İstanbul’da Sigorta Acentelerinin Ortak Ofisi: Ayrı Personel, IP ve İTO Tetkiki

İstanbul’da en fazla üç sigorta acentesi; bölümleri, personelleri ve statik IP’leri ayrı olmak şartıyla aynı mekânda çalışabilir. İTO’nun açıkladığı bu düzen, tek ofiste bütün acentelerin birbirinin personelini ve sistemini kullanmasına izin vermez. Üçten fazla acente için özel proje ve Sigorta Acenteleri İcra Komitesinin onayı gerekir. Acente şubelerinin başka acenteyle aynı mekânda çalışması ise ayrıca yasaklanmıştır.

Bu yazıyla ilgili genel bir sorunuz mu var? Anonim soru sor

Ortak yer kullanımı planlayan acenteler için belirleyici konu, kira giderinin paylaşılmasından önce mesleki ayrımın fiilen kurulmasıdır. Dosyada hangi acentenin hangi bölümü, personeli ve internet altyapısını kullandığı açıklanmalıdır. Fatura istisnası, statik IP belgesi ve çoklu acente taahhütnamesi farklı işlevlere sahiptir. Bunların tek bir ortaklık sözleşmesiyle karşılandığı kabul edilmez.

Ortak mekân şartlarının kanuni dayanağı nedir?

5684 sayılı Sigortacılık Kanunu m.27/3-f, acentelik için gerekli asgari fiziki şartları belirleme görevini Sigorta Acenteleri İcra Komitesine verir. M.23/1–2 ise acentenin Levha ve mesleki nitelik düzenini kurar. Dolayısıyla aynı yerde çalışma koşulu, yalnız mal sahibi ile kiracılar arasındaki kullanım anlaşmasına göre belirlenmez.

Sigorta Acenteleri Yönetmeliği m.4/1-d ve m.5/1-c, gerçek ve tüzel kişi acentelerde fiziki şartlar ile teknik, idari ve insan kaynağı yeterliliğini arar. M.13/A, bu alanlardaki işlemlerin Yönetmeliğe uygun olarak İcra Komitesi veya TOBB tarafından yürütülmesini düzenler. Güncel metinde m.7 insan kaynakları hakkındadır; eski yönetmelik metinlerindeki fiziki şartlar numarası güncel hüküm gibi kullanılmamalıdır.

Üç acente sınırı nasıl değerlendirilir?

İTO’nun kuruluş ve fiziki tetkik açıklaması, ayrı bölüm, personel ve statik IP koşuluyla en fazla üç acentenin mekânı paylaşmasını kabul eder. Sayımda ortakların değil, birlikte faaliyet gösteren acentelerin kimliği esas alınır. Aynı kişilerin birden fazla şirkette ortak olması, farklı şirketleri tek acente haline getirmez.

Üç acentenin aynı yerde bulunması tek başına uygunluk oluşturmaz; ayrılık koşulları da gerçekleşmelidir. Özel proje ve İcra Komitesi onayıyla sayı sınırının uygulanmadığı istisna, yalnız sayı bakımından açıklanmıştır. Bu onaydan bütün personel veya teknik altyapı şartlarının kaldırıldığı sonucu çıkarılamaz. Başvuruda gerçekten verilmiş kararın kapsamı gösterilir; proje hazırlanması, henüz onay alınmış olmasıyla bir tutulmaz.

Ayrı bölüm ile bağımsız mekân koşulu birlikte nasıl okunur?

İTO, acentelik mekânının fiziken ayrılmış, bağımsız girişli ve başlı başına kullanılabilir nitelikte olmasını ister. Çoklu acente düzeninde ise her acentenin kendi bölümü bulunmalıdır. Dışarıdaki başka işletmelerden bağımsızlık ile aynı yerdeki acentelerin kendi bölümleri olması farklı inceleme başlıklarıdır. Binadaki ortak girişin adresi, acentelerin içerideki kullanım ayrımını tek başına açıklamaz.

Yerleşim hazırlanırken her acentenin çalışma alanı ve işlem yaptığı bölüm görünür olmalıdır. Bölümler üzerinde yalnız şirket adı yazmak, ortak personel ve ortak erişimle yürütülen fiili düzeni değiştirmez. Resmî açıklamada bulunmayan metrekare, duvar yüksekliği veya kapı sayısı şartı üretilmez. İncelemenin konusu, belgede çizilen ayrımla mekânda gerçekten kurulan düzenin birbirini karşılamasıdır.

