Bu örneğin konusu: tazminat alınırken kurulan bildirim talebi

Uluslararası karayolu taşımasında kayıp yük için tazminat ödenmesi, eşyanın fiziksel olarak hiçbir zaman bulunamayacağını göstermez. Taşıma ve depo araştırmasının ödeme sonrasında sonuç vermesi ayrı bir işlem doğurur. Hak sahibi eşyanın kendisiyle ilgilenmeye devam ediyorsa bu iradesini ödeme dosyasında açık biçimde göstermelidir. Dilekçenin amacı, kayıp eşya yeniden bulununca haber alma isteğini taşıyıcıya yazılı olarak yöneltmek ve bu isteğin alındığını belgelemektir.

Örnekte hayalî bir sevkiyat, uydurma ödeme tarihi veya kurgusal ticari uyuşmazlık anlatılmamıştır. Köşeli parantezli alanlar gerçek taşıma ve ödeme belgeleriyle doldurulur. Yazının kullanım aşaması kayıp tazminatının alınmasıdır. İlk kez tazminat isteyen bir işletme, henüz yapılmamış ödemeyi bu metinde yapılmış gibi göstermez. Eşya zaten bulunmuş ve bildirim alınmışsa, o durumun teslim talebi ayrıca hazırlanır.

Temel kayıp rejimini açıklayan CMR m.20, kayıp sayılma ve sonradan bulunan yük rehberi ile bu örnek birlikte okunabilir. Buradaki özgün işlem, ödeme dosyasına eklenecek yazılı istemin hazırlanmasıdır. Ayrı talep satırları, ödeme bağlantısı, muhatap kaydı ve alındı teyidi bu amaç için düzenlenmiştir.

Dayanak ve sürelerin birbirinden ayrılması

Hukuki dayanak CMR m.20/2’dir. Kayıp tazminatı alınırken yazılı istem yapılır; ödeme sonrası bir yıllık dönemde bulunan eşya için derhal bildirim istenir ve isteme yazılı alındı verilir. Başlangıç noktası eşyanın taşıyıcıya verildiği gün, kaybın öğrenildiği gün veya talep dilekçesinin tarihi değildir. Ödeme kaydı bu nedenle dilekçenin merkezindedir.

Bulunma bildirimi ulaştıktan sonraki teslim aşamasını m.20/3 düzenler. Bildirimi alan hak sahibinin otuz günlük süresi, eşyayı geri istemeye ilişkindir. Sevk mektubundaki ödenecek ücretler ile alınan tazminatın, içine dahil edilmiş ücretler düşülerek iadesi birlikte ele alınır. Gecikme tazminatına ilişkin maddede belirtilen haklar saklıdır. İlk bildirim istemi, bu mali hesap yerine geçmez.

M.20/4, yazılı istemin bulunmaması, sonraki otuz günlük sürede talimat verilmemesi veya eşyanın ödeme üzerinden bir yıldan fazla zaman geçtikten sonra bulunması durumlarında bulunduğu yer hukukunu esas alır. Bu düzen, dilekçenin neden ödeme aşamasında kurulması gerektiğini açıklar. Süre tablosunda her işlemin başlangıç belgesi ayrı tutulur; birinin tarihi diğerinin yerine yazılmaz.

Gönderilmeden önce hazırlanacak kayıtlar

Önce dosya üç başlık altında düzenlenir: taşımanın kimliği, tazminatın kimliği ve başvuranın kimliği. Taşımanın kimliği CMR sevk mektubu numarası, taşıyıcı unvanı, teslim alma ve teslim yeri, mal tanımı ve eşya ayırt edici işaretlerinden oluşur. Tazminatın kimliği ödeme belgesi, tarih, tutar, para birimi ve ilgili mutabakat kaydıyla gösterilir. Başvuranın kimliği ise hak sahipliğini ve yazıyı imzalayanın temsil yetkisini açıklar.

Her belge talebin amacına hizmet etmelidir. Bütün ticari arşivin tek ek dosyasına konulması, aynı malı ayırt etmek için gereken bilgileri görünmez hâle getirir. Seri numarası, parti kodu veya ambalaj işareti bulunan yüklerde bu kayıtlar okunaklı bir çizelgeye aktarılır. Genel mal adı ile sevkiyattaki özel ürün kodu aynı satırda gösterildiğinde bulunan eşyanın dosyayla eşleştirilmesi kolaylaşır.

Ödeme dekontundaki açıklama yetersizse, bu açıklama metni değiştirilmez. Gerçek dekont ile hangi dosyaya ait olduğunu gösteren mutabakat veya taşıyıcı yazısı birlikte eklenir. Birden çok yükün tazminatı tek ödemede birleştirilmişse hangi kısmın hangi kayıp eşyaya ilişkin olduğu dayanak belgeyle ayrıştırılır. Dilekçe yeni bir ödeme dağılımı icat etmek için kullanılmaz.

CMR Kayıp Eşya Bulunursa Bildirim Talep Dilekçesi

Hak sahibi ve temsilci alanları nasıl doldurulur?

