Optisyen Odası Genel Kurul Çağrısı Kaç Gün Önce Yapılır? 20 Gün | m.11 (2026)

20 günlük genel kurul çağrı süresinin hukuki dayanağı nedir?

Türk Optisyen-Gözlükçüler Birliği Yönetmeliğinin 11’inci maddesi, oda genel kurulunun üyelerine toplantı bilgisinin ne kadar önce ve hangi yöntemlerle bildirileceğini düzenler. Toplantı tarihinden en az yirmi gün önce çağrı yapılması zorunludur. Böylece üyelerin gündemi inceleyebilmesi, toplantıya katılımını planlayabilmesi ve seçim varsa adaylık veya oy kullanma hazırlığını yapabilmesi sağlanır.

Bu süre toplantı düzeninin şekli ayrıntısı değildir. Genel kurul kararlarının üyelerin usulüne uygun çağrıldığı bir toplantıda alınması gerekir. Bu nedenle çağrı belgesinin tarihi ile toplantı tarihi dosyada açık biçimde ispatlanmalıdır.

Genel kurul çağrısını kim yapar?

Olağan genel kurul sürecini oda yönetim kurulu yürütür. Yönetim kurulu toplantı tarihini, yerini ve gündemi belirleyerek Yönetmelikteki çağrı yöntemlerini uygular. Olağanüstü genel kurulda ise m.15 ve m.16’daki özel talep ve çağrı hükümleri devreye girer.

Çağrı yetkisinin doğru organ tarafından kullanılması önemlidir. Yönetmelikte öngörülen olağanüstü hâllerde yönetimin çağrı yapmaması üzerine mahkeme tarafından görevlendirilen üyelerce toplantı süreci yürütülebilir; ancak bu istisna olağan çağrı usulünün yerine geçen genel bir yöntem değildir.

Yirmi günlük süre nasıl hesaplanmalıdır?

Yönetmelik “en az 20 gün önce” ifadesini kullanır. Bu nedenle toplantı günü ve bildirimin yapıldığı tarih arasında üyeye yirmi günlük asgari hazırlık zamanı bırakacak şekilde takvim oluşturulmalıdır. Süre hesabında tartışma çıkmaması için çağrı işleminin son güne bırakılmaması gerekir.

Özellikle posta yoluyla yapılan bildirimlerde gönderim, teslim ve tebliğ kayıtları ayrı tarihler oluşturabilir. Uygulamada güvenli yöntem, çağrının mevzuattaki asgari süreyi rahatça aşacak tarihte yapılması ve gönderim belgelerinin saklanmasıdır.

Çağrıda hangi bilgiler bulunmalıdır?

Toplantının yapılacağı yer, gün ve saat; gündem; ilk toplantıda çoğunluk sağlanamazsa ikinci toplantının bilgileri çağrıda açık biçimde yer almalıdır. Üye, davet belgesini okuduğunda nerede ve hangi konular için toplanacağını tereddütsüz anlayabilmelidir.

Seçim yapılacaksa seçim gündemi saklanmamalı veya belirsiz bırakılmamalıdır. Faaliyet raporu, hesaplar, bütçe, seçim veya diğer önemli gündem başlıkları usulüne uygun şekilde gösterilmelidir. Sonradan m.12 kapsamında gündeme madde eklenebilmesi, çağrıdaki asıl gündemin açık yazılması zorunluluğunu ortadan kaldırmaz.

KEP ile genel kurul çağrısı yapılabilir mi?

Evet. Yönetmelik Kayıtlı Elektronik Posta sistemini çağrı yöntemlerinden biri olarak kabul eder. KEP, gönderim ve teslim bilgilerinin elektronik olarak doğrulanabilmesi nedeniyle ispat kolaylığı sağlar. Odanın kullandığı adres ile üyenin kayıtlı KEP adresinin doğru olması gerekir.

KEP gönderilerinin raporları ve iletim kayıtları genel kurul dosyasında saklanmalıdır. Bir üyenin adresi değiştiği hâlde oda kayıtları güncellenmemişse bildirim uyuşmazlığı çıkabilir. Bu nedenle üyelerin m.54 kapsamındaki değişiklik bildirimleri ve odanın OGBS güncellemeleri çağrı sisteminin de temelini oluşturur.

İadeli taahhütlü mektup kullanılabilir mi?

Yönetmelik fiziksel bildirim yöntemi olarak iadeli taahhütlü mektubu da öngörür. Postaya veriliş ve teslim belgeleri, çağrının usulüne uygun yürütüldüğünü göstermek bakımından önemlidir. Normal mektup veya ispat bırakmayan teslim yöntemleri Yönetmelikte sayılan yöntemin güvence seviyesini karşılamaz.

