Dernek Belgeleri Kaç Yıl Saklanır? Alındı ve Harcama Belgelerinde 5 Yıl | 2026
Derneklerde arşiv yönetimi genellikle yönetim değişikliğinde sorun çıkarır. Eski yönetim “beş yıl geçti” diyerek karar, üye ve mali kayıtları imha ettiğinde yeni yönetim geçmiş genel kurulları, üyelik hareketlerini veya taşınmaz işlemlerini ispatlayamaz hâle gelebilir. Kanundaki beş yıllık süre her türlü dernek kaydının topluca yok edilebileceği genel bir imha izni değildir.
5253 m.11 doğrudan alındı ve harcama belgelerini beş yıllık saklama süresine bağlar. Dernekler Yönetmeliği ise kayıtlı belgelerin tarih ve sayı düzenine uygun biçimde arşivlenmesini ister. Bunun yanında Vergi Usul Kanunu, iş ve sosyal güvenlik mevzuatı, kişisel veri mevzuatı, devam eden davalar veya hibe sözleşmeleri daha uzun veya farklı saklama gerekleri doğurabilir. Bu nedenle arşiv politikasında “asgari dernek mevzuatı süresi” ile “özel hukuki ihtiyaç” birlikte değerlendirilmelidir.
Bu rehber 11 Eylül 2026 itibarıyla 5253 sayılı Dernekler Kanunu m.11 ve Dernekler Yönetmeliğinin belge saklama hükümleri esas alınarak hazırlanmıştır.
Dernek Belgelerinde 5 Yıllık Saklama Süresinin Dayanağı Nedir?
5253 sayılı Dernekler Kanunu m.11, dernek gelirlerinin alındı belgesiyle, giderlerin harcama belgesiyle kayıt altına alınmasını düzenler ve alındı belgeleri ile harcama belgelerinin saklama süresini beş yıl olarak belirler.
Dernekler Yönetmeliğinin belge saklama hükümleri, defterler hariç olmak üzere kullanılan belgelerin özel kanunlarda belirtilen süreler saklı kalmak kaydıyla kayıt düzenine uygun şekilde beş yıl saklanmasını öngörür. Böylece her belge, kaydedildiği defterdeki tarih ve sıra numarasıyla eşleştirilebilir olmalıdır.
Beş yıl asgari dernek mevzuatı arşiv süresidir. Belge başka bir kanuna göre daha uzun saklanmak zorundaysa kısa olan beş yıllık süre esas alınmaz.
Alındı Belgeleri Kaç Yıl Saklanır?
Derneğin nakit veya mevzuata göre alındı belgesi düzenlenmesini gerektiren gelirlerinde kullanılan alındı belgeleri beş yıl saklanır. Kullanılmış belge nüshaları, iptal edilmiş koçanlar ve ilgili kayıtlar bütünlük içinde korunmalıdır.
Bankadan tahsil edilen gelirlerde banka dekontu veya hesap özeti 5253 m.11 uyarınca alındı belgesi yerine geçebilir. Bu banka belgeleri de gelir kaydının dayanağı olduğundan aynı arşiv disiplini içinde tutulmalıdır.
Alındı belgesini teslim alan yetkili kişinin hangi seri/sıra numaralı belgeleri kullandığı, iade ettiği veya iptal ettiği izlenebilir olmalıdır. Yalnız muhasebe programındaki gelir kaydı, belge arşivinin yerine geçmez.
Harcama Belgeleri Kaç Yıl Saklanır?
Fatura, perakende satış belgesi, gider pusulası, serbest meslek makbuzu, ücret bordrosu ve mevzuata göre giderin dayanağını oluşturan diğer harcama belgeleri en az beş yıl saklanmalıdır.
Harcama belgesi, dernek parasının hangi amaçla ve kime ödendiğini ispatlar. Yönetim kurulu kararı gerektiren bir harcama varsa karar defteri kaydıyla harcama belgesi arasında bağlantı kurulmalıdır.
Elektronik fatura veya e-arşiv fatura, dijital ortamda alınmışsa okunabilir ve doğrulanabilir biçimde saklanmalı; dosya formatının yıllar içinde erişilemez hâle gelmesini önleyecek yedekleme yapılmalıdır.