Dilekçede talep eden satırına yalnızca yükle ilgisi bulunan herhangi bir kişi yazılmaz. Ödeme dosyasındaki hak sahibi ve başvurunun dayanağı birlikte gösterilir. Gönderici, alıcı ve tazminatı alan kişinin kayıtları farklı olduğunda bu fark açıklamasız bırakılmaz. Özellikle grup şirketlerinde bir şirketin ödeme alması ile başka şirketin imza atması aynı işlem sayılarak geçiştirilemez.

Şirket adına düzenlenen başvuruda ticaret unvanı ödeme dosyasındaki yazımıyla eşleştirilir. İmza sahibi kendi sıfatını açıkça belirtir. Yetki belgesinde sınır bulunan temsilci bu sınırı aşan bir beyan eklemez. Başvurunun taşımadaki hak sahipliği ile kurumsal temsil yetkisi iki farklı kontrol alanıdır; bir belge bulunması diğer alanı kendiliğinden tamamlamaz.

Sigorta ödemesi, devir belgesi veya birden çok hak sahibinin bulunduğu dosyada bu kısa örnek tek başına bütün hak sahipliği sorularını çözmez. Gerçek ödeme yapan, ödeme alan, talebi taşıyıcıya yönelten ve varsa hak devri belgesindeki kişi ayrı kaydedilir. Şablondaki boşluğu doldurmak için mevcut belgenin söylemediği bir devir veya temsil ilişkisi yazılmaz.

Ödeme tarihi ve eşya çizelgesinin hazırlanması

Ödeme alanına dekont tarihi, hesaba geçen ödeme kaydı ve mutabakatın bağlantısı dikkatle aktarılır. Kayıtlar arasında tarih farkı bulunduğunda yalnızca imza gününe bakılarak tek bir ödeme günü seçilmez. Dosya sorumlusu farkı belge üzerinden açıklar ve süre hesabının dayanak kaydını dosyada tutar. Bir yıllık dönem için kayıp olayının tarihi kullanılmaz.

Eşya çizelgesinde tek bir paket veya makineyi ayırt eden numara varsa fotoğraf ya da üretici kaydıyla eşleştirme yapılır. Birden fazla kalem için ayrı satır açılır. Bulunan eşyanın başka sevkiyata ait olması riskini azaltan unsur, ilk başvurunun doğru tanımıdır. Faturanın yalnızca toplam bedelini yazmak, aynı bedelli iki sevkiyatın birbirinden ayrılmasına yetmez.

Çizelge hazırlanırken ölçü birimleri karıştırılmaz. Paket sayısı, ürün adedi ve brüt ağırlık aynı sütunda toplanmaz. Belgelerde yer alan birim korunur; farklı kayıtların açıklaması ayrı sütuna yazılır. Eksik seri numarası sonradan tahmin edilmez. Kayıt bulunmadığı açıkça belirtilir ve eldeki gerçek ayırt edici bilgiler kullanılır.

Yazılı alındı teyidi neden ayrıca istenir?

Dilekçenin kopyasında talep metni bulunması, taşıyıcının bu talebi aldığını tek başına göstermez. Dosyada hem gönderilen metin hem de alındığına ilişkin kayıt tutulur. Taşıyıcıdan beklenen teyit, bildirimin konusu ile ilgili CMR numarasını ilişkilendirmelidir. Yalnızca genel bir müşteri hizmetleri yanıtı alınmışsa bu yanıtın hangi başvuruyu karşıladığı açıklaştırılır.

Yazılı teyit için örnekte ayrı bir talep satırı bulunur. Dosya numarası, istemin alınma tarihi ve taşıyıcı biriminin bilgisi birlikte kaydedildiğinde sonradan yazışma zinciri izlenebilir. Bu ayrıntılar pratik dosya düzenidir; sözleşmede bulunmayan yeni bir zorunlu belge adı icat edilmez. Taşıyıcı kendi yazılı yanıt biçimini kullanırken istemin alındığını anlaşılır biçimde göstermelidir.

Alındı teyidi eşyanın bulunduğunu gösteren belge değildir. Ödeme mutabakatı, istem alındısı ve bulunma bildirimi üç ayrı kayıt olarak tutulur. Her birinin dosyada ayrı adı ve tarihi bulunur. Alındı teyidinin tarihi, tazminat ödemesine bağlı bir yıllık dönemi yeniden başlatan tarih gibi yazılmaz.

Muhatap ve iletişim kaydı nasıl kurulur?

Başvuru taşıma dosyasındaki taşıyıcının doğru tüzel kişiliğine yöneltilir. Ticari markanın adı ile sözleşmedeki şirket unvanı karşılaştırılır. Yükün araştırmasını yürüten operasyon birimi başvuruyu izlemeye yardımcı olur; şirketin kimliğini belirsiz bırakacak şekilde yalnızca bir çalışan adı muhatap satırına yazılmaz. Dosya referansı yazışmanın her sürümünde korunur.