Ortak ofiste personel neden ayrı tutulur?

İTO’nun çoklu acente koşulu personelin ayrılığını açıkça içerir. Yönetmelik m.6/1 de sigorta ürünlerinin pazarlanması, bilgilendirilmesi ve satışının teknik personel eliyle yürütülmesini esas alır. Bir acentenin teknik personel belgesi, aynı yerdeki diğer acentelerin personel dosyasını tamamlayan ortak belge değildir. Çalışanın hangi acente adına görev yaptığı belirli olmalıdır.

Personel listeleri, görev ve çalışma kayıtları acente bazında hazırlanır. Müşteriye bilgi veren kişinin hangi şirket adına hareket ettiği, teklifin ve sonraki poliçenin kaydıyla uyuşmalıdır. Bir kişinin her acentenin bütün işlemlerinde ortak görevli gibi sunulması, ayrı personel taahhüdüyle bağdaşmaz. Yöneticilik için ayrıca geçerli nitelik ve kayıt koşulları korunur; ofis paylaşımı bu koşulları kendiliğinden değiştirmez.

Çalışan veya müdür ayrıldığında, diğer acentenin kadrosunda bulunan kişi eksik görevi kayıt dışı biçimde doldurmuş sayılmaz. Müdür ayrılışının özel kayıt düzeni İstanbul’da acente müdürünün SGK ve Levha işlemleri yazısında açıklanmıştır. Ortak yerin kullanımı sürse de ayrılan kişinin hangi acentedeki görevinin bittiği ayrı kayda bağlanır.

Aynı internet bağlantısı ve statik IP kullanılabilir mi?

İTO ortak mekândaki acentelerin statik IP’lerinin ayrı olmasını ister. Ayrıca tetkik evrakı arasında acente adına düzenlenmiş statik IP belgesini sayar. Bir acentenin aboneliği ve IP belgesi, aynı yerde bulunan bütün acenteler adına hazırlanmış belge gibi sunulamaz. Hizmeti veren kuruluşun kayıtları ile başvurudaki acente unvanı eşleştirilir.

İnternetin ofiste çalışıyor olması, bu belge ve ayrılık şartının yerine geldiğini göstermez. Başvurunun teknik dosyası hangi acentenin hangi bağlantı ve IP üzerinden işlem yaptığını anlaşılır kılmalıdır. Belgede değişen abone unvanı, taşınmış hizmet adresi veya başka firmaya ait kayıt varsa önce bunların gerçek durumla uyumu sağlanır. Tek IP’nin farklı kullanıcı adlarıyla kullanılması, ayrı IP koşulunun yerine geçirilmez.

İki fatura koşulunda ortak mekân istisnası nedir?

İTO; elektrik, telefon, su, doğalgaz veya internet hizmetlerinden en az ikisinin acente adına kayıtlı olmasını temel koşul olarak açıklar. Aynı mekânı kullanan çoklu acentelerde internet faturası dışındaki faturaların, paylaşan acentelerden birinin adına olması yeterlidir. Böylece ortak hizmetin faturasıyla her acenteye ait internet ve statik IP düzeni birbirinden ayrılır.

İTO’nun evrak listesi iki fatura veya abonelik sözleşmesini kabul eder. Aynı sayfanın ayrıntılı koşullarında internet faturası istisna dışında bırakılmıştır. Evrak listesindeki kısa ortak fatura açıklaması, internetin de tek acentenin adına olabileceği biçiminde genişletilmemelidir. Mal sahibinin adına düzenlenmiş fatura da sırf adres aynı olduğu için paylaşan acente adına belgeye dönüşmez.

Tetkik başvuru dosyasında her belge neyi gösterir?

Ortak ofis dosyası, farklı koşulları kanıtlayan belgelerden oluşur. Belgenin güncel olması kadar hangi acenteye ait olduğu da açık olmalıdır. Acenteler aynı adreste bulunduğu için bütün evrakın tek şirket adına toplanması ayrılık incelemesini eksik bırakır. Belge listesi, başvuran şirketle ortak yerdeki diğer acentelerin unvanlarını birbirine karıştırmadan hazırlanır.

