İstanbul ISTAC Acil Durum Hakemi: Başvuru ve 15 Gün Kuralı

ISTAC acil durum hakemi, esas tahkim dosyası tek hakeme veya hakem kuruluna gönderilmeden önce gereken geçici koruma için başvurulan özel yoldur. Başlangıçta esas tahkim talebi sunulmuş olmak zorunda değildir; ancak acil başvurunun Sekretarya tarafından alınmasından itibaren 15 gün içinde Tahkim Talebi veya Dava Dilekçesi sunulmazsa acil hakemin görevine son verilir. Hakem tayini için 2 iş günü, karar için hakemin dosyayı almasından başlayan 7 iş günü düzenlenmiştir. Bu sürelerin başlangıçları ve hukuki sonuçları aynı değildir.

Kanuni çerçeve ile ISTAC kuralları neden ayrı okunur?

4686 sayılı Milletlerarası Tahkim Kanunu m.6, kapsamına giren uyuşmazlıkta mahkemeden ihtiyati tedbir veya ihtiyati haciz istenmesini tahkim anlaşmasına aykırı saymaz. Hakem kararının üçüncü kişileri bağlaması ve resmî makamlarca yerine getirilmesi bakımından sınırlar getirir. Kurumun hızlı karar sistemi, kanunun mahkeme ve cebrî icra düzenini ortadan kaldırmaz.

ISTAC Tahkim Kuralları m.31 ile Acil Durum Hakemi Kuralları Ek-1 ise kurumsal başvurunun işleyişini belirler. Bunlar kanun maddesi değil, tarafların benimsediği tahkim düzeninin kurallarıdır. Başvuruda kanuni çerçeve, tahkim anlaşması ve kurum kuralı ayrı gösterilmelidir. Sadece sözleşmede İstanbul adının bulunması, ISTAC tahkimi seçildiğini göstermez.

İç tahkimde geçici korumaya ilişkin genel açıklama HMK m.414 rehberinde, Almanya bağlantılı kurumsal seçeneklerin karşılaştırması ise ICC ve ISTAC tahkimi yazısında bulunmaktadır. Burada ele alınan konu, bu genel çerçevenin tekrarı değil, ISTAC Sekretaryasına sunulacak acil başvurunun hazırlanması ve ayrı takvimlerinin yönetilmesidir.

Başvurunun ilk kontrolü: Dosya esas hakeme gönderildi mi?

Ek-1 m.1 ve m.3, esas dosyanın Tahkim Kuralları m.18 uyarınca hakeme veya kurula havalesini belirleyici eşik olarak kullanır. Başvuru hazırlanırken yalnız hakemlerin isimlerinin belli olup olmadığı sorulmamalıdır. Dosyanın hangi aşamada bulunduğunu gösteren Sekretarya bildirimi alınmalı ve gönderim tarihi kaydedilmelidir. Kurulun oluşması, dosyanın iletilmesi ve duruşmanın başlaması farklı olaylardır.

Havale gerçekleşmişse yeni acil durum hakemi tayini yolu kullanılmaz. Koruma ihtiyacı buna rağmen devam eder; talebin mevcut hakem veya kurul önüne ve gerekli şartlarda mahkemeye götürülmesi ayrı değerlendirilir. Yanlış aşamada hazırlanmış bir başvuruyu yalnız başlığını değiştirerek göndermek yerine, mevcut usul durumu açıkça anlatılmalıdır. Karar verecek merci belirlenmeden delil paketi tamamlanmış sayılmaz.

Şirketin dosya sorumlusu, son Sekretarya yazısını avukata iletmelidir. Sözlü olarak verilen “hakem henüz başlamadı” bilgisi yeterli kayıt değildir. Dosya numarası, bildirim tarihi ve yazının hangi taraf temsilcisine gönderildiği görülmelidir. Başvurunun zamanında olup olmadığı şirketin iç toplantı tarihine değil, ilgili kurumsal işlem ve kayıtlarına göre incelenir.

