İthalatçı Denetimde Teknik Dosya ve Belge Sunmak Zorunda mı? 7223 m.9 | 2026

İthalatçının denetimde belge sunma borcu

İthalatçı, yabancı bir imalatçının ürününü Türkiye piyasasına sunan ekonomik operatördür. 7223 sayılı Kanun m.9 ona yalnız gümrük ve satış işlemi değil, piyasaya arz öncesi uygunluk kontrolü ve piyasaya arz sonrası denetim iş birliği yükümlülükleri de yükler.

Yetkili kuruluş ürünün teknik düzenlemeye uygunluğunu incelemek istediğinde ithalatçı elindeki uygunluk beyanı, sertifika, test ve tedarik kayıtlarını sunmalı; imalatçıdaki teknik dosyanın da talep halinde erişilebilir olmasını sağlamalıdır.

Bu nedenle ithalatçı ürün piyasaya gelmeden önce yabancı üreticiyle belge erişim prosedürü kurmalıdır. Denetim başladıktan sonra ilk kez teknik dosyanın nerede olduğunu araştırmak ciddi gecikme yaratır.

Teknik dosya ithalatçıda mı bulunmalıdır?

Teknik dosyayı hazırlamak imalatçının temel görevidir. İthalatçı her durumda bütün teknik dosyanın fiziksel kopyasını kendi ofisinde bulundurmak zorunda olmayabilir; ürünün özel teknik düzenlemesi ayrıca incelenmelidir. Ancak dosyanın yetkili kuruluşun talebinde sunulabilmesini sağlama sorumluluğu vardır.

Pratikte ithalatçı dosyanın kritik bölümlerine elektronik erişim, sözleşmesel belge sağlama süresi ve yabancı üreticide yetkili temas kişisi tanımlamalıdır.

Dosyanın ticari sır içermesi erişimi tamamen ortadan kaldırmamalıdır. Gerekirse gizlilik korunarak yetkili kuruluşa doğrudan gönderim yöntemi kurulabilir.

Uygunluk beyanı ve sertifika kopyaları

İthalatçı ürün piyasaya arz edilmeden önce ilgili teknik düzenlemenin gerektirdiği uygunluk beyanı ve diğer belgelerin mevcut olduğunu kontrol etmelidir. Bu belgelerin güncel kopyaları ithalat dosyasında saklanmalıdır.

Onaylanmış kuruluş sertifikası gerekiyorsa kuruluş, sertifika numarası, kapsam ve ürün modeli doğrulanmalıdır. Belgenin yalnız PDF olarak gelmiş olması gerçekliğini ispatlamaz.

Belge süresi, model değişikliği veya üretim tesisi değişikliği sertifikanın kapsamını etkileyebilir.

Yabancı imalatçıdan belge temini nasıl güvence altına alınır?

Distribütörlük veya tedarik sözleşmesinde teknik dosya ve uygunluk belgelerinin denetim halinde kaç gün içinde sağlanacağı açıkça yazılmalıdır. İmalatçı mevzuat değişikliği veya ürün tasarım değişikliğini ithalatçıya bildirmelidir.

Belge erişimi tek bir çalışanın kişisel e-postasına bağlı bırakılmamalıdır. Şirket düzeyinde ortak arşiv ve yedek iletişim noktası kurulmalıdır.

İthalat ilişkisinin sona ermesi halinde daha önce piyasaya arz edilen ürünlere ilişkin kanuni saklama ve denetim yükümlülükleri devam edebileceğinden belge erişimi sözleşme sonrasında da güvence altına alınmalıdır.

Belgenin ürün modeliyle eşleşmesi

İthalatçı denetimde belge sunarken belgenin gerçekten kontrol edilen ürün modeline ait olduğunu doğrulamalıdır. Aynı markanın farklı güç, kapasite veya varyantları ayrı değerlendirme gerektirebilir.

Ürün etiketindeki model kodu, uygunluk beyanı, sertifika, gümrük/ticari kayıt ve stok sistemi aynı ürün kimliğini göstermelidir.

Model uyuşmazlığı varsa doğru belge bulunana kadar ürünün uygunluğu ispatlanmış sayılmamalıdır.

Yetkili kuruluş hangi kayıtları isteyebilir?

Somut denetimin konusuna göre uygunluk beyanı, teknik dosyanın ilgili bölümleri, test ve sertifika kayıtları, ithalat ve satış miktarları, seri/parti bilgileri, imalatçı iletişim bilgisi, şikâyetler ve düzeltici faaliyet kayıtları talep edilebilir.

İthalatçı kendi sorumluluğundaki saklama/nakliye koşullarını da gerektiğinde kayıtlarla gösterebilmelidir. Sıcaklık veya özel taşıma gerektiren ürünlerde lojistik kayıtları ürün güvenliği açısından önem kazanır.

Tedarik zinciri kayıtları m.12 uyarınca riskli ürünün hangi dağıtıcıya gittiğini ortaya koymalıdır.

