İstanbul İTO Yerli Malı Belgesi: Asıl Evrak ve Başvuru Askısı

İTO, Yerli Malı Belgesi başvurusunda SBS’ye ıslak imzalı olarak yüklenen belirli evrakın asıllarının, gönderdiği e-postadan sonra üç iş günü içinde odaya teslimini ister; teslim yapılmazsa başvuru sürecini askıya alacağını bildirir. Bu kural, İstanbul Ticaret Odasının Yerli Malı Belgesi ve Sureti hizmet duyurusunda yer alır. Üç iş günü, belgenin düzenlenme süresi değildir. Dosyayı sisteme yüklemek, asıl nüshaları teslim etmek ve sonuç belgesine ulaşmak ayrı aşamalardır.

İstanbul’daki üretici için işlem takibi, asıl belge istemini mevcut SBS başvurusuyla eşleştirerek başlar. Hangi evrakın ıslak imzalı tarama, hangisinin güvenli elektronik imzalı dosya olduğu belirlenir. E-postanın gönderim kaydı, istenen evrak listesi ve oda teslim kaydı birlikte korunur. İnceleme, aynı başvuruya ait fiziksel ve elektronik kayıtlar üzerinden yürütülür.

Asıl evrak isteminin hukuki dayanağı nedir?

5174 sayılı Kanun m.26/j, yerli malı belgelerini odaların düzenlediği veya onayladığı belgeler arasında sayar. 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu m.63/e ise teklif edilen malın yerliliğinin, belirlenen usullere uygun düzenlenmiş Yerli Malı Belgesiyle gösterilmesini öngörür. Bu kanuni çerçeve, başvuru belgesi ile onaylanmış sonuç belgesinin aynı işlevde olmadığını açıklar. Üç iş günlük asıl teslimi, doğrudan bu kanun maddelerinde yazan genel bir süre olarak sunulamaz; onun kaynağı İTO’nun duyurusudur.

TOBB Yerli Malı Belgesinin Düzenlenmesine İlişkin Uygulama Usul ve Esasları, başvuru ve kontrol işlemlerini ayrıntılandırır. Bu yazıda İSO’nun yayımladığı, 6 Haziran 2026 değişikliklerini içeren metin esas alınmıştır. Belge hizmetlerinin genel çerçevesi oda belgeleri ve 5174 m.26 rehberinde ayrıca açıklanmıştır. Buradaki inceleme, İTO’ya yapılan başvuruda asıl evrakın süresinde teslimi ve askı nedeninin giderilmesiyle sınırlıdır.

İstanbul’da dosya hangi odayla ilişkilendirilir?

İTO hizmet açıklaması, kendi düzenlediği aktif kapasite raporuna dayanarak başvuru yapılmasını öngörür. TOBB Esasları m.13/1 de ürünle ilgili geçerli kapasite raporunu düzenleyen oda üzerinden SBS başvurusunu esas alır. Bu nedenle firmanın İstanbul’da bulunması, bütün oda işlemlerinin aynı kuruluşça yürütüldüğünü göstermez. Başvurunun bağlı olduğu oda ve kapasite raporunun düzenleyicisi dosyanın başında belirlenmelidir. Asıl istemini gönderen birimle elektronik başvurunun aynı işleme ait olduğu doğrulanır.

İstanbul Ticaret Odası ile İstanbul Sanayi Odasının hizmet açıklamaları birbirine aktarılmaz. Buradaki üç iş günlük teslim kuralı İTO’nun kendi duyurusudur. Başka bir odanın teslim adresi, kabul yöntemi veya evrak uygulaması aynı şehirde bulunduğu için İTO dosyasına uygulanamaz. Asıllar gönderilmeden önce e-postadaki birim bilgisi ve mevcut başvuru kaydı karşılaştırılır. Firma içinde önceki başvurudan kalan teslim listesinin kullanılması, yeni dosyanın güncel bilgilerini kontrol etme gereğini kaldırmaz.

