İfa Hizmet Sağlayıcının Teknik Dosya ve Uygunluk Beyanı Yükümlülüğü Nedir? Yönetmelik m.9/3 | 2026

Yönetmelik m.9/3 hangi durumda uygulanır?

Yönetmelik m.9/3 bütün ifa hizmet sağlayıcıların aynı ölçüde teknik dosya sorumluluğu taşıdığı bir hüküm değildir. Özel olarak, Yönetmelik m.5/4 kapsamındaki ürünlerde Türkiye’de yerleşik bir iktisadi işletmeci bulunması gerekirken, m.5/5 sıralamasında Türkiye’de yerleşik imalatçı, ithalatçı veya yazılı görevlendirilmiş yetkili temsilci bulunmadığı için son basamakta Türkiye’de yerleşik ifa hizmet sağlayıcının devreye girdiği durumu düzenler.

Bu noktada ifa hizmet sağlayıcı yalnız depolama, paketleme veya adresleme yapan ticari şirket değildir. Türkiye piyasasına uzaktan sunulan ürün bakımından yetkili kuruluşların ulaşabileceği yerleşik iktisadi işletmeci hâline gelir. Bu sıfat, ürünün teknik uygunluk belgelerine erişim ve risk halinde iş birliği görevlerini beraberinde getirir.

m.9/1’deki dağıtıcı kabulü ile m.9/3’teki yerleşik işletmeci görevleri karıştırılmamalıdır. Somut üründe hangi sıfatın ve hangi alt bentlerin uygulandığı ürünün mevzuat kapsamı ile tedarik zincirine göre belirlenir.

Uygunluk beyanı ve performans beyanı nedir?

Uygunluk beyanı, ilgili teknik düzenlemenin öngördüğü hallerde ürünün düzenlemedeki temel gerekliliklere uygun olduğuna ilişkin beyan belgesidir. Bazı ürün gruplarında performans beyanı öngörülebilir. Hangi belgenin gerekli olduğu, ürünün tabi olduğu özel teknik mevzuata göre belirlenir.

Bu nedenle ifa hizmet sağlayıcının bütün ürünler için aynı isimde bir “CE sertifikası” araması doğru değildir. Bazı ürünlerde CE işareti ve AB uygunluk beyanı, bazı ürünlerde performans beyanı, bazı ürünlerde farklı uygunluk belgeleri veya değerlendirme sistemleri söz konusu olabilir.

Belgenin ürünle bağlantısı açık olmalıdır. İmalatçı adı, model/tip, uygulanan teknik düzenleme, standartlar ve imza/tarih bilgileri somut ürünün teknik dosyasıyla tutarlı olmalıdır. Başka bir model veya ürün ailesine ait belge satışa konu ürünü kendiliğinden kapsamaz.

“Teknik dosyanın hazırlanmış olduğunu teyit etmek” ne demektir?

Yönetmelik m.9/3-b, ifa hizmet sağlayıcının ürünün uygunluk beyanının veya performans beyanının ve teknik dosyasının hazırlanmış olduğunu teyit etmesini zorunlu kılar. Bu yükümlülük yalnız tedarikçinin “belgeler mevcut” şeklindeki genel beyanına güvenilerek yerine getirilmiş sayılmamalıdır.

Ürün bazında hangi teknik dosyanın mevcut olduğu, dosyanın satılan modelle eşleştiği ve gerektiğinde yetkili kuruluşa sunulabileceği doğrulanmalıdır. Teknik dosyanın tamamının her zaman fiziksel olarak Türkiye’de tutulması zorunluluğu ilgili teknik mevzuata bağlı olabilir; ancak m.9/3 bakımından belgeye fiili erişimin güvence altına alınması gerekir.

Belge yönetim sistemi ürün kodu, model, imalatçı ve teknik düzenleme ile dosyayı birbirine bağlamalıdır. Yeni model yayına alınırken belge teyidi tamamlanmadan Türkiye satış kanalının açılmaması güçlü bir iç kontrol yöntemidir.

Teknik dosyayı ifa hizmet sağlayıcı mı hazırlar?

m.9/3-b’nin lafzı, yerleşik işletmeci rolündeki ifa hizmet sağlayıcının teknik dosyanın hazırlanmış olduğunu teyit etmesini öngörür. Bu hüküm her durumda teknik dosyayı sıfırdan ifa hizmet sağlayıcının hazırlayacağı anlamına gelmez. Teknik dosyanın asli hazırlama sorumluluğu ürünün özel teknik düzenlemesine ve imalatçı sıfatına göre belirlenir.

