KEP Hesabı Kapatılınca Eski İletiler ve Deliller Silinir mi?

KEP hesabı kapatma işleminin hukuki çerçevesi

Bu rehber, kayıtlı elektronik posta hesabının kapanmasından sonra geçmiş yazışmalara ulaşma ve ispat dosyasını koruma konusuna odaklanır. Bir ihtarnamenin hangi yöntemle gönderileceği ayrı bir incelemedir. O konu için TTK m.18/3 kapsamında tacirler arasında ihtar rehberine bakılmalıdır. Buradaki temel soru, gönderilmiş veya alınmış bir bildirimin dosyasının hesap kapanınca nasıl korunacağıdır.

Kanuni temel, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu m.1525’tir. Hesap kapatma ve arşiv yükümlülüklerinin ayrıntıları, bu maddeye dayanılarak çıkarılan Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik’te yer alır. Düzenleme, hizmet sağlayıcının teknik kayıtları ile kullanıcının günlük hesap erişimini farklı yükümlülükler olarak ele alır. Bu nedenle müşteri panelinin açılmaması ile arşiv kayıtlarının bulunmaması aynı olgu değildir.

Yönetmeliğin m.13 ve m.16 hükümlerindeki üç süreyi ayırın: m.16/1-j’deki üç ay, yenilenmeyecek sözleşme hakkında sona ermeden önce yapılacak bilgilendirmeyle; m.13/4’teki en az üç ay, kapatılan hesaba erişimle; m.16/1-ı’daki en az yirmi yıl ise sistem kayıtlarının arşivlenmesiyle ilgilidir. Bunlardan biri diğerinin yerine geçmez. Süresi ay olarak düzenlenen bir dönemi kontrol etmeden sabit doksan gün kabul etmeyin.

Bu ayrımın dosya hazırlığına sonucu şudur: önce hangi olayın gerçekleştiğini belirleyin. Sözleşme yenileme uyarısı mı geldi, gönderim yetkisi mi durdu, hesap mı kapandı, yoksa yalnız şifreyle giriş mi başarısız oldu? Bunları tek bir “hesap silindi” başlığı altında toplamak yanlış belge talebine yol açar. Sağlayıcıdan işlemin adını ve zamanını yazılı olarak alın; değerlendirmeyi bu kayıt üzerine kurun.

Kapatmadan önce hangi kayıtlar hazırlanmalı?

Kapatma işlemini yalnız abonelik giderini sonlandırma adımı olarak görmeyin. Önce hesabın hangi sözleşmeler, çalışan ilişkileri, tedarikçiler ve kamu başvuruları için kullanıldığını gösteren bir envanter çıkarın. Envanterin amacı her iletiyi yeniden hukuken yorumlamak değildir; önemli bir dosyaya ait tek kopyanın kapanacak hesapta kalmasını önlemektir. Muhasebe, insan kaynakları ve hukuk biriminin ihtiyaçlarını aynı çizelgede karşılaştırmak, farklı kişilerin aynı kaydı ayrı ayrı aramasını azaltır.

Çizelgede hesap adresi, hizmet sağlayıcı, hesap sahibi, ilgili sözleşme veya dosya, karşı taraf, ileti tarihi, ileti konusu ve dışa aktarılan dosyanın bulunduğu klasör gösterilebilir. Bunlar bu rehberin önerdiği düzenleme alanlarıdır; mevzuatın emrettiği tek bir zorunlu tablo şablonu olarak sunulmamaktadır. Kurumunuzun belge yönetim sistemi farklı alanlar kullanıyorsa aynı izlenebilirliği sağlayan mevcut yapıyı koruyabilirsiniz.

Önceliği, devam eden uyuşmazlık ve süre takibi bulunan yazışmalara verin. Dosya numarası, sözleşme numarası veya fatura numarasıyla arama yapın. Sonuç çıkmaması, ilgili işlemin hiç bulunmadığını göstermez; yazışmanın konusu farklı yazılmış veya ek dosya adıyla kaydedilmiş olması da araştırılmalıdır. Arama ölçütlerini not etmek, sonradan hangi alanların kontrol edildiğini açıklamayı kolaylaştırır.

Son aşamada hesabın kapanma talebini ve sağlayıcının cevabını da envantere ekleyin. Gönderilen talep ile hesabın fiilen kapandığını bildiren kayıt farklı belgelerdir. Talep numarası, cevap tarihi, kapanışın gerekçesi ve erişimin hangi tarihe kadar sürdürüleceği açıkça görülsün. Özellikle şirket içinde talebi yapan kişi ile arşivi teslim alacak kişi farklıysa bu ayrımı kapanıştan önce çözün.