Kapasite raporunun numarasıyla Yerli Malı Belgesi başvuru numarası da ayrı kayıtlardır. Kuruma verilen açıklamada her ikisinin kendi alanında gösterilmesi, evrakın doğru ürün dosyasına bağlanmasını kolaylaştırır. Birden fazla rapor veya üretim adresi bulunan işletmede teslim belgesi bu bağlantıyı açıkça taşımalıdır. Bu eşleştirme işlemi, sırf şirket unvanı aynı olduğu için farklı tesis dosyalarının birlikte sonuçlandırıldığı varsayımını önler.

İTO hangi ıslak imzalı belgelerin aslını ister?

İTO duyurusu, sistemde ıslak imzayla yüklenen hesap cetvellerini; Yerli Malı Belgesi dilekçesini, taahhütnameyi, mali verileri inceleme izni formunu ve mali raporu sayar. İstenen, imzalı kâğıdın yeniden yazıcıdan alınmış görüntüsü değil, taramaya konu asıl nüshadır. Teslim dosyasındaki her belgenin adı ve sürümü, kuruma yüklenen belgeyle eşleştirilmelidir. Boş form veya imzasız taslak, imzalı asıl nüshanın işlevini karşılamaz.

Form numaralarında kaynaklar arasındaki fark da görülmelidir. İTO duyurusunda cetveller “ek3a-b-c-d” olarak anılırken, güncel TOBB Esasları m.13/1-a-i hesap cetvelini Ek-4 olarak gösterir. Bu nedenle evrakı yalnız eski ek numarasıyla aramak yeterli değildir. Belgenin tam adı, SBS’de kullanılan güncel şablon ve e-postada istenen belge birlikte karşılaştırılır. İTO’nun asıl teslim listesi, ürün türüne göre başvuruda gereken diğer evrakın tamamını ortadan kaldırmaz.

Taranmış ıslak imza ile güvenli e-imza nasıl ayrılır?

5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu m.4, güvenli elektronik imzanın kimlik, nitelikli sertifika ve veri bütünlüğü koşullarını düzenler; m.5 aynı hukuki sonucu elle atılan imzayla ilişkilendirir. Kâğıda atılan imzanın taranması, bu teknik koşulları kendiliğinden oluşturmaz. Başvuru dosyasında imzanın ekranda görünmesiyle elektronik olarak doğrulanabilmesi ayrı kontrollerdir. Ayrıntı için güvenli e-imza ve ıslak imza karşılaştırmasına bakılabilir.

TOBB Esasları m.15/1, hesap cetvelinin ıslak veya elektronik imzalanmasını öngörür. İTO’nun üç iş günlük duyurusu, ıslak imzalı yüklenen belgelerin asıllarına yöneliktir; bütün e-imzalı belgeler için ayrıca kâğıt asıl yaratılması biçiminde genişletilmez. Elektronik imzalı belgenin özgün dosyası korunur. Duyuruya cevap hazırlanırken her kalemin imza türünün yazılması, kâğıt aslı bulunan belgeyle elektronik aslı bulunan belgenin karışmasını önler.

Üç iş günlük süre hangi tarihten izlenir?

İTO duyurusunun başlangıç noktası, asılların teslimi için e-postanın gönderilmesidir. Firma içinde mesajın muhasebeye iletildiği veya yönetici tarafından okunduğu tarih, duyurudaki gönderim tarihinin yerine konulmaz. Mesaj başlığındaki tarih ve saat, alıcı adresi, başvuru numarası ve ekler birlikte kaydedilir. İş günü ile takvim günü birbirine çevrilmeden, ilgili çalışma ve tatil takvimi üzerinden teslim planı yapılır.

Birden fazla ürün için eş zamanlı başvuru yürütülüyorsa her e-posta kendi dosyasına bağlanır. Bir ürünün asıllarının teslim edilmiş olması, başka başvurunun evrakını teslim edilmiş hâle getirmez. Bildirimde başvuru numarası veya istenen belge açık değilse açıklama yazılı olarak istenir; aynı anda eldeki belgelerin hazırlanmasına devam edilir. Açıklama talebinin tek başına süreyi durdurduğu kabul edilerek teslim bekletilmez.

Üç iş günü, bir ay ve on iş günü neyi ifade eder?

