Uluslararası Satışta Sevk Edilen Malı Sözleşmeyle Eşleştirme Bildirim Dilekçesi

Uluslararası satışta sevk edilen malı sözleşmeyle eşleştirme bildirim dilekçesi, alıcının hangi yükün kendisine gönderildiğini belirleyebilmesi için hazırlanır. Hukuki işlem, sevk edilen malların belirlenmesidir. Taşıyıcının değiştirilmesi, taşıma sözleşmesinin kurulması ve nakliye sigortasının yaptırılması ayrı konulardır. Metnin merkezinde sözleşme numarası ile gerçek paket, parti veya seri kayıtlarının eşleştirilmesi bulunur.

Bu yazı genel madde açıklamasının yanında kullanılacak tam bildirim metnini, ek çizelgenin hazırlanmasını, bölünmüş yükte kayıt düzenini ve yanlış eşleştirmenin düzeltilmesini ele alır. Maddenin bütün fıkraları için CISG m.32 sevk, taşıma ve sigorta yükümlülükleri rehberini inceleyebilirsiniz. Buradaki form yalnız m.32/1 kapsamındaki mal tanımlama bildirimi içindir.

Hukuki dayanak: CISG m.32/1’deki iki koşul

İlk koşul, satıcının malları sözleşmeye veya Antlaşmaya uygun olarak taşıyıcıya vermesidir. İkinci koşul, bu malların sözleşmeyle bağlantısının işaretler, sevk belgeleri veya başka yöntemlerle açıkça kurulmamış olmasıdır. Bu iki koşul bir araya geldiğinde satıcı, alıcıya sevki bildirmeli ve bildirimde malları belirtmelidir. Maddede her sevkiyat için tek tip noter formu, zorunlu yedi günlük süre veya yalnız belirli bir iletişim kanalı yazmaz.

M.32/1’in metni bütün yükler için aynı ambalaj işaretini zorunlu kılmaz. Açık tanımlama, kullanılan yöntemlerin toplamından anlaşılır. Aynı stoktan birkaç alıcıya aynı gün aynı ürün gönderildiğinde ürün adının ortak olması yüzünden hangi fiziksel partinin hangi sözleşmeye ayrıldığı ayrıca gösterilmelidir. Bir sözleşmeye özgü ve başka paketlerde kullanılmayan gerçek parti kaydı, bu ayrımın kurulmasına hizmet eder.

Hukuki dayanak Birleşmiş Milletler Antlaşmalar Serisi’ndeki resmî CISG metninde m.32/1 olarak yer alır. Aynı metnin m.67/2 hükmü, mallar işaretler, sevk belgeleri, alıcıya bildirim veya başka yolla sözleşmeye açıkça tanımlanmadan hasarın alıcıya geçmeyeceğini düzenler. Bildirim dosyası bu nedenle yalnız lojistik haberleşme dosyası değildir; belirli mal ile sözleşmenin ilişkisinin delilidir.

Formun muhatabı ve düzenleyen taraf

Bildirim satıcı tarafından satış sözleşmesindeki alıcıya gönderilir. Bir nakliye şirketine yük listesi verilmesi, o liste alıcıya iletilmediğinde alıcıya yapılan bildirim yerine yazılmamalıdır. Lojistik işletmenin kayıtları ek delil olarak kullanılabilir; satışın tarafları ile taşımadaki taraflar birbirine karıştırılmamalıdır. Alıcının ticaret unvanı, adresi ve sözleşmede bildirimler için belirlenen iletişim bilgileri gerçek sözleşmeden alınmalıdır.

Şirket içindeki hazırlık ve gönderim rolleri de ayrı kaydedilir. Depo çalışanı malı tanımlar, satış birimi sözleşmeyle eşleştirir, yetkili kişi bildirimi imzalar veya kurumsal kanaldan gönderir. Bu iş akışı CISG’nin zorunlu tuttuğu üç kişilik bir sistem değildir. Yanlış stok numarasının alıcıya gitmesini önlemek için önerilen belge kontrolüdür. Bildirimde bulunmayan bir imza veya gönderim yetkisi sonradan varmış gibi gösterilmemelidir.

Alıcıyla daha önce kararlaştırılmış bir bildirim kanalı varsa o kayıt dosyada tutulur. Belgenin hangi adrese, hangi tarihte, hangi ekleriyle gönderildiği açıklanmalıdır. Sadece dosyanın bilgisayarda oluşturulduğu tarih, alıcıyla haberleşme tarihinin kanıtı değildir. İletişim sisteminin gönderim ve teslim kayıtları birbirinden ayrılarak muhafaza edilmelidir.

