Optisyen Odası Yönetim Kurulu Kaç Günde Bir Toplanır? En Az 15 Günde Bir | m.20 (2026)

Yönetim kurulunun 15 günde bir toplanmasının hukuki dayanağı nedir?

Türk Optisyen-Gözlükçüler Birliği Yönetmeliğinin 20’nci maddesi oda yönetim kurulunun çalışma usulünü düzenler. Buna göre yönetim kurulu en az on beş günde bir toplanmalıdır. Düzenli toplantı zorunluluğu, üyelik, mali işlemler, denetim, disiplin sevkleri ve resmi yazışmalar gibi sürekli oda işlerinin gecikmesini önlemeyi amaçlar.

Toplantı aralığı “en az on beş günde bir” şeklinde belirlendiği için kurul, iki toplantı arasında aylar bırakamaz. Her toplantının tarihi karar defterinde bulunduğundan Yönetmeliğe uyulup uyulmadığı sonradan somut biçimde denetlenebilir.

15 gün azami toplantı aralığı mıdır?

Evet. Hükmün anlamı yönetim kurulunun en geç on beş günlük aralıklarla düzenli biçimde toplanmasıdır. Örneğin kurul 1 Ekim’de toplanmışsa bir sonraki olağan toplantı aylar sonrasına bırakılamaz. Odanın iş yoğunluğu düşük olsa bile Yönetmelikteki kurumsal toplantı düzeni devam eder.

Bu süre, belirli bir ayın birinci ve on beşinci gününde toplanma zorunluluğu getirmez. Kurul kendi düzenli gününü belirleyebilir; önemli olan toplantılar arasındaki aralığın Yönetmeliğin öngördüğü düzeni ihlal etmemesidir.

Yönetim kurulu daha sık toplanabilir mi?

Evet. On beş gün asgari sıklığı belirler, daha sık toplantıyı engellemez. Acil disiplin dosyası, resmi kurumdan gelen kısa süreli yazı, dava veya icra süresi, personel sorunu, olağanüstü genel kurul talebi veya önemli mali ihtiyaç ortaya çıktığında kurul birkaç gün arayla yeniden toplanabilir.

Daha sık toplantı için ayrıca Yönetmelikte özel izin aranmaz. Kurumsal ihtiyaç varsa başkan veya Yönetmelik ve kurul düzeni içindeki yetkili çağrı mekanizması kullanılır ve yeni gündem hazırlanır.

Yönetim kurulu toplantı çağrısını kim yapar?

Kurulun olağan çalışma düzeninde toplantıların organizasyonu başkanlık ve kurul sekreteryası üzerinden yürütülür. Yeni seçilen yönetim, ilk toplantılarında sabit toplantı günü veya çağrı usulünü karar altına alabilir. Böylece üyeler on beş günlük dönemde toplantı tarihlerini önceden bilir.

Acil toplantılarda çağrının ispatlanabilir yöntemle yapılması önemlidir. KEP, e-posta veya kurulun kabul ettiği kurumsal iletişim kanalı kullanılabilir; ancak toplantının hukuki varlığı ve alınan kararların asıl kaydı karar defteridir.

Toplantı gündemi nasıl hazırlanmalıdır?

Gündemde üyelik başvuruları, nakiller, mali işler, resmi yazılar, personel, denetim, disiplin sevkleri ve önceki kararların takibi gibi konular ayrı başlıklarla gösterilmelidir. “Gündemdeki diğer işler” ifadesi, önemli mali veya hukuki kararların belirsiz biçimde alınmasının aracı olmamalıdır.

Üyelere toplantıdan önce dosyalara erişim sağlanması karar kalitesini artırır. Özellikle yüksek tutarlı harcama veya hukuki uyuşmazlık dosyalarında belge görülmeden karar verilmesi yerine gerekli sözleşme, rapor ve yazışmalar toplantı öncesinde hazır edilmelidir.

Toplantı nisabı nasıl belirlenir?

Yönetim kurulu yedi asıl üyeden oluşur. Toplantının açılabilmesi ve karar alınabilmesi için Yönetmeliğin üye tam sayısı üzerinden kurduğu çoğunluk sistemi dikkate alınır. Boşalan üyeliklerin yedeklerle zamanında tamamlanmaması nisap hesabını ve kurulun çalışabilirliğini etkileyebilir.

Toplantıya katılanların isimleri karar defterinde açıkça gösterilmelidir. Telefonla görüş bildiren veya fiilen toplantıda bulunmayan kişinin katılmış gibi yazılması doğru değildir. Kurul kararının hangi üyeler tarafından alındığı sonradan denetlenebilir olmalıdır.

