KOOPBİS Kayıtlarını Kim Günceller? Yönetim Kurulu Sorumluluğu ve Süreler | Ek m.5 (2026)
Kısa ve net cevap: 1163 sayılı Kooperatifler Kanunu Ek m.5, Kooperatif Bilgi Sistemi (KOOPBİS) üzerinden kooperatif ve üst kuruluşlarına ait kurumsal verilerin elektronik ortamda tutulmasının ve güncellenmesinin kanuni temelini oluşturur. Ortaklık, organ, genel kurul, anasözleşme, mali/kurumsal ve Kanun ile ikincil düzenlemede istenen diğer bilgiler KOOPBİS’e gerçeğe uygun biçimde aktarılmalıdır. Veri girişini muhasebeci, personel veya yetkilendirilmiş kullanıcı fiilen yapabilir; ancak kooperatif yönetim kurulunun bilgilerin doğru, güncel ve mevzuata uygun tutulmasını sağlama sorumluluğu devam eder. Süreler veri türüne göre Kanun, Kooperatif Bilgi Sistemi Yönetmeliği ve ilgili resmi duyurularda belirlenir; bütün kayıtlar için tek bir genel süre varmış gibi hareket edilmemelidir. Genel kurul ve ortaklık işlemleri yapılırken KOOPBİS kaydı ile karar defteri, ortaklar/pay defteri, ticaret sicili ve fiili durum arasında uyum sağlanmalıdır.
1163 sayılı Kooperatifler Kanunu Ek m.5 ne düzenliyor?
Kooperatiflerin çok sayıda ortak, organ, genel kurul ve mali kaydı bulunur. Bu verilerin yalnız fiziki defterlerde tutulması kamu gözetimi, istatistik, genel kurul hazırlığı ve kurumsal takip bakımından dağınıklık yaratabilir. Ek m.5, kooperatiflere ilişkin belirli bilgilerin merkezi elektronik sistem olan KOOPBİS’te tutulması ve güncel tutulması için kanuni çerçeve kurar.
KOOPBİS kaydı, kooperatifin kendi defter ve belgelerinin yerine geçen tek kayıt sistemi değildir. Yönetim kurulu karar defteri, genel kurul tutanakları, ortaklar/pay kayıtları, muhasebe defterleri ve ticaret sicili belgeleri kendi hukuki değerini korur. Elektronik sistem bu kurumsal kayıtlarla uyumlu olmalıdır.
Güncel 1163 sayılı Kooperatifler Kanunu metni Mevzuat Bilgi Sistemi üzerinden; KOOPBİS, Kooperatif Bilgi Sistemi Yönetmeliği ve güncel duyurular Ticaret Bakanlığı Kooperatifçilik sayfasından kontrol edilmelidir.
KOOPBİS nedir ve ne için kullanılır?
KOOPBİS, kooperatif ve üst kuruluşlarına ilişkin kanunda ve yönetmelikte belirlenen bilgilerin elektronik ortamda tutulduğu merkezi bilgi sistemidir. Sistem; kooperatifin temel kurumsal bilgilerinin güncel takibi, ortak ve organ kayıtlarının yönetimi, genel kurul işlemlerinin hazırlanması ve kamu idaresinin kooperatifçilik alanındaki veri ihtiyacının karşılanması gibi işlevler görür.
Sistemdeki kayıtlar kooperatifin hukuki geçmişinin bir parçası olduğundan, yalnız genel kuruldan hemen önce “liste almak” için kullanılan teknik ekran olarak görülmemelidir. Ortak kabulü, çıkış, organ seçimi veya adres/anasözleşme değişikliği gibi olaylardan sonra gerekli güncellemeler dönem içinde yapılmalıdır.
KOOPBİS, ticaret sicilinin veya MERSİS’in yerine geçmez. Ticaret siciline tescili gereken işlem ayrıca sicile tescil edilir; KOOPBİS’e girilmesi gereken bilgi de ayrıca sistemde güncellenir. İki kayıt arasında çelişki doğarsa önce hukuki dayanak belgeler incelenir.
KOOPBİS’e hangi bilgiler girilmelidir?
Ek m.5 ve Kooperatif Bilgi Sistemi Yönetmeliği, kooperatifin türüne ve işlemine göre sisteme kaydedilecek bilgilerin kapsamını belirler. Kooperatifin unvanı, merkezi, iletişim ve anasözleşme bilgileri; ortaklara ilişkin gerekli kayıtlar; yönetim ve denetim organı bilgileri; genel kurul toplantılarına ve kurumsal faaliyetlere ilişkin veriler bu sistemin temel konuları arasındadır.
