İstanbul ISTAC’ta Hakem Reddi: Süre ve Başvuru Dosyası

ISTAC hakem reddi başvurusu, hakemin verdiği ara kararı beğenmemekten farklıdır. Başvuruda hangi hakemin, hangi somut nedenle ve hangi tarihte öğrenilen olgulara dayanılarak reddedildiği gösterilir. İstanbul Tahkim Merkezi’nin kurumsal ret usulü ile mahkeme başvurusu birbirinin yerine kullanılmaz. HMK m.417 ret sebeplerini, m.418 ret usulünü, m.424 ise emredici hükümler korunarak usul kurallarının kararlaştırılmasını düzenler. Bu rehber, özellikle İstanbul tahkim yerli ve HMK hükümlerinin uygulandığı dosyalarda kurumsal başvurunun hazırlanmasına odaklanır; milletlerarası tahkimde kanuni denetim ayrıca 4686 sayılı Kanuna göre ele alınır.

ISTAC kurumsal ret usulündeki temel kural

ISTAC Tahkim Kuralları m.16 uyarınca gerekçeli yazılı ret talebi Sekretarya’ya sunulur. Kurumsal süre, seçimin veya tayinin bildirilmesinden; sonradan öğrenilen sebepte öğrenmeden itibaren 30 gündür. Sekretarya görüşler için 15 günü aşmayan süre verir. Hakem çekilmez ve taraflar anlaşmazsa Divan karar verir. M.17’deki değiştirme usulü, önceki işlemlerin kendiliğinden bütünüyle geçersizleşmesi demek değildir. Bu açıklama olağan hakem reddine ilişkindir; acil durum hakemi için özel kurallar ayrıca kontrol edilir.

Bu çerçevede dosyanın kapağına yalnız “itiraz” yazılması yeterli bir hazırlık değildir. Tahkim numarası, tarafların tam unvanı, reddi istenen kişinin adı ve talebin hukuki niteliği birlikte belirtilmelidir. İlgili kişiden açıklama istenmesi, hakemlik görevinin sona erdirilmesi ve yargılamanın takviminin değiştirilmesi farklı sonuç talepleridir. Başvurunun hangi sonucu istediği açık olmadığında, kapsamı konusunda ayrıca tartışma doğar. Dilekçenin sonuç bölümü bu nedenle gerekçe bölümünden bağımsız son kontrol gerektirir.

Önce tahkim sözleşmesi ve uygulanacak usul belirlenir

HMK m.407, bu Kanunun tahkim hükümlerinin uygulanma alanını yabancılık unsuru bulunmayan ve tahkim yeri Türkiye olarak belirlenen uyuşmazlıklar üzerinden kurar. Sözleşmenin Türkçe olması veya şirketlerden birinin İstanbul’da bulunması, tek başına bu nitelendirmeyi tamamlamaz. Sözleşme, taraf bilgileri ve tahkim yeri kaydı birlikte incelenir. Milletlerarası bağlantının ayrı kontrolü için 4686 sayılı Kanunda yabancılık unsuru rehberi kullanılabilir.

Usul incelemesinde yalnız sözleşmenin imza sayfasını görmek yeterli değildir. Tahkim şartını taşıyan madde, genel şartlara yapılan atıf, ek protokoller ve sonradan kararlaştırılan değişiklikler birlikte toplanır. Hangi kurumsal kuralların kabul edildiği bu belgelerden belirlenir. İncelenen ilişki başka bir tahkim kurumuna bağlıysa ISTAC başvuru usulü o dosyaya taşınamaz. Benzer isimli kurumların kuralları veya alan adı uyuşmazlık usulleri de ticari tahkim kurallarıyla karıştırılmamalıdır.

HMK m.418/1 taraflara ret usulünü kararlaştırma serbestisi verir. HMK m.424/1 bu serbestiyi emredici hükümlerle sınırlar. Bu iki madde birlikte okunmalıdır: sözleşmesel usulü yok saymak da kanuni güvencelerin tamamının sözleşmeyle ortadan kaldırıldığını söylemek de doğru değildir. Başvuru hazırlanırken kurumsal aşama, uygulanacak ulusal tahkim kanunu ve mahkeme denetimi ayrı başlıklar altında kaydedilir. Böylece farklı başlangıç olaylarına bağlı süreler tek bir son güne indirgenmez.

