Komisyoncunun Alım Talimatını Yerine Getirme Bildirimi

Komisyoncunun alım talimatını yerine getirme bildirimi, verilen satın alma görevinin nasıl gerçekleştirildiğini vekâlet verene açıklar. Gönderen komisyoncu, muhatap vekâlet verendir. Hukuki dayanak TBK m.533’ün birinci fıkrasıdır. Başvuru, gerçek işlem belgeleriyle desteklenen bir sonuç raporu niteliğindedir. Vekâlet veren hangi malın, hangi üçüncü kişiden, hangi bedelle ve hangi işlem kapsamında alındığını metinden öğrenir. Bildirimin zamanı ve gönderilen eklerin kapsamı ayrıca kaydedilir.

Bu yazı taşınır mal alım komisyonculuğuna ve başka satıcıdan yapılan alıma odaklanır. Komisyoncunun kendi malını satması TBK m.543–544 kapsamında ayrı değerlendirilir. Alım sözleşmesinin kurulması, malın teslim alınması ve bedelin ödenmesi de ayrı olaylardır. Bildirim bunları kendi gerçek durumlarıyla gösterir. Sadece sipariş kurulmuşsa bütün mal teslim edildi veya ödeme tamamlandı cümlesi eklenmez. Talimatın kapsamı, rapordaki sonuçların nasıl adlandırılacağını belirler.

TBK 532 ve 533 hangi ilişkiyi düzenler?

TBK m.532, alım veya satım komisyonculuğunu komisyoncunun ücret karşılığında kendi adına ve vekâlet veren hesabına kıymetli evrak ile taşınırların alım veya satımını üstlenmesi olarak tanımlar. Bu bölüm hükümleri saklı kalmak üzere komisyon sözleşmelerine vekâlet hükümleri uygulanır. Kendi adına işlem ile başkasının hesabına hareket birlikte bulunur. Sonuç raporu, taraf sıfatlarını bu yapıya göre açıklar. Üçüncü kişiden alınan mal ve bedel ilişkisi ilgili komisyon göreviyle eşleştirilir.

TBK m.533/1, yapılan iş hakkında bilgilendirmeyi ve talimatın yerine getirildiğinin hemen bildirilmesini öngörür. Bildirim, vekâlet verenin işlem sonucunu ve hesabını takip etmesini sağlar. Sözleşme, talimat ve alım kaydı aynı referansla gösterilir. Madde yalnız yıl sonunda toplu hesap özeti hazırlanmasını düzenlemez; talimatın yerine getirilmesi ayrıca hemen bildirilmelidir. Komisyoncu sonuç kaydını başka bir hesap döneminin kapanmasına açıklamasız biçimde ertelemez.

Resmî metin Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığının yayımladığı Türk Borçlar Kanunu içinde bulunur. Bu örneğin temel dayanağı m.533/1’dir. Sigorta konusu ikinci fıkrada, komisyoncunun kendisiyle işlemi ise m.543 ve devamında düzenlenir. Bildirimde bu farklı kurallar birbirine aktarılmaz. Üçüncü kişiden alımın raporu, kendiyle işlem hakkı veya sigorta yapıldığına ilişkin belge olarak sunulmaz.

Talimatın kapsamını işlemden önceki kayıtla eşleştirme

Alım talimatının tarihi, göndereni, konusu, mal özelliği, miktar ve fiyat şartı belirlenir. Sonradan değiştirilmiş talimat varsa değişiklik kaydı da eklenir. İşlem hangi sürüme göre yapılmışsa raporda o sürüm açıkça gösterilir. Eski fiyat sınırı ile yeni miktar kaydı karıştırılmaz. Alım yetkisi başka kısıtlar içeriyorsa gerçekleşen işlemle karşılaştırılır. Başvuru, gerçekten verilmemiş talimat veya gerçekte bulunmayan sonradan izin üzerinden uygunluk açıklaması kurmaz.

İşlem konusu malın teknik tanımı, sözleşme eki ve tedarikçi siparişi üzerinden okunur. Mal kodlarının farklı olduğu belgelerde eşleştirme açıklaması yapılır. Benzer isimli iki ürün aynı özellikte kabul edilmez. Vekâlet verenin istediği miktarla alınan miktar karşılaştırılır; kısmi ifa varsa kalan bölüm açık yazılır. Talimatın yalnız bir kısmı gerçekleşmişse bütün görevin tamamlandığı ifade edilmez. Raporun sonuç cümlesi, yerine getirilen gerçek kapsamla uyumlu olmalıdır.

