Dağıtıcı Denetimde Tedarik ve Ürün Bilgilerini Sunmak Zorunda mı? 7223 m.10 | 2026

Dağıtıcının denetimde iş birliği borcu nedir?

Dağıtıcı ürün güvenliği zincirinin son halkalarından biridir ve piyasadaki ürünün kullanıcıya ulaşmasında doğrudan rol oynar. 7223 sayılı Kanun, dağıtıcıya yalnız satış öncesi görünür uygunluk kontrolü değil, yetkili kuruluşla iş birliği ve izlenebilirlik yükümlülükleri de yükler.

Denetimde dağıtıcı elindeki ürün, stok, tedarikçi ve satış kayıtlarını ulaşılabilir halde tutmalıdır. Ürünün hangi ithalatçı veya imalatçıdan geldiği, hangi şubelerde bulunduğu ve riskli partinin satışta olup olmadığı hızlı biçimde belirlenebilmelidir.

Bu iş birliği, teknik dosyayı dağıtıcının hazırlaması anlamına gelmez. Dağıtıcının kendi rolüne ait gerçek ve güncel bilgileri sunması esastır.

Dağıtıcı teknik dosyayı sunmak zorunda mı?

Teknik dosyanın hazırlanması imalatçının görevidir. İthalatçı veya yetkili temsilci de kendi mevzuatına göre dosyanın erişilebilirliğini sağlar. Dağıtıcıdan her durumda bütün teknik dosyayı tutması beklenmez.

Ancak dağıtıcı elindeki uygunluk beyanı, ürün talimatı, sertifika kopyası, tedarikçi yazışması veya geri çağırma bildirimi gibi belgeleri denetimde sunabilmelidir. Ayrıca yetkili kuruluşun tedarik zincirindeki doğru muhataba ulaşmasına yardımcı olmalıdır.

Dağıtıcı ürünün açıkça uygunsuz olduğunu gösteren belge veya bilgiyi saklayıp satışa devam edemez.

Ürünü kimden aldığını nasıl ispatlar?

M.12 izlenebilirlik sistemi gereği dağıtıcı ürünü kendisine sağlayan ekonomik operatörün kimliğini gösterebilmelidir. Fatura, sevk irsaliyesi, satın alma siparişi, tedarikçi cari kaydı ve depo giriş kaydı bu zincirin parçalarıdır.

Yalnız genel şirket adı yeterli olmayabilir. Hangi modelin, hangi tarihte, kaç adet ve mümkünse hangi parti/seriyle geldiği izlenmelidir.

Riskli bir ürün çıktığında bu kayıtlar sayesinde yetkili kuruluş ve ithalatçı kaynağa hızlı biçimde ulaşabilir.

Seri ve parti kayıtları neden önemlidir?

Risk yalnız belirli bir üretim partisini etkiliyorsa dağıtıcı hangi şube veya depoda bu parti bulunduğunu belirleyebilmelidir. Seri/parti bilgisi yoksa bütün modelin satışını geçici olarak durdurmak gerekebilir.

Özellikle yüksek riskli ürünlerde depo ve satış sisteminin parti/seri bilgisini desteklemesi önemli avantaj sağlar. Fiziksel ürün etiketiyle ERP kaydı tutarlı olmalıdır.

Geri alınan veya karantinaya alınan ürünler de seri/parti bazında kaydedilmelidir.

Stok ve mağaza bilgileri istenebilir mi?

Riskli ürünün piyasadaki kapsamını belirlemek için dağıtıcının mevcut stok miktarı, şube dağılımı, satılan ürün sayısı ve ürün transfer kayıtları önemlidir. Yetkili kuruluş veya tedarik zincirindeki sorumlu işletme bu verileri düzeltici önlemin yürütülmesi amacıyla isteyebilir.

Dağıtıcı stok verisini güncel tutmalı ve merkezden sorgulanabilir hale getirmelidir. Sadece mağaza müdürlerinin elindeki manuel listelere dayanmak geri çağırmayı geciktirir.

Satış durdurma kararı geldiğinde tüm mağazalarda ürün kodunun aynı anda bloklanabilmesi gerekir.

Online satış kayıtları denetimde kullanılır mı?

Evet. Dağıtıcı çevrim içi satış yapıyorsa ürün ilanı, sipariş, stok ve pazaryeri kayıtları tedarik zinciri ve satış kapsamını gösterebilir. Fiziksel mağaza ile online kanal ayrı sistemlerde olsa bile aynı ürün güvenliği krizine birlikte dahil edilmelidir.

Riskli ürünün mağazada satıştan kaldırılıp pazaryerinde açık kalması düzeltici önlemi etkisiz hale getirir. Ürün kodu ve varyantlar bütün dijital kanallarda kontrol edilmelidir.

Uzaktan satışta 2026 yılında yürürlükteki özel ürün güvenliği düzenlemeleri de ayrıca uygulanır.