Karar nisabı nedir?

Yönetmelik m.20 kararların üye tam sayısı esas alınarak çoğunlukla alınmasını düzenler. Bu sistem, birkaç üyenin katıldığı dar toplantıda bütün oda adına önemli karar alınmasını önler. Karar nisabının hesabında yürürlükteki kurul üye yapısı ve boşalmaların hukuki durumu doğru belirlenmelidir.

Özel bir işlem için genel kurul kararı veya başka nitelikli çoğunluk gerekiyorsa yönetim kurulunun m.20’deki olağan çoğunluğu o özel şartın yerine geçmez. Önce işlemin hangi organa ait olduğu kontrol edilmelidir.

Oylar eşit çıkarsa ne olur?

Yönetmeliğin yönetim kurulu çalışma sisteminde oy eşitliğini çözmek için başkanın bulunduğu taraf üstün kabul edilir. Böylece kurulun kabul-ret eşitliği nedeniyle sürekli kilitlenmesi engellenir. Ancak bu kural yalnız kurulun yetkisindeki ve olağan karar nisabına tabi işlemlerde uygulanmalıdır.

Genel kurulun münhasır yetkisinde bulunan bir konuda oy eşitliği kuralı kullanılarak yönetim kuruluna yetki yaratılamaz. Organ yetkisi, oylama sonucundan önce kontrol edilmelidir.

Çekimser oy nasıl değerlendirilir?

Çekimser oy kabul veya ret oyu değildir; ancak karar nisabının sağlanıp sağlanmadığı üye tam sayısı üzerinden uygulanan kural çerçevesinde değerlendirilir. Üyeler sorumluluktan kaçınmak için sistematik olarak çekimser kalmayı bir yöntem hâline getirmemelidir.

Karar defterinde çekimser oylar ayrıca gösterilmelidir. Oyların sayısal dağılımı ne kadar açık yazılırsa, kararın gerekli çoğunluğu sağlayıp sağlamadığı sonradan o kadar kolay denetlenir.

Karşı oy kullanan üyenin muhalefeti nasıl kaydedilmelidir?

Bir üye karara katılmıyorsa ret oyunun yanında gerekçeli muhalefet şerhini karar defterine yazdırabilir. Bu şerh, özellikle mali veya hukuki risk taşıyan işlemlerde üyenin hangi gerekçeyle karara karşı çıktığını gösterir.

Muhalefet şerhi üyeyi her türlü sorumluluktan otomatik olarak kurtaran belge değildir; fakat somut sorumluluk değerlendirmesinde önemli bir kayıttır. Kararı öneren, onaylayan, uygulayan ve açıkça karşı çıkan üyelerin hukuki durumları aynı olmayabilir.

Karar defterinde hangi bilgiler bulunmalıdır?

Toplantı tarihi ve saati, katılan üyeler, gündem, görüşülen dosyalar, karar metni, oy sonucu ve varsa karşı oylar karar defterine yazılmalıdır. Mali karar varsa tutar ve ödeme amacı, sözleşme varsa taraf ve temel yetki sınırı mümkün olduğunca açık gösterilmelidir.

“Gereği görüşüldü” gibi içeriği belirsiz kayıtlar sonradan denetimi zorlaştırır. Oda adına yapılan işlemin hangi kurul kararına dayandığı banka, muhasebe ve sözleşme dosyalarından kolayca bulunabilmelidir.

Yönetim kurulu elektronik ortamda toplanabilir mi?

Yönetmelikte açıkça düzenlenmeyen toplantı yöntemlerinde, 5193 sayılı Kanun, Yönetmeliğin m.98’deki yorum kuralı ve ilgili genel mevzuat birlikte değerlendirilmelidir. Açık dayanak bulunmadan fiziksel kurul toplantısının yerine her durumda geçerli sayılacak sınırsız çevrim içi toplantı sonucu çıkarılmamalıdır.

Elektronik iletişim, belge paylaşımı ve hazırlık için kullanılabilir. Fakat kararın hukuken hangi toplantıda ve hangi imzalarla oluştuğu açık olmalıdır. Tereddüt varsa resmi görüş ve yürürlükteki mevzuat esas alınmalıdır.

Acil durumda on beş günü beklemek gerekir mi?

Hayır. On beş günlük düzen asgari toplantı sıklığıdır; acil olayda daha erken toplantıya engel değildir. Özellikle kanuni itiraz süresi, mahkeme ara kararı, kamu kurumu cevabı veya kısa süreli disiplin işlemi varsa kurul sürenin dolmasını beklememelidir.