Ret gerekçesi ile usul kararına itiraz nasıl ayrılır?

HMK m.417/2, kararlaştırılmış niteliklerin bulunmamasını, kararlaştırılan tahkim usulündeki ret sebebini ve tarafsızlık bakımından haklı şüphe doğuran durumları düzenler. İnceleme kişinin somut durumuna yöneliktir. Delil talebinin reddedilmesi, duruşmanın başka güne alınması veya bir hukuk görüşünün benimsenmesi, tek başına kişisel bağlantı bulunduğunun kanıtı değildir. İtiraz edilen işlem ile hakeme yöneltilen ret sebebi arasında hukuken açıklanabilir ilişki kurulmalıdır.

Kararlaştırılmış bir nitelik ileri sürülüyorsa önce o niteliğin hangi sözleşme maddesinde bulunduğu gösterilir. Başvuranın sonradan geliştirdiği tercih, baştan kabul edilmiş sözleşme koşulu gibi sunulamaz. İstenen uzmanlığın kapsamı, ilgili kişinin beyanı ve eldeki doğrulama belgesi karşılaştırılır. Özgeçmişte bir bilginin yer almaması ile o niteliğin gerçekten bulunmaması farklıdır. Eksik bilgiye dayanılan dosyada açıklama ihtiyacı açıkça ifade edilmelidir.

Tarafsızlık bakımından ise ilişkinin tarafları, konusu, başlangıcı, devam edip etmediği ve uyuşmazlıkla bağlantısı belirlenir. Aynı isimli iki kişinin karıştırılması veya farklı şirketlerin tek tüzel kişi gibi gösterilmesi ciddi belge hatalarıdır. Ortaklık yapısı iddiasında ticaret unvanı ve kayıt numarası; mesleki ilişki iddiasında hizmetin tarafı ve dönemi kontrol edilir. Genel bir yakınlık değerlendirmesi yerine doğrulanabilen olgu, dayanak belge ve hukuki çıkarım ayrı yazılmalıdır.

Açıklama istemek neden doğrudan ret talebi değildir?

HMK m.417/1, görevi kabul öncesindeki açıklama yükümlülüğünü ve sonradan ortaya çıkan durumların gecikmeksizin bildirilmesini düzenler. Bu nedenle dosyada ilk açıklamanın yanında daha sonraki açıklamalar da tutulmalıdır. İnceleme yalnız hakemin göreve başladığı günle sınırlanmaz. Önceden açıklanan bir ilişki ile sonradan açıklanan yeni bir durum aynı kayıt altında birleştirilmemelidir; hangi bilgiye ne zaman ulaşıldığı ayrı ayrı anlaşılmalıdır.

Açıklama talebi hazırlanırken cevaplanması istenen soru açık olmalıdır. İlişkinin devam süresi, ilgili tüzel kişinin kimliği veya daha önce sunulmuş beyanın kapsamı gibi belirli hususlar sorulur. Başvurunun adı açıklama talebi ise sonuç bölümünde ret kararı verilmesi istenmiş gibi davranılmamalıdır. Buna karşılık gerçek amaç ret ise yalnız bilgi talep eden bir yazıyla yetinmek süre bakımından güvenli bir yöntem değildir. Her iki talebin ayrı hukuki işlevi vardır.

Eksik bilginin tamamlanmasını istemek, elde bulunan ret sebebinin ileri sürülmesini otomatik olarak ileri bir tarihe taşımaz. Dosya yöneticisi, açıklama beklenen hususlarla zaten öğrenilmiş olguları ayırmalıdır. Öğrenilen sebebin süresi ayrıca izlenirken yeni cevabın dosyaya getirdiği ek bilgi de tarihli kayda alınır. İlk bildirimden sonra alınan her belgenin yeni bir ret süresi başlattığı şeklinde genel bir kabul kurulamaz.

Öğrenme tarihi nasıl belgelenir?