Orijinal ileti, ek ve KEP delili nasıl birlikte saklanır?

Bir yazışmanın okunabilir metni ile o yazışmanın teknik işlem kayıtlarını ayrı klasörlere dağıtmak incelemeyi zorlaştırır. Her önemli gönderi için tek dosya grubu oluşturun: orijinal ileti, gönderi ekleri, sistemin ürettiği ilgili deliller ve dosyanın hangi uyuşmazlıkla ilişkili olduğunu açıklayan kısa bir dizin. Eşleştirmeyi yalnız ileti başlığına dayanarak yapmayın; farklı günlerde aynı başlıkla gönderilmiş yazışmalar bulunabilir.

Sağlayıcı panelindeki dışa aktarma seçeneklerini kullanırken hangi dosyaların indiğini kontrol edin. Bir çıktı yalnız okunabilir mesajı, başka bir çıktı teknik delili içeriyor olabilir. İndirilen dosyanın adında “delil” yazması, o dosyanın bütün ekleri de taşıdığının kanıtı değildir. Dışa aktarma kapsamı belirsizse sağlayıcıdan format açıklaması isteyin; denetlemeden arşiv işlemini tamamlandı olarak işaretlemeyin.

Özgün dosyaları ayrı bir ana arşivde değişiklik yapmadan saklayın. Dilekçede kullanılacak okunabilir kopya veya inceleme notu için çalışma kopyası oluşturun. Açılmayan dosyayı rastgele çevrim içi dönüştürme sitelerine yüklemek yerine güvenilir, erişimi sınırlandırılmış bir inceleme ortamı kullanın. Bu, dosyanın içeriği kadar müşteri bilgileri ve ticari sırlar bakımından da gereksiz paylaşımı önleyen bir çalışma tercihidir.

Ekran görüntüsünü yardımcı kayıt olarak saklamak mümkündür; ancak tek arşiv belgesi olarak seçmeyin. Görüntüde bütün ekler, işlem kimlikleri veya doğrulama bilgileri görünmeyebilir. Bir belgenin okunabilir kopyasının bulunması ile elektronik aslının ayrıca incelenebilmesi aynı ihtiyacı karşılamaz. Hukuk birimi için okunabilir sunum, teknik inceleme için özgün dosya birlikte hazırlanmalıdır.

Arşivin tamamlandığını yalnız indirme işleminin bitmesine bakarak kabul etmeyin. Önemli gönderilerin eklerini açın, dosya adlarını karşılaştırın ve yanlış gönderiyle eşleşen kayıt bulunmadığını denetleyin. İndirme sonrasında boş dosya, bozuk arşiv veya eksik ek tespit edilirse henüz hesaba erişim varken yeniden talepte bulunun. Kontrol tarihi ve kontrol eden görevlinin adı, kurum içi devir çizelgesinde tutulabilir.

Hesap kapandıktan sonra hizmet sağlayıcıdan ne istenir?

BTK’nın KEP açıklaması, kapanıştan sonraki erişim dönemini ve hesap sahibinin başvurusuyla yeniden kullanım konusunu açıkça ayırır. Sağlayıcıya başvururken ilk talebinizin hangisi olduğunu belirtin: geçmiş kaydın verilmesi, bir delilin doğrulanması, erişim sorununun giderilmesi veya hesabın yeniden açılması. Birbirinden farklı bu talepleri yalnız “hesabımı düzeltin” ifadesiyle iletmeyin.

Kayıt talebinde hesap adresini, hesap sahibinin kimliğini veya ticaret unvanını, talep edilen tarih aralığını, bilinen gönderici ve alıcı adreslerini, konu bilgisini ve mevcut ileti numaralarını yazın. Uyuşmazlığın konusu bir sözleşme feshi ise bütün hesap geçmişi yerine ilgili bildirime odaklanan açıklama kullanın. Mevcut bilgiler eksikse bilinmeyen alanları uydurmayın; elinizde hangi belgenin bulunduğunu ve hangi kaydı aradığınızı açıkça gösterin.