Sevk edilen fiziksel malı belirleme çizelgesi

Çizelgenin ilk sütunu satış sözleşmesi veya sipariş referansıdır. Sonraki sütunlarda gerçek ürün kodu, parti yahut seri numarası, miktar ve ölçü birimi bulunur. Paket, palet veya konteyner kaydı, dosyanın fiziksel yükle bağını açıklar. Bir taşıma belgesi numarası varsa bu numara yükün kayıtlarıyla eşleştirilir. Her bilgi fiilî belgeye dayanmalıdır; numarası henüz verilmemiş belgeye uydurma referans yazılmamalıdır.

Bir paket içindeki farklı ürünler ayrı satırlarda gösterilmelidir. Sadece paket adedinin yazılması, paketin içindeki hangi malların hangi sözleşmeye ayrıldığını göstermediğinde yetersiz kalır. Miktar toplamında kilogram ile adet aynı sütunda toplanmaz. Malın sözleşmedeki ölçü birimi, sevk kaydındaki ölçü birimi ve ambalaj birimi farklıysa dönüşümün dayanağı açıklanır. Bu matematik kaydı, olmayan bir malın mevcut gösterilmesini meşrulaştırmaz.

Seri numaralı mallarda başlangıç ve bitiş numarasından oluşan bir aralık kullanılacaksa aralıktaki bütün malların gerçekten o sevkiyatta bulunduğu kontrol edilir. Eksik seri varsa aralıktan çıkartılır ve ayrı liste düzenlenir. Toplu stok numarası ile tekil seri numarası aynı işlevi görmez. Bildirim, alıcının ek listeden fiziksel yükü seçebilmesini sağlayacak kesinlikte hazırlanmalıdır.

Sevk edilen malı sözleşmeyle eşleştirme bildirim dilekçesi örneği

Aşağıdaki köşeli alanlar gerçek kayıtlarla doldurulmalıdır. Formun açık uçlu alanları olgusal bilgi içindir; gerçekleşmemiş bir sevk, verilmemiş bir taşıma belgesi veya mevcut olmayan etiket bu alanlara yazılmaz. Dosyada bulunmayan ek başlığı çıkarılır. İmza ve tarih, bildirimin fiilî hazırlanma ve gönderilme kaydıyla uyumlu tutulur.

Bildirim neyi kanıtlar, neyi tek başına kanıtlamaz?

Belge, belirli fiziksel malların belirli sözleşmeye bağlandığını açıklamak için kullanılır. Listede doğru mal yazılması, malın her teknik özelliğinin sözleşmeye uygun olduğunu kendiliğinden kanıtlamaz. Ambalaj kayıtları, kalite raporları ve teslim belgeleri farklı soruların delilleridir. Alıcıdan sadece bildirimin alındığına dair cevap istenmişse bu cevap kalite kabulü veya bütün taleplerden vazgeçme olarak kaydedilmemelidir.

Bildirim, taşıyıcının sorumluluğuna ilişkin yeni bir taşıma sözleşmesi de oluşturmaz. Satıcının alıcıya yaptığı mal tanımlama açıklaması ile taşıyıcıya verdiği güzergâh talimatı farklı işlemlerdir. Taşıma belgesinin alıcıya bildirilmesi, belgenin gerçek tarihini veya taraflarını değiştirmez. Satış dosyasındaki ifadeler taşıma belgesinin içeriğine aykırıysa uyumsuzluk giderilmeden kesin teslim veya hasar geçiş tarihi yazılmamalıdır.

M.67/2’deki tanımlama şartının yerine gelmesi, hasarın geçişi için gerekli diğer şartların da incelendiği anlamına gelmez. Sözleşmede belirli bir teslim yeri veya farklı bir risk düzeni bulunduğunda o hükümler ayrıca okunur. Bir tahsis bildirimi hazırlayarak geçmişte gerçekleşmiş bütün hasarları alıcıya yüklemek hukuken doğru bir yöntem değildir. Zarar zamanı ve ilgili malın o anda hangi sözleşmeye açıkça tanımlandığı ayrı kaydedilmelidir.

Bir sevkiyatta birden fazla satış sözleşmesi bulunması

Aynı araç veya konteyner birkaç satış sözleşmesine ait malları taşıyabilir. Bu durumda araç numarası ortak olsa bile sözleşme–mal çizelgesi her satış için ayrı bağ kurmalıdır. Araç kaydı tek başına bütün yükün tek bir alıcıya ait olduğunu göstermez. Bildirimde alıcının sözleşmesine ait satırlar seçilir; diğer sözleşmelerin ticari bilgilerinin gereksiz aktarılmasından kaçınılır.

