Yönetim Kurulu Üyesinin Menfaat Çatışması Bildirim Dilekçesi | TTK 393
Yönetim kurulu üyesinin menfaat çatışması bildirim dilekçesi, anonim şirketin belirli bir konuyu görüşmesinden önce TTK 393 uyarınca çatışmanın açıklanması için hazırlanır. Üyenin kişisel veya kanunda sayılan yakınlarına ilişkin şirket dışı menfaati şirketin menfaatiyle çatışıyorsa o konunun müzakeresine katılamaz. Yazılı açıklama hangi gündem maddesinin neden bu yasak kapsamında olduğunu gösterir. Kanun yalnız genel bir tarafsızlık sözü istemez; çatışmanın gerçek sebebi, görüşmeye katılmama davranışı ve karar kaydı birlikte önem taşır.
Bu örnek anonim şirketin başkan olmayan gerçek kişi yönetim kurulu üyesi içindir. Şirket, üyenin halen evli olduğu eşine yaptığı mal satışından kaynaklanan belirli alacak için dava açılmasını yaklaşan fizikî kurul toplantısında görüşecektir. Eş, satışın kendi adına tarafıdır. Üye bu gündem maddesi görüşülmeden önce ilişkiyi başkana ve diğer üyelere ilk kez yazılı açıklamaktadır. Henüz ilgili toplantı yapılmamış, dava açma kararı verilmemiştir. Metin satış borcunun haklılığını hükme bağlamak veya eş adına borcu kabul etmek için düzenlenmez.
TTK 393 kişisel çatışmanın açıklanmasını ve ilgili müzakereden çekilmeyi düzenler
TTK 393/1 yönetim kurulu üyesinin kendisinin veya alt ve üst soyundan birinin, eşinin yahut üçüncü derece dahil üçüncü dereceye kadar kan ve kayın hısımlarından birinin kişisel ve şirket dışı menfaatiyle şirketin menfaatinin çatıştığı konuların müzakeresine katılamayacağını belirtir. Yasak dürüstlük kuralının gerektirdiği durumlarda da uygulanır. Yakınlığın gerçek niteliği ve görüşülecek işlem birlikte gösterilir. Yalnız aynı soyadı veya aynı meslekte çalışma, kanunda sayılan ilişki ve çatışma için somut açıklamanın yerine yazılmaz.
Aynı fıkra, çatışma yönetim kurulu tarafından bilinmese bile ilgili üyeye bunu açıklama ve yasağa uyma yükümlülüğü getirir. Yönetim kurulunun kişisel ilişkiyi önceden araştırmamış olması üyenin kendi açıklamasını gereksiz kılmaz. Bildirimde konu ve taraf belirtilerek kurulun bu bilgiyi gündem değerlendirmesinde kullanması sağlanır. Gizli bir menfaat ilişkisi bulunan kişi, kurulun bunu kendiliğinden fark etmesini bekleyerek müzakereye katılamaz. Yazılı bildirim gerçek bilginin aktarılmasını belgelemeye yarar; kanunun aradığı davranışı ortadan kaldırmaz.
TTK 369/1 üyenin görevini tedbirli bir yöneticinin özeniyle yerine getirmesini ve şirket menfaatini dürüstlük kurallarına uyarak gözetmesini düzenler. TTK 393 bu yönetim görevi içinde belirli çatışmalı konunun ele alınmasını somutlaştırır. Üye diğer şirket işlerinde görevini sürdürürken kendi yakınını ilgilendiren gündemde yasal sınırı korur. Bildirim metni bütün şirket işlerinden süresiz uzaklaşma beyanı yapılmadan hazırlanır. Hangi konuda yasak bulunduğu açık bırakılmaz; gerçek toplantı ve gündem maddesiyle ilişkilendirilir.
Eşe karşı dava gündeminde ilişki ile şirketin alacak konusu ayrı gösterilir
Örnekte şirket belirli mal satışının bedelinin tahsili için eşe karşı dava açılmasını görüşmektedir. Satış sözleşmesi, ilgili fatura ve gündem belgesi aynı gerçek kişiyi işaret eder. Üye bu kişinin kendi mevcut eşi olduğunu açıklar. Şirketin alacağının takibi ile eşin bu talep karşısındaki kişisel menfaati aynı gündemde karşı karşıyadır. Dilekçe yalnız evli olduğunu bildiren genel özgeçmiş kaydı değildir. Yakınlığın hangi şirket işi içinde çatışma doğurduğu belirli belgelerle gösterilir.