Talep sonucunda yalnız “hesap kapalı” cevabı verilirse, başvurunun günlük panel erişimine değil geçmiş kayıt ve delillerin belirlenmesine ilişkin olduğunu açıklayın. Hangi kayıtların bulunduğunu, hangi dosyanın hangi formatta verilebildiğini ve karşılanamayan talebin gerekçesini ayrı ayrı sorun. Sağlayıcının cevap metnini, eklerini ve başvuru takip numarasını aynı dosyada saklayın. Telefon görüşmesindeki genel bilgilendirme ile belge teslimi yapılmış gibi işlem kurmayın.

Yirmi yıllık arşiv yükümlülüğünü, bütün orijinal eklerin aynı müşteri panelinden yirmi yıl boyunca indirilebileceği şeklinde yorumlamayın. Erişim yolu, istenen belgenin niteliği ve varsa ek saklama hizmetinin kapsamı ayrıca belirlenmelidir. Kayıt arşivi ile kullanıcının günlük depolama hizmetini ayırmak, sağlayıcının hangi yükümlülüğüne dayanıldığını doğru göstermeyi sağlar. Sözleşme örneğini de bu nedenle arşiv dosyasına ekleyin.

Kapanmış KEP hesabındaki kayıtlar davada nasıl kullanılır?

Hesabın kapanmış olması, geçmiş bildirimin içeriği ve teslim süreci hakkındaki uyuşmazlığı kendiliğinden çözmez. Önce ispatlanacak olguyu tanımlayın: bildirimin kimden çıktığı mı, hangi metni taşıdığı mı, belirli ekin gönderilip gönderilmediği mi, yoksa hangi zamanda ulaştığı mı tartışılıyor? Her bir soru için ilgili kaydı ayrı gösterin. KEP delili bulunmasını, uyuşmazlıktaki bütün maddi hukuk şartlarının gerçekleştiği sonucuyla karıştırmayın.

Yönetmelik m.15/1, hizmet sağlayıcı kayıtları ve KEP delillerini aksi ispatlanıncaya kadar kesin delil olarak düzenler. 6100 sayılı HMK m.199 ve m.219 ise elektronik belge ve ibraz bakımından ilgili hükümlerdir. Üçüncü kişi veya kurum elindeki belgenin getirilmesi HMK m.221 kapsamında, uyuşmazlıkla bağlantısı ve gerekliliği açıklanarak istenir. TBMM bağlantısı kanunun kabul metnidir; somut işlem tarihinde yürürlükteki metin ayrıca kontrol edilmelidir.

Mahkemeye sunulacak açıklamada “eski KEP kayıtları getirilsin” demek yerine sağlayıcı, hesap, tarih aralığı ve bilinen ileti kimliğini belirtin. Belgenin hangi vakıayı açıklayacağını yazın. Dosyada kendi elinizdeki okunabilir kopyayı sunarken teknik aslına nasıl ulaşılacağını da gösterin. Gerekli ayrıntılar bilinmiyorsa bu eksikliği ve önceki başvuruların sonucunu dürüstçe açıklayın; belirsizliği kesin bir kayıt mevcutmuş gibi sunmayın.

Bir gönderinin ulaşmış olması, ekindeki hukuki iddianın doğru olduğunu tek başına göstermez. Ödeme talebinin haklılığı sözleşme ve borç belgeleriyle; fesih hakkının doğup doğmadığı ilgili sözleşme ve uygulanacak hükümlerle değerlendirilir. KEP arşiv çalışması, bildirimin izini ortaya koyar; alacak hesabı, temsil yetkisi ve sözleşme ihlalinin incelenmesinin yerine geçmez. Delil sunumunu bu ayrımı koruyarak hazırlayın.

Şirketlerde işlem yetkilisi ayrılırsa arşiv kime teslim edilir?

Çalışanın ayrılması, şirketin KEP hesabını mutlaka kapatması gerektiği anlamına gelmez. Önce hesabın sahibini belirleyin: hesap şirket adına mı, gerçek kişi adına mı açılmıştır? Şirket hesabındaki işlem yetkisinin değişmesi ile gerçek kişinin kendi hesabını kullanması farklıdır. Şirket içi görev dağılımını, sağlayıcı nezdindeki hesap ve yetki kayıtlarıyla karşılaştırmadan karar vermeyin.