“Diğer Belgeler” Hangi Kayıtları Kapsar?
Dernekler Yönetmeliği arşiv sisteminde alındı ve harcama belgelerinin yanında derneğin faaliyet ve kayıt düzenini destekleyen diğer belgeler de saklanır. Gelen-giden yazılar, sözleşmeler, banka ekstreleri, üyelik başvuruları, genel kurul çağrı belgeleri ve resmi bildirimler bunlar arasındadır.
Her belge için aynı saklama süresi otomatik olarak uygulanmayabilir. Örneğin kira sözleşmesinin sona ermesinden sonra olası alacak veya vergi süreleri, personel kayıtlarında iş mevzuatı ve taşınmaz belgelerinde mülkiyet ilişkisinin devamlılığı dikkate alınmalıdır.
Arşiv dosyası yıllara, işlem türüne ve defter kayıt numarasına göre sınıflandırılırsa denetimde belgeye erişim kolaylaşır.
Karar Defteri ve Üye Kayıt Defteri de 5 Yıl Sonra İmha Edilir mi?
Hayır. 5253 m.11’deki beş yıllık süre doğrudan alındı ve harcama belgeleri içindir; Yönetmeliğin belge saklama sisteminde de “defterler hariç” ayrımı önemlidir. Karar, Üye Kayıt, Evrak Kayıt ve mali defterler sıradan belge koçanı gibi beş yıl dolunca imha edilmemelidir.
Karar Defteri derneğin yıllar içindeki yönetim kararlarını, Üye Kayıt Defteri üyelik tarihçesini ve genel kurul yapısını ispatlar. Bu kayıtların uzun süreli kurumsal hafıza değeri vardır.
Defterin sayfaları dolup yeni deftere geçildiğinde eski defter kapatılarak arşivlenir; yeni defter açılması eskisinin imha edilmesi anlamına gelmez.
5 Yıllık Saklama Süresi Ne Zaman Başlar?
Belgeler, ait oldukları kayıt ve hesap dönemi dikkate alınarak tarih-sayı düzeninde saklanır. Beş yıllık sürenin güvenli hesabında belgenin düzenlendiği/kaydedildiği yıl ile ilgili özel mevzuattaki hesap dönemi sonu dikkate alınmalıdır.
Belgeyi tam beşinci yılın aynı gününde imha etmek yerine yıllık arşiv dosyalarını hesap dönemi bazında kapatmak ve ilgili tüm özel saklama sürelerinin sona erdiğini kontrol etmek daha güvenli yöntemdir.
Devam eden inceleme veya uyuşmazlık varsa süre hesabı “beş yıl geçti” denilerek tek başına tamamlanmış sayılmaz; belge delil niteliğini koruduğu sürece saklanmalıdır.
Özel Kanunda Daha Uzun Süre Varsa Hangisi Uygulanır?
Dernekler Yönetmeliği, özel kanunlarda öngörülen saklama sürelerini saklı tutar. Bu nedenle dernek mevzuatındaki beş yıl, her durumda en uzun süre değildir.
Vergi mükellefiyeti bulunan dernek veya iktisadi işletme, personel çalıştıran dernek, kamu hibesi kullanan dernek ya da özel proje sözleşmesine tabi dernek için vergi, iş-sosyal güvenlik, hibe ve sözleşme belgelerinde farklı saklama süreleri bulunabilir.
Arşiv politikası hazırlanırken belge türleri sınıflandırılmalı ve her sınıf için uygulanacak en uzun zorunlu süre belirlenmelidir.
Devam Eden Dava Varken 5 Yılı Dolan Belge İmha Edilir mi?
Hayır. Belge devam eden veya makul şekilde beklenen bir uyuşmazlıkta delil niteliğindeyse yalnız asgari saklama süresinin dolması gerekçesiyle imha edilmemelidir. Dava, icra, idari inceleme veya soruşturma tamamlanana kadar ilgili kayıtlar korunmalıdır.
Örneğin eski yönetim dönemine ait harcama hakkında sorumluluk davası sürüyorsa fatura ve banka dekontunun beş yılı dolmuş olsa bile dosya sonuçlanmadan imha edilmesi ispatı güçleştirir.
