İşçi Özlük Dosyasında Hangi Belgeler Bulunur? İş Kanunu m.75 ve KVKK (2026)

Kısa ve net cevap: İş Kanunu m.75’e göre işveren, çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenlemek zorundadır. Dosyada işçinin kimlik bilgilerinin yanında İş Kanunu ve diğer mevzuat uyarınca düzenlenmesi zorunlu belge ve kayıtlar saklanmalı; yetkili memur ve mercilerin talebi hâlinde gösterilmelidir. Kanun tek bir kapalı belge listesi vermez; dosyanın içeriği işçinin ve işyerinin niteliğine göre değişir. Ancak iş sözleşmesi, kimlik/iletişim ve SGK kayıtları, ücret-bordro belgeleri, izin kayıtları, eğitim/İSG belgeleri, çalışma süresi-vardiya kayıtları, disiplin ve fesih belgeleri gibi iş ilişkisini ispatlayan temel kayıtlar özlük dosyasında veya bağlantılı güvenli sistemlerde tutulmalıdır. m.75 ayrıca işverenin işçi hakkında edindiği bilgileri hukuka ve dürüstlük kurallarına uygun kullanmasını ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamasını zorunlu kılar. 6698 sayılı KVKK da veri işleme, saklama ve güvenlik yükümlülüklerine uygulanır.

Her işçi için özlük dosyası düzenlemek zorunlu mudur?

Evet. İş Kanunu m.75 açıkça “işveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler” hükmünü içerir. İşyerinin küçük olması, işçinin kısmi süreli veya belirli süreli çalışması, işverenin bordroyu mali müşavir aracılığıyla hazırlatması bu yükümlülüğü ortadan kaldırmaz.

Özlük dosyasının amacı yalnız idari denetime belge sunmak değildir. İş sözleşmesinin kuruluşu, ücret, çalışma süresi, izinler, disiplin, iş sağlığı güvenliği ve işten ayrılma süreçlerinin ispatını sağlayan temel işveren kaydıdır.

Dosya fiziksel klasör şeklinde tutulabileceği gibi mevzuata uygun güvenli elektronik personel yönetim sistemi de kullanılabilir. Önemli olan belgenin bütünlüğünün, erişilebilirliğinin, kaynağının ve saklama güvenliğinin sağlanmasıdır.

Kanun özlük dosyasında bulunacak belgeleri tek tek sayıyor mu?

Hayır. m.75 kapalı ve tek tip bir belge listesi vermez. Hüküm, işçinin kimlik bilgilerinin yanında İş Kanunu ve diğer kanunlar uyarınca düzenlenmesi zorunlu her türlü belge ve kaydın saklanmasını emreder.

Bu nedenle içerik işyerine göre değişir. Tehlikeli işyerinde mesleki yeterlilik ve sağlık raporları; yabancı işçide çalışma izni; sürücüde ehliyet/mesleki belgeler; vardiyalı işte posta çizelgeleri; uzaktan çalışanda ekipman teslim listesi gibi ek belgeler gerekebilir.

İşveren “standart personel formumda yok” gerekçesiyle özel mevzuatın zorunlu kıldığı kayıtları dışarıda bırakamaz. Özlük dosyası yaşayan bir dosyadır; işe girişten iş ilişkisinin sona ermesine kadar güncellenir.

Kimlik ve işe giriş bölümünde hangi kayıtlar bulunmalıdır?

İşçinin adı, soyadı, T.C. kimlik/yabancı kimlik bilgileri, iletişim ve acil durum bilgileri, işe giriş tarihi ve işyeri içindeki görev bilgileri dosyanın temelini oluşturur. SGK işe giriş bildirgesi ve sosyal güvenlik kayıtları da iş ilişkisinin resmi başlangıcını gösterir.

İşveren yalnız ihtiyaç duyduğu kişisel veriyi toplamalıdır. Nüfus cüzdanının önlü arkalı kopyasını saklamak yerine gerekli alanların kaydı bazı durumlarda veri minimizasyonu açısından daha uygun olabilir. Hangi belgenin zorunlu olduğu somut mevzuata göre belirlenmelidir.

Adli sicil, aile bilgisi, engellilik veya sağlık bilgisi gibi hassas/özel nitelikli veriler “her personelden standart olarak alınır” yaklaşımıyla toplanmamalıdır. İşin ve mevzuatın gerektirdiği açık hukuki sebep bulunmalıdır.

