Derneklerin Tutması Zorunlu Defterler Nelerdir? 5253 m.11 | 2026

Derneklerde defter düzeni yalnız muhasebe tekniği değildir; üyelik, genel kurul, yönetim kararları, resmi yazışmalar ve mali işlemlerin ispat sistemidir. Bir dernek faaliyet yapıyor, para topluyor ve harcama yapıyor olsa bile zorunlu defterlerini hiç tutmuyorsa mevzuata aykırı kayıt düzeni oluşur.

Hangi defterlerin tutulacağı derneğin işletme hesabı veya bilanço esasına göre defter tutmasına göre değişir. Buna karşılık Karar Defteri, Üye Kayıt Defteri ve Evrak Kayıt Defteri her iki sistemde de temel kurumsal kayıt defterleridir. Mali defterler ise hesap esasına göre farklılaşır.

Bu rehber 11 Eylül 2026 itibarıyla 5253 sayılı Dernekler Kanunu m.11 ve Dernekler Yönetmeliğinin defter-kayıt hükümleri esas alınarak hazırlanmıştır.

İşletme hesabında Karar, Üye Kayıt, Evrak Kayıt ve İşletme Hesabı; bilanço esasında ayrıca Yevmiye ve Büyük Defter zorunludur. Envanter Defteri isteğe bağlıdır.

Dernek Defterlerinin Kanuni Dayanağı Nedir?

5253 sayılı Dernekler Kanunu m.11, dernekler tarafından tutulması gereken defterlerin ve tutulma usullerinin yönetmelikle düzenleneceğini, kanunen onaya tabi defterlerin dernekler biriminden veya noterden onaylı olması gerektiğini düzenler.

Dernekler Yönetmeliği defter tutma esasını işletme hesabı ve bilanço esası olarak ayırır. Derneğin gelir büyüklüğü ve mevzuattaki geçiş şartları bilanço esasına geçişi belirler. Hangi hesap esasına tabi olunursa olunsun kurumsal karar, üyelik ve evrak kayıtları tutulmaya devam eder.

Defterler yalnız denetim günü için sonradan doldurulacak belgeler değildir. İşlemler meydana geldikçe usulüne uygun, kronolojik ve gerçeğe uygun kayıt yapılmalıdır.

İşletme Hesabı Esasına Tabi Dernekler Hangi Defterleri Tutar?

İşletme hesabı esasına tabi derneklerin temel zorunlu defter seti şunlardır:

• Karar Defteri: Yönetim kurulu kararlarının yazıldığı defter.
• Üye Kayıt Defteri: Derneğe giren ve çıkan üyelerin kimlik ve üyelik bilgilerinin izlendiği defter.
• Evrak Kayıt Defteri: Gelen ve giden resmi/kurumsal evrakın kaydedildiği defter.
• İşletme Hesabı Defteri: Derneğin gelir ve giderlerinin işletme hesabı esasına göre izlendiği mali defter.

Derneğin faaliyeti sınırlı veya gelir tutarı düşük olsa dahi zorunlu defterlerden vazgeçilemez. “Hiç para hareketi olmadı” gerekçesi Karar, Üye ve Evrak Kayıt defterlerinin tutulmamasını haklı kılmaz.

Bilanço Esasına Tabi Dernekler Hangi Defterleri Tutar?

Bilanço esasına tabi derneklerde zorunlu defterler Karar Defteri, Üye Kayıt Defteri, Evrak Kayıt Defteri, Yevmiye Defteri ve Büyük Defterdir. Envanter Defteri zorunlu değildir; tutulması hâlinde yardımcı defter olarak kullanılabilir.

Bilanço esasına geçişte önceki işletme hesabı kayıtları kapatılır ve yeni hesap dönemi uygun açılış kayıtlarıyla başlatılır. Dernek bu geçişi sırf muhasebeciye bırakamaz; yönetim kurulu hangi esasa tabi olunduğunu ve zorunlu defterlerin açıldığını takip etmelidir.