Tahkim şartı, taraf ve yazılı dışlama kontrolü

Ek-1 m.1/1’de tarafların acil durum hakemi kurallarını yazılı anlaşmayla dışlayabilmesi düzenlenmiştir. Bu nedenle sadece ana sözleşmenin son sayfası değil, uyuşmazlık maddesini değiştiren ek protokoller de okunmalıdır. Teklif formu, sipariş koşulları ve sonradan kabul edilen genel şartlar arasında farklı kayıtlar bulunuyorsa, başvuru bunları saklamadan açıklamalıdır. Eski bir sözleşme nüshası üzerinden hazırlanmış talep yanlış usul varsayımına dayanabilir.

Taraf kontrolünde ticari marka ile tüzel kişi birbirinden ayrılır. Sözleşmeyi imzalayan şirket, ödeme yapan şirket ve malı kullanan şirket her zaman aynı değildir. Başvuru dosyasında unvanlar sicil kayıtlarıyla eşleştirilir. Talebin her muhataba hangi anlaşma nedeniyle yöneltildiği açık yazılır. Aynı grupta bulunmak, başka şirket adına tahkim kabulü bulunduğunu tek başına kanıtlamaz.

Dosya düzeni açısından sözleşmelerin tarih sırasına konulması yararlıdır. Her belgenin yanında imzalayanlar, değiştirilen madde ve uyuşmazlıkla ilişkisi belirtilir. Sözleşme ekinin eksik sayfası veya okunamayan imza bölümü başvuru öncesinde tamamlanır. Aciliyet, belgenin içeriğini tahmin ederek doldurmayı haklı kılmaz. Eksik kaydın nerede olduğu ve elde edilmesi için hangi işlem yapıldığı dürüstçe açıklanır.

Acil riskin belgeye dayalı biçimde anlatılması

Acil başvurunun merkezinde, esas hakemin göreve başlamasının neden beklenemediği bulunur. Dilekçede yalnız sözleşmeye aykırılığın geçmişi anlatılırsa, mevcut koruma ihtiyacı görünmez hâle gelebilir. İhlal iddiası, yaklaşan olay ve beklemenin yaratacağı sonuç ayrı paragraflara ayrılmalıdır. Bir sözleşmenin ihlal edildiğini ileri sürmekle o gün geçici önlem gerektiğini göstermek aynı ispat çalışması değildir.

Hazırlık için bir olay çizelgesi oluşturulabilir: ilk bildirim, karşı tarafın cevabı, son teslim veya işlem tarihi, değişmesi beklenen durum ve bu bilgiyi gösteren belge. Bu çizelge burada önerilen çalışma yöntemidir; kurumun ayrıca yayımladığı zorunlu bir form olduğu ileri sürülmemektedir. Her tarih dayandığı kayıtla eşleştirilir. Tarihi bilinmeyen işlem kesinleşmiş olay gibi yazılmaz.

Talep edilen önlem somut tanımlanmalıdır. Hangi sözleşme konusu, mal, belge, kullanım veya işlem üzerinde koruma istendiği anlaşılmalıdır. Belirsiz biçimde bütün ticari faaliyetin durdurulmasını isteyen bir cümle yerine korunacak alan ve talebin sınırı gösterilir. Daha dar bir önlemin ihtiyacı karşılayıp karşılamadığı değerlendirilir. Böylece karşı tarafın hangi davranışa itiraz ettiğini anlaması da kolaylaşır.

Sekretaryaya gönderilecek başvuru paketi

Ek-1 m.2; taraf ve temsilci bilgilerini, uyuşmazlığı, geçici koruma gerekçesini, ilgili sözleşmeleri, istenen önlemi, yer-dil-hukuk beyanlarını ve masraf ödeme belgesini başvurunun parçaları arasında sayar. ISTAC’ın resmî başvuru kılavuzu, dilekçenin Sekretaryaya elektronik yolla da sunulabildiğini açıklar. Gönderim adresi ve ödeme bilgileri işlem tarihinde bu resmî sayfadan kontrol edilmelidir.

Ekler okunaklı ve tanımlı olmalıdır. Dosya adlarında yalnız “son”, “yenison” veya “belge” yazılması, hızlı incelemede hangi kaydın dikkate alınacağını belirsizleştirir. Sözleşme, bildirim, teknik kayıt ve ödeme belgesi ayrı adlandırılır. Bir ekin çok sayıda sayfa içermesi hâlinde ilgili sayfa dilekçede belirtilir. Aynı belgenin farklı sürümleri varsa hangisinin esas alındığı açıklanır.

