Ürün Senedini Kim İmzalar? Lisanslı Depoda İmza Yetkisi | 5300 m.16 (2026)

5300 Sayılı Kanun m.16 Ne Düzenler?

5300 sayılı Kanunun 16. maddesi, ürün senedinin lisanslı depo işletmesi adına kim tarafından düzenlenip imzalanabileceğini ve bu işlemden kimin sorumlu olduğunu düzenler. Ürün senedi, depodaki ürünün mülkiyetini temsil ettiği için sıradan bir şirket içi belge değildir. Senedin yanlış kişi tarafından veya yetki sınırları dışında düzenlenmesi, ürün sahipliğini ve piyasa güvenini doğrudan etkileyebilir.

Kanun bu nedenle şirket adına ürün senedi imzalayacak kişilerin açık biçimde belirlenmesini ve yetkilerinin ticaret sicilinde tescil ve ilan edilmesini ister. Böylece mudi, borsa, finans kuruluşu ve denetim makamı, senedi düzenleyen kişinin gerçekten işletme adına yetkili olup olmadığını objektif kayıt üzerinden kontrol edebilir.

Ürün senedinin ne zaman ve hangi hukuki ilişkiyle doğduğu hakkında 5300 m.15 ELÜS oluşumu rehberimiz incelenebilir. Madde 16 ise bu senedi işletme adına bağlayıcı hale getiren temsil yetkisine odaklanır.

Ürün Senedini Lisanslı Depoda Her Personel İmzalayabilir mi?

Hayır. Ürün senedini ancak lisanslı depo işletmesi adına bu işlem için yetkili kişiler düzenleyip imzalayabilir. Depo müdürü, muhasebe personeli, kantar görevlisi veya bilgi sistemi kullanıcısı olmak tek başına ürün senedi imza yetkisi doğurmaz. Yetkinin şirket tarafından usulüne uygun verilmiş, ticaret sicili kayıtlarıyla uyumlu ve mevzuat kapsamında tanımlanmış olması gerekir.

Yetki, kişinin görev tanımıyla birlikte ele alınmalıdır. Bir personelin ürün kabul sürecinde veri girişi yapma yetkisi bulunabilir; ancak nihai ürün senedini oluşturma veya işletme adına bağlayıcı onay verme yetkisi ayrıca tanımlanabilir. Şirket içi kullanıcı rolleri ile ticaret sicilindeki temsil yetkisinin birbiriyle çelişmemesi önemlidir.

Ürün senedi işlemlerinde “fiilen yıllardır bu işi yapıyor” şeklindeki teamül, kanuni yetkilendirme yerine geçmez. Yetki belgesi, yönetim kurulu kararı, imza sirküleri ve ticaret sicili ilanı güncel tutulmalıdır.

İmza Yetkilisinin Ticaret Sicilinde Tescil ve İlanı Neden Gerekir?

Ticaret sicilindeki tescil ve ilan, temsil yetkisinin üçüncü kişiler bakımından açıklığını sağlar. Lisanslı depoculukta ürün senedi borsada işlem görebildiği ve finansmana konu olabildiği için yetkinin yalnız şirket içi yazıyla sınırlı kalması yeterli değildir. Üçüncü kişiler, kamuya açık sicil kaydından yetki durumunu görebilmelidir.

İmza yetkisinin kapsamı açık olmalıdır. Müşterek imza, münferit imza, belirli işlem türü veya tutar sınırı gibi şirket temsil kuralları varsa ürün senedi süreçleri bu sınırlarla uyumlu tasarlanmalıdır. Şirket esas sözleşmesi ve yönetim kurulu kararları ile sistemde tanımlanan kullanıcı yetkileri arasında tutarsızlık bulunmamalıdır.

Yetkili kişinin görevden ayrılması veya yetkisinin kaldırılması halinde ticaret sicilindeki değişiklik gecikmeden yapılmalıdır. Eski yetkilinin sistem hesabının açık bırakılması, elektronik ürün senedi işlemleri açısından ciddi iç kontrol açığı yaratır.

Elektronik Ürün Senedinde Fiziki İmza mı Kullanılır?

ELÜS elektronik kayıt olarak oluşturulduğu için işlem yalnız kağıt üzerinde ıslak imza atılması şeklinde yürütülmez. Elektronik Ürün Senedi Yönetmeliği, Merkezi Kayıt Kuruluşu ve ilgili sistem kuralları çerçevesinde yetkilendirilmiş kullanıcılar elektronik sistem üzerinden işlem yapar. Bununla birlikte elektronik işlem yetkisinin dayanağı yine lisanslı depo işletmesinin geçerli temsil ve görev yapısıdır.

Şirket, elektronik sistemde kullanıcı hesabı açarken kişinin ticaret sicili ve şirket içi yetki durumunu kontrol etmelidir. Kullanıcı adı ve şifre paylaşımı, ortak hesap kullanımı veya görevden ayrılan kişinin erişiminin kapatılmaması, işlemin kimin tarafından yapıldığının izlenebilirliğini ortadan kaldırır.