Bir sözleşmenin malları farklı taşımalara ayrılmışsa her bildirim hangi bölümün gönderildiğini ve hangi bölümün listede bulunmadığını açıklamalıdır. Bu kayıt, eksik miktarın giderilmesine ilişkin ayrı bir bildirim yerine geçmez. Erken teslimde miktar tamamlamasının hukuki işlemi için erken teslimde eksik miktar tamamlama bildirim örneğine bakabilirsiniz. Buradaki metin mevcut sevkin kimliğini bildirir.

Bir paket sonradan bölündüğünde eski paket referansı ile yeni paket referansları arasındaki ilişki korunur. Sadece eski numarayı silip yeni numara yazmak, önceki taşıma ve depo kayıtlarıyla bağlantıyı koparır. Değişiklik tarihi, işlem kaydı ve yeni listenin hangi önceki sürümü değiştirdiği açıkça belirtilir. Çizelgedeki her satırın geçmişi gerçek kayıtlardan izlenebilmelidir.

Yanlış mal eşleştirmesi fark edildiğinde düzeltme kaydı

Yanlış parti numarası veya yanlış sözleşme referansı fark edildiğinde düzeltme bildirimi, önceki metnin tarihini ve numarasını belirtmelidir. Hangi satırın neden düzeltildiği gösterilir. Doğru fiziksel mal kaydı belgeyle desteklenir. Önceki metni sessizce değiştirmek yerine gönderilmiş sürüm saklanır; yeni sürüm aynı muhataba iletilir. Düzeltme tarihi sevk tarihi gibi gösterilmemelidir.

Yanlış tanımlama ile yanlış mal gönderimi farklıdır. Birinci durumda gönderilen doğru malın kaydı düzeltilir. İkinci durumda fiziksel yük sözleşmedeki mal değildir; yalnız bildirimin başlığını değiştirmek bu sözleşmeye aykırılığı gidermez. İade, değiştirme veya diğer ifa işlemleri ilgili hukuki düzenleriyle ele alınmalıdır. Formun açıklama bölümü gerçekte yanlış yük gönderilmişken yalnız yazım hatası yaşandığını iddia etmemelidir.

Düzeltmenin hasarın geçişi bakımından etkisi, malların hangi anda açıkça tanımlandığına ilişkin kayıtlardan değerlendirilir. Sonradan oluşturulan çizelgeye geçmiş tarih yazılması gerçeği değiştirmez. Taşıyıcının yük kabul kayıtları, mevcut işaretler, önceki sevk belgeleri ve alıcıyla iletişim birlikte incelenir. Bu inceleme yapılmadan geçmiş risk süresi hakkında kesin sonuç beyan edilmemelidir.

Yayınlanmış örneğin gerçek dosyaya uyarlanması

Uyarlama sırasında önce sözleşmenin CISG kapsamında olduğu kontrol edilir. Sözleşmenin uygulanacak hukuk ve Antlaşmanın uygulanmasını dışlayan düzenlemeleri okunur. Formdaki madde numarası, bu kontrol yapılmadan her yurt dışı satışta otomatik hukuki dayanak olarak kullanılamaz. Ardından taşıyıcıya teslim olayı ve mevcut tanımlama yöntemleri gerçek belgelerden çıkarılır.

Belgenin son kontrolünde miktarlar toplanır, eklerdeki numaralar metindeki numaralarla karşılaştırılır ve muhatap bilgisi doğrulanır. Taslak dosyasındaki boş köşeli alanlar gönderilecek metinde bırakılmaz. Gerçek bilgi henüz mevcut değilse ilgili alan çıkarılır veya mevcut durum açıkça yazılır. Dosya adının sonuna “kesin” eklemek, içeriğin doğruluğunu kanıtlamaz; kontrol edilen belge referansları kayıt altına alınmalıdır.

Taşıma belgesi ile satış çizelgesi arasında çapraz kontrol

Taşıma belgesinde yazan brüt ağırlık ile satış çizelgesinde yazan net ürün miktarı aynı kavram değildir. Ambalaj ağırlığı bulunan bir sevkte bu iki sayının farklı olması, tek başına eksik mal gönderildiğini göstermez. Buna karşılık farkın kaynağı açıklanmadan iki kayıt birbirinin yerine kullanılamaz. Belgedeki ölçü başlığı korunur; net miktar, brüt ağırlık ve paket adedi farklı sütunlarda tutulur. Bildirim hazırlanırken sadece rakam değil, rakamın hangi ölçüyü ifade ettiği de kontrol edilir.

