İşçi Özlük Dosyası Zorunlu mu? İş Kanunu 75’e Göre Belgeler, Saklama ve Gizlilik 2026
Kısa ve net cevap: Evet. 4857 sayılı İş Kanunu’nun 75. maddesi uyarınca işveren, çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenlemek zorundadır. Dosyada işçinin kimlik bilgileri yanında İş Kanunu ve diğer mevzuat uyarınca tutulması gereken belge ve kayıtlar bulunur. İşveren bu bilgileri yetkili memur ve mercilere gerektiğinde göstermekle yükümlüdür; aynı zamanda işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kurallarına ve hukuka uygun kullanmalı, gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan verileri açıklamamalıdır. Özlük dosyası yalnız “personel evrak klasörü” değildir; ücret, izin, çalışma süresi, disiplin, iş sağlığı ve güvenliği ile fesih uyuşmazlıklarında önemli bir ispat kaynağıdır.
İş Kanunu Madde 75 Ne Diyor?
İş Kanunu m.75 işverenin işçi özlük dosyası düzenleme yükümlülüğünü açıkça kurar. İşveren her işçi için dosya tutar; bu dosyada işçinin kimlik bilgilerinin yanı sıra kanun ve diğer mevzuat gereği düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıt saklanır. Yetkili memur ve merciler istediğinde bu kayıtların gösterilmesi gerekir.
Maddenin ikinci temel ayağı gizliliktir. İşveren, işçi hakkında elde ettiği bilgileri dürüstlük kurallarına ve hukuka uygun kullanmak zorundadır. İşçinin gizli kalmasında haklı çıkarı bulunan bilgilerin açıklanmaması gerekir. Bu hüküm 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ile birlikte uygulanır.
Özlük Dosyası Hangi İşçiler İçin Tutulur?
İş Kanunu kapsamındaki her işçi için özlük dosyası düzenlenmelidir. İşçinin belirsiz süreli, belirli süreli, tam süreli veya kısmi süreli çalışması dosya yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz. Deneme süresindeki işçi de ilk günden itibaren işçidir; “deneme bitince dosya açılır” yaklaşımı doğru değildir.
İşçinin çalışma süresi kısa olsa dahi işverenin temel kayıt yükümlülüğü devam eder. Bir günlük veya birkaç haftalık çalışmada dahi işe giriş, ücret ve çalışma kayıtlarının mevzuata uygun tutulması gerekir.
Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Temel Belgeler
İş Kanunu m.75 tek tek kapalı bir belge listesi vermez. Dosyanın içeriği iş ilişkisinin niteliğine ve diğer mevzuat hükümlerine göre şekillenir. Bununla birlikte uygulamada temel dosya şu grupları kapsar:
- işçinin kimlik ve iletişim bilgileri,
- iş sözleşmesi ve ekleri,
- işe giriş ve görev tanımı belgeleri,
- SGK işe giriş ve ilgili bildirim kayıtları,
- ücret, bordro ve banka ödeme kayıtları,
- çalışma süreleri ve puantaj kayıtları,
- fazla çalışma onayı ve varsa geri alma bildirimi,
- yıllık izin kayıtları,
- iş sağlığı ve güvenliği eğitim ve teslim tutanakları,
- mesleki yeterlilik veya zorunlu sertifikalar,
- işyeri kurallarının tebliğine ilişkin kayıtlar,
- disiplin tutanakları ve savunmalar,
- ücret veya görev değişikliği yazıları,
- fesih bildirimi ve işten ayrılış evrakı.
Her işyerinde aynı belgeler bulunmaz. Örneğin ağır ve tehlikeli işte gerekli sağlık ve mesleki belgeler ile büro çalışanının belgeleri aynı kapsamda değildir.
İş Sözleşmesi Özlük Dosyasında Bulunmalı mı?
Yazılı iş sözleşmesi varsa özlük dosyasının temel belgelerinden biridir. İş Kanunu m.8 uyarınca bazı iş sözleşmelerinde yazılı şekil zorunludur; yazılı sözleşme yapılmadığı durumlarda da işverenin kanundaki şartlarla çalışma koşullarını gösteren belge verme yükümlülüğü bulunur. Ayrıntılı açıklama için iş sözleşmesinin yazılı şekli rehberi incelenebilir.
Ücret Bordroları ve Banka Kayıtları Neden Önemlidir?
Ücretin miktarı, hangi dönem için ödendiği, fazla çalışma, hafta tatili ve benzeri kalemlerin nasıl hesaplandığı uyuşmazlıkların merkezinde yer alır. Bordroların işçinin gerçek çalışma düzeniyle uyumlu tutulması gerekir. Sadece imzalı bordro bulunması, gerçek ödeme ve çalışma kayıtlarının önemini ortadan kaldırmaz.