Elektronik işlem kaydında kullanıcı kimliği, tarih-saat, ürün kodu, miktar ve ilgili işlem adımları denetlenebilir olmalıdır. ELÜS’ün elektronik olması, temsil yetkisi ve sorumluluk kurallarını ortadan kaldırmaz.

Ürün Senedinin Doğru Düzenlenmesinden Kim Sorumludur?

5300 m.16, ürün senedinin kanuna uygun şekilde düzenlenmesinden lisanslı depo işletmesini sorumlu tutar. İşletme “personel hata yaptı” diyerek ürün senedindeki gerçeğe aykırılığın tüm hukuki sonuçlarından otomatik olarak kurtulamaz. Şirketin organizasyon, kullanıcı yetkisi, kontrol ve gözetim sorumluluğu devam eder.

Bu sorumluluk özellikle fiili stok ile elektronik senet miktarı arasında fark oluştuğunda önem kazanır. Gerçekte depoda olmayan ürün için ELÜS oluşturulması, miktarın fazla gösterilmesi, yanlış kalite sınıfı girilmesi veya ürün teslim edildiği halde senedin iptal edilmemesi hem mudi zararına hem sistemik riske yol açar.

5300 m.34 ayrıca işletme sahipleri, yöneticileri, denetçileri ve personelin kusurlarından doğan zararlar bakımından sorumluluk hükümleri içerir. Somut olayda şirketin, yöneticinin ve işlemi yapan personelin kusuru ayrı ayrı incelenebilir.

Yetkisiz Kişi Ürün Senedi Düzenlerse Ne Olur?

Yetkisiz kişinin ürün senedi oluşturması öncelikle 5300 m.16’daki temsil ve düzenleme sistemine aykırıdır. İşlemin şirketi bağlayıp bağlamayacağı, üçüncü kişinin iyi niyeti, ticaret sicili kayıtları ve elektronik sistemdeki yetkilendirme somut olayda ayrıca değerlendirilir. Ancak idari uyum bakımından şirketin yetkisiz erişime izin vermesi kabul edilebilir değildir.

Eğer yetkisiz işlem aynı zamanda gerçeğe aykırı senet, mükerrer senet veya olmayan ürün için senet oluşturma sonucunu doğuruyorsa m.27 ve m.34 kapsamındaki daha ağır idari ve cezai sonuçlar gündeme gelebilir. Sahte belge veya bilişim sistemi üzerinden yetkisiz işlem varsa Türk Ceza Kanunu hükümleri de ayrıca uygulanabilir.

Bu nedenle sorun ortaya çıktıktan sonra yalnız kullanıcı hesabını kapatmak yeterli değildir. Etkilenen senetler, fiili stok, hak sahipleri, borsa/MKK kayıtları ve olası zarar kapsamlı şekilde tespit edilmelidir.

İmza Yetkilisi Değişirse Hangi İşlemler Yapılmalı?

İmza yetkilisinin göreve başlaması veya ayrılması halinde yönetim kurulu/şirket kararları usulüne uygun alınmalı ve ticaret sicili işlemleri tamamlanmalıdır. Yetki değişikliği sadece insan kaynakları birimine bildirilen bir görev değişikliği olarak bırakılmamalıdır.

Ticaret sicili tescil ve ilanıyla birlikte elektronik ürün senedi sistemindeki kullanıcı yetkileri güncellenmelidir. Eski yetkilinin erişimi aynı gün kapatılmalı; yeni yetkiliye görev gereği kadar yetki verilmelidir. Ortak kullanıcı hesabı kullanılmaması, kişisel erişim kayıtlarının tutulması gerekir.

Borsa/TÜRİB, yetkili sınıflandırıcı veya ilgili elektronik kayıt kuruluşu nezdinde yetkili kişi listesi tutuluyorsa bu kayıtlar da güncellenmelidir. İmza sirküleri, yetki matrisi ve şirket içi prosedürlerin güncel versiyonu denetim dosyasında saklanmalıdır.

ELÜS İşlemlerinde Çift Kontrol Sistemi Kurulmalı mı?

Kanun her işlem için zorunlu “iki kişi onayı” şeklinde genel bir kural koymasa da yüksek riskli ürün senedi işlemlerinde görev ayrılığı ve çift kontrol güçlü bir iç kontrol tedbiridir. Özellikle yeni ELÜS oluşturma, miktar/kalite düzeltme, iptal ve fiziki teslim işlemlerinin aynı kişinin sınırsız yetkisine bırakılmaması risk yönetimi açısından önemlidir.

Bir personel tartım veya analiz verisini sisteme girebilir; farklı yetkili nihai senet oluşturmayı onaylayabilir. Fiziki ürün çıkışında depo görevlisi ile elektronik senet iptalini yapan kullanıcının işlemleri birbirini doğrulamalıdır. Bu yapı hem hata hem kötüye kullanım riskini azaltır.

