Yeni İşveren Eski İşvereni Arayıp Referans Kontrolü Yapabilir mi? KVKK (2026)

Yeni işveren eski işvereni arayabilir mi?

İşe alım sürecinde adayın daha önce nerede ve hangi görevde çalıştığını doğrulamak, pozisyona uygunluğunu değerlendirmek ve adayın verdiği referansı teyit etmek işveren bakımından meşru bir insan kaynakları amacı oluşturabilir. Bununla birlikte referans kontrolü kişisel veri işleme faaliyetidir ve 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanununa tabidir.

Yeni işveren, “referans kontrolü” adı altında adayın geçmiş işyerinden her türlü bilgiyi isteyemez. Sorular ilan edilen pozisyon ve adayın mesleki yeterliliğiyle bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmalıdır. Eski işveren de eski çalışanına ait verileri yeni işverene aktarırken kendi veri sorumluluğu yükümlülüklerini taşır.

Bu nedenle iki ayrı işlem vardır: yeni işverenin eski işverenden veri elde etmesi ve eski işverenin yeni işverene veri aktarması. Her iki işlem için de ayrı hukuki sebep ve KVKK m.4 genel ilkeleri aranır.

Yeni işveren referans verisini hangi KVKK m.5 şartıyla işleyebilir?

KVKK m.5/2-c, bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan doğruya ilgili olması kaydıyla sözleşmenin taraflarına ait kişisel verilerin işlenmesinin gerekli olması hâlinde açık rıza olmaksızın veri işlenmesine izin verir. İşe alım süreci, iş sözleşmesinin kurulmasından önceki değerlendirme aşaması olduğundan pozisyonla doğrudan ilgili veriler bu çerçevede değerlendirilebilir.

KVKK m.5/2-f de adayın temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla veri sorumlusunun meşru menfaati için veri işlemenin zorunlu olduğu hâllerde kullanılabilir. Ancak meşru menfaat otomatik yetki değildir. İşveren, referans kontrolünün gerçekten gerekli olduğunu ve daha az müdahaleci yöntemle aynı amacın sağlanamadığını göstermelidir.

İşverenin adayı tanımak istemesi tek başına adayın bütün çalışma geçmişini araştırma yetkisi vermez. Referans kontrolü pozisyonla ilgili olmalı ve adayın makul beklentisini aşmamalıdır.

Eski işveren eski çalışan hakkında bilgi verebilir mi?

Eski işverenin yeni işverene bilgi vermesi KVKK m.8 anlamında kişisel veri aktarımıdır. Aktarım için KVKK m.5 veya özel nitelikli veri söz konusuysa m.6’daki işleme şartlarından biri bulunmalıdır. Eski işveren, yalnız “telefonla sordular” gerekçesiyle personel dosyasını açıklayamaz.

İş Kanunu m.75 de işverene işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanma, gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamama yükümlülüğü getirir. Bu hüküm iş ilişkisi bittikten sonra da geçmiş personel verilerinin sınırsız açıklanmasına izin vermez.

Eski işverenin çalışanın görev unvanı, çalışma tarihleri ve doğrulanabilir mesleki performans bilgisi gibi sınırlı referans vermesi ile sağlık raporu, disiplin dosyası, özel hayat bilgisi veya ücret bordrolarını paylaşması aynı değildir. İkinci gruptaki veriler için daha ağır bir hukuki gerekçe gerekir ve çoğu referans görüşmesinde bu bilgiler gerekli değildir.

Aday CV’ye referans kişisi yazdıysa açık rıza vermiş sayılır mı?

Adayın belirli bir kişiyi “referans” olarak göstermesi, yeni işverenin o kişiyle işe alım amacıyla iletişim kuracağına ilişkin makul beklenti yaratır. Bu durum belirlenen referansın aranması ve mesleki değerlendirme alınması bakımından işlemin kapsamını gösterir.

Ancak adayın referans kişisi yazması, eski işverenin bütün personel dosyasını paylaşmasına açık rıza değildir. Referansın konusu yine mesleki yeterlilik, görev ve çalışma ilişkisiyle sınırlıdır. Adayın rızası belirli ve bilgilendirmeye dayalı olmalıdır; genel bir isim yazılması sınırsız veri aktarımına dönüştürülemez.

