Ürün Tedarik Zinciri Kayıtları Kaç Yıl Saklanır? 7223 m.12 İzlenebilirlik Rehberi | 2026

7223 m.12 izlenebilirlik neden getirildi?

Ürün güvenliği sisteminde yalnız ürünün kimliği değil, ürünün hangi işletmeler üzerinden piyasaya yayıldığının da bilinmesi gerekir. 7223 sayılı Kanun m.12 bu nedenle ekonomik operatörlere tedarik zinciri izlenebilirliği yükümlülüğü getirir. Riskli bir ürün tespit edildiğinde yetkili kuruluşun kaynağa ve dağıtım yönüne hızlı biçimde ulaşabilmesi amaçlanır.

İzlenebilirlik, ürünün imalatçıdan ithalatçıya, ithalatçıdan dağıtıcıya ve dağıtım zincirindeki sonraki işletmelere hareketinin kayıtlarla takip edilebilmesidir. Bu kayıt olmadan geri çağırma gereksiz şekilde bütün ürünlere yayılabilir veya riskli partinin yalnız bir bölümü bulunabilir.

Kanunun yaklaşımı “bir adım geri, bir adım ileri” mantığına dayanır. Her iktisadi işletmeci ürünün kendisine kimden geldiğini ve ticari zincirde ürünü kime sağladığını gösterebilmelidir.

Hangi işletmeler izlenebilirlik kaydı tutar?

7223 sayılı Kanun imalatçı, yetkili temsilci, ithalatçı ve dağıtıcı gibi iktisadi işletmecileri ürün güvenliği zincirinin farklı halkaları olarak düzenler. M.12 kapsamındaki izlenebilirlik yükümlülüğü, somut tedarik zincirinde ürünün ticari hareketine katılan ekonomik operatörlerin kayıt sistemi kurmasını gerektirir.

Bir işletme yalnız küçük perakendeci veya internet satıcısı olduğunu ileri sürerek izlenebilirliği tamamen göz ardı edemez. Ürünü hangi tedarikçiden aldığını gösterebilecek fatura ve tedarik kayıtları bulunmalıdır.

İşletme aynı zamanda ithalatçı veya imalatçı rolündeyse daha ayrıntılı ürün kimliği ve teknik dosya kayıtları da kendi maddeleri gereğince tutulur. M.12 bunların yerine geçmez; tedarik zinciri bağlantısını tamamlar.

Kimden alındı bilgisi nasıl kaydedilir?

Ürünün hangi işletmeden tedarik edildiği açıkça belirlenebilmelidir. Tedarikçinin adı veya kayıtlı ticari unvanı, iletişim bilgileri, fatura veya sevk belgesi numarası, ürün kodu, miktar ve teslim tarihi kayıt altına alınmalıdır.

Ürün parti veya seri numarasıyla izleniyorsa tedarik kaydı bu kimlikle eşleştirilmelidir. Yalnız “A firmasından 100 adet ürün aldık” bilgisi, farklı partiler arasında risk ayrımı yapmaya yetmeyebilir.

İthalatta yabancı imalatçı, ihracatçı veya tedarikçi bilgileri gümrük ve ticari belgelerle ilişkilendirilebilir. Ancak gümrük kaydı ile ürün güvenliği kayıt sistemi arasında erişilebilir bağlantı kurulmalıdır.

Kime verildi bilgisi nasıl kaydedilir?

İşletme ürünü ticari tedarik zincirinde başka bir ekonomik operatöre sağladıysa bu hareket de izlenebilir olmalıdır. Dağıtıcı, bayi, perakendeci veya kurumsal müşteri bilgileri; ürün modeli, miktar, tarih ve mümkünse parti/seri bilgisiyle kaydedilmelidir.

Bu kayıt geri çağırmada belirli partinin hangi işletmelere gittiğini birkaç dakika içinde belirleyebilmelidir. Yalnız muhasebe sisteminde toplam satış tutarının bulunması ürün güvenliği açısından yeterli değildir.