Ret dosyasında olgunun meydana geldiği tarih, belgenin oluşturulduğu tarih ve başvuranın olguyu öğrendiği tarih ayrı alanlarda gösterilmelidir. Eski tarihli bir sözleşmenin daha sonra elde edilmesi ile ilişkinin daha sonra kurulması aynı olay değildir. Zaman çizelgesi, başvuranın anlatımını belgeye bağlamalıdır. Elektronik iletinin alındığı kayıt, ekin gönderildiği yazı, duruşma tutanağı ve açıklamanın dosyaya giriş tarihi bu çalışmanın parçalarıdır.

Şirket içi belge aktarımında kimden kime hangi dosyanın gönderildiği kaydedilir. Bunun amacı hukuki süreyi şirket içi tercihe göre değiştirmek değildir; bilgi akışını görünür kılmaktır. Şirketin veya vekilinin daha önce bildiği olgunun yeni bir ekiple paylaşılması, sırf ekip değiştiği için yeni öğrenme şeklinde sunulmamalıdır. Önceki yazışmaların taranması, başvurudaki tarih anlatımının kendi içinde tutarlı olup olmadığını gösterir.

İnternet sayfasına dayanılıyorsa yalnız kesilmiş bir ekran görüntüsü kullanılmamalıdır. Sayfanın adresi, erişim tarihi, ilgili bölümün bağlamı ve mümkün olan özgün kayıt birlikte saklanır. Sayfadaki güncelleme tarihi ile içerikte anlatılan ilişkinin tarihi ayrı değerlendirilir. Sonradan değiştirilen bir sayfanın güncel görünümü, geçmişte ne yazdığını kendiliğinden ispatlamaz. Ret gerekçesinde bu farklılık açıkça gösterilmeli, elde olmayan önceki içerik varmış gibi anlatılmamalıdır.

Başvuru ekleri hangi sırayla hazırlanır?

İlk bölümde tahkim sözleşmesi ve temsil belgesi; ikinci bölümde görevlendirme ve açıklama kayıtları; üçüncü bölümde ret sebebine ilişkin belgeler; son bölümde öğrenme ve başvuru kayıtları bulunmalıdır. Bu düzen önerisi, kaynağın nerede bulunduğunu kolaylaştırır. Aynı belge birkaç kez eklenmek yerine tek numarayla anılır. Yabancı dildeki bir belgenin yalnız ret iddiasını destekleyen cümlesini seçmek yerine, o cümlenin anlamını belirleyen çevre metin de korunur.

Elektronik dosya adları da içerikle uyumlu olmalıdır. “Ek son”, “yeni belge” veya “son son” gibi adlar yerine tarih ve belge konusu kullanılmalıdır. Gönderilen dosyanın açıldığı, taramanın bütün sayfaları içerdiği ve ek listesinin fiilî dosyalarla eşleştiği kontrol edilir. Açılmayan bir ekin sonradan yeniden gönderilmesiyle ilk başvurunun kapsamı konusunda tartışma oluşmaması için teslim paketinin bir kopyası değiştirilmeksizin saklanır.

Gizli ticari belgelerde hangi kısmın ret iddiası için gerekli olduğu belirlenir. İlgisiz müşteri bilgileri, kişisel veriler veya başka uyuşmazlıkların dosyaları ölçüsüz biçimde başvuruya eklenmemelidir. Belgenin hukuka uygun elde edilmesi ile sunduğu bilginin ret sebebini kanıtlaması farklı incelemelerdir. Dosyanın tamamını kontrolsüz dağıtmak yerine gerekli kapsam ve koruma talebi açıklanır. Gizlilik gerekçesi, iddianın karşı tarafça anlaşılmasını engelleyen belirsiz bir anlatıma dönüştürülmemelidir.

Dilekçe gönderiminde hangi kontroller yapılır?

Metin, kısa bir talep özetiyle başlayıp olay sırası, hukuki dayanak, süre açıklaması, deliller ve sonuç bölümüyle devam edebilir. Bu bir zorunlu şablon değil, incelemeyi kolaylaştıran dosya düzenidir. Her ret sebebinin yanında ona ilişkin ek numarası verilmelidir. Birden fazla hakem bakımından ileri sürülen iddialar ayrı ele alınır. Kurul üyelerinin tamamı hakkında aynı genel paragrafın tekrarlanması, kişiye özgü olgunun yerini tutmaz.