Ancak ifa hizmet sağlayıcı Yönetmelik m.9/2 şartları nedeniyle kendi markasını ürüne koymuş, teknik uygunluğu etkileyen değişiklik yapmış veya faaliyeti ürün güvenliğini etkilemişse imalatçı kabul edilir. Böyle bir durumda 7223 sayılı Kanun m.7’deki imalatçı yükümlülükleri doğrudan uygulanır ve teknik dosya sorumluluğunun kapsamı ağırlaşır.

Dolayısıyla m.9/3’teki “teyit ve erişim” görevi ile m.9/2’deki “imalatçı olma” sonucu ayrı hukuki analizlerdir.

Belge saklama süresi nasıl belirlenir?

Yönetmelik m.9/3-b, ilgili uygunluk beyanı veya performans beyanının ilgili mevzuatta belirtilen süre boyunca muhafaza edilmesini öngörür. Tek bir genel saklama süresi varsayılmamalıdır; ürünün tabi olduğu teknik düzenleme incelenmelidir.

Mevzuat on yıl, beş yıl veya başka bir süre belirleyebilir. Saklama süresinin hangi tarihten başlayacağı da teknik düzenlemede tanımlanabilir. Şirket, mevzuat matrisinde her ürün kategorisinin belge türünü, saklama süresini ve başlangıç tarihini ayrı tutmalıdır.

Belge arşivinin yalnız dosya saklamak değil, süre yönetmek üzere tasarlanması gerekir. Ürün satıştan kalksa bile saklama süresi devam ediyorsa belgenin silinmemesi gerekir.

Yetkili kuruluşa belge sunma yükümlülüğü nedir?

Yönetmelik m.9/3-c, yetkili kuruluşun talebi üzerine ürünün uygunluğunu gösteren tüm bilgi ve belgelerin, teknik dosya dâhil, sağlanmasını zorunlu kılar. Bu nedenle belgeye erişim satış başlamadan önce güvence altına alınmalıdır.

Yabancı imalatçıdan teknik dosya almak uzun sürüyorsa veya sözleşme “ticari sır” gerekçesiyle dosya paylaşımını tamamen engelliyorsa Türkiye’deki yerleşik işletmeci denetim talebine cevap veremeyebilir. Ticari sır korunabilir; ancak kanuni denetim talebinin karşılanmasını imkânsızlaştıran düzenleme uygun değildir.

Yetkili kuruluş talebi geldiğinde hangi çalışanın dosyayı sunacağı, yabancı imalatçıyla kimin iletişime geçeceği ve belge tesliminin nasıl kayıt altına alınacağı şirket prosedüründe belirlenmelidir.

Belgeler hangi dilde sunulmalıdır?

m.9/3-c, bilgi ve belgelerin Türkçe veya yetkili kuruluşun kabul edeceği başka bir dilde sunulmasını öngörür. Yabancı imalatçının İngilizce, Almanca, Çince veya başka dilde teknik dosya sağlaması, bu dosyanın her durumda aynen kabul edileceği anlamına gelmez.

Yetkili kuruluşun hangi belgeyi hangi dilde kabul edeceği somut denetim ve mevzuat çerçevesinde değerlendirilir. Uygunluk beyanı, kritik güvenlik özeti ve temel ürün bilgilerinin Türkçe versiyonlarının önceden hazırlanması pratik fayda sağlar.

Çeviri, teknik anlamı bozmayacak şekilde yapılmalıdır. Yanlış çevrilmiş risk tanımı veya standart referansı belgenin güvenilirliğini zayıflatır. Çevrim içi satış ilanında Yönetmelik m.6 kapsamındaki Türkçe uyarı ve güvenlik bilgisi yükümlülüğü ise ayrıca devam eder.

Belge ile ürün modeli nasıl eşleştirilmelidir?

Denetimde en kritik sorunlardan biri, sunulan uygunluk beyanı ve teknik dosyanın gerçekten satışa konu modele ait olup olmadığının gösterilememesidir. Ürün etiketi, model/tip kodu, çevrim içi ilan, depo stok kodu ve uygunluk beyanı arasında izlenebilir bağlantı kurulmalıdır.

Bir belge çok sayıda modeli kapsıyorsa bu kapsam belgede veya teknik dosyada açıkça belirlenmelidir. Ürün ailesine sonradan eklenen yeni varyantın eski beyanla otomatik olarak kapsandığı varsayılmamalıdır.