Vergi Usul Kanunu ve ilgili muhasebe düzenlemeleri bilanço defterlerinin tutulma tekniğinde önem taşır. Dernekler Yönetmeliğindeki özel hükümlerle birlikte uygulanır.

Karar Defterine Neler Yazılır?

Karar Defterine yönetim kurulunun aldığı kararlar tarih ve sayı sırasıyla yazılır. Toplantıya katılan üyeler, gündem, kararın içeriği ve varsa oy durumu açıkça gösterilir. Kararlar toplantıya katılan üyeler tarafından mevzuata ve tüzüğe uygun biçimde imzalanır.

Banka hesabı açılması, temsil yetkisi, üyelik başvurusunun kabul veya reddi, genel kurul çağrısı, personel, sözleşme, proje, harcama ve gelir tahsil yetkisi gibi kurumsal işlemler karar defterinde dayanak bulmalıdır.

Karar defterinde boş sayfa bırakıp sonradan geriye dönük karar oluşturmak kayıt güvenliğini bozar. Kararlar gerçek toplantı ve karar tarihleriyle kronolojik işlenmelidir.

Üye Kayıt Defterinde Neler Bulunur?

Üye Kayıt Defteri, derneğin genel kurulunu kimlerin oluşturduğunu belirleyen temel kayıttır. Üyenin kimlik bilgileri, üyeliğe giriş tarihi, üyeliğin sona erme tarihi ve mevzuatta öngörülen diğer bilgiler kaydedilir.

Yönetim kurulunun TMK m.64 uyarınca kabul ettiği üye kayda alınır. Üyenin TMK m.66 uyarınca istifası, TMK m.67 uyarınca çıkarılması veya üyeliğin başka nedenle sona ermesi de tarih ve dayanağıyla işlenir.

Genel kurul hazirun listesi hazırlanırken yalnız aidat listesinden değil, güncel üye kayıt sisteminden hareket edilmelidir. Eksik veya güncel olmayan Üye Kayıt Defteri, oy hakkı ve quorum uyuşmazlığı doğurur.

Evrak Kayıt Defteri Ne İçin Tutulur?

Derneğe gelen ve dernekten çıkan yazılar, resmi tebligatlar, başvurular ve önemli kurumsal yazışmalar Evrak Kayıt Defterinde tarih ve sıra numarasıyla izlenir. Böylece bir üyelik başvurusunun ne zaman geldiği, resmi yazının ne zaman alındığı veya cevabın ne zaman gönderildiği ispatlanabilir.

Elektronik posta veya DERBİS üzerinden gelen işlemlerde de kurumsal dosyalama sistemi kurulmalı, evrakın elektronik kaydı ile defter/elektronik kayıt sistemi arasında bağlantı sağlanmalıdır.

Özellikle kanuni sürelerin başlangıcı resmi evrakın alınmasına bağlıysa kayıt tarihi kritik önemdedir. Kuruluş uygunluk yazısı, denetim yazısı veya genel kurul sonucu gibi belgeler düzenli arşivlenmelidir.

İşletme Hesabı Defterine Ne Yazılır?

İşletme Hesabı Defterinde derneğin gelir ve gider işlemleri tarih sırasıyla, belge dayanaklarıyla kaydedilir. Aidat, bağış, faaliyet geliri, faiz ve diğer gelirler; kira, personel, hizmet, malzeme ve diğer giderler doğru hesap başlıkları altında izlenir.

Gelirlerin alındı belgesi veya banka dekontu gibi geçerli belgeye; giderlerin fatura, gider pusulası, makbuz veya mevzuata uygun harcama belgesine dayanması gerekir. Defter kaydı belgeyi ikame etmez; kayıt ve dayanak belge birlikte bulunmalıdır.

Dönem sonunda gelir-gider toplamları işletme hesabı tablosuna ve yıllık beyannameye doğru aktarılmalıdır.

Yevmiye ve Büyük Defter Ne İşe Yarar? Envanter Defteri Zorunlu mu?

