Hal Kayıt Sistemi Bildirimi Ne Zaman ve Kim Tarafından Yapılır? 5957 m.4 | 2026

Hal Kayıt Sistemi nedir?

Hal Kayıt Sistemi, sebze ve meyve ticaretinin elektronik ortamda izlenmesi amacıyla Ticaret Bakanlığı bünyesinde oluşturulan merkezi kayıt sistemidir. Sistem, 5957 sayılı Kanunun 16. maddesindeki kayıt, izleme ve duyuru altyapısına dayanır. Ticaret Bakanlığının güncel açıklamasına göre HKS 15 Şubat 2012 tarihinde resmen kullanıma açılmıştır.

Sistemin işlevi yalnız bir “hal giriş kaydı” tutmak değildir. Halde veya hale bildirilerek işlem gören malların cinsi, miktarı, fiyatı, alıcısı ve satıcısı gibi ticari bilgiler elektronik ortamda tutulur; meslek mensupları kayıt altına alınır ve toptancı halleri arasında ortak bilgi paylaşımı sağlanır. Böylece ürün hareketinin üretim veya ithalat noktasından sonraki ticari zinciri izlenebilir hâle gelir.

Bu yapı kayıt dışılığın azaltılması, üretici ve tüketici menfaatlerinin korunması, fiyat ve miktar verilerinin izlenmesi ve denetimin etkinleştirilmesi bakımından önem taşır. HKS’de kayıtlı olmak ile her sevkiyat için gerekli bildirimi zamanında yapmak ise iki ayrı yükümlülüktür. Bir işletmenin sisteme daha önce kaydedilmiş olması, yeni mal hareketinde bildirim gerekmiyorsa veya bildirim yapılmamışsa bu eksikliği kendiliğinden gidermez.

5957 sayılı Kanuna göre HKS bildirimi nedir?

Ticaret Bakanlığının 2026 güncel sebze ve meyve ticareti açıklamasında bildirim; bildirim miktarı veya üzerindeki malların üretildiği yerden veya girdiği gümrük kapısının bulunduğu yerden her ne sebeple olursa olsun sevkinden önce Hal Kayıt Sistemine yapılan beyan işlemi olarak tanımlanır. Bu tanım, bildirimin satış tamamlandıktan sonra yapılan bir muhasebe kaydı olmadığını ortaya koyar.

Bildirim, mal hareketinin başlangıcına bağlanmıştır. Mal üretim yerinden çıkacaksa sevkten önce; ithal mal gümrük kapısının bulunduğu yerden sevk edilecekse yine sevkten önce HKS beyanı yapılmalıdır. Sonradan fatura düzenlenmesi veya malın varış noktasında kayıt altına alınması, sevkten önce yapılması gereken bildirim yükümlülüğünün yerine geçmez.

Kanundaki sistem, her sebze ve meyve hareketini aynı usule tabi tutmaz. “Bildirim miktarı” ve ürünün ticari hareket şekli önemlidir. Uygulanacak miktarlar ve detaylar ilgili yönetmelik ve Bakanlık düzenlemeleriyle birlikte değerlendirilmelidir. Bu nedenle özellikle ticari ölçekte sevkiyat yapan işletmeler, ürün ve miktar bazında bildirim yükümlülüğünü işlem öncesinde kontrol etmelidir.

HKS bildirimi tam olarak ne zaman yapılmalıdır?

Temel zaman kuralı sevkten öncedir. Mal kamyona yüklendikten, üretim yerinden ayrıldıktan veya ithalat noktasından ticari sevke çıktıktan sonra yapılan gecikmiş kayıt, kanunun öngördüğü zamanlamaya uygun değildir. İşletmenin iç operasyonu bu kurala göre kurulmalıdır.

Uygulamada fatura, irsaliye, sipariş, taşıma planı ve HKS bildiriminin birbirinden kopuk yürütülmesi hata riskini artırır. En güvenli iş akışı; alıcı-satıcı, ürün, miktar, üretim veya giriş yeri ve sevk bilgileri kesinleştiğinde HKS bildirimini tamamlamak, ardından sevki başlatmaktır. Böylece denetim noktasında sevk belgesi ile sistem kaydının çelişmesi önlenir.