Devirde yalnız kullanıcı adı ve parola teslim etmek yerine kayıtların bulunduğu konum, devam eden süreler, eksik dışa aktarımlar ve sağlayıcı başvuruları hakkında bir tutanak hazırlayın. Yeni görevlinin hangi dosyaya erişebildiğini denetleyin. Ayrılan kişinin kişisel elektronik imza aracını şirket arşivine ulaşmanın olağan yolu gibi kullanmayın. Yetkili değişikliğini sağlayıcının kabul ettiği usulle tamamlamak ile geçmiş belgeleri teslim almak iki ayrı kontrol adımıdır.

Arşiv erişimini görev gereğine göre sınırlayın. Bütün çalışanlara bütün yazışmaların açılması, düzenli belge yönetimi değildir. İlgili birim için gerekli belgeleri ayırırken özgün ana arşivin bütünlüğünü koruyun. Kurum içi paylaşım bağlantısının dışarıya açık kalmadığını, eski görevlinin gereksiz erişiminin sürmediğini ve bir yedek kopyanın gerçekten açılabildiğini kontrol edin. Bunlar bu rehberin önerdiği operasyonel önlemlerdir.

Kapalı hesap yeniden açılırsa geçmiş sorunlar çözülür mü?

BTK’nın açıklamasına göre kapalı adres başkasına verilmez; hesap sahibi gerekli başvuru ve kimlik işlemleriyle yeniden kullanım talep edebilir. Bununla birlikte yeniden açılma, önceki kapanış döneminde yeni iletilerin kabul edildiğini gösteren bir kayıt değildir. Teknik geçmişi sonradan değiştiren bir sonuç çıkarmayın. Yeniden açılan hesapta hangi geçmiş dosyaların erişilebilir olduğunu ayrıca kontrol edin.

Yeni bir KEP adresine geçiliyorsa sözleşmelerin bildirim hükümlerini inceleyin. Yeni hesabın açıldığını kurum içi bir e-postayla duyurmak, her karşı tarafa sözleşmeye uygun adres değişikliği bildirimi yapıldığı anlamına gelmez. Bu konuda ticari sözleşme inceleme rehberi, bildirim maddesinin sözleşmenin diğer hükümleriyle birlikte ele alınmasına yardımcı olur. Eski ve yeni adresi bağlayan geçiş kayıtlarını dosyada tutun.

Sağlayıcı değişiminde eski arşiv ile yeni hesabın gelen kutusunu ayrı iş kalemleri olarak takip edin. Yeni sağlayıcıda hesap açılması, eski sağlayıcıdaki bütün kayıtların kendiliğinden taşındığının kanıtı değildir. Taşıma veya aktarım hizmeti sunuluyorsa kapsamını yazılı öğrenin ve tamamlandığını dosya bazında doğrulayın. Eski hesaptaki tek kopyayı kontrol yapılmadan silmeyin.

KEP kapatma ile UETS hesabı aynı işlem değildir

Bir dosyada KEP adresi, sıradan e-posta adresi ve UETS kaydı birlikte bulunabilir. Bunların adını, hizmet sağlayıcısını ve işlem türünü açık yazın. KEP için düzenlenen erişim süresini başka bir sistemin kapatma işlemi veya tebligat süresi hesabında kullanmayın. Sistemleri ayırmak yalnız teknik adlandırma değildir; uygulanacak hükmün doğru seçilmesini sağlar.

UYAP dosyasında görülen elektronik tebligatın değerlendirilmesi için UYAP, UETS ve e-tebligat rehberi ayrı okunmalıdır. Buradaki KEP arşiv kontrolü, mahkemeye başvuru veya kanun yolu süresini hesaplayan bir takvim değildir. Sağlayıcıya arşiv talebi göndermekle dava dosyasındaki sürelerin korunduğunu varsaymayın; süre kontrolünü ayrı yürütün.

Mersin’den yürütülen dosyalarda hazırlık nasıl yapılır?

Mersin’deki bir işletmenin yazışmasının başka şehirdeki şirket veya sağlayıcıyla yapılması, belge envanterinin içeriğini değiştirmez. İncelemeye önce hesap ve sözleşme belgeleriyle başlanır; mahkemenin görev ve yetkisi dosyanın hukuki niteliğine göre ayrıca belirlenir. Büronun Mersin’de bulunması tek başına her uyuşmazlığın Mersin mahkemelerinde görüleceği anlamına gelmez.