Bilanço esasına tabi derneklerde mali olaylar Yevmiye Defterine tarih sırasıyla kaydedilir; Büyük Defter ise bu kayıtları hesaplar bazında sınıflandırır. Bu iki defter bilanço esasında zorunludur. Envanter Defteri ise Dernekler Yönetmeliği bakımından zorunlu değildir; tutulması hâlinde dönem sonu varlık, borç ve öz kaynak bilgilerinin izlenmesinde yardımcı defter olarak kullanılabilir.

Bu defterler muhasebe tekniğine göre tutulsa da hukuki sorumluluk dernek tüzel kişiliği ve yönetim kurulundadır. Muhasebecinin kayıt yapması yönetim kurulunun belge, yetki ve doğruluk kontrolü yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz.

Yevmiye defteri bakımından yıllık tasdik/açılış düzeni özel önem taşır; her hesap dönemi öncesinde güncel Yönetmelik ve mali düzenlemeler kontrol edilmelidir.

Dernek Defterleri Nerede Tasdik Ettirilir?

5253 m.11 ve Dernekler Yönetmeliği uyarınca onaya tabi defterler kullanılmaya başlanmadan önce il sivil toplumla ilişkiler birimi veya noter aracılığıyla tasdik ettirilir. Dernek, tasdiksiz defteri sonradan kayıtlarla doldurarak kanuni defter düzenini tamamlamış sayılmaz.

Sayfaları bitmeyen ve mevzuat gereği ara tasdik gerektirmeyen defterler kullanılmaya devam edilir. Yevmiye Defteri bakımından her hesap dönemine ilişkin özel yıllık tasdik kuralı ayrıca uygulanır.

Defter tasdik şerhleri, ilk ve son sayfa bilgileri ve mühürler zarar görmeyecek biçimde saklanmalıdır.

Dernek Defterleri Elektronik Ortamda Tutulabilir mi?

Güncel mevzuatın elektronik defter ve DERBİS üzerinden sunulan imkanları, şartları karşılayan dernekler için elektronik kayıt seçenekleri sağlar. Elektronik sistem kullanıldığında da kayıtların doğruluğu, erişilebilirliği, bütünlüğü ve saklanması zorunludur.

Elektronik kayıt kullanmak, yönetim kurulu kararlarını veya üye hareketlerini hiç kaydetmeme hakkı vermez. Hangi defterin elektronik tutulabileceği ve tasdik istisnaları için güncel Yönetmelik/Genel Müdürlük sistemi esas alınmalıdır.

Fiziki defterden elektronik sisteme geçişte dönem kapanışı ve arşiv devamlılığı sağlanmalı; eski defterler imha edilmemelidir.

Dernek Defteri Kaybolursa Ne Yapılır?

Defterin kaybolması, çalınması, yangın veya başka nedenle kullanılamaz hâle gelmesi halinde olay derhal belgelendirilmeli ve mevzuatta öngörülen zayi belgesi/mahkeme başvurusu sistemi uygulanmalıdır. Yönetim kurulu kaybı görmezden gelip yeni deftere geçmiş kayıtları keyfî biçimde yeniden yazmamalıdır.

Polis tutanağı, yangın raporu, kargo teslim belgesi veya benzeri deliller olayın nedenini destekleyebilir. Yargısal zayi belgesi gereken hâllerde kanuni süreler kaçırılmamalıdır.

Dijital yedeklerin bulunması kayıtların yeniden oluşturulmasına yardımcı olsa da usulüne uygun zayi işleminin yerine geçmez.

Defterde Yanlış Kayıt Yapılırsa Nasıl Düzeltilir?

Defterlerde kazıma, silme, sayfa koparma veya ilk kaydı görünmez hâle getirme yöntemleri kullanılmamalıdır. Yanlış kayıt mevzuattaki muhasebe ve defter düzeltme tekniğine göre, ilk kayıt okunabilir kalacak ve düzeltmenin dayanağı anlaşılacak biçimde düzeltilmelidir.