Banka ödeme dekontları, ücret hesap pusulaları ve bordrolar mümkün olduğunca birbiriyle uyumlu saklanmalıdır. Elden ödeme, eksik bordro veya gerçeğe aykırı çalışma süresi kaydı ileride ispat sorununa yol açar.
Yıllık İzin Kayıtları Dosyada Nasıl Tutulur?
İşveren yıllık izinleri kayıt altına almakla yükümlüdür. İzin başlangıç ve bitiş tarihleri, kullanılan gün sayısı, işçinin talebi ve işverenin onayı açık biçimde belgelendirilmelidir. İzinlerin “kullandırıldı” şeklinde toplu ve tarihsiz bir listeyle gösterilmesi uyuşmazlıkta yetersiz kalabilir.
Yıllık izin hakkının bölünmesi ve kesintisiz izin süresi konusunda İş Kanunu m.56 yıllık izin rehberi ayrıca incelenebilir.
Fazla Çalışma Kayıtları
Fazla çalışma yaptırılan işçilerin çalışma süreleri ve buna ilişkin ücret veya serbest zaman kayıtları doğru tutulmalıdır. İşçinin fazla çalışma onayı, varsa onayın geri alınmasına ilişkin yazılı bildirim, vardiya ve giriş-çıkış kayıtları özlük dosyasıyla ilişkilendirilebilir.
İşveren yalnız bordroya “fazla mesai dahil” ibaresi koyarak kanuni kayıt yükümlülüklerini ortadan kaldıramaz. Fiilî çalışma düzeni, sözleşme ve ödeme birlikte değerlendirilir.
Disiplin Tutanakları Özlük Dosyasına Konur mu?
Evet, iş ilişkisiyle ilgili disiplin tutanakları, yazılı uyarılar ve savunmalar dosyada tutulabilir. Ancak bu belgeler gerçek olaya dayanmalı, tarih ve olay açıklaması içermeli ve kişisel veri ilkelerine uygun işlenmelidir. İşveren, sonradan feshe dayanak yaratmak amacıyla gerçeğe aykırı veya toplu şekilde geçmiş tarihli tutanak düzenleyemez.
İşçinin savunması istenmişse savunma metni de ilgili tutanakla birlikte saklanmalıdır. Aynı olayın yalnız işveren anlatımını içeren tek taraflı kayıtları ile işçinin açıklaması birbirinden ayrılmamalıdır.
Sağlık Verileri Nasıl Saklanmalıdır?
Sağlık verisi KVKK m.6 kapsamında özel nitelikli kişisel veridir. İşe uygunluk raporu, periyodik muayene, iş kazası sağlık belgeleri veya engellilik durumuna ilişkin kayıtlar “her personelin görebildiği ortak klasörde” tutulmamalıdır. Erişim, görev gereği bu bilgiye ihtiyacı olan yetkili kişilerle sınırlandırılmalıdır.
İşverenin iş sağlığı ve güvenliği bakımından gerekli sağlık kaydını tutma yükümlülüğü bulunması, sağlık verisini sınırsız şekilde kullanma veya şirket içinde yayma hakkı vermez.
Adli Sicil Kaydı Her İşçiden İstenebilir mi?
İşverenin talep ettiği her belgenin “özlük dosyası için gerekli” olması otomatik değildir. Adli sicil verisi, işin niteliği ve hukuki gereklilikle bağlantılı olmalıdır. Görevle ilgisiz, ölçüsüz ve süresiz veri toplama KVKK ilkeleri bakımından sorun yaratır. Mevzuatın veya işin niteliğinin açıkça gerekli kıldığı durumlar ayrı değerlendirilir.
İşveren İşçinin Özel Hayatına İlişkin Bilgi Toplayabilir mi?
Hayır; işverenin veri toplama yetkisi iş ilişkisiyle bağlantılı, belirli, açık ve meşru amaçlarla sınırlıdır. Aile hayatı, sağlık durumu, özel yazışmalar, siyasi düşünce veya başka hassas alanlara ilişkin bilgi ancak açık hukuki dayanak ve gereklilik bulunduğu ölçüde işlenebilir. Özlük dosyası tutma yükümlülüğü, sınırsız personel gözetimi yetkisi değildir.
KVKK ile İş Kanunu 75 Birlikte Nasıl Uygulanır?