Gönderilecek paketin son kontrolü, yalnız dilekçe metni üzerinde yapılmamalıdır. Ek listesinde sayılan bütün dosyaların gönderime gerçekten eklendiği doğrulanır. Şifreli veya açılmayan belge kullanılıyorsa erişim yöntemi ayrıca düzenlenir. Ticari sır içeren belgenin gereksiz dağıtımından kaçınılır; fakat savunma hakkını tamamen ortadan kaldıran bir gizlilik beklentisi kurulmaz. Paylaşılacak bilgi ile istenen koruma birbirine uygun tutulur.

İki iş günü, yedi iş günü ve on beş gün nasıl ayrılır?

Hakem tayini: Ek-1 m.3/1, Sekretaryanın başvuruyu almasını izleyen iki iş günlük düzeni esas alır. Karar: m.7/1’deki yedi iş günü, acil hakemin dosyayı almasına bağlıdır; Divan Başkanının uzatma yetkisi vardır. Esas başvuru: m.2/5’teki on beş günlük sürenin başlangıcı yine Sekretaryanın acil başvuruyu almasıdır. Bu süre, kararın tebliğinden sonra başlayan yeni bir süre değildir.

Bir takip tablosunda her süre için başlangıç olayının belgesi, son tarih, işlemi yapacak kişi ve tamamlanma kaydı ayrı sütunlara yazılmalıdır. İki iş günü ile iki gün ifadesi birbirinin yerine kullanılmamalıdır. Kurallardaki süre hesabı ve bildirim düzeni ayrıca dikkate alınır. Takvimin yalnız telefon hatırlatıcısına bırakılması yerine dosyada denetlenebilir bir kayıt tutulması gerekir.

Karar süresinin uzatılması, esas tahkim talebi için gereken işlemin kendiliğinden ertelendiği şeklinde yorumlanmamalıdır. Aynı dosyada farklı süreleri etkileyen bir karar varsa kapsamı ayrı okunur. Şirket yöneticisine verilen ilerleme bilgisinde “başvuru yapıldı”, “hakem atandı”, “karar verildi” ve “esas tahkim açıldı” aşamaları farklı satırlarda gösterilmelidir. Bunlardan biri diğerinin yerine raporlanamaz.

On beş günlük esas tahkim başvurusu neden ayrı hazırlanır?

Acil dilekçe geçici ihtiyaca, esas tahkim talebi ise uyuşmazlığın çözümüne yönelir. Esas talepte taraflar, anlaşma, uyuşmazlık, istenen sonuç ve parasal değer kendi düzeni içinde açıklanır. Acil başvurunun hazırlanmış olması, esas dosyanın da tamamlandığını göstermez. Bu nedenle iki çalışma birbirinin devamı olmakla birlikte ayrı kontrol listeleriyle izlenmelidir.

Esas talebin son gününe kadar şirket içi onay beklemek önlenebilir bir risktir. Teknik ekipten gelecek belge, mali ekipten alınacak hesap ve temsilcinin imza yetkisi önceden belirlenir. Hangi kayıtların henüz elde edilemediği açıkça ayrılır. Başvuru kaydının tarihi ve Sekretarya alındısı saklanır. Avukata taslak gönderilmiş olması, kurum önünde esas talebin sunulduğu anlamına gelmez.

Ek-1 m.2/5’teki süresinde sunmama sonucu ile mahkemeden alınmış bir önlemin devam şartları aynı değildir. Mahkeme kararı da bulunan dosyada ilgili kanuni tamamlayıcı süreler ayrıca hesaplanır. Kurumsal başvurunun takvimini izlemek, diğer mercilerde yapılması gereken işlemleri gereksiz hâle getirmez. Dosya sorumlusu bütün kararları tek kronolojide toplamalı, ancak farklı hukuki süreleri birleştirmemelidir.