Bu sürelerin muhatapları ve tamamlanacak işlemleri farklıdır. Odanın bir aylık süresi, başvurucunun asılları bir ay bekletebilmesi için verilmiş ek süre değildir. TOBB’un on iş günlük incelemesi de dosyanın ilk kez şirket tarafından sisteme yüklenmesinden başlayacak tek bir toplam hizmet süresi olarak okunmaz. İşletmenin takviminde asıl teslimi, oda gönderimi ve TOBB sonucu için ayrı kayıt tutulması gerekir.

Sisteme giriş, imza ve ücret kaydı ayrı ayrı izlenir

TOBB Esasları m.5/1, işlemlerin e-Devlet kapısından giriş yapılan SBS üzerinden yürütülmesini düzenler. Sisteme giriş yapabilmek, yüklenen her belgenin güvenli elektronik imzayla imzalandığını göstermez. Kullanıcı girişi, başvuru verisinin yüklenmesi ve belirli belgenin imzalanması ayrı işlemlerdir. Bu nedenle dosyayı kontrol eden kişi yalnız hesabın kime ait olduğuna bakmaz; belgenin kendisindeki imzayı ve ilgili kişinin yetkisini de inceler. Elektronik işlem kaydıyla kâğıt belge birbirinin içeriğini doğrulayacak biçimde saklanır.

İTO’nun hizmet sayfasında oda bedelinin ödeme dekontunun SBS’ye yüklenmesi de ayrıca açıklanır. Ücret kaydı, asıl evrakın odaya ulaştığını gösteren teslim kaydı değildir. Ödeme makbuzu, hangi başvuru için ödeme yapıldığını açıklayacak bilgilerle tutulmalıdır. Dosyanın ücret aşamasının tamamlanmış olması, asıl isteminin cevapsız bırakılmasına gerekçe oluşturmaz. Başvuru sorumlusu ödeme ve teslim için ayrı durum notu tuttuğunda, mali kaydın tamamlanmasına rağmen evrakın beklemesi gibi takip boşlukları görülebilir.

SBS dosyası ile kâğıt asıl nasıl eşleştirilir?

Önerilen teslim listesinde başvuru numarası, ürün adı, belgenin adı, düzenleme tarihi, sayfa sayısı ve imzalayan kişiler bulunur. Liste, firmanın kontrol aracıdır; mevzuatta ayrıca zorunlu tutulmuş yeni bir standart form değildir. Amaç, teslim edilen evrakın hangi elektronik başvuruyu tamamladığını açıkça göstermektir. Aynı unvanla birden fazla üretim tesisi veya ürün dosyası yürütülüyorsa bunların kayıtları birbirinden ayrılır.

Hesap cetvelinin elektronik çalışma dosyasıyla imzalı taraması aynı tutarları, aynı girdileri ve aynı ürün tanımını göstermelidir. İmza sonrasında bir maliyet kalemi düzeltilmişse eski imzalı nüsha ile yeni çalışma dosyası açıklamasız bir araya getirilmez. Değişen husus kayda alınır ve yetkili kişilerce onaylanan doğru sürüm başvuruya kazandırılır. Dosya adının aynı kalması, içeriğin de aynı kaldığını kanıtlamaz. Teslimden önce bu karşılaştırmanın yapılması, kurumun farklı belgelerden farklı sonuç çıkarmasını önler.

Ürün adıyla belge kapsamı da sürüm kontrolünün parçasıdır. Başvuru ekranında kullanılan ürün tanımı, cetvel başlığında ve mali raporda aynı ürünü göstermelidir. Teslim edilen dosyada yalnız ticari katalog adı kullanılmışsa teknik tanımla bağlantısı açıklanır. Belge adları aynı olsa bile farklı ürüne ait kayıtlar tek dosyada birleştirilmez. Kurumun inceleyeceği ürünün açık biçimde tanımlanması, teslimin doğru başvuruya işlenmesini destekler.

Firma yetkilisi, mali uzman ve teknik uzmanın imzaları

TOBB Esasları m.13/1, taahhütnamenin üretici veya onu temsil ve ilzama yetkili kişilerce imzalanmasını ister. M.15/1 ise hesap cetvelinin mali ve teknik incelemesini ilgili uzmanlara bağlar. Bir kişinin sisteme dosya yükleme görevini yürütmesi, bütün belgelerde diğer kişilerin yerine imza atabileceği anlamına gelmez. Belge üzerindeki imza ile kişinin dosyadaki görevi birlikte kontrol edilir.

