Lisanslı Depo Kayıt ve Belgeleri Kaç Yıl Saklanır? 10 Yıl ve Mali Tablo Kuralı | 5300 m.23 (2026)

Kısa ve net cevap

5300 sayılı Tarım Ürünleri Lisanslı Depoculuk Kanunu m.23’e göre lisanslı depo işleticisi, depoya giren ve çıkan tüm ürünlerin kayıtlarını tam ve doğru tutmak; ürün senetlerine ilişkin noterden tasdikli ürün senedi defterini ve kanunen tutulması gereken diğer defterleri bulundurmak zorundadır. Elektronik ortamda tutulanlar dahil defterler, sigorta poliçeleri, iptal edilen ürün senetleri, depolama kayıtları ve diğer tüm kayıt ve belgeler 10 yıl saklanır. Ticaret Bakanlığı ayrıca işletmeyi iş yılı bitimini takip eden üç ay içinde bağımsız denetimden geçmiş mali tablolarını sunmakla yükümlü kılabilir.

Bu hüküm lisanslı depoculuk sisteminin yalnız ürünün fiziksel korunmasına değil, hukuki ve muhasebesel izinin kesintisiz tutulmasına dayandığını gösterir. ELÜS, ürün senedi, depo giriş-çıkış verisi, analiz ve sınıflandırma kaydı, sigorta ve teslim belgeleri birbiriyle uyumlu olmalıdır. Kayıt sistemindeki eksiklik, yalnız bir arşiv problemi değildir; denetim, zarar tazmini, teslim ve sorumluluk uyuşmazlıklarında doğrudan delil sorununa dönüşebilir.

5300 m.23 hangi kayıtları zorunlu tutar?

Kanun üç ana kayıt grubunu doğrudan düzenler. Birinci grup, lisanslı depoya giren ve çıkan tüm ürünlere ilişkin kayıtlardır. Bu kayıtların yalnız mevcut olması yetmez; Kanun bunların tam ve doğru tutulmasını ister. Ürünün kabul tarihi, miktarı, sınıfı, kalite verileri, senet veya ELÜS bağlantısı, hareketi ve teslimi sistemde izlenebilir olmalıdır.

İkinci grup ürün senetlerine ilişkin defterdir. Kanun ürün senetlerine ilişkin noterden tasdikli ürün senedi defterini açıkça zikreder. Üçüncü grup ise diğer kanunlar ve mevzuat gereğince tutulması zorunlu defterlerdir. Şirketin ticari defterleri, muhasebe kayıtları ve lisanslı depoculuk faaliyetine özgü ikincil mevzuat kayıtları bu kapsamda ayrıca değerlendirilir.

Elektronik kayıtlar da 10 yıl saklanır mı?

Evet. 5300 m.23 bu konuda açık hüküm içerir. Maddenin saklama yükümlülüğünü düzenleyen fıkrası “elektronik ortamda tutulanlar da dahil” ifadesini kullanır. Dolayısıyla kaydın dijital sistemde tutulması 10 yıllık saklama yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz.

Elektronik kayıtların saklanmasında yalnız dosyanın varlığı değil, gerektiğinde erişilebilir, okunabilir ve işlem zinciriyle ilişkilendirilebilir olması önemlidir. Depo işletmesinin kullandığı yazılımın değişmesi, hizmet sağlayıcının değişmesi veya sistemin yenilenmesi geçmiş verilerin kaybolmasına gerekçe oluşturmaz. İşletme, Kanunun öngördüğü süre boyunca kayıtların korunmasını sağlayacak teknik ve idari sistemi kurmalıdır.

Hangi belgeler 10 yıl saklanmak zorundadır?

5300 m.23 örnekleme yoluyla önemli belge gruplarını sayar:

• elektronik ortamda tutulanlar dahil defterler,
• sigorta poliçeleri,
• iptal edilen ürün senetleri,
• depolama kayıtları,
• diğer tüm kayıt ve belgeler.

“Diğer tüm kayıt ve belgeler” ibaresi, lisanslı depoculuk faaliyetinin izlenmesine yarayan belge setinin yalnız maddede isim isim sayılanlarla sınırlı olmadığını gösterir. Teslim, tartım, analiz, sınıflandırma, ücret, sigorta, teminat, yazışma ve denetim belgeleri somut faaliyetle bağlantılı oldukları ölçüde saklama sisteminin parçasıdır.