Mali tablolar, faaliyet/denetim belgeleri veya sistemde istenen diğer dosyaların yüklenmesi gerektiğinde güncel ekran ve yönetmelik hükümleri esas alınmalıdır. Yönetim kurulu eski yıldaki menüye bakıp yeni dönemin belge yükümlülüklerini otomatik aynı kabul etmemelidir.
Sisteme girilen her bilgi bir dayanak belgeye bağlanmalıdır. Ortağın sisteme eklenmesi yönetim kurulu kabul kararı ve ortaklık belgesine; yönetim kurulu değişikliği genel kurul/seçim ve sicil belgelerine; anasözleşme değişikliği ise izin ve tescil kayıtlarına dayanmalıdır.
Gerçekte bulunmayan kişiyi sırf genel kurul nisabını tamamlamak için ortak olarak eklemek veya ayrılmış ortağı bilinçli biçimde aktif tutmak yalnız teknik hata değildir; ortaklık ve genel kurul kararlarının geçerliliğini etkileyebilecek ciddi hukuki sorun yaratır.
KOOPBİS kayıtlarının doğruluğundan kim sorumludur?
Kooperatifin yönetim kurulu, tüzel kişiliğin yönetimi ve kanuni kayıt yükümlülüklerinin yerine getirilmesinden sorumludur. KOOPBİS veri girişinin bir personele, mali müşavire veya teknik kullanıcıya verilmesi kurulun gözetim sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.
Yetkilendirilmiş kullanıcı yalnız kendisine verilen görev kapsamında işlem yapmalıdır. Kullanıcı adı ve elektronik erişim kişiye özeldir; başkanın veya eski personelin şifresinin birden fazla kişi tarafından ortak kullanılması hem bilgi güvenliği hem ispat bakımından risklidir.
Yönetim kurulu dönemsel olarak KOOPBİS çıktısını karar defteri, ortaklar/pay defteri ve ticaret siciliyle karşılaştırmalıdır. m.89 kapsamındaki defter ve kayıt düzeni ile elektronik sistem birbirinden kopuk tutulmamalıdır.
Yönetim değişikliğinde eski kullanıcıların yetkileri kaldırılmalı, yeni yönetim kurulu/ilgili personel yetkilendirilmelidir. Kurumsal sistem erişiminin eski başkanda kalması kişisel veri ve kurumsal işlem riski yaratır.
KOOPBİS güncellemesi kaç gün içinde yapılmalıdır?
KOOPBİS bakımından bütün veri türlerine uygulanacak tek bir “her şey 15 gün içinde” veya “her şey bir ay içinde” kuralı varmış gibi hareket edilmemelidir. Ek m.5 kanuni sistemi kurar; farklı veri, belge ve olaylar için ayrıntılı süreler Kooperatif Bilgi Sistemi Yönetmeliği ve ilgili özel düzenlemelerde belirlenebilir.
Bu nedenle işlem bazında takvim tutulmalıdır. Ortaklık değişikliği, organ seçimi, genel kurul sonucu, mali belge yüklemesi veya anasözleşme/sicil değişikliği için o veri türüne ait güncel süre resmi kaynaktan doğrulanmalıdır.
En güvenli kurumsal yöntem, hukuki işlem kesinleştiğinde KOOPBİS güncellemesini “son güne bırakılan yıllık iş” olarak değil aynı işlem dosyasının kapanış adımı olarak yapmaktır. Yönetim kurulu kararı alındı, sicil işlemi tamamlandı veya genel kurul yapıldıysa ilgili elektronik kayıt da mevzuat süresi içinde tamamlanmalıdır.
Süre geçmişse kayıt hiç yapılmamış gibi bırakılmamalıdır. Gecikmiş veri gerçeğe uygun biçimde sisteme işlenmeli, gecikme sebebi ve varsa Bakanlık yazışması kurumsal dosyada saklanmalıdır. Geriye dönük gerçeğe aykırı tarih veya belge üretilmemelidir.
KOOPBİS genel kurul hazırlığında neden önemlidir?