İade dönen mektuplar ayrıca dosyalanmalı, adresin neden yanlış olduğu araştırılmalı ve üye kayıtları güncellenmelidir. Odanın elindeki güncel adresi kullanmaması ile üyenin değişikliği süresinde bildirmemesi farklı sorumluluk durumlarıdır.

Gazete ilanı zorunlu mu?

Yönetmelik genel kurul çağrısında gazete ilanına ilişkin usul de içerir. Özellikle seçimli toplantılarda üyelere bireysel bildirim yanında kamusal ilan işlevi taşıyan duyuru yöntemi uygulanır. İlanın hangi kapsamda yapılacağı m.11’in seçimli ve seçimsiz toplantılar için getirdiği ayrım dikkate alınarak belirlenmelidir.

İlan metni bireysel çağrıyla çelişmemelidir. Tarih, saat, yer veya gündem farklı yazılırsa hangi bilginin geçerli olduğu konusunda uyuşmazlık doğar. Son kontrol, yayıma gönderilmeden önce yönetim kurulu kararıyla karşılaştırılarak yapılmalıdır.

Seçim yapılmayan genel kurulda çağrı usulü farklı mıdır?

Yönetmelik m.11 seçim yapılmayan toplantılar yönünden ilan bakımından daha sade bir usul öngörür. Ancak bunun anlamı çağrının bütünüyle ortadan kalkması değildir. Toplantı bilgisi ve gündem üyelerin erişimine Yönetmelikteki yöntemle sunulmalıdır.

Seçim yapılmadığı gerekçesiyle yirmi günlük asgari sürenin kaldırıldığı varsayılmamalıdır. Hükümdeki özel kolaylık yalnız düzenlenen ilan yönteminin kapsamıyla ilgilidir; temel çağrı süresi korunmalıdır.

İlk ve ikinci toplantı bilgileri aynı çağrıda gösterilmeli mi?

Genel kurulun ilk toplantısında salt çoğunluk aranır. Çoğunluk oluşmazsa ikinci toplantı ertesi gün mevcut üyelerle yapılır. Üyelerin bu ihtimali baştan bilmesi için ikinci toplantının yer, gün ve saat bilgileri çağrı metninde açıkça gösterilmelidir.

İlk toplantı başarısız olduktan sonra üyeleri hazırlıksız biçimde yeni bir yere çağırmak yerine, her iki ihtimal önceden planlanmalıdır. Salon rezervasyonu ve seçim hazırlıkları da iki günlük düzene göre yapılmalıdır.

Gündemin önceden bildirilmesi neden önemlidir?

Üyeler genel kurulda görüşülecek mali, idari ve mesleki konulara hazırlıklı gelmelidir. Gündemin çağrı belgesinde yer alması, karar sürecinde şeffaflık sağlar. Özellikle bütçe, aidat, önemli taşınmaz işlemleri veya organ seçimi gibi konular önceden bilinmelidir.

Yönetmelik m.12 toplantı sırasında çoğunlukla gündeme ekleme imkânı tanır; ancak bu yetki çağrıdan önce bilinen temel meseleleri kasıtlı biçimde gündem dışı bırakmak için kullanılmamalıdır. Genel kurulun sağlıklı irade oluşturabilmesi için gündem açık hazırlanmalıdır.

Üye adreslerinin güncelliği kimin sorumluluğundadır?

Yönetmelik m.54 üyeye, adres ve üyelik bilgilerindeki değişiklikleri bir ay içinde odaya bildirme görevi yükler. Oda ise m.55 uyarınca bildirilen değişiklikleri OGBS’ye işler. Bu karşılıklı kayıt düzeni genel kurul çağrısının doğru kişiye ulaştırılmasını sağlar.

Çağrıdan hemen önce üye iletişim listesi OGBS ile karşılaştırılmalıdır. Eski Excel dosyaları veya yıllar önce hazırlanmış adres listeleriyle toplu gönderim yapmak, gereksiz tebligat uyuşmazlığı yaratır.

Eksik veya geç çağrı genel kurul kararlarını etkiler mi?

Çağrı usulündeki ağır eksiklik, toplantının ve alınan kararların hukuki geçerliliği bakımından itirazlara yol açabilir. Hangi hukuki sonucun uygulanacağı eksikliğin niteliği, 5193 sayılı Kanun, Yönetmelik ve genel hukuk kuralları çerçevesinde değerlendirilmelidir. Her usul hatasının otomatik olarak aynı sonucu doğurduğu söylenmemelidir.

Bu nedenle sorun çıktıktan sonra çözmek yerine, çağrı süresi ve yöntemini baştan doğru uygulamak daha güvenlidir. Usul, oda kararlarının meşruiyetinin ayrılmaz parçasıdır.

Çağrı belgeleri ne kadar ayrıntılı saklanmalıdır?