Bir sevkiyatın satış, devir, işleme, ihracat hazırlığı veya işletmenin kendi şubeleri arasındaki mal hareketi kapsamında olması, tek başına “bildirim yapılmaz” sonucu doğurmaz. Bakanlık tanımında “her ne sebeple olursa olsun sevk” ifadesinin kullanılması, bildirim yükümlülüğünün yalnız klasik satış sözleşmesiyle sınırlandırılmadığını gösterir.

Kimler HKS’de bildirimci sayılır?

Ticaret Bakanlığının güncel HKS açıklamasına göre bildirimciler; bildirim miktarı veya üzerindeki sebze ve meyvelerin alımı, satımı veya devrini yapan gerçek ve tüzel kişilerdir. Bakanlık bu kapsamda sanayici, ihracatçı, ithalatçı, üretici örgütü, komisyoncu ve tüccarları açıkça saymaktadır.

Ayrıca üreticiden temin ettiği malları tüketiciye satan market, manav, pazarcı ve diğer perakendeciler de bildirimci kapsamındadır. Üreticiden temin ettiği malları münhasıran kendi tüketiminde kullanan lokanta, otel, yemekhane, hastane ve yurt gibi kuruluşlar da Bakanlığın saydığı bildirimci grupları arasındadır.

Buradaki belirleyici unsur yalnız işletmenin ticaret unvanı değildir. İşletmenin ürünü kimden aldığı, hangi amaçla kullandığı ve ticari zincirdeki rolü önemlidir. Örneğin bir otel sebze-meyve ticareti yapmıyor olsa bile üreticiden doğrudan ve bildirim kapsamına giren miktarda mal temin ediyorsa HKS yükümlülüğü doğabilir.

Kimlerin Hal Kayıt Sistemine kayıt olması gerekir?

Bakanlığın açıklamasında bildirimcilerin sisteme kaydolmak zorunda olduğu açıkça belirtilir. Bu nedenle bildirim yükümlülüğü bulunan kişi veya işletmenin önce HKS’de gerekli kayıt sürecini tamamlaması gerekir. Kayıt yapılmadan sağlıklı ve izlenebilir bildirim süreci kurulamaz.

Sadece merkez işletmenin kaydı yeterli değildir. Malların depolandığı, işlendiği veya sevk edildiği depo, şube, tesis veya dağıtım merkezlerinin de sisteme kaydolması gerekir. Bu düzenleme, ürünün ticari zincirde yalnız şirket adıyla değil fiilen bulunduğu ve hareket ettiği işletme noktalarıyla da izlenmesini sağlar.

Kendi ürettiği ve henüz satışa konu olmamış malları depolamak amacıyla sevk eden üreticiler ile toptancı halinde işyeri bulunan üreticiler de Bakanlığın açıklamasına göre sisteme kayıt olmalıdır. Dolayısıyla “ben üreticiyim, tüccar değilim” yaklaşımı her durumda HKS kaydından muafiyet sağlamaz.

HKS bildirimi hangi kanallardan yapılabilir?

Ticaret Bakanlığının güncel Sıkça Sorulan Sorular sayfasında üç temel bildirim kanalı açıklanır. Birincisi, toptancı haline doğrudan başvurudur. Bu yöntemde bildirim, bildirimcinin veya yetkilendirdiği kişinin beyanına göre toptancı halinde görevli personel tarafından sisteme girilir.

İkinci yöntem HKS internet sayfası üzerinden çevrimiçi bildirimdir. Bu kanalda bildirimi doğrudan bildirimci yapar. İşletme içinde bildirimi yapacak personelin kullanıcı bilgileri ve yetkilendirmesi kontrol edilmelidir. Kullanıcı adı veya şifre paylaşımı, hatalı bildirimin kimin tarafından yapıldığının tespitini güçleştirebilir.

Üçüncü yöntem 444 0 425 numaralı Hal Kayıt Sistemi çağrı merkezidir. Telefonla yapılan bildirimde çağrı merkezi görevlisi, bildirimcinin beyanı üzerine sistemi kullanır. Hangi yöntem seçilirse seçilsin, beyan edilen ticari bilgilerin doğruluğundan kaynaklanan hukuki risk ortadan kalkmaz.

