Adi Ortaklık Defter İnceleme Talep Dilekçesi | TBK 631

Bu sayfa, bir adi ortaklığın yöneticisine sunulacak doldurulabilir dilekçe üzerinde çalışır. Kanuni hakkın genel kapsamı için adi ortaklıkta bilgi alma ve defter inceleme hakkı rehberine bakabilirsiniz. Buradaki amaç, soyut bir hesap sorma cümlesini belge adı, tarih aralığı ve teslim yöntemi belli bir başvuruya dönüştürmektir. Örnek metindeki köşeli alanlar gerçek sözleşme ve kayıtlarla doldurulur. Dosyada bulunmayan bir işlem, ortaklık payı veya önceki ret olayı dilekçeye eklenmez.

Dilekçenin dayanağı ve talebin sınırı

TBK m.631; ortaklığın işleyişi hakkında bilgi alma, defter ve kayıtları inceleme, örnek alma ve mali durum hakkında özet çıkarma haklarını her ortağa tanır. Bu hakları kaldıran sözleşmeler kesin hükümsüzdür. Bakanlığın yayımladığı Türk Borçlar Kanunu metni üzerinden ilgili hüküm okunmalıdır. Dilekçenin hukuki dayanak bölümünde maddenin numarası ile istenen işlem arasında açık bağ kurulur.

Yöneticiye yöneltilen bu başvuru, kayıtların sunulmasını ister. Ortağın kasadan para çekmesini, banka hesabında işlem yapmasını veya diğer ortak adına sözleşme imzalamasını sağlamaz. Belge inceleme hakkı ile temsil yetkisi ayrı hukuki yetkilerdir. Başvuru metnindeki amaç, yetkisiz işlem yapmak değil, mevcut ortaklık hareketlerini kayıtlarıyla anlamaktır. Muhatap bankanın şifresini istemek yerine, ilgili dönem ortaklık hareketlerinin dökümünü istemek bu ayrımı metne yansıtır.

Yıllık hesap verilmesi de başka bir yükümlülüktür. TBK m.630 kapsamında yönetici ortakların yılda en az bir kez hesap vermesi gerekir. Yıllık hesabın sunulmuş olması, belirli bir tahsilatın dayanağını inceleme talebinin karşılandığını tek başına göstermez. Dilekçede önce incelenecek kayıtlar yazılır. Hesap dönemi raporu da isteniyorsa bu belge ayrıca adlandırılır; böylece muhatabın yalnız tek sayfalık toplam rakam göndererek hangi talebe cevap verdiği açıkça izlenir.

Talep eden ve muhatap nasıl yazılır?

Talep eden bölümünde ad, soyad, adres ve iletişim bilgileri bulunur. Ortak sıfatı, ortaklığın kuruluş sözleşmesinin tarihi ve yürütülen ortak faaliyet ile açıklanır. Başvuruyu temsilci sunuyorsa temsil edilen kişi ve temsil belgesi ayrıca gösterilir. Sadece işletmede çalışmak veya işletmeye borç para vermek ortak sıfatını ispatlamaz. Bu nedenle sözleşmenin imza sayfası ve varsa ortakların kabul ettiği değişiklikler hazırlık dosyasında birlikte tutulur.

Muhatap bölümünde ortaklığın işlerini yöneten kişinin adı ve bildirimin ulaştırılacağı adres bulunur. Muhasebe kayıtlarının dışarıdaki bir hizmet sağlayıcıda tutulması, yöneticiye yöneltilen talebin konusunu değiştirmez. Başvuruda bu kayıtların nerede inceleneceğinin bildirilmesi istenir. Muhasebeci veya banka doğrudan muhatap yapılacaksa o kuruma karşı belge isteme yetkisi ayrıca belirlenmelidir; ortaklık içi inceleme hakkından her üçüncü kişi için sınırsız erişim sonucu çıkarılmaz.

Birden fazla yönetici bulunması durumunda dilekçenin hangi kişiye gönderildiği ve diğer yöneticilere aynı örneğin iletilip iletilmediği kayıt altına alınır. Adi ortaklık adı, tarafların kullandığı iş tanımıyla birlikte yazılır. Limited veya anonim şirket için bu örnek aynen kullanılmaz. Şirket türü ticaret sicili ve sözleşmeden kontrol edilir. Sermaye şirketlerindeki bilgi alma yolları kendi kanun hükümlerine dayanır; benzer işyeri adı bu ayrımı kaldırmaz.