Yönetim kurulu kararı, çağrı metni, KEP gönderim raporları, posta listeleri, iadeli taahhüt kartları, gazete ilan örneği ve varsa düzeltme ilanları aynı genel kurul dosyasında tutulmalıdır. Böylece toplantıdan aylar sonra bile çağrının ne zaman ve nasıl yapıldığı gösterilebilir.

Elektronik dosya adlarında tarih ve genel kurul türü kullanılmalı, fiziksel nüshalar da karar defteriyle ilişkilendirilmelidir. Seçimli toplantılarda seçim kurulu yazışmaları ayrı bölümde saklanmalıdır.

Genel kurul çağrısı için 2026 kontrol listesi

Toplantı tarihini belirleyin. En az yirmi günlük süreyi geriye doğru hesaplayın. Güncel üye ve iletişim listesini OGBS’den doğrulayın. Gündemi yönetim kurulu kararıyla kesinleştirin. İlk ve ikinci toplantı bilgilerini aynı metinde açıkça yazın.

KEP veya iadeli taahhütlü mektup süreçlerini başlatın. Gerekli gazete ilanını yayımlayın. Gönderim ve ilan kanıtlarını tek dosyada toplayın. Adres hatası nedeniyle dönen bildirimleri kayıt altına alın. Toplantı gününde çağrı dosyasını divanın erişimine hazır tutun.

20 Günlük Süre İçin Örnek Takvim Nasıl Kurulur?

Örneğin genel kurulun 25 Eylül 2026 tarihinde yapılması planlanıyorsa, çağrı işlemi son güne bırakılmadan yirmi günlük asgari sürenin tamamını koruyacak daha erken bir tarihte tamamlanmalıdır. Yönetim kurulu kararı, KEP gönderimi, iadeli taahhütlü posta listesi ve ilan aynı gün veya birbiriyle uyumlu tarihlerde yürütülmelidir. Farklı kanallarda farklı toplantı tarihleri bulunması üyeler bakımından ciddi belirsizlik yaratır.

Takvim hazırlanırken hafta sonu, resmî tatil, posta gecikmesi ve hatalı adrese dönen gönderilerin düzeltilmesi için güvenlik payı bırakılmalıdır. Yönetmelik en az yirmi gün der; bu nedenle tam yirminci güne sıkışmak yerine daha erken çağrı yapmak, asgari sürenin ihlal edilmesi riskini azaltır.

KEP Adresi Olmayan Üyeye Bildirim Nasıl Yapılmalıdır?

Üyenin geçerli KEP adresi bulunmuyorsa Yönetmelikte kabul edilen diğer bildirim yöntemi olan iadeli taahhütlü mektup kullanılabilir. Oda, hangi üyeye hangi yöntemle çağrı gönderdiğini kayıt listesinde göstermelidir. Toplu KEP gönderimi yapılmış olması, KEP adresi bulunmayan kişilerin ayrıca çağrılmasını gereksiz kılmaz.

Posta gönderisinde ad ve adresin güncel oda kaydıyla aynı olması gerekir. Mektubun “adres yetersiz”, “taşınmış” veya başka nedenle dönmesi hâlinde zarf ve iade kaydı dosyada saklanmalı, üyenin m.54 kapsamındaki adres bildirim yükümlülüğünü yerine getirip getirmediği ayrıca kontrol edilmelidir.

Çağrı Metninde Gündem Maddeleri Ne Kadar Açık Yazılmalıdır?

“Çeşitli konular” veya “diğer işler” gibi genel ifadeler, önceden bilinen önemli kararları gizlemek için kullanılmamalıdır. Faaliyet raporu, bilanço, bütçe, ibra, organ seçimi, önemli taşınmaz veya mali yetki gibi konular ayrı gündem başlıkları hâlinde gösterilmelidir. Üye toplantıya katılmadan önce hangi temel kararların alınacağını anlayabilmelidir.

Yönetmelik m.12 çoğunluğun kabulüyle gündeme sonradan madde eklenmesine izin verir; fakat bu imkan çağrının içeriğini anlamsızlaştırmaz. Sonradan ekleme istisnai esneklik, önceden bilinen konuların gizlenmemesi ise genel kurul şeffaflığının temelidir.

Seçimli Toplantıda Çağrı Dosyasına Hangi Seçim Belgeleri Eklenmelidir?

Seçim yapılacak genel kurulda üyelere gönderilen çağrı yanında seçim takvimine ilişkin yönetim kurulu kararı, güncel seçmen listesi, seçim makamıyla yazışmalar, adaylık ve liste süreçleri ile salon/sandık hazırlığına ilişkin belgeler ayrı klasörde tutulmalıdır. Yönetmeliğin 95’inci maddesindeki gizli oy ve açık sayım ilkesi çağrıdan bağımsız görünse de seçimli toplantının bütün usul süreci birlikte değerlendirilir.

