Apartman veya Site Yönetimi Telefon Numaralarını WhatsApp Grubunda Paylaşabilir mi? KVKK | 2026
Telefon numarası kişisel veri midir?
Evet. Belirli veya belirlenebilir gerçek kişiyle ilişkilendirilebilen telefon numarası, KVKK m.3 anlamında kişisel veridir. Numara kişinin adıyla birlikte kayıtlıysa kişisel veri olduğu açıktır; ancak isim yazmasa bile apartman dairesi, blok bilgisi veya başka kayıtlarla kişiye bağlanabiliyorsa yine kişisel veri niteliğindedir.
Telefon numarasının yönetim tarafından bir listeye kaydedilmesi, apartman yönetim programına aktarılması, WhatsApp grubuna eklenmesi, diğer sakinlere gönderilmesi veya arama/SMS için kullanılması kişisel veri işleme faaliyetidir. Bu işlemlerin her biri aynı hukuki sonucu doğurmak zorunda değildir. Yönetimin acil durumda ulaşabilmek amacıyla numarayı saklaması ile bütün site sakinlerine açık grupta göstermesi ayrı işlemlerdir.
WhatsApp grubunun teknik özelliği nedeniyle gruba eklenen kişinin numarası çoğu durumda diğer üyeler tarafından görülebilir. Bu görünürlük, yönetimin numarayı kendi iletişim kayıtlarında tutmasından daha geniş bir ifşadır. Bu nedenle “numarayı zaten yönetim biliyordu” gerekçesi grup içi paylaşımı otomatik olarak hukuka uygun hâle getirmez.
Apartman veya sitede veri sorumlusu kimdir?
Kişisel Verileri Koruma Kurulunun 22.07.2020 tarihli ve 2020/560 sayılı kararı, site ve apartman yönetimlerinde veri sorumlusu sıfatını ayrıntılı biçimde ele alır. Kurul, kural olarak kat malikleri kurulunun veri işleme amaç ve vasıtalarını belirleyen yapı olarak kabul edilebileceğini; buna karşılık somut olayda yönetici veya profesyonel yönetim şirketinin kişisel verilerin işleme amaç ve araçlarını kendisi belirlediği durumlarda veri sorumlusu sıfatının ayrıca bu gerçek veya tüzel kişiye ait olabileceğini açıklar.
Bu nedenle her apartman için “veri sorumlusu mutlaka yöneticidir” ya da “mutlaka yönetim şirketidir” demek doğru değildir. Somut yapıda kişisel veri işleme kararını kimin aldığı, sistemi kimin kurduğu, numaraları kimin topladığı ve paylaşım yöntemini kimin belirlediği tespit edilir.
634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu m.27 ana gayrimenkulün kat malikleri kurulunca yönetileceğini; m.32 yönetimin sözleşme, yönetim planı ve kurul kararlarına göre yürütüleceğini; m.34-35 ise yöneticinin seçimi ve görevlerini düzenler. Ancak KMK’da yönetim görevi bulunması, KVKK’nın veri işleme ilkelerini devre dışı bırakmaz.
Site yönetimi telefon numarasını hangi hukuki sebeple toplayabilir?
Apartman veya site yönetimi, aidat bildirimi, acil durum, bakım çalışması, genel kurul duyurusu, arıza, güvenlik olayı veya malik-kiracı iletişimi için telefon numarasına ihtiyaç duyabilir. Bu tür veri işleme faaliyetleri somut duruma göre KVKK m.5/2-c, m.5/2-ç, m.5/2-e veya m.5/2-f kapsamındaki işleme şartları yönünden değerlendirilebilir.
Örneğin yönetim planından ve Kat Mülkiyeti Kanunu’ndan kaynaklanan görevlerin yerine getirilmesi için belirli iletişim bilgisinin işlenmesi gerekli olabilir. Aidat borcunun bildirilmesi ve yönetim kararlarının duyurulması da yönetim faaliyetiyle bağlantılıdır. Ancak hukuki sebep yalnız veriyi toplama amacı bakımından kurulmuşsa, bu veri daha sonra sınırsız biçimde başka sakinlerle paylaşılmaz.
KVKK m.4 gereğince işleme belirli, açık ve meşru amaç için yapılmalı; amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmalıdır. Yönetim “iletişim kurmak” amacıyla numarayı aldıysa, hangi iletişim kanalının gerekli olduğu ayrıca değerlendirilmelidir. Bir sakine SMS göndermek için numaranın diğer 200 sakine gösterilmesi zorunlu değildir.