Genel kurul toplantısına katılma ve oy hakkı bulunan ortakların doğru belirlenmesi kooperatif yönetiminin temel sorumluluğudur. KOOPBİS’teki ortaklık verileri bu hazırlıkta önemli kaynaklardan biridir; ancak sistem verisi dayanak defter ve kararlarla uyumlu olmalıdır.
Genel kuruldan önce ortaklar/pay defteri, üyelik kabul ve çıkış kararları, vefat/devir kayıtları ve KOOPBİS listesi karşılaştırılmalıdır. Sistemde yanlışlık varsa genel kurul günü kapıda çözmeye çalışmak yerine toplantıdan önce hukuki kayıt düzeltilmelidir.
Bakanlık temsilcisi başvurusu, hazirun ve genel kurul belgeleri hazırlanırken de güncel kooperatif bilgileri esas alınır. Yanlış ortak sayısı toplantı nisabı ve oy hesabını etkileyebilir.
Genel kuruldan sonra organ seçimi ve diğer kayıt değişiklikleri gerekli sicil ve KOOPBİS işlemleriyle tamamlanmalıdır. Toplantı tutanağını dosyaya koyup elektronik sistemi bir sonraki yıla kadar güncellememek doğru değildir.
KOOPBİS ile ticaret sicili farklıysa hangisi esas alınır?
Bu sorunun cevabı olayın hukuki niteliğine göre verilir. Ticaret siciline tescili gereken organ, unvan, merkez veya temsil değişikliği bakımından resmi sicil kaydı temel önemdedir; ortaklık gibi kooperatif içi kayıtlar bakımından yönetim kurulu kararları, ortaklar defteri ve ilgili özel hükümler birlikte değerlendirilir.
KOOPBİS’teki hatalı kayıt tek başına gerçekte olmayan bir organ yetkisi veya ortaklık ilişkisi yaratmaz. Buna karşılık elektronik kaydın yanlış bırakılması kamu denetimi ve genel kurul işlemlerinde ciddi karışıklığa neden olur. Fark görüldüğünde “hangi sistem doğru?” diye varsaymak yerine dayanak belge zinciri incelenmelidir.
Sicil işlemi yapılmış fakat KOOPBİS güncellenmemişse sistemdeki kayıt düzeltilmelidir. KOOPBİS doğru, ticaret sicili eskiyse sicile tescili gereken işlem gerçekten yapılmış mı, tescil başvurusu eksik mi sorusu araştırılmalıdır.
KOOPBİS’te kişisel veriler nasıl korunmalıdır?
KOOPBİS ortak ve yöneticilere ait kişisel veriler içerebilir. Kanuni yükümlülük kapsamında veri işlenmesi, bu verilerin kooperatif içinde herkesle veya üçüncü kişilerle serbestçe paylaşılabileceği anlamına gelmez.
Sisteme yalnız görevli kişiler erişmeli; kullanıcı hesapları kişisel ve izlenebilir olmalıdır. Eski yönetici, ayrılmış personel veya dış hizmet sağlayıcının erişimi görevi bittiğinde kapatılmalıdır.
KOOPBİS listesinin WhatsApp gruplarında, kişisel e-posta hesaplarında veya şifresiz taşınabilir bellekte paylaşılması veri güvenliği ihlaline yol açabilir. Genel kurul için hazırlanan liste de yalnız gerekli bilgileri içermelidir.
Kooperatif ayrıca KVKK aydınlatma, saklama ve imha süreçlerini kendi veri işleme faaliyetlerine göre yürütmelidir. Kanuni kayıt zorunluluğu saklama süresinin ve erişim yetkisinin sınırsız olduğu anlamına gelmez.
KOOPBİS’te yanlış kayıt fark edilirse nasıl düzeltilir?
Önce doğru hukuki durum dayanak belgelerle belirlenir. Örneğin ortaklık başlangıç tarihi için yönetim kurulu kabul kararı ve ödeme/başvuru kaydı; yönetim kurulu seçimi için genel kurul tutanağı ve ticaret sicili; adres için tescil belgesi esas alınır.
Daha sonra sistemin izin verdiği düzeltme yöntemi kullanılır. Kullanıcının doğrudan düzeltemediği kayıt varsa ilgili Bakanlık birimine resmi başvuru yapılmalı; hatayı gizlemek için yeni ve gerçeğe aykırı belge oluşturulmamalıdır.