Gönderimden önce dosya numarası ve muhatap bilgileri mevcut tahkim yazışmalarıyla karşılaştırılır. Eski bir dosyanın Sekretarya yazısını yeni başvuruya temel almak yerine eldeki dosyanın güncel bildirimleri kullanılır. Gönderim kaydı, alındı bildirimi ve ek listesi birlikte saklanır. E-postanın gönderilmiş olması ile bütün eklerin karşı tarafa veya kuruma ulaştığının doğrulanması farklı kontrollerdir. Teknik hata mesajları da başvuru dosyasında tutulmalıdır.

Esasa ilişkin cevap süresi ile ret başvurusunun takvimi birbirine karıştırılmamalıdır. Sadece ret talebinde bulunulduğu düşüncesiyle cevap dilekçesini, delil sunumunu veya duruşma hazırlığını bırakmak doğru değildir. Mevcut takvimin değiştirilmesi isteniyorsa hangi işlemin neden etkilendiği ayrıca gösterilir. Ret talebinin esasına ilişkin karar ile usuli takvime ilişkin karar ayrı okunur; verilmemiş bir erteleme kararı varmış gibi hareket edilmez.

Ret talebine verilen görüşler nasıl değerlendirilir?

Karşı tarafın veya ilgili hakemin açıklaması geldiğinde başvuru dosyasındaki iddia listesi üzerinden karşılaştırma yapılır. Kabul edilen olgular, açıkça reddedilen bilgiler ve cevapsız bırakılan sorular ayrı işaretlenir. Cevabın ret talebine karşı çıkması, içindeki her olgunun da inkâr edildiği anlamına gelmez. Buna karşılık bir ilişkinin varlığının kabul edilmesi, tarafsızlık bakımından ileri sürülen hukuki sonucun da kabulü değildir. Cevap dilekçesinde bu iki katman karıştırılmamalıdır.

Yeni bir belge sunulmuşsa belgenin hangi iddiaya ilişkin olduğu ve önceki kaydı değiştirip değiştirmediği açıklanır. Uyuşmazlığın esasına ait bütün hesap tablolarını ret tartışmasına taşımak yerine yalnız ilgili bağlantı ele alınır. HMK m.423’teki eşitlik ve hukuki dinlenilme hakkı gözetilerek yeni belgeye karşı açıklama yapma imkânı istenir. Bu imkânın tanınması talebi, ret gerekçesinin genişletilmesi veya tamamen başka bir sebebin ileri sürülmesiyle aynı işlem değildir.

Sonuç değerlendirmesinde başlangıçtaki olgu anlatımı değişmişse bunun nedeni dürüstçe belirtilir. Belgeyle doğrulanmayan iddia sessizce tekrar edilmemeli; düzeltme gerektiren kişi, şirket veya tarih bilgisi düzeltilmelidir. Açıklamaya cevap, başvurunun asıl sebebini görünmez kılan yeni bir genel şikâyet metnine dönüştürülmez. İncelemeyi yapacak merciin hangi konuda karar vermesinin istendiği, son sunumda da ilk dilekçedeki kadar anlaşılır tutulur.

Kurumsal başvuru mahkeme yolunun yerine geçer mi?

Hayır. HMK m.418/3, hakem kurulunca kabul edilmeyen ret talebi üzerine öğrenmeden itibaren bir ay içinde mahkemeye başvuru düzenler. M.418/4, tek hakemin, kurulun tümünün veya karar çoğunluğunu ortadan kaldıracak sayıdaki hakemin reddi için doğrudan mahkemeye başvurulmasını öngörür. Tarafların geçerli bir farklı ret usulü kararlaştırmadığı durumda m.418/2’deki kanuni ret süresi iki haftadır. Kurumsal başvuru takvimi, kanunen gerekli mahkeme başvurusu için ek süre olarak kullanılamaz. Divan kararının niteliği ile kanuni denetim yolu ayrıca belirlenir; kurum içindeki kesinlik, emredici kanun hükümlerinin kaldırılması şeklinde yorumlanamaz.