Belge arşivinde ürün fotoğrafı, tip/model, imalatçı, uygunluk beyanı sürümü, ilgili teknik düzenleme ve varsa test raporları aynı kayıt altında tutulabilir. Böylece yanlış belge sunma riski azaltılır.

Yabancı imalatçıdan belge erişimi nasıl kurulmalıdır?

Türkiye’ye satış başlamadan önce yapılan ticari sözleşmede imalatçının gerekli teknik belgeleri sağlaması, değişiklik olduğunda güncellemesi, denetim taleplerinde destek vermesi ve gerekli saklama dönemi boyunca erişimi sürdürmesi açıkça düzenlenmelidir.

İmalatçı ürün tasarımını, malzemesini, üretim yerini veya uygulanan standardı değiştirdiğinde bu değişiklik teknik dosyayı etkileyebilir. Türkiye’deki ifa hizmet sağlayıcıya güncelleme bildirilmezse eski dosya ile yeni ürün piyasada bulunabilir.

Belge portalı, güvenli veri odası veya kontrollü elektronik arşiv kullanılabilir. Önemli olan yetkili kuruluş talebinde erişimin pratik olarak mümkün olmasıdır.

Eksik veya şüpheli belge varsa ne yapılmalı?

Uygunluk beyanı yoksa, imzasızsa, ürün modeliyle eşleşmiyorsa veya teknik dosyanın varlığı doğrulanamıyorsa sorun çözülmeden ürünü Türkiye piyasasına yöneltmek ciddi risk yaratır. m.9/3 kapsamında belge hazırlığının teyidi yükümlülüğü vardır.

Sahte, tahrif edilmiş veya başka ürüne ait belge şüphesi varsa 7223 sayılı Kanun m.13’teki uygunluk işaretleri ve belgelerine ilişkin yasaklar da değerlendirilmelidir. Gerektiğinde belgeyi düzenleyen uygunluk değerlendirme kuruluşundan veya resmi kaynaklardan doğrulama yapılmalıdır.

“Tedarikçi gönderdi, biz kontrol etmeyiz” yaklaşımı yerleşik iktisadi işletmeci rolüyle bağdaşmaz. Kontrolün kapsamı ürün ve belge türüne göre orantılı kurulmalıdır.

Sözleşmesel belge erişimi nasıl düzenlenmelidir?

Sözleşmede ürün bazlı uygunluk belgelerinin sağlanması, güncellenmesi, teknik dosyaya erişim, yetkili kuruluş taleplerine cevap süresi, çeviri desteği ve belge doğruluğuna ilişkin sorumluluklar açıkça düzenlenmelidir.

Sözleşme sona erdiğinde geçmişte Türkiye piyasasına sunulan ürünler için belge saklama süresi devam edebilir. Bu nedenle erişim hakkı sözleşme bitiş tarihinde otomatik olarak tamamen sona ermemelidir.

İfa hizmet sağlayıcı, kendi çalışanlarının belgeye erişimini yetki bazlı sınırlandırmalı; ticari sırları korurken denetim görevini yerine getirebilmelidir.

Şirketler için uyum kontrol listesi

Önce ürünün m.5/4 kapsamındaki mevzuat listesinde bulunup bulunmadığı ve Türkiye’de başka yerleşik işletmeci olup olmadığı belirlenmelidir. m.5/5-ç kapsamında ifa hizmet sağlayıcı yerleşik işletmeciyse m.9/3 görev matrisi hazırlanmalıdır.

Her ürün için uygunluk/performance beyanı ve teknik dosyanın varlığı teyit edilmeli, belge-model eşleştirmesi yapılmalı ve saklama süreleri ürün mevzuatına göre tanımlanmalıdır. Denetim talebinde belgeye hızlı erişim sağlanmalıdır.

Belge dili, çeviri ihtiyacı ve yetkili kuruluş kabulü planlanmalı; yabancı imalatçıyla sözleşme, belge güncelleme ve teknik dosya erişimini satış süresince ve gerekli saklama döneminde güvence altına almalıdır.

İlgili içerikler

• İfa hizmet sağlayıcı ne zaman dağıtıcı sayılır?
• İfa hizmet sağlayıcı ne zaman imalatçı sayılır?
• Türkiye’de yerleşik iktisadi işletmeci şartı
• Ürün güvenliği hukuku için iletişim

Resmî kaynaklar

• Uzaktan İletişim Araçları Yoluyla Piyasaya Arz Edilen Ürünlerin PGD Yönetmeliği
• 7223 sayılı Kanun

Sık Sorulan Sorular