Masraf ödemesi ile koruma teminatı aynı değildir

Başvuru gideri, kurum ve hakem sürecinin yürütülmesiyle ilgilidir. Teminat ise geçici koruma kararıyla bağlantılı ayrı bir güvence konusudur. Masraf dekontunun bulunması, talep edilen önlemin kabul edildiği veya ayrıca teminat istenmeyeceği anlamına gelmez. Ek-1 m.8 ve m.7/2 bu iki alanı ayrı düzenler. Başvuru tarihindeki güncel ödeme tutarı resmî tarife üzerinden alınmalıdır.

Şirketin ödeme hazırlığında para birimi, gönderici, açıklama ve dosyayla bağlantı kontrol edilir. Finans biriminin ödeme emri oluşturması ile tutarın gönderildiğini gösteren kaydın alınması farklı aşamalardır. Dekont başvuru paketine eklenir. Hukuk ve mali işler ekipleri aynı belgenin farklı sürümlerini kullanmamalıdır. Başvuru giderleri ile olası teminat için ayrı bütçe satırı tutulması uygulamada karışıklığı azaltır.

Teminat istenmişse kararın aradığı tutar, süre ve biçim esas alınır. Her tahkim için önceden sabit bir yüzde varmış gibi hesap yapılmamalıdır. Şirketin banka ile yaptığı yazışma, karar merciinin güvenceyi kabul ettiği anlamına gelmez. Sunulan belgenin hangi kararı karşılamak için hazırlandığı ve kabul durumunun ne olduğu dosyada açıkça görülmelidir.

İstanbul, uzaktan işlem ve savunma hakkı

Ek-1 m.5’e göre tarafların belirlediği tahkim yeri önceliklidir; anlaşma yoksa geçici koruma yargılamasının yeri İstanbul’dur. Toplantının başka yerde yapılması farklı bir konudur. İstanbul’da şirket merkezi bulunması veya vekilin İstanbul ofisinden çalışması tek başına hukuki tahkim yerini belirlemez. Sözleşmedeki yer ve dil kayıtları dosyanın başında ayrı gösterilmelidir.

Hızlı inceleme, karşı tarafın dinlenilme hakkının kaldırılması anlamına gelmez. Ek-1 m.6 usulün aciliyete uygun yürütülmesini ve adil incelemeyi birlikte düzenler. Taraf, görüş sunması için yapılan bildirimi izlemeli; iletişim bilgilerindeki değişikliği zamanında açıklamalıdır. Yazışma ve eklerin Sekretarya dâhil doğru alıcılara iletilmesi, dosyanın aynı bilgi üzerinden yürütülmesini sağlar.

Hakemin tarafsızlığıyla ilgili bir sorun ileri sürülecekse genel tahkimdeki süre doğrudan kopyalanmamalıdır. Acil hakem için Ek-1 m.4’te üç günlük özel süre vardır. Ayrıntılı ret dosyası konusu ISTAC hakem reddi rehberinde ayrıca ele alınır. Acil koruma talebinin gerekçesi ile hakemin şahsına ilişkin itiraz aynı başlık altında karıştırılmamalıdır.

Karardan sonra hangi kayıtlar izlenir?

Acil kararın tarafları bağlaması, esas hakemin uyuşmazlığı aynı sonuca bağlamak zorunda olduğu anlamına gelmez. Ek-1 m.7, kararın değiştirilmesi ve bağlayıcılığın sona ermesi hâllerini ayrıca düzenler. Kararın tarihi, hangi önlemi içerdiği, teminat şartı, tebliği ve sonradan yapılan değişiklikler ayrı kaydedilir. Karar metni olmadan yalnız karşı tarafın özetine dayanılarak uygulama yapılmamalıdır.

Önlemin fiilî kapsamı izlenmelidir. Belirli bir belge veya kullanıma yönelik karardan, ilgisiz bütün kayıtları isteme veya bütün ticari faaliyeti durdurma yetkisi çıkarılmamalıdır. Uygulama ekibine kararın güncel sürümü verilir. Esas hakem kararı veya değiştirme kararı geldiğinde önceki talimatların devam ettiği izlenimi bırakılmamalıdır. Son aşama, alınan kararın doğru kişiye ve doğru kapsamda uygulanmasıdır.

Başvuru kendisine gönderilen şirket nasıl cevap hazırlamalıdır?