Aday hiç referans vermemişse yeni işverenin adayın bilgisi dışında eski işverenleri sistematik olarak araması daha sıkı gereklilik ve şeffaflık değerlendirmesi gerektirir. İşveren adayın makul beklentisini gözetmelidir.

Referans görüşmesinde hangi bilgiler sorulabilir?

İşe giriş ve çıkış tarihleri, görev unvanı, temel görev alanı, çalışma ilişkisinin genel niteliği, pozisyonla ilgili mesleki yetkinlik, ekip çalışması ve iş performansına ilişkin objektif bilgiler referans amacına uygun olabilir. Ancak sorular başvurulan işle bağlantılı olmalıdır.

Örneğin finans departmanına başvuran aday için para yönetimi, güvenilirlik ve görev sorumluluğuyla ilgili objektif mesleki değerlendirme; satış pozisyonu için müşteri yönetimi ve hedef performansı sorulabilir. İşin niteliğiyle ilgisiz özel hayat soruları veri minimizasyonuna aykırıdır.

Eski işveren yorum yapıyorsa olguyla kanaati ayırmalıdır. “2024 yılında üç kez yazılı uyarı aldı” şeklindeki doğrulanabilir kayıt ile “bence güvenilmez biridir” şeklindeki soyut kişisel yargı aynı nitelikte değildir.

Hangi bilgilerin paylaşılması hukuken sorunludur?

Sağlık bilgisi, engellilik, sendika üyeliği, siyasi düşünce, din, ceza mahkûmiyeti ve diğer özel nitelikli veriler KVKK m.6 kapsamındadır. Referans görüşmesi, bu bilgileri açık rıza veya m.6’daki özel işleme şartı olmadan paylaşma kanalı değildir.

Ücret bilgisi de kişisel veridir. Yeni işveren sırf pazarlık avantajı elde etmek için eski işverenden adayın bordrosunu veya net ücretini isteyemez. Adayın başvurduğu pozisyon bakımından ücret beklentisi doğrudan adayla görüşülmelidir.

Eski çalışan hakkında aile ilişkileri, hastalık, hamilelik, borç, özel yaşam, sosyal medya alışkanlığı veya benzeri konuların paylaşılması da referans amacını aşar. İşverenin merakı veri işleme sebebi değildir.

Referans verisi adaydan değil eski işverenden alınırsa ne zaman aydınlatma yapılmalıdır?

KVKK m.10 veri sorumlusuna aydınlatma yükümlülüğü getirir. Kişisel veriler ilgili kişiden doğrudan elde edilmiyorsa Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ m.6 uygulanır.

Tebliğ m.6’ya göre kişisel veri ilgili kişiden elde edilmiyorsa aydınlatma yükümlülüğü verinin elde edilmesinden itibaren makul süre içinde; veri iletişim amacıyla kullanılacaksa ilgili kişiyle ilk iletişim kurulması sırasında; veri aktarılacaksa en geç ilk aktarım anında yerine getirilir. Böylece aday, kendisi dışında bir kaynaktan hangi verilerin toplandığını bilme imkânı kazanır.

İşveren aydınlatmada veri sorumlusunun kimliğini, işleme amaçlarını, alıcı gruplarını, toplama yöntemini ve hukuki sebebi ile KVKK m.11 kapsamındaki hakları açıklamalıdır.

Eski işveren yanlış veya karalayıcı referans verirse ne olur?

KVKK m.4/2-b kişisel verilerin doğru ve gerektiğinde güncel olmasını zorunlu kılar. Eski işveren gerçeğe aykırı bilgi aktarıyorsa yalnız veri koruma değil, kişilik hakkı ve haksız fiil sorumluluğu da gündeme gelir.

Türk Borçlar Kanunu m.58 kişilik hakkının zedelenmesi hâlinde manevi tazminat hükümlerini; Türk Medeni Kanunu m.24 ve m.25 kişilik hakkına saldırıya karşı korunma yollarını düzenler. Gerçeğe aykırı referans nedeniyle aday işe alınmamış ve maddi zarar doğmuşsa nedensellik bağı ispatlandığı ölçüde tazminat talebi ayrıca değerlendirilebilir.

Eski işveren objektif ve belgelenebilir bilgi vermelidir. Kişisel husumet, ayrımcılık veya cezalandırma amacıyla gerçeğe aykırı olumsuz referans verilmesi hukuka uygun değildir.

Yeni işveren referans görüşmesini kaydedebilir mi?