Dosya hazırlığında kapanış bildirimi, hizmet sözleşmesi, mevcut iletiler, delil dosyaları, karşı tarafla kurulan ilişki ve sağlayıcı cevaplarını birlikte sunun. Büyük bir arşivde bütün dosyaları açıklamasız göndermek yerine uyuşmazlıkla ilgili kayıtların dizinini ekleyin. Bakırcı & Keskin Hukuk Bürosu’nun Mersin merkezli dosya değerlendirmesinde de belgeyi doğru hesap, doğru kişi ve doğru olayla eşleştirmek temel hazırlık adımıdır.

Sık sorulan sorular

KEP hesabı kapatılınca eski ihtarname yok olur mu?

Hayır. Hesabın kapanması geçmiş işlemi kendiliğinden ortadan kaldırmaz. İhtarnamenin içeriği, ilgili KEP delilleri ve sözleşme belgeleri birlikte incelenmelidir.

Üç aylık erişim sırasında yeni ileti alabilir miyim?

Kullanıma kapatılmış hesap için erişim ile yeni ileti alışverişi farklıdır. Geçmiş kayıtları inceleyebilmek, hesabın yeni gönderi kabul etmeye devam ettiği anlamına gelmez.

Yirmi yıllık arşiv, yirmi yıl açık gelen kutusu demek midir?

Hayır. Sistem kayıtlarının saklanması ile müşteri paneline erişim ayrı konulardır. İstenen kaydın niteliği ve temin yöntemi sağlayıcıdan öğrenilmelidir.

Arşiv talebinde sadece hesap adresini yazmak yeterli mi?

Aranan belgeyi belirlemek için tarih aralığı, karşı taraf, konu ve bilinen ileti numarasını da ekleyin. Eksik bilgileri tahmin ederek doldurmayın.

KEP ekran görüntüsü tek başına arşiv yerine geçer mi?

Ekran görüntüsünü tek arşiv olarak seçmeyin. Orijinal iletiyi, ekleri ve ilgili işlem delillerini de koruyun; okunabilir kopyayla teknik aslı ayırın.

Kapalı KEP adresi başka bir kişiye verilebilir mi?

BTK açıklamasına göre kapalı hesap adresi başka kişiye yeniden tahsis edilmez. Aynı hesap sahibinin yeniden kullanım başvurusu ayrı bir işlemdir.

Hesabı yeniden açmak arşivi kontrol etmeyi gereksiz kılar mı?

Hayır. Yeniden açılan hesapta hangi geçmiş kayıtların erişilebilir olduğunu ayrıca doğrulayın. Açılış işlemini eksiksiz dosya teslimi olarak kabul etmeyin.

İşlem yetkilisi ayrıldığında şirket hesabı kapatılmalı mı?

Önce hesap sahipliği ve yetki yapısı incelenmelidir. Yetkili değişikliği ile hesabın kapanması aynı işlem değildir; şirket içi devir ayrıca düzenlenmelidir.

Mahkemeden hizmet sağlayıcı kayıtlarını istemek mümkün mü?

HMK m.221 kapsamında, uyuşmazlıkla ilgili ve gerekli belgenin üçüncü kişi veya kurumdan getirtilmesi talep edilir. Talepte belgenin hangi olguyu ispatlayacağı açıklanmalıdır.

KEP kaydı almak için başvuru yapınca dava süresi korunur mu?

Arşiv talebi ile dava veya kanun yolu süresini ayrı takip edin. Sağlayıcıya yapılan kayıt başvurusunu, dosyadaki usul işleminin yerine koymayın.

Resmî kaynaklar ve kapsam

BTK: Kayıtlı Elektronik Posta Sistemi Yönetmeliği — m.13, 15, 16 ve 17; BTK: KEP hakkında sık sorulan sorular — hesap kapatma, erişim ve yeniden kullanım; TBMM: 6100 sayılı HMK kabul metni — m.199, 219 ve 221. Resmî kurum arşivindeki ilk metinler, sonraki değişiklikleri içermeyebilir; somut işlem için yürürlük kontrolü ayrıca yapılmalıdır.

Av. Halil Bakırcı tarafından hazırlanmış, Av. Emirhan Keskin tarafından incelenmiştir.

Yazar Bilgisi

Avukat Halil BAKIRCI, Mersin Barosu 3472 sicil numarasına kayıtlıdır. Bakırcı & Keskin Hukuk Bürosu bünyesinde ceza, aile, iş, gayrimenkul ve ticaret hukuku alanlarında hukuki danışmanlık ve dava takibi sunmaktadır.

İnceleyen: Av. Emirhan Keskin · Mersin Barosu Sicil No: 5507

Av. Halil Bakırcı profilini inceleyin →