Belge listesi dönem ve işlem bazında hazırlanır

Talebin merkezinde, incelenecek kayıtların numaralı listesi bulunur. Tarih aralığı gün, ay ve yıl olarak başlangıç ve bitişiyle yazılır. Birden fazla hesap dönemi isteniyorsa her dönem ayrı satırda gösterilir. Ortaklık faaliyetinin başladığı tarih ile banka hesabının açıldığı tarih farklıysa bu fark belirtilir. Listede henüz oluşmamış kayıtlar mevcut belge gibi sunulmaz; devam eden işlere ilişkin açıklama istekleri ayrı soru olarak düzenlenir.

Banka hareketleri istenirken ortaklıkla ilgisi olmayan kişisel hareketler talep kapsamına eklenmez. Ortaklık ödemeleri kişisel bir hesaptan yürütülmüşse incelenecek ortaklık işlemleri tarih, alıcı, tutar ve açıklamasıyla tanımlanır. Kişisel hesabın bütün özel hareketlerini yayma amacı kurulmaz. Talep ile ortaklık hesabı arasındaki bağlantı dilekçede gösterilir. Böylece yöneticinin hangi belge grubunu hazırlaması gerektiği ve hangi bölümün uyuşmazlıkla ilgili olduğu anlaşılır.

Bir faturanın listede bulunması, bedelinin ödendiği anlamına gelmez. Tahsil edilmiş gelir, henüz tahsil edilmemiş alacak ve avans ayrı başlıklarda kontrol edilir. Gider bakımından da fatura ile ödeme kaydı birbirine bağlanır. Dilekçede belirli bir fark için açıklama isteniyorsa iki belgenin numarası gösterilir. Sadece hesabın yanlış olduğunu söylemek yerine, açıklanması istenen kayıt bağlantısı yazılır; doğrulanmamış fark kesin zarar olarak sunulmaz.

Adi ortaklık defter inceleme talep dilekçesi örneği

Aşağıdaki metin yöneticiye sunulacak başvuru örneğidir. Mahkeme adı içermez; dava dilekçesi olarak kullanılması için hazırlanmamıştır. Köşeli alanlar doldurulduktan sonra kullanılmayan belge grupları çıkarılır. Önceki başvuru bulunmuyorsa önceki başvuru paragrafı eklenmez. Örnek, gerçekleşmemiş ret veya teslim olayını anlatmaz.

Örnek dilekçe dosyaya nasıl uyarlanır?

Birinci paragrafta sözleşmenin tarihi ile taraf bilgileri karşılaştırılır. Daha sonra ek sözleşmeyle değişen yönetici veya faaliyet varsa güncel durum yazılır. Talepteki ortaklık adı ile eklerdeki iş adı farklıysa ilişki açıklanır. Başvuranın ortaklığının tartışmalı olduğu dosyada bu tartışma gizlenmez; ortak sıfatına dayanak gösterilen gerçek belgeler sıralanır. Bu bölüm, dilekçenin geri kalanındaki erişim talebinin kime ait olduğunu belirler.

İkinci paragrafın belge listesi tek başına okunabilir olmalıdır. Listede bir satırda yalnız muhasebe yazılması yerine hangi dönem gelir kayıtlarının, hangi banka hareketlerinin ve hangi ortak hesaplarının istendiği gösterilir. Çok sayıda belge varsa liste ayrı ek yapılır. Dilekçede ek numarası belirtilir; ekin sayfa sayısı yazılır. Liste sonradan değiştirildiğinde yeni sürüm ve gönderim tarihi korunur; ilk talebin kapsamı kaybolmaz.

Dördüncü paragrafın soruları, incelemeyi somutlaştırır. Mevcut belgelerde bir ödeme görüldüğünde alıcısı, açıklaması ve dayanak kaydı sorulur. Fatura bulunup tahsilat kaydı bulunmadığında tahsilat durumu istenir. Bu soruların cevabı henüz alınmamışsa ödeme kesin zimmet veya kesin zarar diye adlandırılmaz. Belge inceleme talebinin amacı, açıklanmamış işlem hakkında doğrulanabilir cevap almaktır. Ceza isnadı veya para alacağı ileri sürülecekse dayanakları ayrı hazırlanır.