Ürün zincirde başka depolara veya şubelere transfer edilmişse iç transfer kayıtları da ürünün fiziksel konumunu gösterecek şekilde tutulmalıdır.

On yıllık süre nasıl uygulanır?

7223 sayılı Kanunun ürün güvenliği sisteminde on yıllık saklama süreleri teknik dosya ve tedarik zinciri kayıtları bakımından temel bir zaman ufku oluşturur. İzlenebilirlik bilgileri, ürünün tedarik edildiği veya ekonomik operatöre sağlandığı tarihle ilişkilendirilerek en az on yıl erişilebilir tutulmalıdır.

İşletme her yıl sonunda eski kayıtları topluca silmemelidir. Silme politikası ürün hareket tarihine göre çalışmalı ve özel teknik düzenlemelerde daha uzun süre varsa buna uyulmalıdır.

Elektronik arşiv kullanılıyorsa sistem değişikliklerinde eski veriler kaybolmamalıdır. ERP geçişi, şirket birleşmesi veya muhasebe yazılımı değişikliği ürün güvenliği kayıtlarını erişilemez hale getirmemelidir.

Nihai tüketici bilgisi de aynı kapsamda mı?

M.12’nin temel amacı ekonomik operatörler arasındaki tedarik zinciri izlenebilirliğidir. Nihai tüketici, ticari tedarik zincirindeki ekonomik operatörle aynı konumda değildir. Buna rağmen geri çağırmada tüketiciye ulaşmayı sağlayan garanti, üyelik, e-ticaret sipariş veya servis kayıtları ayrı mevzuat çerçevesinde önemli olabilir.

Tüketici verilerinin saklanması ayrıca KVKK ve ilgili özel mevzuat bakımından hukuki sebep, amaçla sınırlılık ve saklama süresi ilkelerine tabidir. Ürün güvenliği izlenebilirliği gerekçesiyle gereksiz kişisel veri toplanmamalıdır.

İşletme kurumsal tedarik zinciri kayıtları ile tüketici kişisel verisi kayıtlarını hukuki dayanaklarına göre ayrı tasarlamalıdır.

Model, parti ve seri numarası neden kritik?

İzlenebilirlik yalnız işletme isimleriyle sınırlı değildir. Hangi ürünün hangi hareket kaydına ait olduğu belirlenemezse tedarik zinciri bilgisi geri çağırmada yetersiz kalır. Bu nedenle model, parti, seri veya diğer ayırt edici bilgi m.7’deki ürün kimliği yükümlülüğüyle m.12’yi birbirine bağlar.

Risk yalnız belirli partiye aitse seri/parti kayıtları geri çağırmayı hedefli hale getirir. Aksi halde bütün modelin piyasadan çekilmesi gerekebilir.

Ürün kodlama sistemi işletmenin ERP, depo ve satış sistemlerinde aynı olmalı; manuel isim farklılıkları veriyi bölmemelidir.

Fatura tek başına yeterli izlenebilirlik sağlar mı?

Fatura önemli bir ticari belgedir ve tedarikçinin/müşterinin kimliğini gösterebilir. Ancak ürün adı genel yazılmışsa, parti veya model ayrımı yoksa ve teslim hareketiyle eşleşmiyorsa tek başına etkin izlenebilirlik sağlamayabilir.

Ürün güvenliği sistemi faturayı sevk irsaliyesi, depo girişi, seri/parti kaydı ve stok hareketiyle ilişkilendirmelidir. Böylece hangi tarihte hangi ürün grubunun hangi işletmeye geçtiği açıkça görülebilir.

Elektronik fatura verileri ürün ana veri sistemiyle entegre edilirse geri çağırma sorguları hızlanır.

E-ticaret ve pazaryerinde izlenebilirlik

Çevrim içi satışta ürünün fiziksel hareketi üçüncü taraf depo, fulfillment hizmeti veya pazaryeri altyapısı üzerinden yürüyebilir. Buna rağmen satıcı veya diğer ekonomik operatör tedarik zincirindeki kendi rolünü ve ürün hareketlerini izleyebilmelidir.