Bu nedenle apartman kayıt formunda yalnız “telefon” alanı bulunması ve numaranın alınması, sakinlerin bu numaranın otomatik olarak WhatsApp grubunda herkesle paylaşılmasına izin verdiği anlamına gelmez. Veri toplama amacı ve paylaşım yöntemi açıkça ayrılmalıdır.
WhatsApp grubuna sakin eklemek neden ayrı bir veri işleme faaliyetidir?
WhatsApp grubuna kişi eklendiğinde telefon numarası grup üyelerinin cihazlarında görünür hâle gelebilir. Grup üyeleri numarayı kaydedebilir, ekran görüntüsü alabilir veya başka kişilere iletebilir. Yönetimin kendi sistemi içinde tuttuğu veri böylece daha geniş ve kontrol edilmesi zor bir çevreye açıklanmış olur.
Kişisel Verileri Koruma Kurulunun 13.04.2021 tarihli ve 2021/359 sayılı kararı, site yönetim hizmeti sunan veri sorumlusu şirketin ilgili kişinin telefon numarasını mobil uygulama aracılığıyla hukuka aykırı paylaşmasını incelemiştir. Karar, site yönetiminin kişisel veriye erişmesinin bu veriyi her fonksiyon veya kullanıcıyla paylaşma yetkisi vermediğini göstermesi bakımından doğrudan önemlidir.
WhatsApp grubunda numaranın diğer sakinlere görünmesi de benzer biçimde paylaşım sonucunu doğurur. Yönetim, “site iletişimini kolaylaştırmak” amacının gerçekten tüm üyelerin birbirlerinin telefonunu görmesini gerektirip gerektirmediğini değerlendirmelidir. Sadece duyuru yapılacaksa tek yönlü yayın kanalı, SMS sistemi, e-posta listesi, yönetim uygulamasında gizli iletişim, WhatsApp topluluğunda duyuru yapısı veya numarayı diğer sakinlere göstermeyen yöntemler daha az müdahaleci olabilir.
WhatsApp grubuna eklemek için açık rıza gerekir mi?
Her telefon numarası işleme faaliyeti için mutlaka açık rıza gerektiği söylenemez. KVKK m.5/2 kapsamında başka hukuki sebepler varsa yönetim belirli amaçlarla numarayı açık rıza olmadan işleyebilir. Ancak numaranın diğer sakinlerle görünür biçimde paylaşılması için aynı hukuki sebebin bu daha geniş açıklamayı da gerçekten zorunlu kılması gerekir.
Eğer grup içi numara paylaşımı için açık rıza dışındaki bir m.5/2 sebebi gösterilemiyorsa açık rıza gündeme gelir. Açık rıza; belirli bir konuya ilişkin, bilgilendirmeye dayalı ve özgür iradeyle açıklanmış olmalıdır. “Site yönetimi için verilerimin işlenmesini kabul ediyorum” gibi genel ifade, telefon numarasının WhatsApp grubundaki bütün katılımcılara gösterilmesini açıkça kapsamıyorsa belirli konu şartı bakımından yetersiz olabilir.
Ayrıca sakin gruba katılmayı reddettiğinde zorunlu yönetim bildirimlerinden mahrum bırakılmamalıdır. Yönetim kararları, aidat bilgileri ve zorunlu duyurular için alternatif iletişim kanalı bulunmalıdır. Aksi hâlde rızanın özgür iradeye dayanması tartışmalı olur.
Daha az müdahaleci iletişim yöntemleri kullanılabilir mi?
KVKK uyumunda temel sorulardan biri “aynı amaç daha az kişisel veri açıklayarak gerçekleştirilebilir mi?” sorusudur. Apartman yönetiminin amacı duyuru yapmaksa tüm sakinlerin birbirlerinin numarasını görmesi çoğu zaman gerekli değildir.
SMS gönderimi, BCC kullanılmış e-posta, tek yönlü uygulama bildirimi, yönetim paneli, fiziksel ilan panosu veya numaraları diğer üyelerden gizleyen mesajlaşma çözümleri kullanılabilir. Bu yöntemler, yönetimin iletişim amacını gerçekleştirirken gereksiz veri yayılımını azaltır.
Grup gerçekten karşılıklı iletişim için gerekli görülüyorsa katılım isteğe bağlı tutulabilir ve kişiler gruba girmeden önce numaralarının diğer üyeler tarafından görüleceği konusunda açıkça bilgilendirilebilir. Grup dışında iletişim seçeneği sunulması da özgür irade değerlendirmesini güçlendirir.