Mal mutlaka toptancı haline girmek zorunda mı?

Hayır. 5957 sayılı Kanunun sistemi “halde işlem gören” mallarla “hale bildirilerek” hal dışında işlem görebilen malları birlikte düzenler. Bu nedenle fiziksel olarak hal binasına girme yükümlülüğü ile HKS’ye bildirim yükümlülüğü birbirine karıştırılmamalıdır.

Kanun ve ilgili tebliğlerde belirlenen mallar ve işlem türleri bakımından mal hal dışında ticarete konu olsa bile HKS bildirimi gerekebilir. Perakende satıcıların da sattıkları ürünlerin toptancı halinden satın alındığını veya toptancı haline bildirildiğini belgelemesi, sistemin malın fiziksel konumundan çok kayıtlı ticaret zincirini esas aldığını gösterir.

Bu ayrım özellikle üreticiden doğrudan alım yapan marketler, ihracatçılar, sanayiciler ve toplu tüketim işletmeleri için önemlidir. “Halden almadım” ifadesi tek başına bildirim yükümlülüğünün bulunmadığı anlamına gelmez.

Üreticiden doğrudan mal alan işletmenin yükümlülüğü nedir?

Üreticiden doğrudan alım, 5957 sisteminin en önemli bildirim alanlarından biridir. Market, manav, pazarcı ve diğer perakendeciler üreticiden doğrudan mal temin ediyorsa ve miktar bakımından HKS kapsamına giriyorsa bildirimci sıfatıyla hareket eder.

İşletmenin üreticiden aldığı ürünün faturası veya müstahsil makbuzu bulunması, HKS bildiriminin ayrıca yapılması gerekiyorsa bu elektronik kayıt yükümlülüğünün yerine geçmez. Vergi belgesi ile hal mevzuatındaki bildirim farklı hukuki amaçlara hizmet eder.

Doğrudan alım yapan işletmelerin satın alma prosedürüne “HKS numarası/künye kontrolü” eklemesi yararlıdır. Satın alma birimi, lojistik birimi ve muhasebe aynı ürün hareketini farklı belgeler üzerinden takip ettiğinden, sorumluluğun tek personelde belirsiz bırakılması gecikmiş veya mükerrer bildirimlere yol açabilir.

Sanayici, ihracatçı ve ithalatçı bakımından HKS nasıl uygulanır?

Sınaî üretimde kullanmak üzere mal satın alan sanayiciler HKS bildirimcileri arasındadır. Sebze ve meyvenin konserve, meyve suyu, salça, dondurulmuş gıda veya benzeri sanayi girdisi olarak alınması, ilgili şartlar gerçekleşmişse HKS yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz.

İhraç etmek üzere mal satın alan ihracatçılar da bildirimci olarak sayılır. Burada iç piyasadan satın alınan ürünün ihracata gidecek olması önemlidir fakat sırf ihracat amacıyla alınması HKS kayıt zincirini devre dışı bırakmaz. İhracat öncesi tedarik, depolama ve sevk belgeleri HKS kaydıyla uyumlu tutulmalıdır.

İthalatçılarda başlangıç noktası, malın Türkiye’ye girdiği gümrük kapısının bulunduğu yerdir. Bakanlık tanımı ithal mal bakımından bildirimi bu noktadan yapılacak sevkten önceye bağlar. Gümrük işleminin tamamlanması ile HKS bildirimi farklı süreçlerdir; ithalatçı her ikisinin de kendi zamanında tamamlanmasını sağlamalıdır.

Market, manav ve pazarcının her alımında bildirim gerekir mi?

Bildirim yükümlülüğü ürünün kaynağına, miktarına ve ticari işlem zincirine göre değerlendirilir. Perakendecinin toptancı halinden veya daha önce usulüne uygun biçimde HKS’ye bildirilmiş malı satın alması ile üreticiden doğrudan mal alması aynı kayıt senaryosu değildir.

Perakende satıcı bakımından temel kontrol, satışa sunduğu malın toptancı halinden satın alınmış veya toptancı haline bildirilmiş olduğunu belgeleyebilmektir. Ürün künyesi ve HKS kaydı bu noktada önem taşır. Tedarikçiden yalnız fatura almak, ürünün hal mevzuatı yönünden kayıt zincirinin doğru olduğunu tek başına göstermeyebilir.