Referans görüşmesinin yazılı notu kişisel veri içerir ve KVKK’ya tabidir. İşveren görüşmede pozisyonla ilgili bilgileri not edebilir; ancak kayıt yalnız işe alım amacıyla bağlantılı ve gerekli ölçüde tutulmalıdır.

Telefon görüşmesinin ses kaydına alınması daha ağır müdahaledir. Görüşmeye katılan kişinin ses kaydı kişisel veridir ve kayıt öncesinde ayrı hukuki sebep, bilgilendirme ve ölçülülük gerekir. Basit referans görüşmesinde yazılı not yeterliyken gizli ses kaydı almak ölçüsüzdür.

Referans notlarının saklama süresi de aday CV’si gibi işe alım amacı ve hukuki savunma ihtiyacına göre belirlenmelidir. Süresiz arşiv tutulmamalıdır.

İşe alım danışmanlığı firması veya grup şirketi referans kontrolü yapabilir mi?

İşveren süreci insan kaynakları danışmanına devredebilir. Bu durumda danışmanın veri işleyen mi yoksa bağımsız veri sorumlusu mu olduğu sözleşmedeki karar yetkisine göre belirlenir. Aday, verilerinin hangi kişi veya şirketler tarafından işleneceği konusunda aydınlatılmalıdır.

Grup şirketleri de ayrı tüzel kişilerdir. Aday A şirketine başvurmuşken B şirketinin referans görüşmesi yapması, verinin grup içinde aktarılması sonucunu doğurabilir. “Aynı holdingiz” ifadesi KVKK m.8 şartlarını ortadan kaldırmaz.

Yurt dışındaki grup şirketi veya global insan kaynakları platformu sürece dâhilse KVKK m.9 yurt dışına aktarım hükümleri ayrıca uygulanır.

Aday referans kontrolüyle ilgili hangi hakları kullanabilir?

Aday KVKK m.11 ve m.13 kapsamında yeni işverene başvurarak kendisi hakkında hangi kişisel verilerin işlendiğini, hangi kaynaktan elde edildiğini, işleme amacını ve kimlere aktarıldığını sorabilir. Yanlış veri varsa düzeltilmesini; şartları oluşmuşsa silinmesini veya yok edilmesini talep edebilir.

Eski işverene de hangi verilerin hangi alıcıya aktarıldığını sorabilir. İşverenler cevaplarını en geç 30 gün içinde vermek zorundadır. Hukuki sebep nedeniyle bazı kayıtların saklanması gerekiyorsa bu durum gerekçesiyle açıklanmalıdır.

Cevap yetersizse KVKK m.14 kapsamındaki sürelerde Kişisel Verileri Koruma Kuruluna şikâyet yapılabilir. Gerçeğe aykırı referans nedeniyle kişilik hakkı ihlali veya zarar varsa tazminat yolları ayrıca saklıdır.

Türkiye geneli ve Mersin uygulaması

KVKK ve İş Kanunu Türkiye genelinde uygulanır. Mersin’deki işverenin eski işvereni araması ile İstanbul’daki şirketin referans kontrolü aynı temel kurallara tabidir. İşe alım sektörünün veya şirketin büyüklüğünün veri minimizasyonu ilkesini ortadan kaldıran bir etkisi yoktur.

Bakırcı & Keskin Hukuk Bürosu bakımından referans dosyası dört soruyla incelenir: aday referans verdi mi, hangi bilgiler soruldu, eski işveren hangi hukuki sebeple veri aktardı ve alınan bilgi işe alım amacıyla sınırlı mı? Bu dört unsur olmadan kapsamlı personel geçmişi araştırması hukuka uygun kabul edilmez.

Resmî kaynak olarak Kişisel Verileri Koruma Kurumu ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ esas alınmalıdır.

Referans kontrolü yapılırken hangi veri sınırları korunmalıdır?

Yeni işverenin eski işverenden bilgi istemesi, adayın bütün çalışma geçmişini sınırsız biçimde araştırma hakkı vermez. KVKK m.4 gereği yalnız başvurulan pozisyonla bağlantılı, gerekli ve ölçülü bilgiler işlenmelidir. Çalışma tarihleri, unvan ve görev kapsamı gibi mesleki bilgiler ile adayın özel hayatı, sağlık bilgisi, sendikal durumu veya ilgisiz disiplin söylentileri aynı kapsamda değildir.