Grup adı, açıklaması ve yöneticileri de amaca uygun biçimde sınırlandırılmalıdır. Katılımcıların gruptaki numaraları reklam, ticari teklif, siyasi içerik veya kişisel amaçlarla kullanmaması gerektiği yazılı kuralla belirtilebilir; ancak yalnız bu kural, yönetimin başlangıçtaki veri paylaşımının hukuki sebep ve ölçülülük şartlarını ortadan kaldırmaz.
Kiracı ile kat malikinin telefon numarası aynı şekilde mi işlenir?
Kiracı da gerçek kişi ise telefon numarası kişisel veridir. Yönetimin kat malikine aidat ve mülkiyet ilişkisi nedeniyle ulaşması ile kiracıya kullanım, güvenlik ve günlük yönetim nedenleriyle ulaşması farklı amaçlar olabilir. Her amaç için gerekli iletişim verisi belirlenmelidir.
Kat malikinin “kiracımın numarası şu” diyerek numara vermesi, yönetimin bu numarayı her amaçla kullanmasını otomatik olarak hukuka uygun hâle getirmez. Veri başka kişiden elde edilmişse KVKK m.10 kapsamındaki aydınlatma yükümlülüğü de değerlendirilmelidir. Kiracı, yönetimin hangi amaçla numarasını işlediğini ve kimlerle paylaşacağını bilmelidir.
Malik-kiracı ilişkisindeki kişisel ihtilaflar için yönetim kayıtlarındaki numaraların taraflara dağıtılması da yönetim görevinin doğal sonucu değildir. Yönetim, üçüncü kişiye veri aktarımı için ayrıca hukuki sebep bulunup bulunmadığını değerlendirmelidir.
Yönetici telefon numarasını kişisel amaçla kullanabilir mi?
Hayır. Site yönetimi görevi nedeniyle erişilen numaranın kişisel flört, ticari teklif, reklam, siyasi propaganda veya başka özel amaçla kullanılması yönetim amacı dışında yeni veri işleme faaliyetidir. Bunun için ayrıca KVKK m.5 kapsamında hukuki sebep gerekir.
Kargo çalışanının görev nedeniyle ulaştığı müşteri telefonunu sonradan kişisel mesajlaşma için kullanmasını hukuka aykırı bulan Kurul kararları da benzer ilkeyi göstermektedir: Görev nedeniyle veriye erişim, kişisel kullanım izni değildir.
Yönetim şirketi çalışanlarının sakin verilerine erişimi de görevle sınırlandırılmalıdır. KVKK m.12 gereğince veri sorumlusu yetkisiz erişimi önlemek, gerekli teknik ve idari tedbirleri almak zorundadır. Telefon listesi bütün personelin görebileceği açık bir dosyada tutulmamalı; rol bazlı erişim uygulanmalıdır.
Telefon numarası izinsiz paylaşıldıysa ne yapılabilir?
İlgili kişi önce KVKK m.13 uyarınca veri sorumlusuna başvurabilir. Başvuruda telefon numarasının hangi hukuki sebeple toplandığı, kimlerle paylaşıldığı, WhatsApp grubuna hangi dayanakla eklendiği, verinin nerelerde saklandığı ve silinip silinemeyeceği sorulabilir.
KVKK m.11 kapsamında kişi verisinin işlenip işlenmediğini öğrenme, işleme amacını ve amaca uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme, yurt içi veya yurt dışında aktarılan üçüncü kişileri bilme, şartları varsa silme veya yok etme isteme ve kanuna aykırı işleme nedeniyle zararının giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.
Veri sorumlusunun başvuruyu reddetmesi, cevabın yetersiz olması veya kanuni sürede cevap verilmemesi hâlinde KVKK m.14 kapsamında Kişisel Verileri Koruma Kuruluna şikâyet şartları değerlendirilir.
Telefon numarasının taciz, tehdit veya dolandırıcılık amacıyla kullanılması hâlinde yalnız KVKK değil ceza hukuku hükümleri de ayrıca gündeme gelebilir. Olayın niteliğine göre mesaj, arama kaydı ve ekran görüntüleri hukuka uygun biçimde korunmalıdır.
Site yönetimleri için telefon numarası uyum kontrol listesi
- Telefon numarasını hangi yönetim amacıyla topladığınızı yazılı belirleyin.
- Her amaç için KVKK m.5’teki hukuki sebebi tespit edin.
- KVKK m.10’a uygun aydınlatmayı veri elde edilirken yapın.
- WhatsApp grubu ile sadece numarayı yönetim sisteminde tutmayı aynı işlem saymayın.
- Karşılıklı grup gerçekten gerekli değilse tek yönlü duyuru yöntemi kullanın.