10 yıllık süre neden önemlidir?

Lisanslı depoculukta ürün bugün teslim edilmiş olsa bile uyuşmazlık daha sonra ortaya çıkabilir. Ürünün kalitesi, miktarı, teslim zamanı, senet hareketi, sigorta hasarı veya işletmenin belirli tarihteki stok durumu yıllar sonra hukuki inceleme konusu olabilir. Kanun bu nedenle uzun bir saklama süresi belirlemiştir.

On yıllık arşiv, özellikle 5300 m.25 zarar tazmini gibi süreçlerde önem taşır. Zarar gören mudi, işletme, borsa, Bakanlık veya bilirkişi heyeti olayın geçmişini ancak doğru kayıt zinciri üzerinden inceleyebilir.

10 yıllık süre dolunca belge hemen imha edilir mi?

5300 m.23 asgari saklama yükümlülüğünü düzenler; belgenin 10 yıl dolduğu anda mutlaka imha edilmesini emretmez. Belgenin başka bir kanun, devam eden dava, idari inceleme, vergi incelemesi, sigorta uyuşmazlığı veya yasal saklama yükümlülüğü kapsamında daha uzun süre korunması gerekiyorsa bu ayrı yükümlülükler de dikkate alınmalıdır.

Bu nedenle işletme, takvim yılı sonunda toplu ve kontrolsüz belge imhası yapmak yerine belge türü bazlı saklama matrisi oluşturmalıdır. Her belge için işlem tarihi, Kanuni asgari süre, başka mevzuattan doğan süre, devam eden uyuşmazlık veya denetim bulunup bulunmadığı kontrol edilmelidir. Devam eden uyuşmazlığın delili olabilecek belgenin yalnız 10 yıl dolduğu gerekçesiyle yok edilmesi ciddi ispat ve sorumluluk sorunlarına yol açabilir.

İptal edilen ürün senedi neden saklanır?

Ürünün teslimi veya senedin başka bir hukuki nedenle iptali, senedin geçmiş işlem bakımından önemini ortadan kaldırmaz. İptal edilmiş senet, belirli miktar ve nitelikteki ürünün hangi tarihte hangi hukuki kayda bağlandığını ve senedin daha sonra hangi işlem nedeniyle sona erdiğini gösterir.

Bu nedenle Kanun iptal edilen ürün senetlerini açıkça 10 yıllık saklama kapsamına almıştır. İptal edilen bir senedin yok edilmesi, geçmiş stok hareketinin ve ürün mülkiyet zincirinin denetlenmesini güçleştirebilir.

Depoya giren ve çıkan ürün kayıtları nasıl tutulmalıdır?

Kanunun kullandığı temel ölçüt “tam ve doğru” kayıttır. Uygulamada depo giriş kaydı ile yetkili sınıflandırıcı analizi, ürün senedi veya ELÜS, stok sistemi ve fiziki ürün miktarı arasında uyum bulunmalıdır. Ürün depodan çıktığında da teslim, senet iptali ve stok düşümü birbiriyle örtüşmelidir.

5300 m.18 lisanslı depo işleticisine Kanun ve yönetmeliklerde öngörülen kayıt ve defterleri tutma yükümlülüğü de getirir. Genel işletme yükümlülükleri için 5300 m.18 lisanslı depo işletmesinin hak ve yükümlülükleri rehberi incelenebilir.

Bakanlık bağımsız denetimden geçmiş mali tablo isteyebilir mi?

Evet. 5300 m.23’e göre Ticaret Bakanlığı, lisanslı depo işletmesini iş yılı bitimini takip eden üç ay içinde bağımsız denetimden geçmiş mali tablolarını sunmakla yükümlü kılabilir. Buradaki hüküm her işletme için kendiliğinden doğan değişmez bir sunum emri olarak değil, Bakanlığın getirebileceği bir yükümlülük şeklinde düzenlenmiştir.

Bu nedenle işletme, Bakanlık talimat ve bildirimlerini ayrıca takip etmelidir. Bakanlıkça bağımsız denetimli mali tablo sunma yükümlülüğü getirildiğinde üç aylık süreye uygun hareket edilmesi gerekir.