İşveren referans kontrolünün amacını, hukuki sebebini ve hangi kaynaklardan bilgi toplanacağını aydınlatma sürecinde açıkça göstermelidir. Aramayı yapan kişinin adı, tarih, görüşülen yetkili ve alınan bilginin iş kararında nasıl kullanıldığı kayıt altına alınabilir; ancak gereksiz ayrıntıların not edilmemesi veri minimizasyonunun parçasıdır.

Eski işveren de kendisine yöneltilen talepte yalnız paylaşmaya hukuken yetkili olduğu verileri aktarmalıdır. Adayın kişisel verisini üçüncü kişiye açıklama, KVKK m.8 ve ilgili işleme şartları bakımından ayrıca değerlendirilir. Yanlış veya güncelliğini yitirmiş bilgi işe alım kararını etkilediyse adayın KVKK m.11 kapsamındaki düzeltme ve başvuru hakları gündeme gelebilir.

Uygulama kaydı: Referans görüşmesi sonunda aday hakkında karar verildiyse kullanılan bilginin doğruluğu ve kaynağı sonradan denetlenebilir bırakılmalıdır.

Eski işveren yalnız çalışma belgesi verebilir mi?

4857 sayılı İş Kanunu m.28, işten ayrılan işçiye yaptığı işin çeşidinin ne olduğunu ve süresini gösteren çalışma belgesi verilmesini düzenler. Bu belge referans mektubundan farklıdır; asgari olarak çalışma türü ve süresini doğrular.

Yeni işveren sadece iş tecrübesini doğrulamak istiyorsa çalışma belgesi veya SGK hizmet dökümü gibi daha az müdahaleci belge yeterli olabilir. Bu durumda kapsamlı telefon referansı almak gereksiz hâle gelebilir. Veri minimizasyonu daha az müdahaleci yöntemin tercih edilmesini gerektirir.

Aday eski işvereninin aranmasını açıkça yasaklayabilir mi?

Aday başvuruda “mevcut işverenimle iletişim kurulmasın” şeklinde açık talimat verebilir. Özellikle aday hâlen çalışıyorsa mevcut işverenin başvurudan haberdar olması adayın iş ilişkisinde risk yaratabilir. Yeni işveren bu makul mahremiyet beklentisini dikkate almalıdır.

İşveren yine de hukuken zorunlu bir doğrulama ihtiyacı bulunduğunu ileri sürüyorsa bunun dayanağını ve neden daha az müdahaleci alternatif kullanamadığını açıklamalıdır. Sırf işe alım kolaylığı için adayın açık gizlilik talebi görmezden gelinmemelidir.

Hukuka uygun referans kontrolü için kontrol listesi

Yeni işveren görüşmeden önce adaya referans araştırmasının yapılacağını, hangi kişilerin aranacağını, hangi veri gruplarının sorulacağını ve sonucun ne kadar süre saklanacağını açıklar. Adayın yalnızca bir kişinin adını “referans” olarak yazması, eski işyerindeki herkesin aranmasına veya iş ilişkisiyle ilgisiz özel yaşam bilgilerinin toplanmasına izin vermez.

Kurumun aydınlatma yükümlülüğü açıklaması, veri toplama yöntemi ile hukuki sebebin ilgili kişiye bildirilmesini gerektirir. Ayrıca Kurulun iş görüşmesi bilgisine ilişkin 2022/798 sayılı karar özeti, aday verilerinin işlenmesinde somut süreç ve ispat kayıtlarının önemini gösterir.

Bağlantılı işe alım KVKK rehberleri

• İşe alınmayan adayın CV saklama süresi
• İşverenin diploma ve mezuniyet belgesi istemesi
• İşverenin adli sicil kaydı istemesi

Av. Halil Bakırcı tarafından hazırlanmış, Av. Emirhan Keskin tarafından incelenmiştir.

Yazar Bilgisi

Avukat Halil BAKIRCI, Mersin Barosu 3472 sicil numarasına kayıtlıdır. Bakırcı & Keskin Hukuk Bürosu bünyesinde ceza, aile, iş, gayrimenkul ve ticaret hukuku alanlarında hukuki danışmanlık ve dava takibi sunmaktadır.

İnceleyen: Av. Emirhan Keskin · Mersin Barosu Sicil No: 5507

Av. Halil Bakırcı profilini inceleyin →