Satışın tarihi, belge numarası, şirketin gündeme aldığı alacak ve toplantı maddesi doğru yazılır. Bunlar bildirim konusunu tanımlamak içindir. Üye eşinin temsilcisi gibi borcu kabul etmez, eş adına sulh önermez veya şirket alacağından vazgeçilmesini talep etmez. Alacağın tutarı ve dayanağı yönetim kuruluna sunulan gerçek dosyada incelenir. Dilekçedeki tanımlama, başka tarafın hukuki savunmasını ortadan kaldıran beyan haline getirilmez. Kişisel ilişkiyi açıklamakla uyuşmazlığın esasına ilişkin şirket kararını yönlendirmek ayrı tutulur.
Gündemde adı bulunan kişi eşin sahibi olduğu başka tüzel kişi ise yalnız şirket sahibinin adıyla gerçek sözleşme tarafı karıştırılmaz. Bu örnekte karşı taraf doğrudan eşin kendisidir; başka şirket, tüzel kişi üyelik veya üçüncü kişi temsil yapısı yoktur. Kendi dosyasında farklı ilişki bulunan üye bu metindeki olayı gerçekleşmiş gibi kullanmaz. Gerçek karşı taraf ve menfaat ilişkisi değiştiğinde hukuki kapsam da o gerçeklik üzerinden kurulur. Belgesiz varsayımlar ilk bildirimde kesin olay diye yazılmaz.
İlk açıklama gündem görüşülmeden başkana ve diğer üyelere ulaştırılır
TTK 393 bu bildirim için yedi, on beş veya otuz günlük genel cevap süresi yazmaz. İşlemin amacı, çatışmalı konunun müzakeresine katılmadan önce kurulun bilgilenmesidir. Örnekte çağrısı yapılmış toplantının tarihi ve ilgili madde bilinmektedir. Aynı imzalı metnin başkana ve bütün güncel üyelere iletilmesi kayıt altına alınır. Dilekçede henüz gerçekleşmemiş teslimler tamamlanmış gibi gösterilmez. Bildirim hazırlanma tarihi ile her muhataba gerçek ulaşma kaydı ayrı saklanır; yalnız dosyaya kaydetmek teslim sayılmaz.
Başkanın bu konuda daha önce konuşulduğunu söylemesi gerçek açıklamanın kapsamını kontrol etmeyi gerektirir. Evlilik ilişkisinin bilinmesi, gündemdeki satış ve dava bağlantısının bütün üyelerce öğrenildiğini kendiliğinden göstermez. İlk yazılı bildirim ilişkinin yanında somut gündemi de içerir. Gereksiz aile ve üçüncü kişi bilgileri dağıtılmaz. Kimlik ve ilişkiyi doğrulayan gerekli kayıtla işlem belgesi yeterli kapsamda sunulur. Kurulun bu özel gündemi değerlendirebilmesi için gerçek ve ölçülü bilgi aktarılır.
Bildirim toplantıdan önce verilse de toplantı başladığında ilgili gündeme geçiş ayrıca izlenir. Önceden gönderilmiş metin, üyenin daha sonra o konuyu tartışmasını hukuka uygun hale getirmez. Üye sıradaki maddeye geçilirken açıklamanın kurulun önünde bulunduğunu ve müzakereye katılmayacağını belirtir. Konunun numarası toplantıda değiştirilmişse yazılı bildirimin hangi gerçek gündeme ait olduğu kayda geçirilir. Böylece yalnız eski numaraya bakılarak çatışmanın başka bir maddeyle ilgili olduğu sanılması önlenir.
Çekimser oy vermek müzakereye katılmama yükümünün yerine geçmez
TTK 393/1’in açık yasağı ilgili konunun müzakeresine katılmadır. Üyenin uzun tartışmaya katılıp görüşünü belirttikten sonra yalnız çekimser kaldığını yazması bu yasağı karşılamaz. Örnekte üye eşine karşı dava açılması maddesinin görüşülmesine katılmayacağını önceden bildirir. Fizikî toplantıda ilgili madde ele alınırken müzakere dışında kalışı gerçek biçimde düzenlenir. Diğer gündem maddelerinde görevini sürdürmesi ayrıca mümkündür. Dilekçe geçmişte yapılmış tartışmayı sonradan hiç katılım yokmuş gibi yeniden anlatmaz.