HMK’nın uygulandığı dosyada görev ve yetki m.410’a göre belirlenir; güncel düzenlemede uyuşmazlığın konusuna göre tahkim yeri asliye hukuk veya asliye ticaret mahkemesi esas alınır. İstanbul’un tahkim yeri olarak gösterilmesi, her başvurunun aynı numaralı mahkemeye yapılacağını göstermez. Başvurunun niteliği, tahkim yerinin nasıl kararlaştırıldığı ve konu birlikte kontrol edilir. Genel açıklama için tahkimde görevli ve yetkili mahkeme rehberine bakılabilir.

Hakem reddi, verilen nihai hakem kararının iptali ve bir tedbirin kaldırılması farklı taleplerdir. Ret dilekçesi hazırlanması diğer yolların şartlarının gerçekleştiği anlamına gelmez. Özellikle karar verilmiş dosyada yalnız önceki ret dilekçesini yeniden sunmakla yetinilmemelidir. Dava türü ve başvuru süresi, ulaşılmak istenen hukuki sonuca göre belirlenir. HMK m.411’de mahkeme yardımının sınırları bu ayrımın kanuni çerçevesini açıklar.

Hakem değişirse dosya nasıl takip edilir?

HMK m.421, görevi sona eren hakemin yerine seçimdeki usulle yeni hakem belirlenmesini düzenler; isimleri sözleşmede belirtilmiş hakemlere ilişkin özel sonuç da dikkate alınır. Bu nedenle yeni atama süreciyle sözleşmedeki kişisel görevlendirme kaydı birlikte kontrol edilir. Değişiklikten önce hazırlanmış delil listeleri, duruşma kayıtları ve ara kararlar kaybolmuş veya hükümsüz sayılmış gibi dosyadan çıkarılmaz. Hangi işlemin yeniden yapılacağı yetkili merciin kararıyla izlenir.

Yeni hakem için alınan açıklama ve görevi kabul kayıtları da dosyaya eklenir. Önceki başvurunun belgeleri korunur; ancak farklı kişi hakkında aynı sonucun otomatik doğacağı kabul edilmez. Yeniden yapılan bir duruşmada hangi tanığın dinlendiği, hangi önceki beyanın dosyada kaldığı ve taraflara hangi sürenin tanındığı ayrı işlenir. Böylece ret başvurusunun ardından uyuşmazlığın esasına yönelik hazırlık kesintiye uğramaz.

Sık sorulan sorular

ISTAC’ta hakem reddi için kurumsal süre kaç gündür?

Olağan ret usulünde m.16’daki süre 30 gündür. Başlangıcın görevlendirme bildirimi mi, sonradan öğrenilen sebep mi olduğu kayda bağlanır. Bu kurumsal süre, mahkeme başvurularının bütün sürelerinin de aynı olduğu anlamına gelmez. Acil durum hakemine ilişkin özel düzenleme ayrıca incelenir.

Ara karar aleyhime olduğu için hakemi reddedebilir miyim?

Olumsuz bir ara karar tek başına tarafsızlık sorunu bulunduğunu kanıtlamaz. HMK m.417’deki ret sebebi somutlaştırılmalıdır. Usul kararının hukuki doğruluğuna itiraz ile hakemin kişisel durumuna ilişkin iddia farklıdır. Hangi olgunun neden ret gerekçesi oluşturduğu, ilgili belgeyle birlikte açıklanmalıdır.

Kendi seçtiğim hakemin reddini isteyebilir miyim?

HMK m.417/2, tarafın atadığı veya atanmasına katıldığı hakemi ancak atamadan sonra öğrendiği ret sebepleriyle reddedebilmesini düzenler. Bu nedenle seçime katılım ve öğrenme kayıtları birlikte incelenir. Önceden bilinen ilişkiyle sonradan öğrenilen yeni olgu aynı tarih anlatımı içinde birleştirilmemelidir.

Hakemden açıklama istemek ret başvurusu sayılır mı?

Bir açıklama talebinin amacı bilgi edinmektir; ret talebinin amacı ise hakemin görevine ilişkin karar verilmesidir. Talep sonucu buna uygun kurulmalıdır. Açıklama beklenmesi, öğrenilmiş ret sebebine ilişkin süreyi kendiliğinden durdurduğu kabulüyle kullanılmamalıdır. Elde bulunan bilgi ile beklenen ek açıklama ayrılır.