Fiyat veya teslim şartında farklılık bulunuyorsa fark kendi belgesiyle açıklanır. Bildirim, talimat dışındaki değişikliği sonradan kendiliğinden onaylatan bir araç değildir. Yeni talimat alınmışsa bunun zamanı ve kapsamı gösterilir. Ayrı uyuşmazlık çıkmışsa hangi şartın yerine getirilmediği saklanmadan bildirilir. Genel “işlem uygundur” cümlesi, karşılaştırma kayıtlarının yerine kullanılmaz. Talimat ile sonuç arasındaki ilişki tek tabloda anlaşılır hâle getirilir.

Gerçek alım, teslim ve ödeme aşamaları

Üçüncü kişi satıcının unvanı, sipariş veya sözleşme numarası, mal ve miktar, bedel ve para birimi raporda bulunur. İşlem tarihi belgelendirilir. Komisyoncunun kendi adına yaptığı alımın vekâlet veren hesabına hangi göreve ilişkin olduğu açıklanır. Alım kaydı birden fazla talimatı kapsıyorsa dağılım gösterilir. Başka işlere ait tutarlar bu alımın toplamına açıklamasız eklenmez. İşlem hesabı gerçek kabul ve sipariş belgelerine dayanır.

Teslim gerçekleşmişse tarihi, yeri, miktarı ve teslim belgesi belirtilir. Kısmi teslimde alınan ve beklenen miktar ayrı yazılır. Henüz teslim yapılmamışsa sözleşmedeki mevcut teslim şartı gösterilir; bunun gerçekleşmiş teslim olmadığı açık kalır. Mal kontrolü yapılmışsa raporun kapsamı ve ilgili parti kaydedilir. Sayım işlemi ile teknik uygunluk incelemesi aynı kabul sonucu değildir. Görülmemiş veya incelenmemiş kalite özelliği kesin kontrol edilmiş gibi aktarılmaz.

Ödeme kaydı, sipariş bedelinden ayrı açıklanır. Ödenmiş miktar, ödeme tarihi, karşı taraf ve dekont referansı gösterilir. Kalan yükümlülük varsa tutar ve vade belgeleriyle belirtilir. Avans, kesin bedel ve iade farklı hareketlerdir. Yapılmamış transfer ödendi diye yazılmaz. Önceden alınan ödeme veya komisyoncuya verilen avansın bu işlemin hesabına nasıl bağlandığı kaydedilir. Böylece talimatın ifa raporu, para hareketlerinin gerçek durumunu da görünür tutar.

İşlem karşılaştırma ve sonuç çizelgesi

Çizelgenin amacı raporu tek bir sonuç cümlesinden çıkarıp kontrol edilebilir kayda dönüştürmektir. Her satırın dayanak belgesi ek listesinde gösterilir. Miktar birimleri uyumlu tutulur; adet, koli ve ağırlık belgesiz birbirine çevrilmez. Bedelin vergi, taşıma veya başka hizmeti içerip içermediği açıklanır. Birim fiyat ile toplam tutar farklı satırlarda okunabilir. Talimatla gerçek işlem arasında fark varsa hangi sütunda bulunduğu açıkça görülür.

Birden çok tedarikçiden alım yapılmışsa her satıcı işlemi ayrı bölümde gösterilir. Toplam görevin hangi miktarlarla tamamlandığı açıklanır. Tek satıcıya ait fatura başka satıcının işlemi için dayanak olarak kullanılmaz. Para birimleri farklıysa dönüşüm yöntemi ve kaynak belirtilir. Kanunda bulunmayan genel bir kur günü veya sabit gider oranı eklenmez. Alım bedeli, komisyon ücreti ve gider toplamı kendi kayıtlarıyla ayrı gösterilir; sonuç raporu bunları tek mal bedeli içinde gizlemez.