Çağrıda seçim gündeminin açıkça bulunması özellikle önemlidir. Üye, seçim yapılacağını bilmeden toplantıya çağrılıp sonradan sürpriz seçimle karşılaşmamalıdır. Aday olmak isteyen meslek mensuplarının da adaylık takvimine erişebilmesi gerekir.

İlk ve İkinci Toplantı Aynı Adreste mi Yapılmalıdır?

Yönetmelikte ikinci toplantının ertesi gün yapılacağı açık olduğundan iki toplantının yeri ve saati çağrıda net biçimde gösterilmelidir. Uygulamada aynı salonun iki gün için ayrılması karışıklığı azaltır; farklı adres kullanılacaksa ikinci toplantı adresi de çağrı metninde baştan belirtilmelidir. İlk toplantı sonrasında son dakika yer değişikliği üyelerin katılım hakkını zedeleyebilir.

Toplantı salonunun üye sayısına, erişilebilirlik ihtiyacına ve seçim yapılacaksa sandık düzenine uygun olması gerekir. Çağrı usulü yalnız kâğıt üzerindeki bildirim değil, üyelerin fiilen toplantıya erişebilmesine hizmet eden bir süreçtir.

Çağrı Yapıldığı Nasıl İspatlanır?

KEP gönderilerinde elektronik delil niteliğindeki gönderim ve teslim kayıtları; iadeli taahhütlü postada gönderi listesi ve teslim/iade kartları; gazete ilanında gazetenin ilgili nüshası veya doğrulanabilir ilan kaydı saklanmalıdır. Yönetim kurulu kararıyla bu belgeler aynı genel kurul dosyasında birleştirilmelidir.

Yıllar sonra genel kurul kararının usulü tartışıldığında “herkese haber verilmişti” şeklindeki sözlü açıklama yeterli olmaz. Tarih, yöntem ve muhatabı gösteren kayıtlar çağrının Yönetmelik m.11’e uygunluğunu nesnel biçimde ortaya koyar.

Çağrı Hatası Toplantıdan Önce Fark Edilirse Ne Yapılmalıdır?

Toplantı tarihi, saat, adres veya gündemde maddi hata fark edilirse hatanın niteliği ve kalan süre derhâl değerlendirilmelidir. Düzeltme, üyelerin en az yirmi günlük hazırlık hakkını fiilen ortadan kaldırmamalıdır. Önemli bir tarih veya yer değişikliği gerekiyorsa, yeni çağrı süresinin korunması güvenli yaklaşımdır.

Küçük yazım hatası ile toplantının hangi gün yapılacağını belirsiz kılan hata aynı değildir. Yönetim kurulu düzeltme kararını yazılı almalı, kullanılan bütün bildirim kanallarında aynı düzeltmeyi yapmalı ve eski-yeni metinleri dosyada saklamalıdır.

Çağrı Sonrasında Üye Listesi Değişirse Ne Yapılmalıdır?

Çağrı ile toplantı tarihi arasında yeni üyelik, nakil veya kayıt silme işlemi gerçekleşebilir. Özellikle seçimli genel kurulda hangi listenin hukuken geçerli olacağı seçim takvimi ve ilgili mevzuata göre belirlenmelidir. Oda, son güncel listeyi seçim makamıyla uyumlu hâle getirmeli; değişikliği sessizce ve belgesiz biçimde yapmamalıdır.

Toplantı nisabı hesabında da kullanılan üye tam sayısının hangi tarihte kesinleştirildiği tutanakta veya genel kurul dosyasında gösterilebilir. Bu kayıt, sonradan nisap itirazı çıkması hâlinde önemli ispat sağlar.

Çağrı Masrafları ve Toplu Gönderim Kayıtları Nasıl Kontrol Edilir?

KEP, posta ve ilan giderleri oda bütçesinden karşılanıyorsa ödeme belgeleri genel kurul dosyasındaki gönderim listeleriyle uyumlu olmalıdır. Gönderi sayısı ile üye sayısı arasında açıklanamayan büyük fark bulunması hem çağrı hem mali denetim bakımından araştırılmalıdır.

Toplu hizmet alınmışsa fatura, gönderim raporu ve yönetim kurulu yetki kararı birlikte saklanmalıdır. Böylece çağrının gerçekten yapıldığı ve harcamanın oda işi için gerçekleştirildiği aynı kayıt zincirinde gösterilebilir.

İlgili içerikler

• Oda olağan genel kurulu Eylül ayında
• Yeni odada üç aylık seçim süresi
• Oda ve Borsa Hukuku rehberleri

Resmî kaynaklar

• T.C. Resmî Gazete – 17 Eylül 2026, Sayı 33373
• 5193 sayılı Optisyenlik Hakkında Kanun

Sık Sorulan Sorular