Gönderim ve teslim kaydı birlikte tutulur

Dilekçenin son hâli ile ekleri aynı dosya olarak saklanır. Elden teslimde teslim alanın adı, tarihi ve imzası kayıt altına alınır. Elektronik gönderimde içerik, ekler ve muhatap adresi korunur. Noter yoluyla bildirim kullanıldığında gönderilen metin ile teslim bilgisi dosyaya eklenir. Kanunda bu başvuru için tek bir zorunlu gönderim şekli bulunduğu ileri sürülmez. Seçilen yöntemin hangi metnin kime ulaştığını belgeleyebilmesi önem taşır.

Yönetici alternatif tarih önerdiğinde cevap da kronolojiye eklenir. İnceleme günü yalnız bazı belgeler hazırlanmışsa hangi kayıtların sunulduğu ve hangi kalemlerin eksik kaldığı ayrı yazılır. İnceleme talebinin tamamının karşılandığını belirten geniş bir kabul cümlesi kullanılmaz. Gerçekte iki klasör görülmüşse tutanakta bu iki klasörün kapsamı bulunur. Sunulmayan banka dökümü veya eksik dönem, incelenmiş belge listesine eklenmez.

İnceleme tutanağı ve eksik belge kaydı

İnceleme tutanağı; tarih, yer, katılanlar, görülen belge grupları, alınan örnekler ve eksikler için kısa bir kayıt sağlar. Dijital dosyada dosya adı, dönem ve sayfa sayısı gösterilir. Fiziki klasörde etiket ve ilgili kayıt aralığı yazılır. Başvuru listesinin satır numaralarıyla bağlantı kurulması takibi kolaylaştırır. Tutanak yalnız gerçekleşen incelemeyi anlatır; bütün ortaklık işlemlerinin hukuka uygunluğu hakkında sonuç açıklaması içermez.

Bir kayıt için mevcut değil cevabı verilirse cevabın hangi belgeye ilişkin olduğu gösterilir. Belgenin sunulmadığı durum ile belgenin hiç oluşturulmadığı açıklaması birbirinden ayrılır. İnceleme için açılan fakat okunamayan dosya da teslim edildi diye kapatılmaz; okunabilir örnek talebi kayda yazılır. İlgili kayıtların açıklanmasıyla mali sonucun doğrulanması ayrı aşamalardır. Hesap hatası tespit edilirse tutar, işlem ve belge bağlantısı üzerinden ayrı çalışma hazırlanır.

Talep karşılanmadığında dosyada ne bulunmalı?

Yargısal başvuru hazırlığı için ilk talep, ek liste, teslim kaydı ve gelen cevap birlikte saklanır. Ret edilen belgenin adı ile ilgili dönem açık gösterilir. Başvurunun cevapsız kalması, kendiliğinden belirli bir miktar para alacağı doğduğu veya davanın kazanıldığı anlamına gelmez. İstenen hukuki sonuç ayrı belirlenir. Belgeye erişim, hesap verilmesi, ödeme ve yönetim yetkisine ilişkin talepler aynı sonucu hedeflemez.

Bu sayfadaki metne mahkeme adı eklenerek doğrudan dava açılmaz. Dava konusu, taraflar, görev, yetki ve başvuru koşulları gerçek ortaklık ilişkisi üzerinden belirlenir. Kayıtların kaybolma tehlikesi ileri sürülüyorsa bu tehlikenin somut dayanakları hazırlanır. Ortaklığın bütün sistemine izinsiz girmek yerine hukuki erişim yolu kullanılır. İnceleme hakkının kullanılabilmesi, başka kişinin kişisel hesabına veya şifresine yetkisiz erişim yetkisi oluşturmaz.

İmzadan önce son içerik kontrolü

Başvuranın sıfatı, sözleşme tarihi, muhatap adresi, dönem aralığı ve ek numaraları birbirleriyle karşılaştırılır. Boş köşeli alan bırakılmaz. Kanunda bulunmayan üç gün veya yedi gün zorunlu cevap süresi yazılmaz. İnceleme tarihi bir organizasyon önerisi olarak açıkça belirtilir. Örnek metnin kullanılmayan yıllık rapor bölümü çıkarılır; istenen her belge listede gerçekten yer alır.

Para hesabı hazırlanmamışsa dilekçeye kesin alacak tutarı eklenmez. Mevcut avans, katılım payı ve kâr payı ayrı incelenir; bunların hukuki niteliği için adi ortaklıkta masraf ve avans alacağı ve kâr ve zarar paylaşımı yazıları birlikte okunabilir. Bir tutarın farklı başlıklarla tekrar istenmesi belge talebine taşınmaz. Son dosya, dilekçe ve ek listesinin birlikte okunmasıyla tamamlanır.