İş Kanunu m.75 işverenin dosya tutma yükümlülüğünü; KVKK ise kişisel verinin hangi ilke ve şartlarla işlenebileceğini düzenler. İşveren kanuni yükümlülüğünü yerine getirirken KVKK m.4’teki hukuka ve dürüstlük kurallarına uygunluk, doğru ve gerektiğinde güncel olma, belirli-açık-meşru amaç, amaçla bağlantılı-sınırlı-ölçülü olma ve gerekli süre kadar muhafaza ilkelerine uymalıdır.
Bu nedenle “İş Kanunu dosya tut diyor, istediğim her veriyi süresiz saklarım” sonucu çıkarılamaz. Her veri türünün işlenme amacı ve saklama süresi ayrı belirlenmelidir.
Özlük Dosyası Dijital Tutulabilir mi?
Kanun özlük dosyasının mutlaka kâğıt klasör biçiminde tutulmasını şart koşmaz. Dijital dosyalama mümkündür; ancak belgenin bütünlüğü, erişilebilirliği, gerektiğinde ibraz edilebilirliği ve kişisel veri güvenliği sağlanmalıdır. Dijital sistemde erişim yetkileri, log kayıtları, yedekleme ve yetkisiz erişime karşı teknik tedbirler kurulmalıdır.
İmzalı olması gereken veya ispat değeri bakımından aslı önem taşıyan belgelerin yalnız taranmış görüntü olarak tutulmasının yeterli olup olmadığı belge türüne göre ayrıca değerlendirilmelidir.
Özlük Dosyasına Kimler Erişebilir?
Şirket içinde herkesin dosyaya erişmesi hukuka uygun değildir. İnsan kaynakları, bordro, hukuk veya iş sağlığı ve güvenliği birimleri ancak görevleri için gerekli ölçüde erişmelidir. Yönetici sıfatı tek başına tüm sağlık, disiplin veya aile bilgilerine sınırsız erişim hakkı vermez.
Yetkili kamu görevlileri ve merciler, kanuni yetkileri kapsamında gerekli kayıtları isteyebilir. İbraz sırasında da talebin kapsamı gözetilmelidir.
İşçi Kendi Özlük Dosyasını Görebilir mi?
İş Kanunu m.75 doğrudan “işçi istediği anda bütün dosyanın fiziksel aslını alır” şeklinde bir hüküm kurmaz. Ancak işçinin kendi kişisel verilerine ilişkin KVKK m.11 kapsamındaki hakları vardır. İşçi, veri sorumlusuna başvurarak kendisiyle ilgili kişisel verilerin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme ve kanundaki diğer haklarını kullanabilir.
İş sözleşmesi, bordro, izin belgesi veya fesih bildirimi gibi işçiye verilmesi gereken belgeler bakımından ilgili özel hükümler ayrıca uygulanır.
Özlük Dosyası Kaç Yıl Saklanır?
İş Kanunu m.75 bütün belgeler için tek ve değişmez bir “özlük dosyası şu kadar yıl saklanır” süresi belirlemez. Saklama süresi belgenin türüne, iş hukuku ve sosyal güvenlikteki özel yükümlülüklere, vergi mevzuatına, iş sağlığı ve güvenliği hükümlerine ve uyuşmazlık zamanaşımı sürelerine göre belirlenmelidir.
Bu nedenle bütün dosyayı hiçbir ayrım yapmadan sonsuza kadar saklamak da, işten çıkış günü tüm kayıtları silmek de doğru değildir. İşveren veri envanteri ve saklama-imha politikası üzerinden belge bazlı süre oluşturmalıdır.
İşten Ayrılan İşçinin Dosyası Hemen Silinir mi?
Hayır. İş ilişkisinin sona ermesi birçok yasal saklama ve ispat ihtiyacını sona erdirmez. Ücret, kıdem, izin, SGK, iş kazası veya vergi kayıtları ilgili süreler boyunca korunabilir. Ancak saklama amacı sona eren ve başka hukuki sebebi kalmayan kişisel veriler KVKK m.7 çerçevesinde silme, yok etme veya anonim hâle getirme süreçlerine tabi olur.
Özlük Dosyası Olmamasının Sonucu
İşverenin dosya düzenlememesi veya zorunlu belgeleri tutmaması idari yaptırım ve ispat riski doğurur. Bir işçilik alacağı davasında işverenin tutmak zorunda olduğu kayıtların bulunmaması, uyuşmazlığın delil değerlendirmesinde önemli sonuçlara yol açabilir.
Özlük dosyası işvereni her uyuşmazlıktan otomatik kurtaran belge değildir. Kayıtların gerçek, düzenli, tutarlı ve hukuka uygun olması gerekir.