Şirket adına imzalı taahhütnamede unvanın ve imza sahibinin kimliğinin okunabilmesi önemlidir. Birlikte temsil kaydı bulunan şirketlerde dosyaya hangi yetki düzeniyle imza konulduğu açıklanmalıdır. Mali uzmanın onayıyla teknik uzmanın değerlendirmesi birbirini tamamlar; aynı belgeyi kontrol etmeleri görevlerinin birleştiği anlamına gelmez. Nitekim Esaslar m.15/3, cetveli onaylayan teknik uzman ile oda adına kontrol eden kişinin aynı olamayacağını belirtir. Teslim listesi bu farklı sorumlulukları görünür tutmalıdır.

Asıl teslim edilmediğinde başvurunun askıya alınması

İTO’nun duyurusu, süresinde asıl teslim edilmemesinin sonucunu başvuru sürecinin askıya alınması olarak açıklar. Bu ifade, başvurunun artık onaylanmış olduğunu veya düzenlenmiş belgenin kesin olarak iptal edildiğini göstermez. TOBB Esasları m.20’deki, belge düzenlendikten sonraki ara kontrol ve iptal düzeni farklı bir aşamaya ilişkindir. Sorunun hangi işlemde doğduğu, SBS durum bilgisi ve oda yazışması üzerinden belirlenir.

Askı kaydında yalnız evrak aslı eksikliği belirtilmişse inceleme bu eksikliğin giderilmesine yönelir. Aynı dosyada ayrıca imza, içerik veya ürün uyumsuzluğu bildirilmişse her istem ayrı karşılanır. “Belgeler yüklendi” açıklaması, asıl nüsha bekleyen işlemi cevaplamaz. İTO duyurusu, geç teslimden sonra başvurunun hangi sabit süre içinde otomatik açılacağını belirlemez; bu nedenle teslimin dosyaya işlendiği ve mevcut durumun güncellendiği ayrıca doğrulanır.

Askıdaki dosya tamamlanırken ne sunulur?

Tamamlama yazısında şirket unvanı, ticaret sicil numarası, SBS başvuru numarası, ürün ve İTO e-postasının tarihi birlikte gösterilir. Teslim edilen her asıl belge ek listesinde adıyla belirtilir. Önceden teslim edilmiş bir evrak için yeniden eksik kaydı görünüyorsa önceki alındı bilgisi ve teslim listesi eklenir. Böylece oda, genel bir itiraz yerine belirli başvurunun belirli kaydını inceleyebilir.

İstenen sonuç da açık yazılmalıdır: teslim edilen asılların ilgili başvuruya kaydedilmesi, eksiklik kaydının değerlendirilmesi ve başvurunun güncel durumunun bildirilmesi. Belge içeriğinde düzeltme yapılmışsa hangi eski sürümün yerine hangi yeni sürümün verildiği açıklanır. Yeni evrak eski tarihliymiş gibi gösterilmez. Başvuru sahibinin iş takviminde ihale veya sözleşme tarihi bulunması, belgenin kurumca o tarihte mutlaka düzenleneceği anlamına gelmez; teslim ve sonuç kayıtları gerçek tarihleriyle izlenir.

E-posta ve teslim kayıtları nasıl korunur?

E-posta yalnız ekran görüntüsü olarak değil, gönderici, alıcı, tarih ve ekleriyle birlikte saklanmalıdır. Şirketin ortak posta kutusunda ileti silinse bile dosyayla ilgili kayıt korunabilmelidir. Bildirime verilen cevap, evrakın teslim edildiğini gösteren alındı veya oda kayıt bilgisiyle ilişkilendirilir. Bu düzen, kurumun ne istediğini ve firmanın hangi tarihte ne sunduğunu sonradan karşılaştırmayı sağlar.

Duyuru odaya teslimi esas alır. Kuruma gönderilecek paketin taşımacıya verilme kaydıyla kurumda teslim alınma kaydı aynı olgu değildir. Teslim yöntemi ve kabul birimi İTO’nun başvuruya ilişkin yönlendirmesi üzerinden doğrulanır. Taşıma kaydında yalnız zarfın teslimi görünüyorsa içerik, ayrıca hazırlanmış ek listesiyle ilişkilendirilir. Sadece telefon görüşmesine dayanmak yerine yazılı kayıt alınması, kayıp evrak veya yanlış dosyaya işleme iddiasının somut belgelerle incelenmesini kolaylaştırır.