Müşteri şikâyetleri ve iade kayıtları

Dağıtıcıya gelen şikâyet ve iadeler ürün güvenliği sinyali taşıyabilir. Yanma, elektrik çarpması, koruyucu parçanın kırılması veya benzer ciddi olaylar yalnız müşteri memnuniyeti kaydı olarak kapatılmamalıdır.

Bu kayıtlar ithalatçı veya imalatçıya aktarılmalı ve gerektiğinde yetkili kuruluşla iş birliğinde kullanılmalıdır. Şikâyet edilen ürünün model ve seri bilgisi mümkün olduğunca kaydedilmelidir.

Kişisel veriler yalnız gerekli kapsamda ve KVKK’ya uygun işlenmelidir.

Tedarikçinin bilgi vermemesi dağıtıcıyı kurtarır mı?

Hayır. Tedarikçinin belge veya açıklama vermemesi, dağıtıcının kendi kanuni sorumluluklarını ortadan kaldırmaz. Ürünün uygunluğu konusunda ciddi şüphe varsa satışa devam etmek yerine ürün karantinaya alınmalıdır.

Dağıtıcı tedarikçiden yazılı bilgi istemeli, ürünün ithalatçı veya imalatçı muhatabını belirlemeli ve gerekirse yetkili kuruluşla iletişim kurmalıdır.

Tedarik sözleşmelerinde ürün güvenliği bilgi ve belge sağlama yükümlülüğü açıkça düzenlenmesi bu süreci kolaylaştırır.

Riskli üründe mağaza ve depo iş birliği

Risk bildirimi geldiğinde merkez, mağaza ve depo aynı ürün kimliği üzerinden hareket etmelidir. Raf, depo ve online stokları satışa kapatılmalı; ürün fiziksel karantina alanına alınmalıdır.

Hangi mağazada kaç ürün bulunduğu ve kaç ürünün tedarikçiye iade edildiği kaydedilmelidir. Satış blokajının gerçekten uygulandığı sistem raporlarıyla kontrol edilmelidir.

Yetkili kuruluş denetimi mağaza seviyesinde yapılırsa personelin doğru ürün güvenliği sorumlusuna ulaşabilmesi gerekir.

Geri çağırmada dağıtıcının belge rolü

Geri çağırma nihai kullanıcıya ulaşmış ürünleri hedeflediğinde dağıtıcının satış ve mağaza kayıtları kritik hale gelir. Hangi dönemde ne kadar ürün satıldığı, hangi mağazalarda iade kabul edileceği ve geri alınan ürün sayısı raporlanmalıdır.

Garanti veya üyelik sistemi üzerinden kullanıcıya ulaşılabiliyorsa kişisel veri mevzuatına uygun biçimde geri çağırma iletişimine destek verilebilir.

Geri dönen ürünlerin tekrar satış stokuna karışmaması için ayrı kayıt ve fiziksel alan kullanılmalıdır.

Yetkili kuruluş talebine cevap nasıl hazırlanır?

İdari talep alındığında ürün kodu, seri/parti, tedarikçi, stok ve satış bilgileri doğrulanmalıdır. Belge listesi hazırlanmalı ve yalnız tahmine dayalı bilgi verilmemelidir.

Talep süresi içinde cevap verilmeli; eksik kalan belge varsa neden ve ne zaman sağlanacağı gerçeğe uygun biçimde açıklanmalıdır. İthalatçı veya imalatçıdan gelen teknik belgeler ayrıca eklenebilir.

Ciddi risk tespit edilmişse belge cevabı hazırlanırken satışın durdurulması veya diğer gerekli önlemler geciktirilmemelidir.

Dağıtıcı denetim kontrol listesi

Tedarikçi kayıtları, faturalar, sevk belgeleri ve stok hareketleri ürün koduyla eşleştirilmelidir. Mümkün olduğunda parti/seri bilgisi kaydedilmelidir.

Şikâyet ve iade sistemi ürün güvenliği olaylarını işaretleyebilmeli; ithalatçı/imalatçı iletişim bilgileri güncel tutulmalıdır. Geri çağırma ve satış blokajı için mağaza/online kanal prosedürü hazır olmalıdır.

Yetkili kuruluş talebi geldiğinde merkezde sorumlu ekip ve belge teslim süreci çalıştırılmalıdır.

Sonuç olarak dağıtıcı teknik dosyanın yazarı değildir; ancak tedarik zincirinin görünür halkasıdır. Denetimde ürünü kimden aldığını, nerede bulunduğunu ve elindeki güvenlik bilgilerini göstermek, riskin giderilmesinde etkin iş birliği yapmak zorundadır.

İlgili içerikler

• Dağıtıcı Ürünü Satmadan Önce Neleri Kontrol Etmeli?
• Ürün Tedarik Zinciri Kayıtları ve İzlenebilirlik
• Dağıtıcı Riskli Ürünü Öğrenirse Ne Yapmalı?
• Dağıtıcı denetimi ve ürün güvenliği için iletişim

Resmî kaynaklar

• 7223 sayılı Kanun – Resmî Gazete
• Ticaret Bakanlığı – Ürün Kuralları

Sık Sorulan Sorular