Çoklu acente taahhütnamesi nasıl hazırlanır?

İTO’nun çoklu acenteler için taahhütname örneği, TOBB’a hitaben düzenlenmiştir. Aynı mekânda faaliyet gösteren acentelerin unvanları yazılır; bölümlerin, personelin ve bilgi işlem altyapılarının ayrı olduğu beyan edilir. Formda üç acente için unvan ve imza alanı vardır. Tarih ve imzalar, başvuruda açıklanan mevcut organizasyona bağlanır.

Taahhütnameyi imzalamak fiilen bulunmayan ayrılığı oluşturmaz. Başvurudan önce hangi acentelerin yer kullanacağı kesinleştirilir ve hepsinin ticaret unvanı doğru yazılır. Bir şirketin eski unvanı veya yalnız pazarlama adıyla imza atılması kayıttaki kimliği belirsizleştirir. Özel proje kapsamındaki daha geniş yapı da standart formun üç alanına isimler sıkıştırılarak onaylı hale getirilmiş sayılmaz; ilgili onay ve kapsam ayrıca gösterilir.

Tetkik formunda kuruluş mu adres değişikliği mi seçilir?

İTO’nun 2026 asgari fiziki tetkik başvuru formunda acente kuruluşu, acente adres değişikliği, şube kuruluşu ve şube adres değişikliği seçenekleri bulunur. Ticaret sicil numarası, iletişim ve adres bilgileri de formda yer alır. Mevcut acentenin ortak ofise taşınması, yeni bir acente kurulmuş gibi kaydedilmez.

İTO adres değişikliğinde önce ticaret sicilindeki işlemin yapılmasını, ardından Sigorta İşlemleri Birimine fiziki tetkik başvurusunu belirtir. Önceki adrese ait olumlu rapor, yeni yerdeki çoklu düzenin incelendiğini göstermez. Aynı sokak veya binada taşınma da belgeye gerçek adresiyle yansıtılır. Formdaki adres, internet belgesindeki hizmet yeri ve fiili bölüm birbiriyle karşılaştırılır.

Tetkik yalnız masa ve cihazlara mı bakar?

İTO, poliçe düzenleme ve diğer aracılık faaliyetlerinde kullanılan bütün bilişim programlarını asgari fiziki şartlar tetkiki kapsamına alır. İnceleme yalnız bilgisayar ve yazıcının odada bulunmasıyla sınırlı değildir. Taahhüt edilen bilgi işlem ayrımının kullanılan uygulamalara da yansıması gerekir. Ortak ofis dosyasında sistemleri kimin hangi acente adına kullandığı açıklanır.

Yönetmelik m.17/3, teknik personel olmayan kişilerin tahsis edilen kullanıcı adı ve şifreleri kullanmaması için tedbir alınmasını sigorta şirketleriyle acentelere yükler. Teknik personel yeterliliği de başka acentenin yetkisini serbestçe kullanma hakkı vermez. M.14/1, acentelik yetkilerinin başka acentelere veya kişilere devredilmesini yasaklar. Mekân paylaşımı, yetki paylaşımı belgesi değildir.

Müşteri dosyaları ve teklif kayıtları nasıl ayrılır?

5684 m.23/17 uyarınca, acentelik işi sırasında edinilen bilgi ve sırlar bakımından açıklama yasağı vardır. Acente ile çalışanı, ilgili kişinin izni bulunmadan bu bilgileri başkasına aktaramaz. Suç oluşturan hususların yetkili mercilere duyurulması yükümlülüğü ayrıca korunur. Ortak adreste bulunmak, diğer acenteye müşteri dosyasını veya poliçe ayrıntılarını açıklama izni sağlamaz. Bilgiye erişim, işlemi yürüten acentenin görev düzeniyle sınırlandırılır.

Bu nedenle masa üzerinde bırakılan evrak, ortak klasör erişimi ve kullanılan yazılım hesapları çalışma düzeni içinde ele alınır. Bir müşterinin aynı ofise gelmesi, bütün acenteleri aynı dosyanın yetkilisi yapmaz. Başvuruda ayrı altyapı taahhüt eden şirketler, sonrasında dosyaları herkesin erişimine açarak fiili ayrılığı ortadan kaldırmamalıdır. Yetki ve erişim kaydı, belgeyi gerçekten kullanan kişiyi göstermelidir.