Taşıma belgesinde birkaç ürünün birlikte genel bir yük tanımıyla yazılması durumunda satış ekinin hangi belge satırını ayrıntılandırdığı belirtilir. Ek çizelge taşıma belgesinin gerçekte içermediği bilgiyi içerdiğini iddia etmemelidir. Satıcı kendi kayıtlarıyla ayrıntı veriyorsa bu ayrıntının kaynak kaydı gösterilir. Depo çıkış kaydı, paketleme listesi ve gerçek etiket fotoğrafları aynı malı tanımlıyorsa bunların referansları metinde birlikte kullanılabilir.

Alıcıya gönderilen ekin açılabilir olması ayrıca kontrol edilmelidir. Yanlış dosya eklenmesi veya boş çizelge gönderilmesi, metindeki mal listesini muhatap için anlaşılmaz bırakır. Ek dosya adı, sayfa sayısı ve sürümü gönderim kaydında saklanır. Sonradan değişen ek, ilk mesajın parçasıymış gibi kaydedilmez. Dosyanın ticari sır içeren başka satış satırları varsa alıcıya gönderilen kopya yalnız bu sözleşmenin mallarını tanımlayacak kapsamda hazırlanır. Böylece gerçek yük kaydı korunurken ilgisiz şirket bilgileri yanlış muhataba aktarılmaz.

Sık sorulan sorular

Her uluslararası sevkte m.32/1 bildirimi zorunlu mu?

Hüküm, taşıyıcıya verilen mallar sözleşmeye başka yöntemlerle açıkça tanımlanmamışsa bu bildirimi zorunlu tutar. Önce mevcut işaretler ve belgeler incelenir.

Bildirim sadece taşıyıcıya gönderilebilir mi?

M.32/1’in muhatabı alıcıdır. Taşıyıcıyla haberleşme, alıcıya bildirim yapıldığını tek başına göstermez.

Kanunda zorunlu bir noter şekli var mı?

M.32/1 tek tip noter formu belirlemez. Sözleşmedeki iletişim düzeni ve kullanılan yöntemin kayıtları ayrıca kontrol edilir.

Sadece ürün adını yazmak yeterli mi?

Bildirim malları belirlemelidir. Ortak ürün adı hangi fiziksel partinin hangi sözleşmeye ait olduğunu açıklamıyorsa ek tanımlama gerekir.

Konteyner numarası bütün yükün aynı alıcıya ait olduğunu gösterir mi?

Aynı konteynerde farklı sözleşmelerin malları bulunabilir. Sözleşme ile ilgili mal satırlarının bağı ayrıca kurulmalıdır.

Bildirim alıcının kalite kabulü sayılır mı?

Mal tanımlama bildirimi kalite kabulü değildir. Alındı cevabının içeriği dışında bir kabul açıklaması yazılmamalıdır.

Tanımlama yapılmadan hasar alıcıya geçer mi?

CISG m.67/2, açık tanımlama olmadan hasarın geçmeyeceğini düzenler. Diğer risk ve sözleşme şartları da ayrıca incelenir.

Kanunda bu bildirim için sabit yedi gün var mı?

M.32/1 böyle bir süre belirtmez. Formda kanundan geliyormuş gibi yedi günlük süre üretilemez.

Yanlış parti numarası nasıl düzeltilir?

Önceki bildirim referansı, yanlış satır, doğru kayıt ve düzeltme tarihi gösterilir; gerçek belge eklenir ve eski sürüm saklanır.

Mersin dışındaki şirketler dosya incelemesi isteyebilir mi?

Türkiye genelindeki uluslararası satış dosyaları Mersin’deki ofis üzerinden incelenir. Sevk ve sözleşme belgeleri birlikte değerlendirilir.

Mersin’de sevk bildirimi dosyasının hazırlanması

Hukuki hazırlık, fiziksel mal kaydı ile satış sözleşmesi arasındaki bağın belge üzerinden kurulmasıyla başlar. İnceleme ve bildirim hazırlığı için Bakırcı ve Keskin Hukuk Bürosu iletişim sayfasından ulaşabilirsiniz. Fiziksel ofis Mersin’dedir; Türkiye genelindeki uluslararası satış dosyaları bu ofisten değerlendirilir.