Acil koruma dosyasının muhatabı önce hangi işlemin durdurulmasının veya yapılmasının istendiğini belirlemelidir. Dilekçedeki bütün ticari uyuşmazlığa aynı anda cevap vermek yerine, geçici önlemle doğrudan ilişkili iddialar ayrılır. Tahkim anlaşmasının kapsamı, başvurunun zamanı, iddia edilen risk ve talebin uygulanacağı kişi veya mal ayrı değerlendirilir. Bu çalışma, esas hakkındaki savunmanın tamamen bırakıldığı anlamına gelmez; farklı amaçlı cevapların birbirine karıştırılmasını önler.

Karşı tarafın aciliyet iddiasına itiraz ediliyorsa yalnız “acil değildir” denilmemelidir. Dilekçede belirtilen işlemin durumu, gönderilen bildirimlerin gerçek içeriği ve gecikme iddiasına ilişkin kayıtlar ortaya konur. Önlemin faaliyet üzerinde yaratacağı etki açıklanırken doğrulanabilir kayıt kullanılmalıdır. Henüz hesaplanmamış zarar kesin bir tutar gibi sunulmamalıdır. Daha dar kapsamlı bir önlem hakkı koruyacaksa, bu seçenek ile ilk talep arasındaki fark açık biçimde gösterilir.

Yetki itirazı, delilin doğruluğuna itiraz ve teminat talebi birbirinin yerine geçmez. Muhatap, ileri sürdüğü her itirazı hangi sebeple yaptığını belirtmelidir. Bir kayıt üzerinde ticari sır bulunması, bütün dosyaya cevapsız kalmayı gerektirmez. İlgili kısmın nasıl incelenebileceği ve korunabileceği hakkında usule uygun talep sunulur. Hakemin belirlediği cevap takvimi izlenir; genel dava süreleri burada kendiliğinden uygulanıyormuş gibi hareket edilmez.

Elektronik gönderimde alındı kaydı ve ek bütünlüğü

Başvurunun bilgisayardan gönderilmesi ile kurumca alınması aynı kayıt değildir. Gönderilen e-postanın tarihi, ekleri ve teslim veya alındı mesajı birlikte saklanmalıdır. Büyük ek yüzünden reddedilen ileti, işlem tamamlanmış gibi şirket yöneticisine bildirilmemelidir. Sekretarya tarafından dosya numarası verildiğinde sonraki yazışmalar aynı numarayla ilişkilendirilir. Yanlış adrese gönderildiği anlaşılan bir yazıda düzeltme işleminin tarihi de kayda alınır.

Elektronik sözleşmede yalnız imza görselinin bulunduğu ekran görüntüsüne dayanılmamalıdır. Elde mevcut özgün dosya, doğrulama kaydı ve taraflar arasındaki gönderim zinciri korunur. Tercüme sunuluyorsa hangi dildeki hangi sürümün çevrildiği anlaşılmalıdır. Aynı sözleşmenin farklı dillerdeki metinlerinde uyuşmazlık maddesi farklıysa bu durum başvuruda açıklanır. Çevirinin varlığı, farklı metinlerin hukuken aynı olduğu sonucunu otomatik doğurmaz.

Kararın uygulanması başvuru hazırlığında düşünülmelidir

Talep edilen önlemin fiilen kim tarafından yerine getirileceği başlangıçta belirlenmelidir. Yalnız karşı tarafın belirli bir davranışı bırakması ile üçüncü kişinin elindeki varlığa doğrudan müdahale farklıdır. Banka, sicil veya başka resmî makamın işlem yapması gereken hâllerde kurum kuralı tek başına yeterli dayanak olarak gösterilmemelidir. 4686 sayılı Kanun m.6’daki sınır, başvuru sonucunun nasıl kullanılacağı değerlendirilirken de korunur.

Mahkemeye ayrıca başvurulmuşsa önceki talepler ve verilen kararlar birbirinden saklanmamalıdır. Her merciye sunulan olay anlatımının tarih ve kapsam bakımından tutarlı olması gerekir. Aynı varlığa ilişkin farklı kararların uygulanması sırasında hangi kararın yürürlükte bulunduğu belirlenir. Bir geçici önlemin kaldırılması, başka mercideki kararın da kendiliğinden kalktığı biçiminde raporlanmamalıdır. Her karar kendi hukuki şartları içinde takip edilir.