Kanun şüpheli durumda kararın yönetim kurulunca verilmesini ve ilgili üyenin bu oylamaya katılamamasını açıkça belirtir. Üye çatışmanın varlığını kendi oyu ile kaldıran karar oluşturamaz. Bildirimde kurulun bilgisine sunulan ilişki saklanmadan gösterilir. Tereddüt halinde değerlendirme ilgili üyenin katılmadığı oylamayla yapılır. Kurulun şüpheyi değerlendirmesi için gerçek bilgi verilmesi gerekir; yalnız herhangi bir sakınca bulunmadığına ilişkin kişisel sonuç bildirimi yeterli açıklama sayılmaz. Somut olayın nedeni ve kapsamı görünür kalır.
TTK 390/2 üyelerin birbirlerini temsilen oy veremeyeceğini ve toplantıya vekil aracılığıyla katılamayacağını düzenler. Çatışmalı üye kendi yerinde başka üyeye oy kullandıran vekâlet hazırlamaz. TTK 390/1’in toplantı ve karar nisapları, şirketin gerçek kurul yapısı ve ağırlaştırıcı esas sözleşme hükümleriyle birlikte uygulanır. Bu bildirim bir üyeliği sona erdirmez veya üye tam sayısını kendiliğinden azaltmaz. Çatışmalı gündemin gerçek katılımı ayrıca kontrol edilir; dilekçeye her kurula uygulanacak otomatik bir eksiltme formülü eklenmez.
Yönetim kurulu üyesinin menfaat çatışması bildirim dilekçesi örneği
Menfaat çatışması bildirim dilekçesini Word olarak indir. Örnek yaklaşan fizikî toplantıda kendi eşine karşı dava açılmasını görüşecek anonim şirketin gerçek kişi üyesi içindir. Son hazırlık sayfası şirkete sunulmaz.
[ANONİM ŞİRKETİN TAM UNVANI] YÖNETİM KURULU BAŞKANINA VE DİĞER ÜYELERİNE
Bildiren üye: [Ad soyad, kimlik, adres ve iletişim]
Şirket: [Unvan, merkez, MERSİS ve sicil numarası]
Toplantı: [Çağrısı yapılmış gerçek tarih ve yer]
İlgili gündem: [Gerçek madde numarası ve dava açma konusunun adı]
Konu: TTK 393 uyarınca kişisel menfaat çatışmasının açıklanması ve ilgili müzakereye katılmama bildirimidir.
AÇIKLAMALAR
1. Şirketin halen görevde bulunan gerçek kişi yönetim kurulu üyesiyim; başkan değilim. [Gerçek toplantı tarihi] fizikî toplantısının çağrısı ve gündemi tarafıma ulaşmıştır. İlgili gündem henüz görüşülmemiştir.
2. Gündemin [gerçek madde numarası] maddesinde, şirketin [gerçek satış tarihi ve belge numaraları] mal satışından doğduğunu ileri sürdüğü alacak için [gerçek karşı tarafın adı] kişisine karşı dava açılması görüşülecektir. Bu kişi halen evli olduğum eşimdir. Satışın kendi adına tarafıdır.
3. Şirketin alacağının takip edilmesi konusuyla eşimin bu taleple ilgili kişisel ve şirket dışı menfaati çatışmaktadır. TTK 393/1 kapsamındaki ilişkiyi ve gündem bağlantısını başkana ve diğer üyelere bu ilk yazılı bildirimle açıklıyorum. İlgili gerçek kayıtlar ekte sunulmuştur.
4. Eşime karşı dava açılması konusunun müzakeresine katılmayacağım. Kanuni yasağa uygun gerçek katılmama düzeninin ilgili gündem bakımından korunmasını bildiriyorum. Bu açıklama eşim adına borç ikrarı, şirket adına alacaktan vazgeçme veya dava konusunda görüş bildirme niteliğinde değildir.
5. TTK 393/3 uyarınca müzakereye katılmamamın gerçek sebebinin ve ilgili işlemlerin yönetim kurulu kararına yazılmasını talep ediyorum. Toplantıda gerçekleşen katılım ve ayrılma bilgileri gerçeğe uygun kaydedilmelidir; henüz yapılmamış işlem gerçekleşmiş gibi yazılmamalıdır.