İşçinin İmzası Her Belgeyi Geçerli Yapar mı?
Hayır. İmza, belgenin içeriği ve düzenlenme koşullarıyla birlikte değerlendirilir. İşçinin boş kâğıda attığı imzanın sonradan doldurulması, gerçeğe aykırı tarih atılması veya işçinin iradesini sakatlayan uygulamalar hukuken korunmaz. Tebellüğ imzası ile içeriği kabul beyanı da aynı değildir.
Fesih Belgeleri Dosyada Nasıl Tutulmalı?
Fesih bildirimi, tebliğ tarihi, fesih sebebi, varsa savunma ve ihtar kayıtları birlikte saklanmalıdır. İş güvencesi kapsamında fesih sebebinin açık ve kesin gösterilmesi gerekir. İşverenin dava aşamasında dosyada bulunmayan tamamen farklı bir fesih sebebi ileri sürmesi uyuşmazlık yaratır.
İşten ayrılan işçiye çalışma belgesi verilmesi ayrıca İş Kanunu m.28 kapsamındadır. Bu konu için çalışma belgesi verilmezse ne yapılır rehberi incelenebilir.
Özlük Dosyası Denetim Kontrol Listesi
| Başlık | Kontrol | Risk |
|---|---|---|
| Kimlik ve sözleşme | Güncel ve iş ilişkisiyle ilgili mi? | Eksik işverenlik kaydı |
| Ücret | Bordro ve banka kaydı uyumlu mu? | Alacak/ispat uyuşmazlığı |
| İzin | Tarih ve gün sayısı belgeli mi? | Kullanılmayan izin alacağı |
| Çalışma süresi | Puantaj ve vardiya gerçek mi? | Fazla çalışma uyuşmazlığı |
| Disiplin | Olay, tarih ve savunma var mı? | Fesih geçerliliği riski |
| Kişisel veri | Erişim ve saklama sınırı var mı? | KVKK ihlali |
| İşten çıkış | Fesih ve tebliğ belgeleri tam mı? | Süre ve sebep tartışması |
Sık Sorulan Sorular
Özlük dosyası tutmak zorunlu mu?
Evet. İş Kanunu m.75 işverenin her işçi için özlük dosyası düzenlemesini zorunlu kılar.
Dosyada fotoğraf olmak zorunda mı?
İş Kanunu m.75 tek tek fotoğraf zorunluluğu getirmez. Toplanan her kişisel veri için iş ilişkisiyle bağlantı ve hukuki gereklilik aranmalıdır.
Sağlık raporu herkesin eriştiği dosyada tutulabilir mi?
Hayır. Sağlık verisi özel nitelikli kişisel veridir; erişim yetkisi sıkı biçimde sınırlandırılmalıdır.
Özlük dosyası elektronik tutulabilir mi?
Evet; bütünlük, güvenlik, erişilebilirlik ve ibraz şartları sağlanmalıdır.
İşçi kendi belgelerini isteyebilir mi?
Evet. Belgenin türüne göre İş Kanunu hükümleri ve KVKK m.11 kapsamındaki veri sahibi hakları kullanılabilir.
İşten ayrılınca dosya hemen silinir mi?
Hayır. Kanuni saklama ve ispat süreleri tamamlanmadan zorunlu kayıtlar silinmez.
Özlük dosyası kaç yıl saklanır?
Bütün belgeler için tek süre yoktur; belge türüne uygulanan özel mevzuat ve saklama amacı esas alınır.
İşveren adli sicil kaydını süresiz saklayabilir mi?
Hayır. Hukuki dayanak, amaç, gereklilik ve ölçülülük bulunmalı; saklama süresi buna göre belirlenmelidir.
Tutanak işçinin imzası yoksa tamamen geçersiz mi?
Hayır; ancak ispat gücü diğer delillerle birlikte değerlendirilir. İmzasız tek taraflı tutanak otomatik kesin delil değildir.
Özlük dosyası dava açısından önemli mi?
Evet. Ücret, izin, çalışma süresi, disiplin ve fesih uyuşmazlıklarında temel belge kaynağıdır.
Türkiye Geneli ve Mersin Uygulaması
İş Kanunu m.75 Türkiye genelinde aynıdır. Mersin’de sanayi, lojistik, liman, perakende, turizm, sağlık ve hizmet sektöründeki işverenler de aynı özlük dosyası yükümlülüğüne tabidir. Büro tek fiziksel ofisinden Mersin’de faaliyet gösterir; Türkiye genelindeki işler görev, yetki ve temsil kurallarına göre koordine edilir.