Hukuki saklama kararı yönetim kurulunca kayıt altına alınabilir; hangi dosyanın neden normal imha takviminden çıkarıldığı arşiv listesinde gösterilebilir.
Derneğin İktisadi İşletmesi Varsa Saklama Süresi Değişir mi?
Dernek tüzel kişiliğinin vergi durumu ile derneğe ait iktisadi işletmenin vergi yükümlülükleri farklı olabilir. İktisadi işletme ticari/vergisel defter ve belgeleri için Vergi Usul Kanunu, Türk Ticaret Kanunu ve ilgili özel düzenlemelerdeki süreler ayrıca uygulanır.
Bu nedenle dernek arşivindeki her mali belgeyi yalnız 5253 m.11’e göre beş yıl tutmak yeterli olmayabilir. Belgenin hangi tüzel/vergisel işlemle ilişkili olduğu belirlenmelidir.
Dernek ve iktisadi işletmenin banka, fatura ve sözleşme kayıtları mümkün olduğunca ayrı ve izlenebilir tutulmalıdır.
Kişisel Veriler Saklama Süresi Boyunca Sınırsız Kullanılabilir mi?
Hayır. Bir belgenin kanuni saklama yükümlülüğü bulunması, içindeki kişisel verilerin başka amaçlarla sınırsız kullanılmasına izin vermez. Saklama amacı ile kullanım amacı ayrıdır.
Üyelik başvuruları, kimlik bilgileri, iletişim kayıtları veya çalışan belgeleri kanuni süre boyunca güvenli biçimde saklanmalı; yalnız yetkili kişiler erişmelidir. Saklama zorunluluğu sona erdiğinde ve başka hukuki sebep kalmadığında veri imha politikası uygulanmalıdır.
Elektronik arşivlerde erişim yetkileri, güçlü parola, yedekleme ve kayıt logları veri güvenliğinin parçasıdır.
Belgeler Sadece Taratılıp Dijital Saklanabilir mi?
Belgenin aslına ilişkin özel mevzuat saklama yükümlülüğü varsa yalnız tarama yapmak asıl belgeyi imha etme hakkı vermez. Elektronik fatura gibi doğuştan elektronik belgeler kendi elektronik formatında saklanır.
Fiziki alındı veya harcama belgelerinin dijital kopyası yedek ve erişim kolaylığı sağlar; ancak asılın saklanması gereken dönemde orijinal belge de korunmalıdır.
Dijital arşivde dosya adları yıl-sıra-belge türü sistemine göre düzenlenirse denetim sırasında defter kaydıyla kolay eşleştirme yapılabilir.
Yönetim Kurulu Değişince Arşiv Kime Teslim Edilir?
Defter, belge, sözleşme, elektronik arşiv ve banka kayıtları dernek tüzel kişiliğine aittir; görev süresi biten başkanın kişisel malı değildir. Eski yönetim, tüm arşivi yeni yönetime teslim tutanağıyla devretmelidir.
Tutanakta teslim edilen defterlerin adı ve sayısı, alındı belgesi koçanları, muhasebe dosyaları, dijital erişim bilgileri, mühür ve diğer kurumsal varlıklar listelenmelidir.
Eksik belge varsa yeni yönetim bunu devir tutanağına şerh etmeli ve eksiklerin tamamlanması için yazılı işlem yapmalıdır.
Saklama Süresi Dolan Belgeler Nasıl İmha Edilir?
Saklama süresi dolan ve başka hukuki saklama nedeni bulunmayan belgeler gelişigüzel çöpe atılmamalıdır. Yönetim kurulu belge sınıfını, dönemi ve imha gerekçesini belirleyerek kurumsal imha işlemi yapmalıdır.
Kişisel veri içeren belgeler geri döndürülemeyecek biçimde parçalanmalı veya güvenli veri imha yöntemi uygulanmalıdır. İmha listesi tarih ve sorumlu kişilerle kayıt altına alınabilir.
Defterler, taşınmaz belgeleri, devam eden sözleşmeler ve dava dosyaları beş yıllık genel belge imha listesine otomatik dahil edilmemelidir.
Dernek Arşivi İçin 10 Maddelik Kontrol
- Alındı belgelerini yıl ve sıra numarasına göre dosyalayın.