Sık sorulan sorular

ISTAC acil durum hakemine başvurmak için esas dava önceden açılmış olmalı mı?

Hayır. Ek-1 m.2/1 başlangıçta esas talebin sunulmasını şart koşmaz. Ancak m.2/5’teki on beş günlük esas başvuru yükümlülüğü ayrıca izlenir.

On beş günlük süre acil kararın tebliğinden mi başlar?

Hayır. Başlangıç, acil başvurunun Sekretarya tarafından alınmasıdır. Karar beklenirken esas tahkim talebi hazırlığı bırakılmamalıdır.

Acil durum hakemi mutlaka yedi takvim gününde karar verir mi?

Ek-1 m.7/1 yedi iş günü düzenler ve başlangıcı hakemin dosyayı almasına bağlar. Divan Başkanının süreyi uzatma yetkisi bulunduğundan kesin sonuç garantisi verilmez.

Dosya esas hakem kuruluna gönderildikten sonra acil hakem atanır mı?

Hayır. Ek-1 m.3/2 bu aşamadan sonra acil durum hakemi tayinine izin vermez. Koruma talebi mevcut yargılama ve uygun mahkeme yolu çerçevesinde değerlendirilir.

Sözleşmede acil durum hakeminden vazgeçilebilir mi?

Ek-1 m.1/1 yazılı dışlama anlaşmasını tanır. Ana sözleşme ve sonraki protokoller birlikte incelenerek böyle bir düzenleme bulunup bulunmadığı belirlenir.

Başvuru giderinin ödenmesi teminat yükümlülüğünü kaldırır mı?

Hayır. Süreç gideri ile geçici önlem için istenen güvence farklıdır. Kararda ayrıca teminat öngörülmüşse onun koşulları ayrıca yerine getirilir.

Acil karar bankaya doğrudan haciz talimatı sayılır mı?

Otomatik olarak sayılmaz. Tarafları bağlayan karar ile üçüncü kişilere ve resmî icra organlarına yönelik işlem ayrılmalıdır. Uygulanacak kanuni mahkeme ve icra rejimi ayrıca değerlendirilir.

Acil hakemin kararına esas hakem kurulu uymak zorunda mı?

Ek-1 m.7/7 esas hakemin veya kurulun acil kararla bağlı olmadığını belirtir. İlgili karar ve işlemleri kurallar çerçevesinde değiştirebilir veya kaldırabilir.

Mahkemeden tedbir istemek ISTAC tahkiminden vazgeçmek midir?

Tek başına değildir. Tahkim Kuralları m.31/4 ve Ek-1 m.1/3 mahkeme yolunu saklı tutar. Mahkemenin kanuni başvuru şartları ayrıca sağlanmalıdır.

Tahkim yeri kararlaştırılmamışsa acil koruma yeri neresidir?

Ek-1 m.5 uyarınca İstanbul’dur. Tarafların geçerli bir yer seçimi varsa o seçim esas alınır; toplantı yeriyle hukuki tahkim yeri karıştırılmaz.

Resmî kaynaklar

• ISTAC Acil Durum Hakemi Kuralları: Ek-1 m.1–8.
• ISTAC resmî başvuru kılavuzu: dilekçe ve ödeme kaydı.
• ISTAC Tahkim Kuralları: m.5–7, 18 ve 31.
• 4686 sayılı Milletlerarası Tahkim Kanunu: m.1, 2 ve 6; ayrıca TBMM kabul metni.

Av. Halil Bakırcı tarafından hazırlanmış, Av. Emirhan Keskin tarafından incelenmiştir.

Yazar Bilgisi

Avukat Halil BAKIRCI, Mersin Barosu 3472 sicil numarasına kayıtlıdır. Bakırcı & Keskin Hukuk Bürosu bünyesinde ceza, aile, iş, gayrimenkul ve ticaret hukuku alanlarında hukuki danışmanlık ve dava takibi sunmaktadır.

İnceleyen: Av. Emirhan Keskin · Mersin Barosu Sicil No: 5507

Av. Halil Bakırcı profilini inceleyin →