırakılmamasını ve satır aralarında sonradan ekleme izlenimi doğuracak çıkıntılar bulunmamasını öngörür. Amaç metnin doğruluğu konusunda şüpheye yer bırakmayan bir kayıt düzenidir.
Müteselsil sayfa numarası, yaprakların aradan çıkarılması veya sonradan eklenmesi riskine karşı temel kontrol işlevi görür. Tarih ve karar numarası sırası da karar zincirinin kronolojisini doğrular. Defterin tasdik işlemleri ilgili ticaret ve noter mevzuatına uygun yürütülmelidir.
Karar metni açık, tamamlanmış ve hangi gündem hakkında olduğu anlaşılır biçimde yazılmalıdır. Eklerin kararın ayrılmaz parçası olduğu belirtilmişse eklerin tanımı, tarih ve sürüm bilgisi de kayıt bütünlüğünü destekler.
Noter tasdikli ayrı yapraklar kullanılabilir mi?
Evet. m.28, Kurulca belirlenecek usul ve esaslar çerçevesinde, karar defterleri yerine noter tasdikli ve müteselsil sıra numaralı ayrı yaprakların kullanılmasına imkân tanır. Ancak bu kullanımın önemli şartlarından biri yıl sonunda yaprakların ciltlettirilmesidir.
Bu yöntem çok sayıda karar alan bankalarda pratik kolaylık sağlar; fakat numara ve yaprak kontrolünün gevşetilmesi anlamına gelmez. Kullanılmayan yapraklar, iptal edilen sayfalar ve yıl sonu ciltleme süreci kayıt altına alınmalıdır.
Bankanın fiziksel ve elektronik karar yönetim sistemi birbiriyle eşleşmelidir. Elektronik sistemdeki karar numarası ile noter tasdikli yapraktaki numara farklıysa denetim izi bozulur. Tek bir merkezi numaralandırma mantığı kullanılmalıdır.
Elektronik toplantı veya dijital doküman karar defteri yükümlülüğünü kaldırır mı?
Hayır. Toplantının video konferansla yapılması veya karar taslağının elektronik belge yönetim sisteminde hazırlanması, m.28’in kayıt ve imza yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz. Banka elektronik süreçleri kullanırken Kanundaki karar defteri ve ilgili ikincil düzenleme şartlarının nasıl karşılandığını açık biçimde tasarlamalıdır.
Elektronik sistem, karar taslağının sürüm geçmişini, kim tarafından hangi tarihte onaylandığını ve fiziksel/yasal deftere ne zaman aktarıldığını göstermelidir. Taslak metin ile imzalanan nihai metin arasında fark varsa hangi değişikliğin hangi yetkiyle yapıldığı izlenebilmelidir.
Elektronik imza veya elektronik defter imkânı kullanılacaksa, sadece teknik olarak mümkün olduğu için değil, ilgili bankacılık ve ticaret mevzuatının izin verdiği usule göre uygulanmalıdır. İç prosedür, hukuken geçerli kayıt ile çalışma kopyasını açıkça ayırmalıdır.
Karar defterindeki hata nasıl düzeltilmelidir?
Kanunun şekil düzeni, kayıt üzerinde sonradan şüphe yaratacak silme ve eklemeleri önlemeyi amaçlar. Bu nedenle yanlış yazılmış bir kararın iz bırakmadan silinmesi veya sayfanın değiştirilmesi uygun değildir. Hata, defter ve ilgili ikincil mevzuatta öngörülen usule göre, ilk kaydı görünür bırakacak ve düzeltmenin kim tarafından ne zaman yapıldığını gösterecek biçimde giderilmelidir.
Kararın esasını değiştiren bir hata ile yazım hatası aynı değildir. Karar içeriğini değiştirmek gerekiyorsa çoğu durumda yetkili organın yeni bir karar alması gerekir. Sekreterya, üyelerin iradesini aşan içerik değişikliğini “düzeltme” adıyla yapmamalıdır.
Karar eklerinde yanlış dosya kullanılması da kayıt bütünlüğü sorunudur. Eklerin sürüm numarası veya tarihi yazılmalı ve değişiklik gerektiğinde yeni karar bağlantısı açıkça kurulmalıdır.
Karar defteri neden hukuken önemlidir?
Karar defteri, yönetim organının hangi tarihte hangi iradeyi açıkladığını gösteren temel kurumsal kayıttır. BDDK denetimlerinde, şirket içi sorumluluk incelemelerinde, kredi yetkisinin denetiminde ve özel hukuk uyuşmazlıklarında kararın varlığı, tarihi ve içeriği önem taşıyabilir.
Defterin usule uygun tutulması kararın maddi hukuk bakımından her durumda geçerli olduğu anlamına gelmez; yetkisiz veya Kanuna aykırı bir karar sırf deftere yazıldı diye hukuka uygun hâle gelmez. Ancak usulsüz defter düzeni, geçerli kararın dahi ispatını ve denetlenmesini zorlaştırır.