Kullanıcı yetkileri periyodik olarak gözden geçirilmeli; görev değişikliği olan, uzun süre sisteme girmeyen veya şirketten ayrılan hesaplar derhal kapatılmalıdır. Denetimde erişim logları ile ticaret sicili yetkileri karşılaştırılabilmelidir.

Ürün Senedi İmza Yetkisi Uyuşmazlığında Hangi Belgeler Önemlidir?

Uyuşmazlık halinde ilk belge ticaret sicili kayıtlarıdır. Yetkili kişinin hangi tarihte, hangi kapsamda temsil yetkisine sahip olduğu tescil ve ilan kayıtlarından belirlenir. Yönetim kurulu kararları, imza sirküleri ve görev tanımları bu kaydı destekler.

Elektronik işlem söz konusuysa kullanıcı logları, işlem tarih-saat kayıtları, IP veya sistem oturumu bilgileri, elektronik onay geçmişi ve MKK/TÜRİB kayıtları önem taşır. Fiili stok ve kantar kayıtları da senedin gerçeğe uygun düzenlenip düzenlenmediğini gösterir.

Şirketin olaydan sonra yaptığı düzeltme işlemleri, Bakanlığa veya diğer kurumlara bildirimleri ve zarar gören hak sahipleriyle yazışmaları da sorumluluk değerlendirmesinde dikkate alınır. Kayıtların değiştirilmeden muhafaza edilmesi gerekir.

Lisanslı Depo İçin İmza Yetkisi Kontrol Listesi

İlk olarak ürün senedi düzenleme yetkisi olan kişiler güncel listede tutulmalıdır. İkinci olarak bu kişilerin ticaret sicili tescil ve ilanları kontrol edilmelidir. Üçüncü olarak sistemdeki kullanıcı rolleri, sicildeki yetkinin kapsamını aşmamalıdır.

Dördüncü olarak görevden ayrılan kişinin erişimi gecikmeden kapatılmalıdır. Beşinci olarak ELÜS oluşturma, düzeltme, iptal ve fiziki teslim işlemleri görev ayrılığı prensibiyle tasarlanmalıdır. Altıncı olarak işlem logları mevzuatta öngörülen saklama süresince bütünlüğü korunarak muhafaza edilmelidir.

Son olarak yılda en az bir kez imza yetkilileri, elektronik kullanıcılar ve fiili görevler karşılaştırılmalı; yetki fazlası veya eksikliği varsa düzeltilmelidir. Bu kontrol özellikle yönetim değişikliği, şirket birleşmesi, şube açılışı ve lisans yenileme dönemlerinde tekrarlanmalıdır.

Sık Sorulan Sorular

Ürün senedini her depo çalışanı imzalayabilir mi?

Hayır. Yalnız işletme adına yetkili kişiler ürün senedi düzenleyebilir ve imzalayabilir.

İmza yetkilisi ticaret sicilinde kayıtlı olmalı mı?

Evet. 5300 m.16 yetkili imzaların tescil ve ilan sistemine bağlanmasını öngörür.

ELÜS’te ıslak imza gerekir mi?

ELÜS elektronik sistemde oluşturulur; işlem yetkisi elektronik sistem ve ilgili mevzuata göre kullanılır.

Elektronik kullanıcı hesabı paylaşılabilir mi?

Hayır. Kişisel ve izlenebilir kullanıcı yetkisi kullanılmalı; ortak hesap işlem sorumluluğunu belirsizleştirir.

Ürün senedindeki hatadan sadece personel mi sorumludur?

Hayır. 5300 m.16 ürün senedinin kanuna uygun düzenlenmesinden lisanslı depo işletmesini sorumlu tutar; kişisel kusur ayrıca değerlendirilir.

İmza yetkilisi ayrılırsa ne yapılır?

Ticaret sicili ve şirket içi kayıtlar güncellenmeli, elektronik sistem erişimi derhal kapatılmalıdır.

Müşterek imza varsa tek kişi ELÜS işlemi yapabilir mi?

Şirketin geçerli temsil ve elektronik sistem yetki yapısı birlikte uygulanmalıdır; sistem yetkisi ticaret sicilindeki temsil sınırını aşmamalıdır.

Yetkisiz ELÜS oluşturulursa ne yapılmalı?

İşlem derhal tespit edilmeli, etkilenen senet ve stok kayıtları uzlaştırılmalı, gerekli düzeltme ve bildirimler mevzuata göre yapılmalıdır.

İmza yetkisi hangi belgelerle ispatlanır?

Ticaret sicili, yönetim kurulu kararları, imza sirküleri ve elektronik sistem kullanıcı kayıtları başlıca belgelerdir.

Çift onay sistemi zorunlu mu?

Kanunda her işlem için genel iki kişi şartı bulunmamakla birlikte görev ayrılığı ve çift kontrol, yüksek riskli ELÜS işlemlerinde güçlü bir iç kontrol tedbiridir.