Asılların teslimi mali ve teknik kontrolü tamamlar mı?

TOBB Esasları m.14, başvuru bilgilerinin mevzuata uygunluğunun ve ürünle ilgili sicil, kapasite, hesap ve girdi belgelerinin kontrolünü düzenler. Asılların odaya ulaşması, bu incelemelerin olumlu sonuçlandığı anlamına gelmez. Üretim konusu ile başvurulan ürünün eşleşmesi ve hesaplamanın dayanak kayıtlarla açıklanması da gerekir. Eksik asıl nüshayı tamamlamak, yanlış ürün veya yanlış hesap verisini kendiliğinden düzeltmez.

Bu ayrım, tamamlama işleminin doğru kapsamda yürütülmesini sağlar. Dosya sorumlusu, teslim aşamasında yalnız belge adedini; inceleme aşamasında ise belgenin içeriğini kontrol eder. M.7’de mali uzmanın kayıt ve hesap doğruluğuna, m.8/6’da teknik uzmanın teknik bilgi ve dayanak belgelere ilişkin sorumluluğu düzenlenmiştir. Asıl teslimini yapan çalışanla uzmanların görevleri aynı değildir. Başvuru takibinde her kontrolün kim tarafından ve hangi sürüm üzerinde tamamlandığı açıklığa kavuşturulur.

Odanın saklama yükümlülüğü ve ticari sırlar

TOBB Esasları m.6/1, başvuruda mevcut ıslak imzalı belgelerin oda veya borsaca on yıl saklanmasını; sonrasında güvenli biçimde imhasını düzenler. Aynı hüküm süreçte edinilen bilgi ve belgelerin veri güvenliğini de kapsar. Bu süre, asılların istenmesinin arşiv yönünü açıklar. Başvurucunun şirket içi bütün belge türleri için tek ve değişmez saklama süresi belirleyen bir hüküm olarak kullanılmaz.

Maliyet cetveli, tedarikçi bilgisi ve üretim reçetesi ticari sır niteliğinde bilgi içerebilir. Esaslar m.18/1 bu bilgilerin korunmasını, yetkili merciler dışına açıklanmamasını düzenler. Şirket içinde de dosya yalnız işlem için gerekli kişilere açılmalı; e-posta eki ve teslim paketi doğru muhatapla eşleştirilmelidir. Kuruma asıl verilmeden önce okunabilir dosya kopyasının korunması, sonraki incelemede hangi belgenin sunulduğunu göstermeye yarar. Bu kopya, asıl teslim yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz.

Başvuru tamamlandıktan sonra sonuç nasıl kontrol edilir?

TOBB Esasları m.12/4’te oda kontrolü, taslağın TOBB’a iletilmesi ve uygun bulunan belgenin oda tarafından e-imzayla oluşturulması sıralanır. Firmanın arşivinde başvuru dilekçesi, teslim listesi ve sonuç belgesi ayrı tutulmalıdır. Sonuç belgesindeki unvan, ürün, numara ve tarih kontrol edilerek doğru dosyayla eşleştirilir. SBS’de yalnız yükleme veya inceleme kaydı görünmesi, düzenlenmiş belge yerine kullanılmaz.

Talep edilen belgenin adı da son kontrolde doğrulanır. İSO Türk Malı Belgesi ve IPA menşe dosyası, burada incelenen Yerli Malı Belgesi başvurusundan farklıdır. İsim benzerliğiyle yanlış evrakın sunulması önlenmelidir. Asıl teslim yazışması, inceleme sonucu ve fiilen düzenlenen belgenin aynı ürün başvurusuna ait olması, dosyanın tamamlandığını değerlendirmenin temelidir.

Sık sorulan sorular

1. İTO’ya asıl evrakı kaç günde teslim etmek gerekir?

İTO duyurusu, ıslak imzayla yüklenen ve aslı istenen belgelerin e-posta gönderildikten sonra üç iş günü içinde odaya teslimini ister. Süre, belgenin düzenlenmesi için verilmiş bir hizmet süresi değildir.