Karar defterinde yanlış tarih veya isim varsa düzeltmenin hangi karar ve nedenle yapıldığı açıkça gösterilmelidir. Sonradan kararın içeriğini değiştirecek eklemeler yeni yönetim kurulu kararı olmadan yapılmamalıdır.

Elektronik kayıtlarda da değişiklik geçmişi ve işlem loglarının korunması kayıt güvenliğinin parçasıdır.

Defter ve Belgeler Ne Kadar Saklanmalıdır?

5253 sayılı Kanun m.11 alındı belgeleri ve harcama belgeleri için beş yıllık saklama süresi öngörür. Defterlerin ve diğer kurumsal kayıtların saklanması bakımından Dernekler Yönetmeliğindeki arşiv hükümleri ve varsa daha uzun özel kanuni süreler ayrıca uygulanır.

Devam eden dava, inceleme veya vergi uyuşmazlığı varsa ilgili belgelerin sırf asgari süre doldu diye imha edilmesi doğru değildir. Uyuşmazlığın ve özel saklama yükümlülüğünün sona ermesi beklenmelidir.

Eski yönetimin görev devrinde defter ve belgeler yeni yönetime tutanakla teslim edilmelidir.

Defter Düzeni İçin 12 Maddelik Kontrol

1. Derneğin işletme mi bilanço mu esasına tabi olduğunu belirleyin.
2. Zorunlu kurumsal defterlerin tamamını açın.
3. Mali defter setini doğru hesap esasına göre belirleyin.
4. Onaya tabi defterleri kullanmadan önce tasdik ettirin.
5. Kararları kronolojik ve gerçek tarihle yazın.
6. Üye giriş-çıkışlarını güncel işleyin.
7. Gelen-giden evrakı sıra numarasıyla kaydedin.
8. Her mali kaydı dayanak belgeye bağlayın.
9. Banka ve defter kayıtlarını düzenli karşılaştırın.
10. Yanlış kaydı silmek yerine usulüne göre düzeltin.
11. Defterleri görev değişiminde tutanakla devredin.
12. Belge ve defterleri kanuni saklama sürelerince koruyun.

Türkiye Geneli ve Mersin Uygulaması

Dernek defterlerine ilişkin 5253 m.11 ve Dernekler Yönetmeliği Mersin dahil Türkiye genelinde uygulanır. Mersin’deki dernekler zorunlu defterlerini Mersin İl Sivil Toplumla İlişkiler Müdürlüğü veya noter üzerinden mevzuattaki usule göre tasdik ettirebilir.

Üye ve işlem hacmi yüksek derneklerde fiziki defterlerin yanında düzenli elektronik tarama/arşiv sistemi kurulması, denetim ve yönetim değişikliklerinde belge kaybını önler. Ancak elektronik kopya, fiziki kanuni defterin yerine geçtiği varsayımıyla hareket edilmemelidir.

Genel kurul, denetim ve beyanname dönemleri gelmeden önce defterlerde eksik imza, sayfa veya kayıt bulunup bulunmadığı kontrol edilmelidir.

Sık Sorulan Sorular

İlgili İçerikler

• Dernek İç Denetimi Kaç Yılda Bir Yapılır?
• Dernek Denetim Kurulu En Az Kaç Kişiden Oluşur?

Resmî Kaynaklar

• 5253 sayılı Dernekler Kanunu m.11
• Sivil Toplumla İlişkiler Genel Müdürlüğü – Dernek Defterleri

Av. Halil Bakırcı tarafından hazırlanmış, Av. Emirhan Keskin tarafından incelenmiştir.

Yazar Bilgisi

Avukat Halil BAKIRCI, Mersin Barosu 3472 sicil numarasına kayıtlıdır. Bakırcı & Keskin Hukuk Bürosu bünyesinde ceza, aile, iş, gayrimenkul ve ticaret hukuku alanlarında hukuki danışmanlık ve dava takibi sunmaktadır.

İnceleyen: Av. Emirhan Keskin · Mersin Barosu Sicil No: 5507

Av. Halil Bakırcı profilini inceleyin →