Ret iddiası için internet ekran görüntüsü yeterli mi?

Tek bir ekran görüntüsüne her dosyada yeterli delil niteliği yüklenemez. Kaynak adresi, erişim zamanı, kişilerin kimliği ve ilişkinin dönemi kontrol edilir. Görüntüdeki bilginin başka belgelerle doğrulanıp doğrulanmadığı açıklanır. Belgenin gösterdiği olgu ile başvuranın ondan çıkardığı sonuç birbirinden ayrılmalıdır.

Ret başvurusu yapınca diğer dilekçeleri hazırlamayı bırakabilir miyim?

Mevcut usul takviminin kendiliğinden değiştiği varsayılmamalıdır. Cevap, delil ve duruşma yükümlülükleri ayrıca takip edilir. Takvim değişikliği gerekli görülüyorsa buna ilişkin açık talep hazırlanır ve verilen karar kontrol edilir. Ret incelemesi ile esasa ilişkin hazırlık birbirinden bağımsız kayıtlarla yürütülmelidir.

Kurumsal ret kararı bütün mahkeme yollarını kapatır mı?

Kurumsal usuldeki kesinlik ifadesi, uygulanacak kanunun emredici denetim hükümlerini kendiliğinden kaldırmaz. HMK m.418 ve m.424 birlikte incelenir. Talebin tek hakeme, kurul üyesine veya çoğunluğa yönelmesi ve verilmiş kararın niteliği önemlidir. Mahkeme yolu kurumsal yazışmayla aynı işlem kabul edilmemelidir.

Ret gerekçesi bütün kurul üyeleri için aynı yazılabilir mi?

Her kişinin durumu ve o kişi hakkındaki belge ayrıca gösterilmelidir. Kurulun tümüne ilişkin talebin kanuni usulü de tek üyeye yönelik talepten farklı olabilir. Genel bir güvensizlik ifadesi, kişi ile olgu arasındaki bağlantıyı açıklamaz. Talebin kapsamı, gerekçeleri ve istenen sonuç birbirine uygun olmalıdır.

Hakem değişince bütün önceki belgeler yeniden mi sunulur?

Değişiklik, önceki dosyanın kendiliğinden yok olması değildir. Kayıtlar korunur; tekrar edilecek işlemlerin kapsamı verilen usul kararlarından izlenir. Daha önce sunulan belgenin dosyadaki numarasıyla anılması, eksik teslim veya açılmayan dosyanın tamamlanmasıyla aynı şey değildir. Yeni takvim ayrıca kontrol edilmelidir.

İstanbul’daki her ISTAC dosyasına HMK mı uygulanır?

Hayır. Kurumun adı veya şirketin İstanbul adresi, kanuni uygulama alanını tek başına belirlemez. HMK m.407 ile 4686 sayılı Kanunun kapsam hükümleri birlikte değerlendirilir. Yabancılık unsuru ve tahkim yeri incelenmeden HMK’nın bütün süre ve mahkeme hükümleri milletlerarası dosyaya aktarılmamalıdır.

Kaynaklar ve ilgili hükümler

• İstanbul Tahkim Merkezi resmî kurallar yayını: m.16–17
• 6100 sayılı Hukuk Muhakemeleri Kanunu: m.407, 410, 417, 418, 421 ve 424
• TBB Dergisi 2024/171: Mesut Köksoy, hakemin reddine ilişkin inceleme; özellikle mahkeme usulü bölümü
• ISTAC resmî sitesi ve kurallar erişimi

Sorunuzu iletin

Av. Halil Bakırcı tarafından hazırlanmış, Av. Emirhan Keskin tarafından incelenmiştir.

Yazar Bilgisi

Avukat Halil BAKIRCI, Mersin Barosu 3472 sicil numarasına kayıtlıdır. Bakırcı & Keskin Hukuk Bürosu bünyesinde ceza, aile, iş, gayrimenkul ve ticaret hukuku alanlarında hukuki danışmanlık ve dava takibi sunmaktadır.

İnceleyen: Av. Emirhan Keskin · Mersin Barosu Sicil No: 5507

Av. Halil Bakırcı profilini inceleyin →