Bir yıllık izleme dönemi için erişilebilir iletişim adresi seçilir. İşten ayrılan çalışanın kişisel hesabı yerine işletmenin izlediği dosya adresi kullanılması kayıt sürekliliğine hizmet eder. Telefon bilgisi eklenebilir; yazılı istem ve yazılı alındı kaydı telefon görüşmesi notuyla değiştirilmez. Şirket içinde bildirimleri kimin izleyeceği önceden belirlenir.

Adres değişirse taşıyıcıya yeni bilgi ayrı bir yazıyla bildirilir ve değişiklik kaydı ilk taleple ilişkilendirilir. Bu yazı yeni bir tazminat ödeme tarihi yaratmaz. Gönderim kanalı seçilirken sözleşmedeki bildirim düzeni ve uygulanacak kurallar incelenir. CMR m.20/2’de yazmayan genel bir noter zorunluluğu bu örneğe eklenmemiştir.

Bulunma bildirimi geldikten sonra dosyada yapılacak işler

İlk iş bildirimin ulaştığı günü ve tam içeriğini kaydetmektir. Zarf, teslim kaydı veya elektronik mesajın özgün hali korunur. Başvurudaki eşya tanımı ile bildirilen eşya karşılaştırılır. Paket fotoğrafı, seri numarası, bulunduğu yer ve mevcut fiziksel durum bilgileri teslim kararının somut dayanağı olur. Eksik bilgi için sorulan sorular da aynı dosyada tutulur.

Bulunma bilgisinin şirket içinde dolaşması sırasında tarih kaybolmamalıdır. Dosya sorumlusu bildirimi muhasebe ve malın kullanımıyla ilgili birimlere iletirken esas alındı kaydını korur. Muhasebe, önceden alınan tazminat ile sevk mektubundaki ücretleri ayrı kalemler halinde çıkarır. Böylece geri teslim için hazırlanacak talep, yanlış toplam üzerinden kurulmaz.

Bu aşamada CMR taşıyıcı sorumluluğu rehberi sorumluluk dosyasının genel çerçevesini okumak için kullanılabilir. Geri teslim, gecikme zararının belgelenmesi ve eşyanın mevcut durumu aynı araştırma dosyasında bulunsa da her talebin içeriği açık tutulur. Eldeki bildirim, hangi eşyaya hangi işlemin yapılacağını belirleyen temel kayıt olarak saklanır.

Son gönderim kontrolü

İmzadan önce başlık, CMR numarası, ödeme tutarı ve ekler karşılaştırılır. Dilekçe ile ödeme belgesinde farklı para birimi varsa düzeltme yapılır. Eşya çizelgesinde olmayan bir kalem talep sonucuna eklenmez. Kullanılmayan alternatifler silinir; boş kalan alanlar başvurunun son sürümünde bırakılmaz. Son sürümün dosya adı, tarih ve sürüm bilgisiyle açık biçimde kaydedilmesi aynı metnin farklı kopyalarının karıştırılmasını önler.

Gönderimden sonra alındı teyidi dosyaya eklenir. Talep edilmiş fakat henüz verilmemiş teyit, varmış gibi kayıt tablosuna işlenmez. Takip kaydı gerçekleşen işlemi gösterir. Başvuru metni, ek listesi ve fiilen gönderilmiş ekler aynı klasörde korunur. Bulunma bildirimi geldiğinde, ilk yazı yeniden yazılarak tarihleri değiştirilmez; yeni işlem ayrı belgede oluşturulur.

İşletme içinde izleme çizelgesi

Dosya çizelgesinde taşıma numarası, ödeme belgesi, yazılı istemin gönderildiği tarih, taşıyıcının alındı yanıtı ve bulunma bildiriminin ulaştığı kayıt ayrı sütunlarda yer alır. İlgili belgeye erişim bilgisi her satıra eklenir. Personel değişikliğinde dosya yeni sorumluya bu çizelgeyle devredilir. Böylece hangi işlemin tamamlandığı ile hangi yanıtın beklendiği birbirine karışmaz. Çizelge şirketin çalışma kaydıdır; taşıyıcıya gönderilmiş yazının veya özgün alındı belgesinin yerine kullanılmaz.

Bildirim adresine gelen iletiler düzenli takip edilir. Dosyayı izleyen kişi bulunma mesajını yalnızca konu başlığı üzerinden değerlendirmez; ekleri ve eşya tanımını da açar. Yanlış dosya eşleşmesi tespit edildiğinde durum yazılı olarak açıklığa kavuşturulur. İç kayıtlar her güncellemede gerçek belgeye dayanır ve tamamlanmamış işlemlere tamamlandı işareti konulmaz.

Resmî kaynaklar ve dosya başvurusu

UNIDROIT – CMR sözleşme metni, m.20 ve UNIDROIT – CMR tam metin sayfası bu örneğin hukuki kontrol kaynaklarıdır. Kaynak kontrolü 30 Eylül 2026 tarihinde yapılmıştır.

Avukat Halil BAKIRCI’nın fizikî ofisi Mersin’dedir. Türkiye genelindeki taşıma dosyaları Mersin merkezli yönetilir. Başvuru hazırlığında ödeme, hak sahipliği, eşya kimliği ve yazışma kayıtları birlikte incelenir. Dosya için iletişim sayfası kullanılabilir.