Ortak tabela ve Levha plakası nasıl düzenlenir?

Yönetmelik m.19/1–4, acente unvanının tanıtım alanlarında bulunmasını; sigorta ifadesinin acentelik veya aracılık niteliğiyle kullanılmasını ve unvanla Levha numarasını içeren plakanın girişte görünmesini düzenler. Çoklu ofisin ortak bir tanıtım adı bulunması, faaliyet gösteren acentelerin unvan ve kayıtlarının görünür olma yükünü ortadan kaldırmaz.

Müşteri hangi acentenin teklifini aldığını ve hangi acentenin işlemini takip ettiğini anlayabilmelidir. Ofisin internet sayfası, yönlendirme panosu ve kullanılan belgeler bu kimliği korur. Birlikte çalışan acentelerin sigorta şirketi gibi sunulması veya ayrı şirketlerin tek bir acentelik yetkisi varmış gibi tanıtılması m.19’daki sınırlarla bağdaşmaz. Tanıtımdaki bilgi, fiili faaliyet kaydıyla uyuşmalıdır.

Yönetmelik m.17/3, aracılık eden acentenin unvanı ve Levha numarasının poliçede yer almasını da düzenler. Ortak ofisin genel adı bu alanları doldurmak için kullanılmaz. Teklif sürecinde müşterinin görüştüğü acente ile poliçede görünen acente farklıysa işlem ilişkisinin dayanağı açıklığa kavuşturulmalıdır. Ofiste yan yana çalışma, belgelerdeki şirket kimliğinin önemsiz olduğu anlamına gelmez.

Kira ve gider paylaşımı acentelik yetkisini birleştirir mi?

Acentelerin kendi aralarında yapacağı gider paylaşımı anlaşması; kiranın, ortak hizmetin veya ekipman giderinin kim tarafından karşılanacağını açıklayabilir. Bu anlaşma İTO’nun taahhütname ve tetkik düzeninin yerine geçmez. Aynı şekilde bir acentenin diğerine ofis bedeli ödemesi, karşı tarafın sigorta şirketleriyle yaptığı sözleşmelerden yetki kazandırmaz.

Yönetmelik m.17/1 poliçe ve prim tahsil yetkisini sigorta şirketinin verdiği yetkiyle ilişkilendirir. M.18/2, prim ve komisyonların çalışılan şirketler bazında izlenmesini ister. Ortak ofis giderleriyle müşteriye ait prim işlemleri bu nedenle aynı kayıt gibi ele alınmaz. Tek adres üzerinden çalışan her acentenin kendi işlemi, yetkisi ve hesap izi belirlenebilir olmalıdır.

Gider paylaşımının dosyaya yansıyan kısmı, faturanın kimin adına düzenlendiğidir. Paylaşan acentenin ofisten ayrılması sonrasında onun adına kalan abonelik, artık birlikte çalışan acentelerden biri adına belge olarak gösterilemez. Kullanım anlaşması, hizmet sağlayıcının abone kaydını kendiliğinden değiştirmez. Yeni düzen hazırlanırken ödemeyi yapan kişi, faturanın muhatabı ve hizmetin sunulduğu acente ayrı ayrı kontrol edilir.

Başka işletme veya acente şubesi aynı yerde bulunabilir mi?

İTO, Levhaya kayıtlı sigorta acenteleri dışındaki firmalarla aynı mekânı ve kapı ya da pencere gibi bağlantıları kabul etmez. Genel başka faaliyet sınırı ayrıca 5684 m.23/10’da bulunur. Bu yüzden farklı bir işletmenin ayrı vergi numarası taşıması, acentenin mekânına bağlanmasının fiziki şartlara uygun olduğunu tek başına göstermez.

Sigorta acentesinin başka ticari faaliyet sınırı bu konuda ayrı hukuki katmandır. Çoklu acente imkânı, ilgisiz işletmelerle ortak ofis iznine dönüştürülemez. İTO ayrıca acente şubelerinin başka acenteyle aynı mekânda faaliyetini yasaklar. Bağımsız acenteler için tanınan üçlü düzen şubeye uygulanmaz; dosyada merkez ile şube niteliği açık tutulur.