İş sözleşmesi ve görev belgeleri dosyada olmalı mı?

Evet. Yazılı iş sözleşmesi, ek protokoller, ücret ve görev değişiklikleri, çalışma yeri değişikliği, uzaktan çalışma protokolü ve imzalı görev tanımı gibi belgeler özlük dosyasının temel belgeleridir.

Belirli süreli, kısmi süreli, çağrı üzerine veya uzaktan çalışma gibi özel sözleşme türlerinde kanunun aradığı yazılılık ve özel içerikler dosyada saklanmalıdır. İşveren yalnız ilk sözleşmeyi saklayıp yıllar içinde yapılan esaslı değişiklikleri belgelememelidir.

İş Kanunu m.22 kapsamında çalışma koşullarında esaslı değişiklik yapılmışsa yazılı bildirim ve işçinin altı işgünü içindeki yazılı kabulü gibi belgeler dosyanın kritik parçasıdır.

Ücret ve bordro belgeleri nasıl saklanmalıdır?

Ücret bordroları, banka ödeme kayıtları, prim/ikramiye sistemleri, fazla çalışma, hafta tatili, ulusal bayram-genel tatil ödemeleri ve ücret değişiklikleri ispat bakımından önemlidir. İş Kanunu m.37 ücret hesap pusulası verilmesini de düzenler.

İmzalı bordronun hukuki değeri, bordronun ihtirazi kayıt içerip içermediği ve ödemenin banka kayıtlarıyla uyumu işçilik alacağı davalarında belirleyicidir. Elektronik bordro kullanılıyorsa işçiye erişim ve belgenin değişmezliği sağlanmalıdır.

Bordroda kişisel veriler bulunduğu için tüm personelin birbirinin ücretini göreceği açık listeler KVKK ve gizlilik bakımından risklidir. Yetki bazlı erişim kullanılmalıdır.

Çalışma süresi ve izin kayıtları özlük dosyasında tutulmalı mı?

Vardiya, puantaj, fazla çalışma onayı, telafi çalışması, ara dinlenmesi sistemi, yıllık izin formları, ücretsiz izin ve mazeret izinleri çalışma süresinin ispatında önem taşır. Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği işverenin izin kayıt belgesi tutmasını ayrıca zorunlu kılar.

Çalışma süresi kayıtlarının her biri fiziksel personel klasörüne konulmak zorunda değildir; kurumsal elektronik sistemde işçi bazında erişilebilir ve güvenilir biçimde saklanabilir. Denetim veya dava hâlinde kayıtlar üretilebilmelidir.

İşçinin izin talebi, işverenin onayı ve fiili izin tarihleri birbiriyle uyumlu tutulmalıdır. Sonradan hazırlanmış veya imzasız listeler ispat gücünü azaltır.

İş sağlığı ve güvenliği belgeleri nelerdir?

İşe giriş ve periyodik sağlık muayeneleri, İSG eğitim kayıtları, kişisel koruyucu donanım teslim tutanakları, mesleki eğitim/yeterlilik belgeleri ve işe özgü talimatların tebliğ kayıtları 6331 sayılı Kanun ve ikincil mevzuat kapsamında önemlidir.

Sağlık verileri özel nitelikli kişisel veridir. Sağlık raporunun işveren tarafından sınırsız personel erişimine açık tutulması doğru değildir. Erişim yalnız görevi gereği yetkili kişilerle sınırlanmalı; tıbbi ayrıntılar bakımından işyeri hekimi gizliliği gözetilmelidir.

İş kazası bildirimi, kaza araştırma tutanağı ve eğitim/önlem kayıtları ayrı İSG dosyalarında da tutulabilir; ancak çalışan bazında ilişkilendirilebilir olmalıdır.

Tutanak, savunma ve disiplin belgeleri nasıl tutulmalıdır?

Devamsızlık tutanakları, performans uyarıları, yazılı savunma istemleri, işçinin savunması, ihtarlar ve disiplin kurulu kararları ileride fesih uyuşmazlığında ispat aracı olabilir. Belgelerin tarih, olay ve imza yönünden somut olması gerekir.

İşveren genel ve soyut “performansı kötü” notları yerine ölçülebilir olayları, hedefleri ve bildirimleri kaydetmelidir. İş Kanunu m.19 kapsamındaki davranış/verim gerekçeli fesihlerde savunma süreci özellikle önemlidir.