Üyelerin karşı oyları, çekimserlikleri ve toplantıya katılım bilgileri kararın sorumluluk analizinde önem taşıdığından, gerçek duruma uygun biçimde kaydedilmelidir. Sonradan sorumluluk doğduğunda defterde bulunmayan bir muhalefet iddiasının ispatı çok daha güç olabilir.
Karar defterleri nasıl saklanmalıdır?
Karar defterleri hem ticari defter niteliği hem de Bankacılık Kanununun belge saklama ve denetim hükümleri dikkate alınarak güvenli biçimde korunmalıdır. Fiziksel defterler yangın, su, kayıp ve yetkisiz erişime karşı uygun arşiv koşullarında tutulmalıdır. Elektronik kopyalar varsa bütünlük ve erişim yetkisi kontrolleri yapılmalıdır.
Defterin bankanın günlük operasyonunda herkesin erişebileceği ortak klasörde taranmış hâlde bulunması gizlilik riskleri yaratabilir. Yönetim, kredi ve denetim kararları banka sırrı veya müşteri sırrı içerebilir. Erişim ihtiyaca göre sınırlandırılmalı ve loglanmalıdır.
Denetim sırasında belirli karar numarasının hızlıca bulunabilmesi için indeksleme yapılmalıdır. Ancak indeks veya elektronik arama aracı, yasal karar defterinin yerini almaz; yalnızca erişimi kolaylaştırır.
5411 m.28 için 12 maddelik kontrol listesi
- Yönetim kurulu için ayrı karar defteri tutun.
- Denetim komitesi için ayrı karar defteri tutun.
- Kredi komitesi için ayrı karar defteri tutun.
- Varsa müdürler kurulu kararlarını ayrı defterde izleyin.
- Defterlerin tasdik ve müteselsil sayfa şartlarını kontrol edin.
- Kararları tarih ve numara sırasıyla günü gününe kaydedin.
- Boşluk veya sonradan ekleme şüphesi yaratacak kayıt biçiminden kaçının.
- Her kararı karar tarihinden itibaren en geç bir ay içinde imzalatın.
- Noter tasdikli yaprak kullanılıyorsa yıl sonu ciltleme takvimini izleyin.
- Elektronik karar sistemi ile yasal defter numaralarını eşleştirin.
- Karar eklerinin sürüm ve tarih bilgisini saklayın.
- Defterlere erişimi görev ve gizlilik esasına göre sınırlandırın.
İç bağlantılar
- Banka yöneticilerinde yemin ve mal beyanı – m.27
- Banka denetim komitesi – m.24
- Banka yönetim kurulu – m.23
Resmî kaynaklar
BDDK – Kanunlar, BDDK – Bankacılık Kanununa İlişkin Düzenlemeler ve Mevzuat Bilgi Sistemi – 5411 sayılı Kanun güncel metin ve usul kontrolü için esas kaynaklardır.
Sık sorulan sorular
1. Hangi organların kararları ayrı deftere yazılır?
Yönetim kurulu, denetim komitesi, kredi komitesi ve müdürler kurulu kararları ayrı defterlerde tutulur.
2. Karar ne zaman deftere kaydedilir?
Kanun günü gününe kayıt düzenini öngörür.
3. Karar kaç gün içinde imzalanır?
Karar tarihinden itibaren en geç bir ay içinde üyelerce imzalanır.
4. Tek defterde bütün kurul kararları tutulabilir mi?
Hayır. m.28 sayılan organlar için ayrı karar defteri düzenini öngörür.
5. Noter tasdikli ayrı yaprak kullanılabilir mi?
Kurulca belirlenen usule uyulması ve yıl sonunda ciltlettirilmesi şartıyla kullanılabilir.
6. Elektronik toplantı yapılması defter zorunluluğunu kaldırır mı?
Hayır. Elektronik süreç yasal kayıt ve imza şartlarıyla birlikte yürütülmelidir.
7. İmza için bir sonraki toplantı beklenebilir mi?
Bir sonraki toplantı bir aylık süreyi aşıyorsa beklenemez.
8. Karar defterinde boş satır bırakılabilir mi?
Kanun sonradan ekleme şüphesini önleyecek biçimde boşluk bırakılmamasını öngörür.
9. Yanlış karar metni sessizce değiştirilebilir mi?
Hayır. Düzeltme iz bırakacak ve yetkili karar iradesini bozmayacak biçimde yapılmalıdır.
10. Karar defterine erişim herkese açık mı olmalıdır?
Hayır. Banka ve müşteri sırrı içerebilen kayıtlar görev ve gizlilik esasına göre korunmalıdır.
Hukuki konu hakkında iletişim
İlk iletişimde konuyu, bulunduğunuz ülke veya ili ve varsa tebliğ ya da son işlem tarihini kısaca belirtebilirsiniz. T.C. kimlik numarası, sağlık verisi veya kişisel belge göndermeyiniz. Mesajlaşma tek başına hukuki görüş veya avukatlık ilişkisi oluşturmaz.