6. Şüpheli durum değerlendirmesi yapılacaksa TTK 393/1 uyarınca ilgili oylamaya katılmayacağım. Bildirim yalnız belirtilen gündeme ilişkindir; diğer konulardaki üyelik görevim sürmektedir. Aynı imzalı açıklamayı güncel başkan ve diğer üyelerin her birine yöneltiyorum.
HUKUKİ DAYANAK: 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu m.393/1 ve m.393/3; görev yükümü bakımından m.369/1.
SONUÇ VE BİLDİRİM: Belirtilen eş ilişkisini ve somut gündemdeki menfaat çatışmasını açıklayarak ilgili müzakereye katılmayacağımı bildiririm. Katılmama sebebinin ve gerçek işlemlerin yönetim kurulu kararına yazılmasını; bu açıklamanın ilgili gündem dosyasında korunmasını talep ederim.
EKLER: 1. Gerçek toplantı çağrısı ve gündemi. 2. İlgili satış ve alacak konusunu tanımlayan belgeler. 3. Mevcut eş ilişkisini doğrulayan gerekli kayıt. 4. Güncel üyelik kaydı.
[Gerçek tarih]
[Bildiren üyenin adı ve imzası]
TTK 393/3 gerekçeyi ve ilgili işlemleri yönetim kurulu kararına yazdırır
TTK 393/3 müzakereye katılmamanın sebebinin ve ilgili işlemlerin yönetim kurulu kararına yazılmasını düzenler. Yalnız üyenin gönderdiği e-posta veya ayrı bir teslim çizelgesi karar kaydının yerine geçmez. Kararda belirli gündem, çatışmanın nedeni ve o konuya ilişkin gerçek katılmama gösterilir. Üye bütün toplantıya hiç gelmemiş gibi yazılmaz; diğer maddelere katılmışsa gerçek kapsam korunur. Karar kaydı şirketin hangi konuyu hangi katılımla değerlendirdiğini anlaşılır biçimde ortaya koymalıdır.
Toplantı sonrasında bildirimin hangi madde dosyasına alındığı ve kararda sebebin gösterilip gösterilmediği kontrol edilir. Dava açma gündemi ertelenmişse erteleme gerçek şekilde yazılır; yapılmamış müzakere ve karar tamamlanmış diye kaydedilmez. Aynı konu sonraki toplantıda görüşülecekse ilgili çatışma o gündemde de dikkate alınır. İlk bildirim tarihi değiştirilerek sonraki toplantının katılım kaydı üretilmez. Çatışmanın açıklanması, her gerçek görüşmede kanuni davranışın ve doğru karar kaydının korunmasını gerektirir.
TTK 393/2 diğer üyelerin bilinen çatışmaya ilişkin davranışını da kapsar
TTK 393/2 yasağı ihlal eden üyeyi; çatışma nesnel olarak varken ve bilinirken ilgili üyenin katılmasına itiraz etmeyen üyeleri; katılım yönünde karar alan üyeleri şirketin bu sebeple uğradığı zararı tazminle yükümlü tutar. Bu hüküm bildirim alan diğer üyelerin konuyu görmezden gelmesinin önemini açıklar. Kanun metnindeki zarar ve sebep bağlantısı korunur. Dilekçe gönderildi diye belirli zarar tutarı doğmuş veya bütün üyeler otomatik olarak aynı parayı borçlanmış sonucu yazılmaz.
Üye açıklamayı yapıp buna rağmen görüşmeye katılmışsa ilk mektup geçmiş davranışı ortadan kaldırmaz. Bildirim bir ibra veya sorumluluktan genel kurtulma belgesi değildir. Diğer üyelerin gerçek bilgisi, itirazı ve toplantı işlemleri ayrı kayıtlardır. Çatışmalı kişinin katılımına ilişkin karar oluşmuşsa gerçek karar metni saklanır. Sonradan düzeltilen kayıtta önceki belge yok edilmez veya geçmiş tarih yeniden yazılmaz. Uyuşmazlıkta davranışın gerçekte ne olduğu, yazılı açıklama yanında toplantı ve karar belgeleriyle incelenir.