İşçi belgeyi imzalamazsa bu durum belgenin üzerine yazılıp tanıklarla kayıt altına alınabilir. Zorla imza alınması veya boş belge imzalatılması hukuka aykırıdır.

Özlük dosyasında KVKK nasıl uygulanır?

İş Kanunu m.75/2 işverenin işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kurallarına ve hukuka uygun kullanmasını ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamasını emreder. 6698 sayılı KVKK bu genel iş hukuku yükümlülüğünü kişisel veri işleme kurallarıyla tamamlar.

İşveren her belge için işleme amacını ve hukuki sebebi belirlemeli, gereğinden fazla veri toplamamalı, erişim yetkilerini sınırlamalı, saklama süresi dolan verileri hukuka uygun biçimde silmeli/yok etmeli/anonimleştirmeli ve gerekli teknik-idari güvenlik tedbirlerini almalıdır.

Çalışanın açık rızası her personel verisi için zorunlu ve tek hukuki sebep değildir. Kanuni yükümlülük, sözleşmenin kurulması/ifası, işverenin hukuki yükümlülüğü veya hakkın tesisi-kullanılması-korunması gibi KVKK m.5-6’daki hukuki sebepler somut veri kategorisine göre değerlendirilir.

Özlük dosyası belgeleri ne kadar süre saklanmalıdır?

İş Kanunu m.75 tek bir genel “özlük dosyası X yıl saklanır” süresi koymaz. Saklama süresi belgenin türüne göre İş Kanunu, Türk Borçlar Kanunu, SGK, vergi, İSG, KVKK ve özel mevzuattaki sürelerle birlikte belirlenir.

İşçilik alacakları bakımından zamanaşımı süreleri, ücret ve tazminat türüne göre önem taşır. SGK ve İSG belgelerinde farklı özel saklama süreleri bulunabilir. Bu nedenle şirketler belge türü bazlı saklama ve imha politikası oluşturmalıdır.

“Tedbir olsun, bütün personel verisini süresiz saklayalım” yaklaşımı KVKK’daki işlendikleri amaç için gerekli süre kadar muhafaza ilkesine aykırıdır. Yasal savunma ihtiyacı sona erdiğinde veri saklama sebebi yeniden değerlendirilmelidir.

Özlük dosyasını kimler görebilir?

m.75, işverenin dosyadaki belge ve kayıtları yetkili memur ve mercilere istendiği zaman göstermek zorunda olduğunu düzenler. İş müfettişi, SGK denetmeni veya mahkeme gibi yetkili makamlar hukuki yetkileri çerçevesinde ilgili kayıtları isteyebilir.

İşyeri içinde ise “her yönetici bütün personel dosyasını görür” yaklaşımı doğru değildir. İnsan kaynakları, bordro, hukuk, işyeri hekimi ve ilgili yönetici için görev bazlı erişim seviyeleri kurulmalıdır.

İşçinin kendi kişisel verilerine ilişkin KVKK kapsamındaki hakları saklıdır. Ancak üçüncü kişilere ait bilgiler veya ticari sır içeren belgelerde erişimin kapsamı ilgili hukuk kuralları çerçevesinde dengelenir.

İşten ayrılan işçinin dosyası nasıl kapatılmalıdır?

İşten ayrılış bildirgesi, fesih/istifa/ikale belgesi, ibraname varsa geçerlilik şartlarına uygun belge, çalışma belgesi, son ücret ve izin hesabı, zimmet/eşya iade tutanakları dosyaya eklenmelidir.

İş Kanunu m.28 uyarınca işten ayrılan işçiye işinin çeşidinin ne olduğunu ve süresini gösteren çalışma belgesi verilmelidir. Yıllık izin bakiyesi ve varsa kıdem/ihbar hesaplarının dayanakları da saklanmalıdır.

İş ilişkisi sona erince bütün veriler hemen silinmez; kanuni saklama ve muhtemel dava süreleri devam eder. Ancak erişim ihtiyacı azaldığından arşiv erişimi daha sıkı sınırlandırılmalıdır.

Mersin ve Türkiye geneli uygulama

m.75 Türkiye genelinde uygulanır. Mersin’de lojistik, liman, sanayi, turizm, perakende ve küçük işletmeler dâhil İş Kanunu kapsamındaki işverenler her çalışan için düzenli personel kayıt sistemi kurmalıdır.