2. Belgeleri SBS’ye tarayarak yüklemek yeterli mi?

İTO’nun asıl istemi kapsamındaki ıslak imzalı belgeler için tarama yüklemek teslimi tamamlamaz. İstenen asıl nüshalar aynı başvuru numarasıyla eşleştirilerek odaya teslim edilir.

3. E-imzalı belgeler de yeniden kâğıtta imzalanmalı mı?

Üç iş günlük duyuru, ıslak imzalı yüklenen evrakın asıllarına yöneliktir. Bütün güvenli e-imzalı belgelere yeniden ıslak imza zorunluluğu olarak genellenmez; belgenin özgün elektronik dosyası korunur.

4. E-postayı geç okumak süreyi yeniden başlatır mı?

İTO’nun duyurusunda başlangıç, e-postanın gönderimidir. Şirket içindeki yönlendirme veya okuma tarihi bu başlangıcın yerine konulmaz. Mesajın gönderim bilgisi ve ilgili başvuru kaydı birlikte incelenir.

5. Üç iş günü içinde asıllar verilmezse ne olur?

İTO, başvuru sürecinin askıya alınacağını bildirir. Bu, düzenlenmiş bir belgenin iptaliyle aynı işlem değildir. Eksikliğin tamamlandığı ve dosya durumuna işlendiği ayrıca kontrol edilir.

6. Odanın bir aylık süresi başvurucuya ek süre verir mi?

Hayır. TOBB Esasları m.6/5, odanın başvuruyu hazırlayıp kontrol için TOBB’a gönderme süresidir. İTO’nun asıl evrak için bildirdiği üç iş günlük teslim süresinin yerine geçmez.

7. On iş günlük süre hangi kurumun incelemesidir?

TOBB Esasları m.5/12, SBS aracılığıyla TOBB’a ulaşan başvurunun azami on iş gününde olumlu veya olumsuz sonuçlandırılmasını düzenler. Firmanın ilk yüklemesinden başlayan tek toplam işlem süresi değildir.

8. Kargo gönderi kaydı oda teslimini kanıtlar mı?

Taşımacıya verme kaydı, odaya teslim alınma kaydından ayrıdır. Kurum teslim bilgisi ile paketteki belgeleri gösteren ek listesi birlikte korunur; teslim yöntemi ilgili birimin yönlendirmesiyle doğrulanır.

9. Islak imzalı asılları oda ne kadar saklar?

TOBB Esasları m.6/1, başvuruda mevcut ıslak imzalı belgeler için oda veya borsaya on yıllık saklama ve sonrasında güvenli imha yükümlülüğü getirir. Veri güvenliği de aynı hükümde düzenlenir.

10. Asılları tamamlamak belgenin onaylanmasını sağlar mı?

Asıl eksikliğinin giderilmesi, mali ve teknik şartların olumlu incelendiğini tek başına göstermez. TOBB Esasları m.12 ve m.14 kapsamındaki kontrol ile oda tarafından sonuç belgesinin oluşturulması ayrıca tamamlanır.

Kaynak kontrolü: 24 Ekim 2026. Kanun maddeleri ve resmî kaynaklar ilgili açıklamaların yanında verilmiştir.

İstanbul’da Yerli Malı Belgesi başvuru dosyasının incelenmesi

SBS başvurusu, İTO e-postası, imzalı belge sürümleri, teslim listesi ve askı kaydı birlikte incelenir. Dosya incelemesi için Maslak Polaris Plaza İstanbul ofisinin iletişim bilgilerine ulaşabilirsiniz.

Sorunuzu iletin

Av. Halil Bakırcı tarafından hazırlanmış, Av. Emirhan Keskin tarafından incelenmiştir.

Yazar Bilgisi

Avukat Halil BAKIRCI, Mersin Barosu 3472 sicil numarasına kayıtlıdır. Bakırcı & Keskin Hukuk Bürosu bünyesinde ceza, aile, iş, gayrimenkul ve ticaret hukuku alanlarında hukuki danışmanlık ve dava takibi sunmaktadır.

İnceleyen: Av. Emirhan Keskin · Mersin Barosu Sicil No: 5507

Av. Halil Bakırcı profilini inceleyin →