Teklif belgelerini gerçekleşen alımdan ayırma

Rapor eklerinde fiyat teklifi, proforma belge ve kesin işlem kaydı ayrı adlarla belirtilir. Bir teklifin gönderilmiş olması, üçüncü kişiyle alımın kurulduğunu tek başına göstermez. Gerçek sipariş kabulü ve ilgili sözleşme kaydı raporun temelini oluşturur. İşlemde sonradan iskonto uygulanmışsa ilk teklif bedeli sonuç bedeli diye yazılmaz. Kesin alım kaydıyla hangi fiyatın gerçekleştiği ve sonraki belgenin hangi tutarı değiştirdiği anlaşılır biçimde açıklanır.

Ekleri hazırlayan kişiyle raporu şirket adına imzalayan kişinin görevleri farklı olabilir. Raporun imza alanı ilgili komisyoncu unvanını ve yetkili kişiyi gösterir. Bir teslim fişini imzalayan depo çalışanının aynı zamanda bütün alım ve mali hesabı onayladığı sonucu kurulmaz. Belge zincirinde kimlerin hangi işlemi kaydettiği belirtilir. Bu ayrım, yanlış kişiye ait bir açıklamanın şirketin tamamlanmış sonuç bildirimi gibi aktarılmasını önler.

Hemen bildirim ve gönderim zamanının korunması

TBK m.533 talimatın yerine getirildiğinin hemen bildirilmesini düzenler. Hüküm genel bir üç günlük veya yedi günlük rapor süresi koymaz. İşlemin gerçekleştiği zaman ile bildirimin gönderildiği zaman ayrı kaydedilir. Sözleşmedeki bildirim adresi ve yetkili kişi kullanılır. Önce telefonla bilgi verilmişse görüşmenin zamanı ve içeriği kayda bağlanır. Yazılı raporun ekleri, alımın hangi belgelerle doğrulandığını gösterir. Sürecin sonunda yalnız boş gönderim ekranı saklanmaz.

Elektronik gönderimde iletinin içeriği, ek dosya adları ve gönderim kaydı birlikte korunur. Sistem teslim hatası verdiyse bu durum gerçek kaydıyla takip edilir. Dosya paylaşım bağlantısında raporun hangi sürümünün bulunduğu ve erişim kapsamı belirlenir. Alıcının şirket hesabı ile çalışanın şahsi iletişim hesabı ayrı olabilir; sözleşmedeki muhatap düzeni kontrol edilir. Belgenin sadece hazırlanmış olması gönderilmiş olduğunu göstermez. İşlem dosyasında raporun gerçek iletim bilgisi yer alır.

Komisyoncunun kendisiyle yaptığı işlemde TBK m.543 ayrı olarak aynı gün bildirim öngörür. TBK m.544 de kendiyle işlem yapabildiği hâllerde karşı taraf gösterilmeden yapılan ifa bildiriminin özel sonucunu düzenler. Bu yazı üçüncü kişiden alıma yöneliktir; raporda gerçek satıcı açıkça belirtilir. İki düzen hakkında farklılık göstermek, m.533’teki hemen bildirim borcunu erteleme hakkı yaratmaz. Bildirim, dosyada gerçekten gerçekleşen işleme uygun hukuki dayanakla hazırlanır.

Sigorta kaydının ayrı gösterilmesi

TBK m.533/2, vekâlet verenin talimatı bulunmadıkça komisyoncunun sözleşme konusu şeyleri sigorta ettirmekle yükümlü olmadığını düzenler. Rapor sigorta yapılmışsa talimat, poliçe ve ödeme belgesini ayrı gösterir. Sigorta yoksa otomatik poliçe bulunduğu izlenimi verilmez. Talimatın varlığı ile poliçenin gerçekten düzenlenmesi ayrı aşamalardır. Bu sonuç bildirimi malın bütün riskler bakımından sigortalı olduğunu kanıtlayan genel bir teminat yazısı değildir; mevcut belgeler gerçek kapsamıyla sunulur.

Alım raporuyla birlikte sigorta bilgisi aktarılacaksa ilgili mal ve dönem poliçeyle eşleştirilir. Başka sevkiyata ait poliçe bu mala uygulanmış gibi eklenmez. Primin veya giderin mali hesabı ayrı tutulur. Genel açıklama için komisyoncunun bildirme ve sigorta borcu rehberi incelenebilir. Buradaki temel işlem, alım talimatının gerçekleştirilmesini hemen bildirmektir; sigorta kaydı bu raporun ancak gerçek belgeli bölümü olarak yer alır.