İthalat kayıtları ve ürün kimliği

Denetim belirli seri veya partiyi hedefliyorsa ithalatçı o ürünlerin ne zaman, hangi yabancı üreticiden, kaç adet geldiğini ve hangi dağıtım kanallarına verildiğini gösterebilmelidir.

Fatura ve gümrük kayıtları model/parti düzeyinde izlenebilirlik sağlamıyorsa stok yönetim sistemiyle ilişkilendirilmelidir.

Bu kayıtlar hem denetimde kapsamı belirler hem geri çağırmanın hedefli yürütülmesini sağlar.

Şikâyet ve piyasa sonrası test kayıtları

İthalatçı m.9 kapsamında riskle orantılı numune testi, şikâyet, uygunsuz ve geri çağrılan ürün kayıtlarını tutmalıdır. Yetkili kuruluş ürünün Türkiye piyasasındaki gerçek performansını değerlendirmek için bu kayıtları inceleyebilir.

Pazaryeri iadeleri, servis raporları ve ciddi müşteri şikâyetleri ürün güvenliği sistemine aktarılmalıdır. Yabancı üreticiye yapılan bildirimler ve alınan teknik cevaplar da dosyada tutulmalıdır.

Aynı şikâyetin tekrar etmesi test planı ve satış kararını etkileyebilir.

Yabancı dilde teknik dosya sorunu

Yabancı imalatçının teknik dosyası İngilizce, Çince veya başka dilde olabilir. Yetkili kuruluş talebinde hangi dilin kabul edildiği ve hangi belgelerin Türkçe sunulması gerektiği ilgili mevzuat ve idari talepten belirlenir.

İthalatçı kritik uygunluk beyanı, güvenlik talimatı ve teknik özetler için önceden çeviri sistemi kurmalıdır. Denetim süresini yalnız çeviri bekleyerek kaçırmamalıdır.

Çeviri teknik terimleri doğru yansıtmalı; model, standart ve ölçüm değerlerinde hata yapılmamalıdır.

İmalatçı belge göndermiyorsa ithalatçı ne yapmalı?

İmalatçının belge vermemesi, ithalatçının Türkiye’deki kendi yükümlülüğünü kaldırmaz. Gerekli uygunluk belgelerine güvenilir erişim sağlanamıyorsa yeni ürünlerin piyasaya arzı riskli hale gelir.

İthalatçı sözleşmesel haklarını kullanmalı, belgeyi talep etmeli ve gerekiyorsa ilgili ürünün satışını belge sorunu çözülene kadar durdurmalıdır. Teknik uygunluk ispatlanamayan ürün yalnız ticari ilişki devam etsin diye piyasada tutulmamalıdır.

Denetim başladıysa yetkili kuruluşa durum gerçeğe uygun açıklanmalı ve dosyanın temini için atılan adımlar belgelenmelidir.

Riskli üründe iş birliği nasıl yürür?

Risk tespit edildiğinde ithalatçı yalnız belge göndermekle yetinmez. Dağıtım kapsamını belirler, yeni satış ve sevkiyatı durdurur, yabancı imalatçıyı ve ilgili yetkili kuruluşu bilgilendirir, çekme veya geri çağırma gerekiyorsa süreci yönetir.

Dağıtıcılardan stok ve satış verileri toplanmalı; riskli ürünlerin fiziksel ve çevrim içi kanallarda satışta kalmadığı doğrulanmalıdır.

Düzeltici önlemin sonucu ve geri çağırma etkinliği yetkili kuruluşla paylaşılmalıdır.

İthalatçı denetim dosyası kontrol listesi

Her model için uygunluk beyanı, sertifikalar, yabancı imalatçı bilgileri, teknik dosya erişim yöntemi ve ilgili teknik düzenleme kaydı hazırlanmalıdır. Belge doğrulama tarihi ve sorumlusu dosyada bulunmalıdır.

İthalat-seri/parti kayıtları dağıtım kayıtlarıyla eşleştirilmeli; şikâyet, numune testi ve düzeltici faaliyetler ayrı izlenmelidir.

Yetkili kuruluş talebi için şirket içinde sorumlu kişi, yabancı imalatçı temas noktası, çeviri ve belge teslim prosedürü belirlenmelidir.

Sonuç olarak ithalatçı teknik dosyanın imalatçısı değildir; ancak Türkiye piyasasına sunduğu ürünün teknik uygunluğunun denetimde ispatlanabilmesini sağlayacak belge erişim sistemini kurmak ve riskin giderilmesinde idareyle etkin iş birliği yapmak zorundadır.

İlgili içerikler

• İthalatçı Piyasaya Arzdan Önce Neleri Kontrol Etmeli?
• İthalatçı Numune Testi ve Şikâyet Kaydı
• Piyasa Gözetimi ve Denetimi Nasıl Yapılır?
• İthal ürün denetimi ve teknik dosya için iletişim

Resmî kaynaklar

• 7223 sayılı Kanun – Resmî Gazete
• Ticaret Bakanlığı – Ürün Kuralları

Sık Sorulan Sorular