Hatanın genel kurul kararını veya ortaklık hakkını etkilediği görülüyorsa yalnız teknik düzeltmeyle yetinilmemeli; hukuki işlem ayrıca değerlendirilmelidir. Yanlış kişinin oy kullanması veya gerçek ortağın toplantıya alınmaması genel kurul iptal uyuşmazlığı doğurabilir.
Önemli düzeltmeler yönetim kurulu kararına veya en azından kurumsal düzeltme tutanağına bağlanmalı; neyin, neden ve hangi belgeye göre değiştirildiği denetlenebilir olmalıdır.
Ek m.5 KOOPBİS kontrol listesi
- KOOPBİS kullanıcı ve yetkilerini güncel yönetim/personel listesiyle karşılaştırın.
- Eski yöneticilerin ve ayrılmış personelin erişimini kapatın.
- Ortaklar/pay defteri ile KOOPBİS ortak listesini düzenli mutabık hâle getirin.
- Genel kurul ve organ değişikliklerini ilgili mevzuat süresi içinde sisteme işleyin.
- Ticaret siciline tescil edilen unvan, merkez ve temsil değişikliklerini KOOPBİS’te kontrol edin.
- Yüklenecek mali/kurumsal belgelerin güncel yönetmelik listesini resmi kaynaktan doğrulayın.
- Her veri girişini karar, tutanak veya resmi belgeye dayandırın.
- Gecikmiş kaydı gerçeğe aykırı tarih yaratmadan düzeltin ve gecikme dosyasını saklayın.
- Kişisel verileri yalnız yetkili kullanıcılarla ve güvenli kanallarla işleyin.
- Yılda en az bir kapsamlı KOOPBİS–sicil–defter uyum kontrolü yapın.
Sık Sorulan Sorular
KOOPBİS nedir?
Kooperatif ve üst kuruluşlarına ilişkin Kanun ve yönetmelikte belirlenen bilgilerin elektronik ortamda tutulduğu Kooperatif Bilgi Sistemidir.
KOOPBİS veri girişini kim yapar?
Yetkilendirilmiş kullanıcı fiilen veri girebilir; yönetim kurulunun kayıtların doğru ve güncel tutulmasını sağlama sorumluluğu devam eder.
Muhasebeciye şifre vermek yönetim kurulunu sorumluluktan kurtarır mı?
Hayır. Teknik görev devri, yönetim kurulunun gözetim ve doğruluk sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.
Bütün KOOPBİS kayıtları için tek bir 15 günlük süre var mı?
Hayır. Veri ve işlem türüne göre Ek m.5, Kooperatif Bilgi Sistemi Yönetmeliği ve güncel resmi düzenlemedeki süre kontrol edilmelidir.
KOOPBİS ticaret sicilinin yerine geçer mi?
Hayır. Tescile tabi işlem ticaret sicilinde ayrıca tamamlanır; KOOPBİS kaydı da ayrıca güncellenir.
KOOPBİS ortak listesi ile ortaklar defteri farklıysa ne yapılır?
Önce gerçek hukuki durum karar ve belgelerle belirlenir, ardından bütün kayıtlar bu duruma uygun hâle getirilir.
Genel kuruldan önce KOOPBİS kontrol edilmeli mi?
Evet. Katılım ve oy hakkı bulunan ortak listesinin doğru hazırlanması için sistem kayıtları dayanak defter ve kararlarla karşılaştırılmalıdır.
Eski yönetim kurulu üyesinin KOOPBİS erişimi açık kalabilir mi?
Görevi ve yetkisi sona ermiş kişinin erişimi kapatılmalıdır.
Yanlış kayıt sonradan düzeltilebilir mi?
Evet. Doğru hukuki durum dayanak belgelerle tespit edilir ve sistemin/resmi makamın öngördüğü yöntemle düzeltilir.
KOOPBİS yükümlülüğünün ihlali yaptırım doğurabilir mi?
Ek m.5 ve bağlantılı yaptırım hükümleri ile ilgili yönetmelik kapsamında hukuki veya idari sonuçlar doğabilir; somut ihlal güncel Ek m.2 ve resmi düzenlemeyle birlikte incelenmelidir.
Hukuki konu hakkında iletişim
İlk iletişimde konuyu, bulunduğunuz ülke veya ili ve varsa tebliğ ya da son işlem tarihini kısaca belirtebilirsiniz. T.C. kimlik numarası, sağlık verisi veya kişisel belge göndermeyiniz. Mesajlaşma tek başına hukuki görüş veya avukatlık ilişkisi oluşturmaz.