Ortak ofis düzeni değişince hangi işlem yapılır?

Yönetmelik m.16/1, kapsamdaki değişikliklerin bildirimi için on beş iş günlük üst süre belirler. Bildirimin muhatabı, uygunluk belgesi başvurusunu alan odadır. Adres, ilgili personel veya kayıt bilgisi değişirken eski ortak kullanım dosyası güncelmiş gibi korunmaz. Ayrılan acentenin yerine gelen şirketin kimliği, yeni abonelik ve bölümlerdeki değişiklikler kendi gerçek tarihleriyle açıklanır.

İTO, başvuru belgeleri incelendikten sonra randevulu yer ziyareti ve rapor hazırlanmasını açıklar. Olumsuz fiziki rapor, kuruluşta Levha başvurusunun kabulünü engeller. Mevcut acentenin kaydının silinmesi ise 5684 m.23/4–5 çerçevesindeki sebepler ve usulle değerlendirilir; tetkikte yazılan tek bir eksiklik, ayrıca işlem olmaksızın bütün kayıtların silindiği diye sunulmaz.

Olumsuz fiziki tespit için düzeltme dosyası nasıl kurulur?

Raporda belirtilen uygunsuzluk ayrı satırlarla ele alınır: personel ayrımı, bölüm kullanımı, internet belgesi veya tanıtım bilgisinden hangisinin yetersiz bulunduğu gösterilir. Yapılan düzeltme o tespite bağlanır. IP belgesi eksikliğine yalnız yeni bir taahhütname sunmak, teknik bağlantının kimin adına olduğunu kanıtlamaz. Bölümlerin fiilen ayrılmadığı tespitine de sadece fatura değişikliğiyle cevap verilmez.

İncelemeye sunulan eski belgeler dosyadan iz bırakmadan çıkarılmaz; düzeltilmiş belge ve değişikliğin tarihi eklenir. Böylece ilk incelemede görülen durumla sonraki düzenleme arasında açık bağlantı kurulur. İTO’ya verilen açıklamada hangi hususun tamamlandığı ve hangi sonuç için yeniden değerlendirme istendiği belirtilir. Kaynaklarda yer almayan otomatik kabul süresi veya her eksiklik için aynı düzeltme süresi varsayılmaz.

İstanbul’daki ortak mekân dosyası ne zaman tamamlanmış sayılır?

İTO’nun gösterdiği başvuru yeri, Eminönü Reşadiye Caddesi’ndeki Ek Hizmet Binası Sigorta İşlemleri Birimidir. Teslim edilen formun, faturaların, IP belgelerinin ve imzalı taahhütnamenin bir örneği başvuru kaydıyla birlikte saklanır. İncelemede düzeltme istenen husus, hangi belge veya fiili düzenlemeyle giderildiği belirtilerek cevaplanır. Yalnız randevu alınması olumlu rapor düzenlendiğini göstermez.

Olumlu fiziki tetkik, her acentenin mesleki kaydı ve sigorta şirketinden aldığı yetkinin yerine geçmez. Mesleki statünün çerçevesi sigorta acentesinin kayıtlı olma zorunluluğunu açıklayan yazıda ele alınmıştır. Son kontrolde başvurudaki acente unvanları, gerçek bölümler, çalışanlar, internet belgeleri ve rapor sonucu birlikte okunur. Ortak mekânın uygunluğu, ayrı acentelerin fiilen korunduğu çalışma düzeni üzerinden doğrulanır.

Acentelerin ortak mekân kullanımı hakkında sık sorulan sorular

İstanbul’da üç sigorta acentesi aynı ofiste çalışabilir mi?

İTO, her acentenin bölümü, personeli ve statik IP’si ayrı olmak şartıyla en fazla üç acentenin aynı mekânda çalışmasını kabul eder. Birlikte bulunmak tek başına yeterli değildir; diğer fiziki şartlar da sağlanır.

Üçten fazla acente aynı mekânı kullanabilir mi?