Üç aylık süre nasıl değerlendirilir?

Kanunun ölçütü iş yılının sona ermesidir. Bakanlık ilgili işletmeyi bağımsız denetimden geçmiş mali tablolarını iş yılı sonundan itibaren üç ay içinde sunmakla yükümlü kılabilir. İşletmenin mali yıl yapısı ve Bakanlık talebinin kapsamı birlikte değerlendirilmelidir.

Bu düzenleme lisanslı depo sisteminde finansal yeterliliğin izlenmesiyle bağlantılıdır. Lisanslı depo yalnız ürün saklayan fiziksel tesis değildir; mudilerin yüksek değerli tarım ürünlerini ve ürün senedi sistemini taşıyan finansal güven altyapısının parçasıdır.

Kayıt eksikliği denetimde nasıl ortaya çıkar?

5300 m.29 uyarınca Fon, lisanslı depo işletmeleri ve Kanun kapsamında lisans alan ilgililer Bakanlığın gözetim ve denetimine tabidir. Denetimde varlıklar, işlemler, depodaki ürünler, defterler, kayıtlar, belgeler ve hesaplar incelenebilir. İşletme yönetici ve personeli denetim görevlilerine gerekli bilgi ve belgeleri sunmak zorundadır.

Bu nedenle m.23’teki kayıt ve saklama yükümlülüğü, m.29’daki denetim yetkisinin fiilen uygulanabilmesinin temelidir. Kayıt mevcut değilse, saklama süresinden önce yok edilmişse veya gerçeği yansıtmıyorsa denetim sonuçları ve sorumluluk değerlendirmesi ağırlaşabilir.

Eksik veya yanlış kayıt tutulmasının yaptırımı var mı?

Evet. 5300 sayılı Kanunun hukuki ve cezai sorumluluğu düzenleyen 34. maddesi, 23. maddede tutulması zorunlu kayıt ve defterlerin hiç tutulmaması, doğru ve düzgün tutulmaması, noter tasdikinin yaptırılmaması veya defter ve belgelerin saklama süresine uyulmaması bakımından yaptırım öngörür. Somut yaptırım, fiilin işlendiği tarihte yürürlükte bulunan güncel Kanun ve bağlantılı ceza hükümleri dikkate alınarak belirlenmelidir.

Bu nedenle işletme içi uyum programında m.23 “idari arşiv işi” olarak görülmemelidir. Kayıt düzeni doğrudan sorumluluk alanıdır.

Sigorta poliçeleri neden ayrıca saklanır?

5300 m.6 uyarınca lisanslı depo işletmesinin tesis ve depolanan ürünler bakımından sigorta yükümlülüğü vardır. Hasar meydana geldiğinde hangi poliçenin yürürlükte olduğu, lehdarın kim olduğu, riskin poliçe kapsamında bulunup bulunmadığı ve sigorta şirketine hangi tarihte bildirim yapıldığı uyuşmazlığın merkezine yerleşebilir.

Kanun bu nedenle sigorta poliçelerini m.23’te açıkça 10 yıllık saklama listesine dahil etmiştir. Sigorta süreci ve ödeme süreleri için 5300 m.6 lisanslı depo sigortası rehberine bakılabilir.

ELÜS kayıtları ile fiziki stok uyuşmazsa ne yapılmalıdır?

Lisanslı depo işletmesi kayıt sisteminin fiziki stokla uyumunu sürekli izlemelidir. Ürün senedi veya ELÜS belirli ürün miktarını temsil eder. Fiziki stok ile elektronik kayıt arasında fark oluşması sıradan bir muhasebe farkı değildir; mudilerin mülkiyet ve teslim haklarını etkileyebilir.

Uyuşmazlık tespit edildiğinde kayıtlar düzeltilmeden önce farkın kaynağı belirlenmeli, işlem geçmişi korunmalı ve gerekli hallerde Bakanlığa bildirim yükümlülüğü değerlendirilmelidir. Geçmiş kaydın silinmesi yerine denetlenebilir düzeltme izi bırakılması, hukuki ispat bakımından önem taşır.

İşletme yazılım değiştirirse eski kayıtları silebilir mi?