Özellikle vardiya, fazla çalışma ve İSG riski yüksek sektörlerde yalnız kimlik fotokopisi ile iş sözleşmesinden oluşan “özlük dosyası” yeterli değildir. Çalışma süresi ve güvenlik belgeleri düzenli tutulmalıdır.

Bakırcı & Keskin Hukuk Bürosunun tek fiziksel ofisi Mersin’dedir. Türkiye genelindeki iş hukuku ve KVKK bağlantılı işveren süreçleri Mersin’den koordine edilir.

Sık Sorulan Sorular

1. Özlük dosyası her işçi için zorunlu mu?

Evet. İş Kanunu m.75 her işçi için özlük dosyası düzenlenmesini zorunlu kılar.

2. Kanunda tek tek belge listesi var mı?

Hayır. Kimlik bilgileri ile İş Kanunu ve diğer mevzuat uyarınca tutulması gereken belge/kayıtların saklanması gerekir.

3. Özlük dosyası elektronik tutulabilir mi?

Evet. Belgenin bütünlüğü, erişilebilirliği, güvenliği ve ispat kabiliyeti sağlanmalıdır.

4. İş sözleşmesi dosyada olmalı mı?

Evet. Sözleşme ve değişiklik protokolleri temel özlük belgeleridir.

5. Bordrolar özlük dosyasına dahil mi?

Ücret kayıtları iş ilişkisine ait zorunlu/önemli kayıtlardır; fiziksel veya güvenli elektronik sistemde işçi bazında saklanmalıdır.

6. Sağlık raporunu herkes görebilir mi?

Hayır. Sağlık verileri özel nitelikli kişisel veridir; erişim görev ve hukuki ihtiyaçla sınırlanmalıdır.

7. Adli sicil kaydı her işçiden alınabilir mi?

Her iş için otomatik olarak alınması doğru değildir; işin niteliği ve hukuki gereklilik bulunmalıdır.

8. İşveren personel bilgilerini başka çalışanlarla paylaşabilir mi?

m.75 gizlilik yükümlülüğü ve KVKK gereği hukuki sebep ve gereklilik olmadan paylaşamaz.

9. Dosya kaç yıl saklanır?

Tek bir genel süre yoktur; belge türüne göre iş, SGK, vergi, İSG ve zamanaşımı kuralları uygulanır.

10. Yıllık izin formları saklanmalı mı?

Evet. İşveren yıllık izin kayıtlarını mevzuata uygun tutmalıdır.

11. İşten ayrılış belgeleri dosyaya eklenmeli mi?

Evet. Fesih/istifa, SGK çıkışı, çalışma belgesi, son hesap ve zimmet iadesi gibi kayıtlar dosyayı tamamlar.

12. Eksik özlük dosyasının sonucu nedir?

İdari denetimde yaptırım riski ve iş uyuşmazlıklarında ciddi ispat kaybı doğabilir; eksiklikler mevzuata göre tamamlanmalıdır.

Resmî kaynaklar ve ilgili içerikler

• Mevzuat Bilgi Sistemi – 4857 sayılı İş Kanunu
• Mevzuat Bilgi Sistemi – 6698 sayılı KVKK
• Uzaktan çalışma sözleşmesi ve ekipman kayıtları
• Çalışma süresinden sayılan haller
• İşçi hakları

Hukukçu incelemesi ve güncellik

Bu rehber 15 Eylül 2026 tarihinde yürürlükteki İş Kanunu m.75 ile 6698 sayılı KVKK ve ilgili iş mevzuatı esas alınarak hazırlanmıştır. Kanunun kapalı belge listesi vermediği, işverenin her işçi için dosya düzenleme ve gizlilik yükümlülüğü bulunduğu açıkça ayrıştırılmıştır.

Yazar: Av. Halil Bakırcı – Mersin Barosu, Sicil 3472. İnceleme: Av. Emirhan Keskin – Mersin Barosu, Sicil 5507.

Av. Halil Bakırcı tarafından hazırlanmış, Av. Emirhan Keskin tarafından incelenmiştir.

Yazar Bilgisi

Avukat Halil BAKIRCI, Mersin Barosu 3472 sicil numarasına kayıtlıdır. Bakırcı & Keskin Hukuk Bürosu bünyesinde ceza, aile, iş, gayrimenkul ve ticaret hukuku alanlarında hukuki danışmanlık ve dava takibi sunmaktadır.

İnceleyen: Av. Emirhan Keskin · Mersin Barosu Sicil No: 5507

Av. Halil Bakırcı profilini inceleyin →