İTO açıklamasında sayı sınırının uygulanmaması, özel proje geliştirilmesine ve Sigorta Acenteleri İcra Komitesinin onayına bağlanır. Proje hazırlamak onay almakla aynı değildir; onayın gerçek kapsamı dosyada gösterilir.

Ortak ofiste bütün acenteler aynı statik IP’yi kullanabilir mi?

Hayır. İTO, çoklu acentelerin statik IP’lerinin ayrı olmasını ve ilgili acente adına statik IP belgesi sunulmasını ister. Aynı bağlantıda farklı kullanıcı adları bulunması ayrı IP şartını karşılamaz.

Elektrik ve su faturaları tek acentenin adına olabilir mi?

İTO, internet faturası hariç ortak hizmet faturalarının mekânı paylaşan acentelerden birinin adına olmasını yeterli görür. Temel dosyada iki fatura veya abonelik sözleşmesi koşulu korunur; internet için bu istisna uygulanmaz.

Çoklu acente taahhütnamesinde ne beyan edilir?

Birlikte çalışan acentelerin unvanları ile bölümlerinin, personellerinin ve bilgi işlem altyapılarının ayrı olduğu beyan edilir. Formdaki tarih ve imzalar gerçek çalışma düzenini göstermelidir; imza eksik ayrılığı fiilen oluşturmaz.

Şube başka acenteyle aynı yerde çalışabilir mi?

İTO, acente şubelerinin başka acenteyle aynı mekânda faaliyetini yasaklar. Bağımsız acenteler için tanınan ortak yer kullanımı, şubenin aynı yerde çalışmasına izin olarak uygulanmaz.

Acente emlak ofisiyle bağlantılı bir yerde çalışabilir mi?

İTO, Levhaya kayıtlı sigorta acenteleri dışındaki firmalarla aynı mekânı ve mekânlar arasında kapı veya pencere bağlantısını kabul etmez. Ayrı vergi numarası bulunması bu fiziki sınırı ortadan kaldırmaz.

Ortak ofise taşınmada eski tetkik raporu yeterli midir?

İTO adres değişikliğinde sicil işlemi sonrasında yeni yer için fiziki tetkik başvurusunu ister. Önceki adresin olumlu raporu, yeni mekândaki bölüm, personel ve teknik altyapı düzeninin incelendiğini kanıtlamaz.

Tetkik sadece bilgisayar ve yazıcı bulunmasını mı inceler?

Hayır. İTO, poliçe ve aracılık faaliyetlerinde kullanılan bilişim programlarını da inceleme kapsamına alır. Kullanıcı yetkileri ve acenteler arasındaki altyapı ayrımı, belgelerle fiili kullanım birlikte değerlendirilerek gösterilir.

Olumlu ortak mekân raporu bütün acentelere ortak poliçe yetkisi verir mi?

Hayır. Yönetmelik m.14/1 acentelik yetkisinin başka acentelere devrini yasaklar; m.17/1 poliçe ve tahsil yetkisini ayrıca düzenler. Her acentenin Levha kaydı ve şirketten aldığı yetki kendi adına korunur.

Kaynak kontrolü: 25 Ekim 2026. Kanun maddeleri ve resmî kaynaklar ilgili açıklamaların yanında verilmiştir.

İstanbul’da çoklu acente ve fiziki tetkik dosyasının incelenmesi

Ortak mekânın bölümleri, personel kayıtları, internet ve statik IP belgeleri, taahhütname ile İTO tetkik sonucu birlikte incelenir. Görüşme için Maslak Polaris Plaza İstanbul ofisinin iletişim bilgilerine ulaşabilirsiniz.

Sorunuzu iletin

Av. Halil Bakırcı tarafından hazırlanmış, Av. Emirhan Keskin tarafından incelenmiştir.

Yazar Bilgisi

Avukat Halil BAKIRCI, Mersin Barosu 3472 sicil numarasına kayıtlıdır. Bakırcı & Keskin Hukuk Bürosu bünyesinde ceza, aile, iş, gayrimenkul ve ticaret hukuku alanlarında hukuki danışmanlık ve dava takibi sunmaktadır.

İnceleyen: Av. Emirhan Keskin · Mersin Barosu Sicil No: 5507

Av. Halil Bakırcı profilini inceleyin →