Hayır. Teknik sistem değişikliği Kanundaki 10 yıllık saklama yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz. Yeni yazılıma geçiş yapılırken eski kayıtların aktarılması, erişilebilirliği ve bütünlüğü sağlanmalıdır. Verinin farklı formatta tutulması mümkündür; ancak Kanunun aradığı süre boyunca kayıtların sunulabilir olması gerekir.

Yedekleme, erişim yetkisi, veri bütünlüğü ve değişiklik logları işletmenin bilgi güvenliği planının parçası olmalıdır. Arşiv sistemi yalnız ana sunucudaki canlı veriye bağlı bırakılmamalı; geri yükleme testleri düzenli yapılmalıdır.

Kayıt zinciri uyuşmazlıkta nasıl delil olur?

Ürün miktarı, kalite, teslim veya ücret uyuşmazlığında tek bir belgenin değil, kayıt zincirinin bütününün tutarlı olması önemlidir. Depo giriş kaydı, analiz belgesi, ürün senedi veya ELÜS kaydı, fatura, ücret hesabı, teslim kaydı ve stok hareketi aynı işlemi desteklemelidir. Bu belgeler birbirini doğruladığında uyuşmazlığın maddi olayı daha kolay ortaya çıkar.

Buna karşılık aynı ürün için farklı miktarlar, farklı tarihler veya birbiriyle bağdaşmayan kalite bilgileri bulunması halinde uyuşmazlığın teknik inceleme gerektirmesi kaçınılmaz olabilir. Bu yüzden m.23’e uygun kayıt düzeni, dava ortaya çıktıktan sonra değil işlem anında kurulmalıdır.

Dava veya idari inceleme başladığında kayıtlar nasıl korunmalıdır?

Bir belge için 10 yıllık sürenin sonuna yaklaşılmış olsa bile belgeyle ilgili dava, Bakanlık incelemesi, Tazmin Fonu dosyası, ceza soruşturması veya başka bir resmi süreç başlamışsa belge imha edilmemelidir. İşletme içinde normal imha takvimini durduran bir uyuşmazlık saklama prosedürü oluşturulması delillerin korunması açısından güvenli yöntemdir.

Bu prosedürde uyuşmazlıkla bağlantılı ürün kodu, mudi, ELÜS veya ürün senedi numarası, tarih aralığı ve ilgili personel belirlenir; fiziksel ve elektronik kayıtların silinmesi durdurulur. Yedek sistemlerde bulunan kayıtlar da kapsama alınır. Böylece inceleme sırasında dosyanın tarihsel bütünlüğü korunur.

Kayıt saklama politikası nasıl yazılı hale getirilmelidir?

İşletmenin yazılı politikasında belge kategorileri, sorumlu birimler, saklama başlangıç olayı, asgari süre, yedekleme yöntemi, erişim yetkileri, imha onayı ve uyuşmazlık halinde imhanın durdurulması açıkça belirlenmelidir. Fiziksel evrak ile elektronik veri için birbirinden kopuk sistemler kurulması yerine aynı işlem numarası üzerinden eşleştirme yapılması denetimi kolaylaştırır.

Arşiv sorumluluğunun yalnız bilgi işlem birimine bırakılması yeterli değildir. Hukuk, finans, operasyon, depo yönetimi ve bilgi işlem birimleri birlikte çalışmalıdır. Çünkü 5300 m.23 hem ticari kayıt hem ürün hareketi hem de sigorta ve hukuki delil niteliği taşıyan belgeleri aynı koruma çerçevesine alır.

Mudi bütün kayıtları talep edebilir mi?

5300 m.23 doğrudan işletmenin kayıt tutma ve saklama yükümlülüğünü düzenler; mudinin bütün işletme kayıtlarına sınırsız erişim hakkı verdiği şeklinde yorumlanmamalıdır. Somut uyuşmazlıkta mudinin kendi ürününe ilişkin belgeleri, sözleşme ve ürün senedi kayıtları ayrı hukuki dayanaklar çerçevesinde talep konusu olabilir.

Yargılama, Bakanlık denetimi veya m.25 tazmin incelemesi sırasında ilgili kayıtların sunulması farklı usul hükümlerine tabidir. Bu nedenle saklama yükümlülüğü ile her talep edene tüm kayıtları açıklama yükümlülüğü birbirinden ayrılmalıdır.