Alım talimatını yerine getirme bildirim örneği

Rapor sonrası güncelleme ve hesap

Sonradan teslim veya ödeme gerçekleşirse yeni kayıt önceki bildirimle aynı iş referansına bağlanır. Faturada düzeltme varsa eski ve yeni tutarlar karşılaştırılır. Raporun hatalı alanı fark edildiğinde hangi bilginin değiştiği açıkça bildirilir. Önceki sürüm dosyadan silinerek hiç gönderilmemiş gibi işlem yapılmaz. Vekâlet verenin yeni sorusu veya talimatı, gerçekleşen alım raporundan ayrı kaydedilir. Böylece bildirimin ifa ettiği bilgi görevi ile sonraki işlem adımları anlaşılır kalır.

Komisyon ilişkisindeki taraf ve işlem yapısı için TBK 532 alım satım komisyonculuğu rehberi incelenebilir. Rapor, bu ilişkiyi talimat ve gerçek işlem üzerinden somutlaştırır. Vekâlet verenin cevap vermemesi bütün hesabın kabulü veya ayrıca verilmesi gereken talimatın varlığı olarak yazılmaz. Mevcut alım belgeleri, sonuç bildirimi ve sonraki hesap ayrı fakat aynı dosya kimliği altında korunur.

Sık sorulan sorular

1. Talimatın yerine getirildiği ne zaman bildirilir?

TBK m.533/1 hemen bildirim yükümlülüğü düzenler. Madde bütün işlemler için üç veya yedi günlük genel süre belirlemez.

2. Bildirimi kim kime gönderir?

Alım yapan komisyoncu, ilgili vekâlet verene gönderir. Talimat ve sözleşme bilgileri aynı işlem referansıyla belirtilir.

3. Sipariş kurulması teslimle aynı mı?

Alım işleminin kurulması, malın teslimi ve ödemenin yapılması ayrı olaylardır. Her aşama gerçek belgeli durumuyla gösterilir.

4. Kısmi alımda bütün görev tamamlandı yazılır mı?

Gerçekleşen miktar ve kalan kapsam ayrılır. Sonuç cümlesi yerine getirilen gerçek talimat bölümüyle uyumlu hazırlanır.

5. Gerçek satıcının bilgisi raporda bulunur mu?

Bu örnek üçüncü kişiden alıma yöneliktir; gerçek satıcı ve işlem belgesi belirtilir. Kendiyle işlem düzeni ayrıca değerlendirilir.

6. Komisyoncunun kendi malını satması aynı mı?

TBK m.543–544 özel kurallar içerir. M.543 kendiyle işlemde aynı gün bildirim öngörür; bu rapor başka satıcıdan alım içindir.

7. Sigorta otomatik yapılmış sayılır mı?

M.533/2 talimat olmadıkça genel sigorta ettirme borcu koymaz. Poliçe varsa ilgili talimat ve gerçek kapsamıyla sunulur.

8. Yalnız mesajın gönderim kaydı yeterli bilgi verir mi?

Gönderim zamanı yanında içerik ve eklerin sürümü korunur. Boş gönderim ekranı, raporun ne açıkladığını tek başına göstermez.

9. Sonradan fatura değişirse ne yapılır?

Düzeltme ilgili işleme bağlanır; eski ve yeni kayıtlar korunur. Hangi tutarın değiştiği yeni açıklamada açıkça gösterilir.

10. Sessizlik bütün hesabın kabulü mü?

Bu bildirim metni sessizliğe genel hesap kabulü veya yeni talimat sonucu bağlamaz. Hesap ve sonraki görevler kendi kayıtlarıyla değerlendirilir.

Mersin ofisinden komisyon ve işlem raporu incelemesi

Bakırcı ve Keskin Hukuk Bürosunun fiziksel ofisi Mersin’dedir. Türkiye genelindeki komisyon sözleşmeleri ve işlem bildirimleri Mersin ofisinden incelenir. Talimat, alım ve mali kayıtların birlikte değerlendirilmesi için iletişim sayfasından ulaşabilirsiniz.