Acil toplantı gerekçesi ve çağrı şekli dosyada gösterilmelidir. Karar, olağan toplantı kararlarıyla aynı kayıt ve imza düzenine tabi olmalıdır.

Toplantıya katılamayan üye mazeretini nasıl bildirmelidir?

Üye toplantıya katılamayacaksa mazeretini mümkün olduğunca toplantıdan önce ve ispatlanabilir biçimde bildirmelidir. Hastalık, zorunlu mesleki görev veya başka objektif neden varsa belge eklenmesi yararlıdır. Mazeretin kabulü veya kayda alınması kurul dosyasında görünmelidir.

Devamsızlık takibi önemlidir; çünkü m.21 arka arkaya üç toplantıya mazeretsiz katılmayan yönetim kurulu üyesinin çekilmiş sayılmasına ilişkin açık sonuç öngörür.

Üç toplantıya mazeretsiz gelmemenin sonucu nedir?

Yönetmeliğin 21’inci maddesine göre arka arkaya üç toplantıya mazeretsiz katılmayan yönetim kurulu üyesi çekilmiş sayılır. Bu nedenle yoklama listeleri ve mazeret kayıtları yalnız istatistik değil, organ üyeliğinin devamını belirleyen hukuki belgelerdir.

Üçüncü devamsızlıkta durum karar altına alınmalı ve boşalan asıl üyelik için yedek çağrı süreci başlatılmalıdır. Mazeret bulunduğu hâlde üyenin mazeretsiz sayılması da hukuki uyuşmazlık yaratabileceğinden kayıtlar özenle incelenmelidir.

Yedek üye ne zaman çağrılır?

Asıl üyelik istifa, çekilmiş sayılma, ölüm veya başka hukuki nedenle boşaldığında yedek üye seçim sonucundaki sıraya göre göreve çağrılır. Yönetmeliğin 92’nci maddesi yedek çağrılarına ilişkin ayrıca süre ve cevap düzeni getirir.

Yedek üye asıl üyeliğe geçmeden oy kullandırılmamalıdır. Çağrı tarihi ve olumlu cevap belgesi dosyada bulunmalı, asıl üyeliğin başlangıcı karar defterine işlenmelidir.

Başkan toplantıya katılamazsa kurul çalışabilir mi?

Başkanın geçici yokluğu hâlinde yönetim kurulu görev dağılımında belirlenen başkan yardımcılığı ve Yönetmelikteki kurul çalışma düzeni uygulanır. Başkanın yokluğu kurulun bütün işlemlerini otomatik olarak durdurmaz.

Ancak temsil veya imza işlemi yalnız başkanın kişisel yetkisine bağlanmışsa vekâlet ve imza düzeninin açık olması gerekir. Kurumsal devamlılık, tek bir kişinin fiilen ulaşılabilir olmasına bırakılmamalıdır.

Mali kararlar her toplantıda nasıl kontrol edilmelidir?

Ödeme, sözleşme veya harcama kararı alınırken bütçe kalemi, yetki, belge ve tutar kontrol edilmelidir. Yönetim kurulu bütçe dışı veya genel kurulun yetkisindeki bir mali işlemi sırf çoğunluk sağlayarak hukuka uygun hâle getiremez.

Fatura, sözleşme, teklif ve banka belgesi gibi dayanaklar karar numarasıyla ilişkilendirilmelidir. Denetleme kurulu daha sonra bu izi takip ederek harcamanın yetkili karara dayanıp dayanmadığını inceleyebilmelidir.

Üyelik ve disiplin dosyaları kurul gündemine nasıl alınmalıdır?

Üyelik başvuruları, nakiller ve kayıt silme işlemleri için Yönetmelikte açık süreler bulunduğundan bu dosyalar toplantı takviminde geciktirilmemelidir. Eksiksiz başvuru beklerken yönetim kurulunun toplantı yapmaması hak kaybına neden olabilir.

Disiplin bakımından yönetim kurulunun soruşturma veya sevk yetkisi bulunan aşamalar da özel sürelere tabidir. Her dosya için giriş tarihi ve son işlem günü takip edilmelidir.

Denetleme kurulu tespitleri yönetim gündemine alınmalı mıdır?

Denetleme kurulunun raporlarında eksik kayıt, bütçe aşımı veya usulsüzlük iddiası varsa yönetim kurulu bunu gündeme almalı ve gerekli açıklama ile düzeltmeleri karara bağlamalıdır. Denetim raporunu dosyada tutup hiç görüşmemek kurumsal denetimin amacına aykırıdır.