Yurtdışından doğrudan gönderim, dropshipping veya aracı hizmet modeli kullanılıyorsa ürünün hangi ekonomik operatör tarafından Türkiye piyasasına arz edildiği ayrıca belirlenmelidir. Dijital satış modeli kanuni rolü görünmez hale getirmez.

Pazaryeri sipariş numarası, satıcı kimliği, ürün kodu ve varsa parti/seri bilgisi geri çağırma sistemiyle ilişkilendirilebilir.

Geri çağırmada kayıtlar nasıl kullanılır?

Riskli parti belirlendiğinde ilk sorgu, ürünlerin hangi tedarikçiden geldiği ve hangi dağıtıcı/bayilere gittiğidir. M.12 kayıtları bu soruya doğrudan cevap verir. İmalatçı veya ithalatçı dağıtım ağını hedefli biçimde bilgilendirir.

Dağıtıcılar ellerindeki stok miktarını bildirir ve satış blokajı uygular. Ürün nihai kullanıcıya ulaşmışsa sipariş veya garanti kayıtları hukuken uygun olduğu ölçüde kullanıcı iletişimine destek olabilir.

Geri çağırma sonunda hangi ürünlerin bulunduğu, bulunamadığı ve hangi kanalda kaldığı izlenebilirlik sistemi üzerinden raporlanabilir.

Şirket birleşmesi veya kapanmasında kayıtlar

Şirket birleşmesi, bölünmesi, devir veya faaliyet sona ermesi on yıllık izlenebilirlik yükümlülüğünü teknik olarak yönetimsiz bırakmamalıdır. Arşivlerin yeni tüzel kişiye devri veya tasfiye sürecinde korunması planlanmalıdır.

Marka ve ürün hattı başka şirkete satılıyorsa geçmiş ürün kayıtlarının kime devredileceği sözleşmede açıkça gösterilmelidir. Yetkili kuruluş geçmişte piyasaya arz edilen ürün hakkında yıllar sonra bilgi isteyebilir.

Eski ERP verisinin okunamaz formatta kalması da fiilen kayıt kaybıdır; uzun süreli arşiv teknolojisi buna göre seçilmelidir.

İzlenebilirlik kontrol listesi

Her ürün için tedarikçi kimliği, teslim tarihi, ürün kodu ve mümkünse parti/seri bilgisi kaydedilmelidir. Ürünün ticari zincirde verildiği işletme, miktar ve tarih aynı veri yapısında izlenmelidir.

Kayıtların en az on yıllık saklama politikası oluşturulmalı; özel teknik mevzuatta farklı süre varsa o süre ayrıca uygulanmalıdır. ERP ve arşiv yedekleri denetimde hızlı sorgu yapabilecek şekilde düzenlenmelidir.

Geri çağırma tatbikatı yapılarak belirli bir seri numarasının kaynağı ve gittiği müşteriler ne kadar sürede bulunabildiği test edilmelidir.

Sonuç olarak m.12, ürün güvenliği krizinde “bu ürün nereden geldi, nereye gitti?” sorusunun cevapsız kalmasını önler. Etkin izlenebilirlik yalnız belge saklamak değil, ürün kimliği ile tedarik zinciri hareketini yıllar sonra dahi eşleştirebilmektir.

İlgili içerikler

• Üründe Model, Parti, Seri Numarası ve İmalatçı Adresi
• İthalatçının Adı ve Adresi Üründe Bulunmak Zorunda mı?
• Dağıtıcı Ürünü Satmadan Önce Neleri Kontrol Etmeli?
• Ürün izlenebilirliği ve geri çağırma uyumu için iletişim

Resmî kaynaklar

• 7223 sayılı Kanun – Resmî Gazete
• Ticaret Bakanlığı – Ürün Kuralları

Sık Sorulan Sorular