- Harcama belgelerini mali kayıtlarla eşleştirin.
- Banka dekontlarını gelir/gider kaydına bağlayın.
- Asgari 5 yıllık takvimi belirleyin.
- Özel kanunlarda daha uzun süre olup olmadığını kontrol edin.
- Defterleri 5 yıllık belge imhasından ayrı tutun.
- Devam eden dava ve denetim dosyalarını imha dışı bırakın.
- Dijital yedek ve erişim güvenliği kurun.
- Yönetim değişiminde arşivi tutanakla devredin.
- İmha edilen belge gruplarını kayıt altına alın.
Türkiye Geneli ve Mersin Uygulaması
5253 m.11’deki beş yıllık alındı ve harcama belgesi saklama süresi Mersin dahil Türkiye genelinde aynıdır. Mersin’deki derneklerin denetim döneminde geçmiş beş yıla ait mali belgeleri hızlı erişilebilir şekilde sunabilmesi kayıt düzeni bakımından önemlidir.
Fiziksel arşiv alanı sınırlı dernekler tarama ve dijital yedek sistemi kurabilir; ancak aslı saklanması gereken belgeler sırf tarandı diye erken imha edilmemelidir.
Yönetim değişikliklerinde Mersin’deki dernek merkezinde bulunan bütün defter ve arşiv, yeni yönetim kuruluna ayrıntılı devir teslim tutanağıyla verilmelidir.
Sık Sorulan Sorular
Dernek alındı belgeleri kaç yıl saklanır?
5253 m.11 uyarınca beş yıl saklanır.
Dernek gider belgeleri kaç yıl saklanır?
Harcama belgelerinin 5253 m.11’e göre saklama süresi beş yıldır.
Karar Defteri 5 yıl sonra imha edilir mi?
Hayır. Beş yıllık belge saklama kuralı defterler için otomatik imha süresi değildir.
Banka dekontları da saklanmalı mı?
Evet. Gelir ve gider kayıtlarının dayanağı olan banka belgeleri arşiv sisteminde korunmalıdır.
Özel kanun 10 yıl diyorsa hangisi uygulanır?
Dernekler Yönetmeliği özel kanunlardaki daha uzun saklama sürelerini saklı tutar; daha uzun özel süre uygulanır.
Dava sürerken 5 yılı dolan belge imha edilir mi?
Hayır. Devam eden uyuşmazlıkta delil olan belge dava/inceleme tamamlanana kadar korunmalıdır.
Belgeleri tarayıp asıllarını atabilir miyiz?
Aslın saklanmasını gerektiren mevzuat varsa dijital kopya asıl belgeyi erken imha etme hakkı vermez.
Yönetim değişince eski belgeler başkanda kalabilir mi?
Hayır. Defter ve belgeler dernek tüzel kişiliğine aittir ve yeni yönetime teslim edilmelidir.
Kişisel verili belgeler nasıl imha edilir?
Saklama zorunluluğu sona erince geri döndürülemeyecek güvenli imha yöntemi uygulanmalıdır.
Mersin’de belge saklama süresi farklı mı?
Hayır. 5253 m.11 Türkiye genelinde uygulanır.
İlgili İçerikler
- Derneklerin Tutması Zorunlu Defterler Nelerdir?
- Dernek Defterleri Nerede ve Ne Zaman Tasdik Ettirilir?
Resmî Kaynaklar
Bu içerik 11 Eylül 2026 itibarıyla 5253 sayılı Dernekler Kanunu m.11 ve Dernekler Yönetmeliğinin belge saklama hükümleri esas alınarak hazırlanmıştır. İçerik Av. Halil BAKIRCI (Mersin Barosu, Sicil No: 3472) adına hukuki bilgilendirme amacı taşır.
Hukuki konu hakkında iletişim
İlk iletişimde konuyu, bulunduğunuz ülke veya ili ve varsa tebliğ ya da son işlem tarihini kısaca belirtebilirsiniz. T.C. kimlik numarası, sağlık verisi veya kişisel belge göndermeyiniz. Mesajlaşma tek başına hukuki görüş veya avukatlık ilişkisi oluşturmaz.