Düzeltme yapılmışsa hangi karar ve tarihle tamamlandığı denetleme kuruluna bildirilebilir. Böylece aynı bulgunun sonraki denetimde tekrarlanması önlenir.

Genel kurul kararları nasıl takip edilir?

Genel kurul tarafından yönetim kuruluna verilen görevler toplantı gündeminde düzenli takip maddesi hâline getirilebilir. Her karar için sorumlu kurul üyesi, hedef tarih ve gerçekleşme durumu gösterilebilir.

Yönetim kurulunun genel kurul kararını değiştirme yetkisi yoktur; uygulama sırasında hukuki engel ortaya çıkarsa bunu belgeleyip genel kurula veya yetkili organa sunmalıdır.

Süreli resmi yazılar için nasıl takip sistemi kurulmalıdır?

KEP, posta ve elektronik kurum portallarına gelen yazılar aynı gün kayıt altına alınmalı ve cevap son günü hesaplanmalıdır. On beş günde bir olağan toplantı sistemi, üç günlük bir cevap süresi bulunan yazının bekletilmesine gerekçe olamaz; gerektiğinde acil toplantı yapılmalıdır.

Süre takip çizelgesi, sorumlu kişi ve cevap taslağı bilgilerini içerebilir. Böylece yönetim değişikliği veya personel izinleri nedeniyle resmi sürelerin kaçması önlenir.

Toplantı arşivi nasıl tutulmalıdır?

Her toplantı için gündem, çağrı, katılım listesi, kararlar, dayanak belgeler ve uygulama çıktıları aynı klasörde saklanmalıdır. Elektronik arşivde karar numarası ve tarih üzerinden arama yapılabilmesi kurumsal hafızayı güçlendirir.

Kişisel ve disiplin verileri içeren dosyalar sınırlı erişimle saklanmalıdır. Arşiv düzeni, meslek sicilinin gizliliğine ilişkin Yönetmelik m.91 ile kişisel veri mevzuatına uygun olmalıdır.

15 Günlük Yönetim Kurulu Kontrol Listesi

Son toplantı tarihini kontrol edin. On beş günlük üst aralığı takvime işleyin. Gelen resmi yazıları ve süreli dosyaları gündeme alın. Üyelik başvurularının karar sürelerini izleyin. Mali kararlar için bütçe ve belgeleri hazırlayın. Denetleme kurulu tespitlerini takip edin.

Katılım ve mazeret kayıtlarını tutun. Üç ardışık devamsızlık varsa m.21’i uygulayın. Boşalan asıl üyelik için yedek çağrısını geciktirmeyin. Her kararı karar defterine açık biçimde yazın ve uygulama sonucunu sonraki toplantıda kontrol edin.

Toplantı Tarihi Tatil Gününe Denk Gelirse Ne Yapılmalıdır?

Yönetim kurulu düzenli toplantı gününü önceden belirlemiş olsa bile resmi tatil, zorunlu kapanma veya üyelerin kurumsal olarak erişemeyeceği bir günle çakışma ihtimali baştan yönetilmelidir. Kurul yeni toplantı tarihini, on beş günlük azami aralığı ihlal etmeyecek şekilde önceden kararlaştırabilir. Tatil gerekçesi toplantıları belirsiz süre erteleme aracı olmamalıdır.

Tarih değişikliği bütün asıl üyelere aynı yöntemle bildirilip gündem dosyasına eklenmelidir. Sonradan devamsızlık tartışması çıkmaması için hangi toplantı tarihinin geçerli olduğu açık olmalıdır.

Toplantı Kararlarının Uygulanması Kim Tarafından İzlenmelidir?

Her toplantıda alınan kararların sonraki toplantıya kadar hangi aşamaya geldiği takip edilmelidir. Genel sekreterlik veya kurulun görevlendirdiği kişi karar takip çizelgesi tutabilir; ancak nihai gözetim yönetim kuruluna aittir. Karar alıp uygulamayı hiç izlememek, düzenli toplantı sisteminin amacını zayıflatır.

Özellikle resmi süre, ödeme, sözleşme, üyelik veya denetim içeren kararlar için sorumlu kişi ve son tarih belirlenmesi yararlıdır. Tamamlanan işlemin belgesi ilgili karar numarasıyla arşivlenmelidir.

İlgili içerikler

• Yönetim kurulunda 3 günlük görev dağılımı
• Yönetim kurulu 7 asıl, 7 yedek ve 3 yıl
• Yönetim kuruluna seçilme yeterliliği

Resmî kaynaklar

• T.C. Resmî Gazete – 17 Eylül 2026, Sayı 33373
• 5193 sayılı Optisyenlik Hakkında Kanun

Sık Sorulan Sorular