Bildirim işlem izni, üyelikten istifa veya alacak hakkında hüküm değildir
TTK 395’teki şirketle işlem yapma yasağı ve TTK 396’daki rekabet yasağı ayrı hükümlerdir. Menfaat çatışmasını açıklamak bu hükümlerdeki başka koşullar için kendiliğinden izin üretmez. Örnekte başvuran yeni bir şirket işlemi için genel kurul izni istememektedir; mevcut eşe karşı dava gündeminde kendi müzakere yasağını bildirmektedir. Aynı metin şirket adına eşle yapılacak her yeni sözleşmenin onay belgesi gibi kullanılmaz. İşlemin tarafı, niteliği ve diğer kanuni sınırları kendi dayanaklarıyla ayrıca ele alınır.
Bildirim üyelikten istifa beyanı da değildir. Belirli konunun müzakeresine katılmamak şirketin başka işlerini yerine getirme yükümünü sona erdirmez. Üye ilgili konuyu sonuçlandıracak kararın yerine kendi aile ilişkisini gerekçe göstererek alacaktan vazgeçemez. Şirket ile eş arasındaki mal satışının geçerliliği, alacağın tutarı ve davanın usulü farklı incelemedir. Bu ilk açıklama, yalnız TTK 393’teki somut çatışmanın kurul önüne getirilmesini ve ilgili davranışla kayıt düzeninin korunmasını sağlar.
Sık sorulan sorular
Menfaat çatışması bildirimi hangi kanun maddesine dayanır?
TTK 393/1 çatışmanın açıklanmasını ve ilgili müzakereye katılmama yükümünü düzenler.
Kurul eş ilişkisini zaten biliyorsa açıklama gereksiz mi?
Hayır. Gerçek ilişki ile belirli şirket işi arasındaki çatışma açıklanmalı ve yasak korunmalıdır.
Çekimser oy vermek yeterli mi?
Hayır. TTK 393/1 ilgili konunun müzakeresine katılmayı yasaklar; yalnız oy tercihiyle yerine getirilemez.
Şüpheli durumda ilgili üye oylamaya katılır mı?
Hayır. Kanun bu kararı kurula bırakır ve ilgili üyenin o oylamaya katılamayacağını belirtir.
Gerekçe yalnız e-postada tutulur mu?
TTK 393/3 katılmama sebebinin ve ilgili işlemlerin yönetim kurulu kararına yazılmasını ister.
Bildirim için sabit on beş günlük cevap süresi var mı?
TTK 393 böyle genel süre koymaz. Açıklama ilgili müzakereye katılmadan yapılır.
Üye yerine başka üyeye vekâlet verebilir mi?
Hayır. TTK 390/2 üyelerin birbirlerini temsilen oy vermesini ve vekille toplantıya katılmasını yasaklar.
Bu bildirim üyelikten istifa mı?
Hayır. Belirli çatışmalı gündemi kapsar; diğer yönetim görevleri sürer.
Bildirim eş adına borcu kabul etmek mi?
Hayır. Örnek yalnız gerçek ilişkiyi ve şirket gündemini açıklar; eş adına borç ikrarı içermez.
Word hazırlık sayfası şirkete sunulur mu?
Hayır. Gerçek olay ve belgeler tamamlanır; son hazırlık sayfası çıkarılır.
Resmî kaynaklar ve ilgili yazılar
Temel dayanak Türk Ticaret Kanunu m.393’tür. Açıklama, sorumluluk ve karar kaydı İBB Türk Ticaret Kanunu PDF’sindeki m.369, 390 ve 393 üzerinden birlikte okunabilir. Şirket mevzuatına Ticaret Bakanlığının şirketler ve ticaret sicili mevzuatı sayfasından ulaşılır.
Ayrı izin konuları için yönetim kurulu üyesinin işlem ve rekabet yasağı; kurul yapısı için toplantı ve karar nisabı rehberi; farklı bilgi istemi için üyenin defter ve dosya inceleme talebi okunabilir.
Bakırcı & Keskin Hukuk Bürosu: Mersin’deki fizikî ofiste ve Türkiye genelindeki anonim şirket dosyalarında gerçek yönetim kurulu sıfatı, yakınlık, gündem ve karar kayıtları birlikte incelenir. Bildirim belirli kişisel çatışma ve TTK 393’teki açıklama ile katılmama yükümüne göre hazırlanır.
Hukuki konu hakkında iletişim
İlk iletişimde konuyu, bulunduğunuz ülke veya ili ve varsa tebliğ ya da son işlem tarihini kısaca belirtebilirsiniz. T.C. kimlik numarası, sağlık verisi veya kişisel belge göndermeyiniz. Mesajlaşma tek başına hukuki görüş veya avukatlık ilişkisi oluşturmaz.