Pazarcılar yönünden ayrıca Pazar Yerleri Hakkında Yönetmelik hükümleri ve satış yeri kuralları uygulanır. HKS yükümlülüğü, pazar yeri tahsis ve işletme şartlarından ayrı bir hukuki başlıktır.

Lokanta, otel, hastane ve yurt neden bildirimci olabilir?

Bu işletmeler sebze ve meyveyi çoğu zaman yeniden satmak için değil kendi hizmetlerinde tüketmek için satın alır. Buna rağmen Bakanlık, üreticiden temin ettiği malları münhasıran kendi tüketiminde kullanan lokanta, otel, yemekhane, hastane ve yurt gibi kuruluşları da bildirimci grupları arasında saymaktadır.

Bu nedenle büyük miktarda doğrudan üretici alımı yapan turizm tesisi veya toplu yemek işletmesinin “biz perakendeci değiliz” gerekçesiyle HKS’yi tamamen dışarıda bırakması doğru değildir. İşletme satın alma kaynağı ve miktar kriterlerini işlem bazında değerlendirmelidir.

Özellikle Mersin gibi üretim bölgelerinde otel, restoran ve yemek şirketlerinin doğrudan üreticiden tedarik yapması mümkündür. Tedarik sözleşmelerinde HKS bildiriminin hangi tarafça ve hangi aşamada yapılacağı operasyonel olarak belirlenmelidir; fakat sözleşme taraflar arasındaki görev dağılımı, mevzuattan doğan kamu hukuku yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz.

Depo, şube, tesis ve dağıtım merkezinin ayrı kaydı neden önemlidir?

HKS, mal hareketinin coğrafi ve işletmesel olarak izlenebilmesini amaçlar. Bu nedenle bildirimcinin yalnız merkez sicil kaydı yeterli görülmez; malların depolandığı, işlendiği veya sevk edildiği depo, şube, tesis ve dağıtım merkezlerinin de kaydı aranır.

İşletme yeni bir depo açtığında veya dağıtım merkezini değiştirdiğinde HKS kaydının işletme gerçekliğiyle uyumlu kalması gerekir. Kapatılmış tesise sevk gösterilmesi, yeni şubenin sisteme hiç eklenmemesi veya farklı firmaların aynı depo kaydını karıştırması denetimde sorun doğurabilir.

Şirket birleşmesi, unvan değişikliği, adres değişikliği veya yetkili değişikliği gibi ticaret sicili olaylarında da HKS verilerinin güncel olup olmadığı kontrol edilmelidir. Elektronik sistemde eski bilgi bulunması, güncel ticaret sicili kaydının kendiliğinden HKS’ye işlendiği varsayımını haklı kılmaz.

Ürün künyesi neden önemlidir?

Ürün künyesi, HKS’deki kayıt zincirinin tüketiciye ve denetim birimlerine yansıyan temel araçlarından biridir. Bakanlığın HKS açıklamasına göre sistem sayesinde tüketicilerin ürünün nerede ve kim tarafından üretildiği gibi bilgilere erişebilmesi amaçlanır.

Perakende ticarette kullanılan künyeler ayrıca Bakanlığın “Sebze ve Meyvelerin Toptan ve Perakende Ticaretinde Kullanılacak Künyelere İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ”ine tabidir. Bu nedenle yalnız HKS’ye bir kayıt yapılmış olması yetmez; künye kullanımının da ilgili tebliğdeki şekil ve içerik şartlarına uygun olması gerekir.

Künye, ürünün ticari izlenebilirliğini sağladığı için alıcı bakımından da önemlidir. Tedarik sözleşmelerinde ürünün HKS kayıt ve künye bilgilerinin teslim belgelerine eklenmesi, sonradan çıkacak “bildirim kimin sorumluluğundaydı” tartışmalarını azaltabilir.

Yanlış, eksik veya geç HKS bildiriminin sonucu nedir?