- Grup katılımını zorunlu tutmayın; alternatif bildirim kanalı sağlayın.
- Numaraların reklam veya kişisel amaçla kullanılmasını engelleyen yönetim politikası oluşturun.
- Yönetim çalışanlarının erişimini görev bazında sınırlandırın.
- Veri artık gerekli değilse KVKK m.7 uyarınca imha sürecini işletin.
- KVKK m.11 ve m.13 başvurularını kayıtlı biçimde cevaplayın.
Kanuni dayanaklar ve resmî kaynaklar
- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu: m.3, 4, 5, 7, 10, 11, 12, 13 ve 14.
- 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu: özellikle m.27, 32, 34 ve 35.
- KVKK Kurulu 13.04.2021 tarihli ve 2021/359 sayılı karar özeti: site yönetim şirketinin telefon numarasını mobil uygulamada hukuka aykırı paylaşması.
- KVKK Kurulu 22.07.2020 tarihli ve 2020/560 sayılı karar: site/apartman yönetimlerinde veri sorumlusu sıfatı.
İlgili site içi rehberler
Görüntü verileri bakımından kamera kaydı, KVKK ve delil; çalışan verilerinin paylaşımı bakımından çalışan fotoğrafı ve KVKK; genel KVKK süreci için KVKK aydınlatma metni rehberleri incelenebilir.
Sık sorulan sorular
1. Site yönetimi telefon numaramı isteyebilir mi?
Yönetim görevlerinin yürütülmesi için gerçekten gerekli iletişim bilgisi KVKK m.5’te geçerli hukuki sebebe dayanılarak işlenebilir. Amaç ve kullanım biçimi KVKK m.4’e uygun olmalıdır.
2. Yönetici beni iznim olmadan WhatsApp grubuna ekleyebilir mi?
Gruba eklemek numaranızı diğer üyelere görünür kılıyorsa bu ayrı paylaşım faaliyetidir. Açık rıza dışındaki hukuki sebebin bu paylaşımı da zorunlu kılması gerekir; aksi hâlde açık rıza gündeme gelir.
3. Telefon numarası kişisel veri midir?
Evet. Belirli veya belirlenebilir kişiyle ilişkilendirilebilen telefon numarası KVKK m.3 kapsamında kişisel veridir.
4. WhatsApp grubu yerine duyuru grubu kullanılabilir mi?
Evet. Numaranın diğer sakinlere açıklanmasını azaltan tek yönlü veya gizli iletişim yöntemi, veri minimizasyonu açısından daha uygun olabilir.
5. Kiracının numarası kat malikine verilebilir mi?
Otomatik olarak hayır. Aktarımın yönetim amacı için gerekli olması ve KVKK m.5’te hukuki sebebe dayanması gerekir.
6. Yönetici telefonumu reklam için kullanabilir mi?
Yönetim amacıyla elde edilen telefonun reklam veya kişisel ticari amaçla kullanılması ayrı veri işleme faaliyetidir; bağımsız hukuki sebep gerekir.
7. Gruptan çıkınca numaram silinir mi?
WhatsApp grubundan çıkmak yönetimin kendi kayıtlarındaki numarayı otomatik silmez. Yönetimin numarayı saklamaya devam etmek için geçerli hukuki sebebi ve gerekli saklama süresi bulunmalıdır.
8. Numaram paylaşılırsa KVKK kapsamında ne yapabilirim?
Önce KVKK m.13 uyarınca veri sorumlusuna başvuru yapabilir, şartları oluşursa m.14 kapsamında Kurula şikâyet edebilirsiniz.
9. Site yönetim şirketi veri sorumlusu mudur?
Her durumda otomatik değildir. KVKK Kurulunun 2020/560 sayılı kararına göre somut olayda kişisel veri işleme amaç ve araçlarını kimin belirlediği tespit edilir.
10. Telefon listesi apartman panosuna asılabilir mi?
Numaraların herkesin görebileceği panoya asılması geniş veri açıklamasıdır. Bunun yönetim amacı için gerekli ve ölçülü olduğu ayrıca gösterilmelidir; çoğu durumda daha az müdahaleci iletişim yöntemleri vardır.
Hukuki konu hakkında iletişim
İlk iletişimde konuyu, bulunduğunuz ülke veya ili ve varsa tebliğ ya da son işlem tarihini kısaca belirtebilirsiniz. T.C. kimlik numarası, sağlık verisi veya kişisel belge göndermeyiniz. Mesajlaşma tek başına hukuki görüş veya avukatlık ilişkisi oluşturmaz.