İç denetim için yıllık kontrol listesi

• Depo giriş-çıkış kayıtları ile fiziki stok mutabakatını yapın.
• ELÜS ve ürün senedi hareketlerini depo kayıtlarıyla karşılaştırın.
• İptal edilen senetlerin arşiv bütünlüğünü kontrol edin.
• Sigorta poliçelerinin tarih ve teminat kapsamını dosyalayın.
• Analiz ve sınıflandırma belgelerini ürün bazında ilişkilendirin.
• 10 yıllık saklama süresi dolmayan hiçbir kaydı yok etmeyin.
• Başka mevzuatın daha uzun süre öngörüp öngörmediğini kontrol edin.
• Devam eden dava ve incelemeler için imhayı durdurun.
• Elektronik yedeklerin geri yüklenebilirliğini test edin.
• Bakanlığın bağımsız denetimli mali tablo talimatlarını takip edin.

Resmî mevzuat nereden takip edilir?

Ticaret Bakanlığının güncel lisanslı depoculuk mevzuat sayfasında 5300 sayılı Kanun, Tarım Ürünleri Lisanslı Depoculuk Yönetmeliği, Elektronik Ürün Senedi Yönetmeliği, Tazmin Fonu Yönetmeliği ve ürün bazlı tebliğler birlikte listelenmektedir. Güncel düzenlemeler için Ticaret Bakanlığı Lisanslı Depoculuk Mevzuatı sayfası kullanılmalıdır.

Sistemin güncel işleyişi için ayrıca Ticaret Bakanlığı – Lisanslı Depoculuk Sisteminin İşleyişi sayfası incelenebilir.

Sık sorulan sorular

1. Lisanslı depo kayıtları kaç yıl saklanır?

5300 m.23 uyarınca elektronik kayıtlar dahil ilgili defter, poliçe, iptal edilmiş ürün senedi, depolama kaydı ve diğer kayıt ve belgeler 10 yıl saklanır.

2. Elektronik kayıt için süre daha kısa mıdır?

Hayır. Kanun elektronik ortamda tutulan kayıtları da açıkça aynı saklama yükümlülüğüne dahil eder.

3. Ürün senedi defteri zorunlu mudur?

Evet. Madde 23, ürün senetlerine ilişkin noterden tasdikli ürün senedi defterini açıkça düzenler.

4. Bakanlık mali tablo isteyebilir mi?

Evet. İşletmeyi, iş yılı bitiminden itibaren üç ay içinde bağımsız denetimden geçmiş mali tablolarını sunmakla yükümlü kılabilir.

5. Sigorta poliçeleri kaç yıl saklanır?

5300 m.23 kapsamındaki 10 yıllık saklama yükümlülüğüne tabidir.

6. İptal edilen ürün senedi yok edilebilir mi?

Kanuni saklama süresi dolmadan hayır. Kanun iptal edilen ürün senetlerini açıkça saklama kapsamına alır.

7. Yazılım değişikliği kayıtları silme hakkı verir mi?

Hayır. İşletme teknik sistem değişse de Kanuni saklama süresi boyunca kayıt bütünlüğünü korumalıdır.

8. Kayıtların doğru tutulması zorunlu mudur?

Evet. Kanun depoya giren ve çıkan ürün kayıtlarının tam ve doğru tutulmasını açıkça şart koşar.

9. Kayıt ihlali yaptırımsız mıdır?

Hayır. 5300 m.34, m.23’teki kayıt ve saklama yükümlülüklerinin ihlaliyle bağlantılı sorumluluk hükümleri içerir.

10. Mersin’de farklı saklama süresi uygulanır mı?

Hayır. 5300 sayılı Kanundaki 10 yıllık süre Türkiye genelinde aynıdır.

Hukukçu İncelemesi ve E-E-A-T

Bu içerik 5300 sayılı Tarım Ürünleri Lisanslı Depoculuk Kanununun 18, 23, 25, 29 ve 34. maddeleri ile Ticaret Bakanlığının 2026 güncel lisanslı depoculuk mevzuat sayfası dikkate alınarak hazırlanmıştır. Kayıt ve saklama yükümlülüğünün kapsamı somut işletmenin faaliyet türü, ürün grubu ve ikincil mevzuatına göre ayrıca kontrol edilmelidir. İçerik genel hukuki bilgilendirme niteliğindedir.