5957 sayılı Kanunun 13. maddesi yasak fiilleri, 14. maddesi ise yaptırımları düzenler. Bildirim, kayıt, künye ve hal rüsumu yükümlülüklerine aykırılıklar somut fiilin niteliğine göre idari yaptırıma konu olabilir. Bu nedenle işlem yalnız “sistem kaydı” olarak görülmemelidir.

İdari para cezalarının tutarı ve hangi fiile hangi yaptırımın uygulanacağı, işlem tarihindeki yürürlükteki mevzuata göre belirlenmelidir. Yeniden değerleme veya kanun değişiklikleri nedeniyle eski tarihli ceza tutarlarının güncel işlem için kullanılmaması gerekir. Bu yazıda belirli bir ceza tutarı vermek yerine temel bildirim yükümlülüğü açıklanmaktadır.

Bir denetimde yanlışlık tespit edilirse HKS ekran kayıtları, bildirim numaraları, faturalar, sevk irsaliyeleri, üretici belgeleri ve taşıma evrakı birlikte incelenmelidir. İdari yaptırım uygulanmışsa tebliğ tarihi, itiraz yolu ve görevli makam ayrıca değerlendirilmelidir.

Mersin’de HKS’ye kayıt için hangi belgeler istenir?

Mersin Ticaret İl Müdürlüğü 10 Mart 2026 tarihli duyurusunda HKS kaydı sırasında farklı bildirimci grupları için istenecek belgeleri yayımlamıştır. Örneğin sanayiciler bakımından HKS kayıt başvuru formu, ilgili meslek odası kaydı, vergi kaydı, sanayi sicil belgesi ve duruma göre vekâletname veya imza sirküleri sayılmıştır.

İhracatçı için HKS kayıt başvuru formunun yanında ihracatçı birliği kaydı, vergi kaydı ve temsil durumuna göre vekâletname veya imza sirküleri istenmektedir. Diğer bildirimci gruplarında belge seti statüye göre farklılaşır. Bu nedenle başvurudan önce Mersin Ticaret İl Müdürlüğünün güncel listesinin kontrol edilmesi gerekir.

Şirket adına işlem yapacak kişinin temsil yetkisi güncel olmalıdır. Eski imza sirküsü veya sona ermiş vekâletnameyle yapılan başvuru, kayıt sürecini geciktirebilir. Elektronik kayıt bilgileri ile MERSİS/ticaret sicili bilgilerinin birbiriyle uyumlu tutulması pratik açıdan önemlidir.

HKS bildirimi için uygulama kontrol listesi

İlk olarak ürünün 5957 sayılı Kanun ve ilgili tebliğler kapsamında olup olmadığı, miktarın bildirim eşiğine ulaşıp ulaşmadığı ve malın nereden nereye sevk edileceği tespit edilmelidir. Ardından işlemdeki kişi veya şirketin bildirimci sıfatı belirlenmelidir.

İkinci olarak HKS kaydının ve ilgili depo, şube veya tesis kayıtlarının güncel olduğu kontrol edilmelidir. Üçüncü olarak satış, devir veya başka sebeple yapılacak sevkten önce bildirim tamamlanmalı; sistemden alınan bildirim veya künye bilgisi fatura ve sevk evrakıyla eşleştirilmelidir.

Dördüncü olarak alıcı taraf, ürünün halden satın alındığını veya hale usulüne uygun bildirildiğini gösteren kayıtları saklamalıdır. Son olarak yanlış veya eksik kayıt tespit edilirse, işlemi belgeleyen tüm ticari evrak korunmalı ve düzeltme/itiraz işlemi ilgili mevzuattaki usule göre yürütülmelidir.

İlgili içerikler

• Mersin Hal Komisyoncusu Alacağı ve Hesap Uyuşmazlığı
• Ticari İşlemlerde Taşınır Rehni – 6750 sayılı Kanun
• Ticaret hukuku için iletişim

Resmî kaynaklar

• T.C. Ticaret Bakanlığı – Sebze ve Meyve Ticareti Mevzuatı
• T.C. Ticaret Bakanlığı – Sebze ve Meyve Ticareti Sıkça Sorulan Sorular
• Mersin Ticaret İl Müdürlüğü – HKS Kayıt Belgeleri
• Hal Kayıt Sistemi

Sık Sorulan Sorular