Özlük Dosyasında Belge Bazlı Saklama Planı Nasıl Kurulur?
Özlük dosyasının tamamına tek bir saklama süresi vermek yerine belge türleri ayrı sınıflandırılmalıdır. İş sözleşmesi ve fesih belgeleri, ücret-bordro kayıtları, yıllık izin kayıtları, SGK belgeleri, iş sağlığı ve güvenliği kayıtları, sağlık verileri ve disiplin evrakı aynı hukuki amaca hizmet etmez. Her grup için ilgili özel mevzuat, zamanaşımı süresi ve olası dava veya denetim ihtiyacı belirlenmelidir.
KVKK m.4 ve m.7 bakımından temel kural, verinin işleme amacı için gerekli olduğu süre boyunca saklanmasıdır. Bu nedenle işveren önce “bu belgeyi hangi kanuni yükümlülük veya hak için tutuyorum?” sorusunu cevaplamalıdır. Saklama sebebi ortadan kalktığında, başka bir kanuni zorunluluk da yoksa silme, yok etme veya anonimleştirme süreci işletilmelidir. İş ilişkisinin sona ermesi tek başına her belgenin aynı gün silinmesini gerektirmez; buna karşılık belirsiz süreli ve amaçsız arşivleme de doğru değildir.
Özlük Dosyasındaki Belge Sonradan Değiştirilebilir mi?
Belgenin gerçek durum değiştiğinde güncellenmesi mümkündür; ancak geçmiş kayıtların gerçeğe aykırı biçimde değiştirilmesi hukuken korunmaz. Örneğin adres, banka hesabı veya görev unvanı değişmişse yeni tarihli kayıt oluşturulmalı; önceki belgenin tarihsel niteliği korunmalıdır. İşveren, dava veya denetim ihtimali doğduktan sonra geçmiş tarihli bordro, izin formu, savunma veya tutanak üreterek dosyayı geriye dönük biçimde tamamlamamalıdır.
Dijital sistemlerde de aynı ilke geçerlidir. Belgenin oluşturulma ve değiştirilme tarihi, erişim logları ve sürüm geçmişi mümkün olduğunca korunmalıdır. Bu kayıtlar hem işverenin düzenli kayıt tuttuğunu hem de sonradan içerik müdahalesi yapılmadığını göstermeye yarar.
İşçiden Gereğinden Fazla Belge İstenirse Ne Yapılır?
İşverenin m.75 kapsamında dosya tutma yükümlülüğü, her kişisel veriyi isteme yetkisi vermez. İstenen belgenin görevle, kanuni yükümlülükle veya iş sözleşmesinin kurulması ve yürütülmesiyle bağlantısı kurulmalıdır. İşçi, hangi amaçla veri istendiğini ve hangi hukuki sebebe dayanıldığını sorabilir. KVKK m.10 kapsamındaki aydınlatma yükümlülüğü, verinin kim tarafından, hangi amaçla, hangi hukuki sebeple ve kimlere aktarılabileceği konusunda bilgi verilmesini gerektirir.
İşveren de insan kaynakları formlarını periyodik olarak gözden geçirmelidir. Yıllar önce kullanılan bir formda bulunan ancak artık işin yürütülmesi için gerekli olmayan aile, sağlık, siyasi görüş veya başka hassas bilgilerin otomatik biçimde toplanmaya devam edilmesi ölçülülük ilkesine aykırılık riski doğurur.
Özlük Dosyası İçin Uygulanabilir Dört Katmanlı Sistem
- Temel personel kayıtları: kimlik, iletişim, sözleşme ve görev bilgileri.
- Çalışma ve ücret kayıtları: bordro, puantaj, izin, fazla çalışma ve banka ödeme belgeleri.
- Özel erişimli kayıtlar: sağlık, engellilik veya diğer özel nitelikli kişisel veriler.
- İşten ayrılış arşivi: fesih, çalışma belgesi, kullanılmayan izin hesabı ve ilgili kapanış kayıtları.
Bu ayrım kanunda isimlendirilmiş zorunlu bir klasör sistemi değildir; İş Kanunu m.75 ile KVKK’nın veri güvenliği ve ölçülülük ilkelerini birlikte uygulamak için pratik bir yöntemdir. Yetkilendirme de katmanlara göre yapılmalı; her çalışan yalnız görevini yerine getirmek için gerekli kayda erişmelidir.
Resmî Hukuki Dayanak
Temel düzenleme 4857 sayılı İş Kanunu m.75’tir. İş sözleşmesi için m.8, yıllık izin için m.53-60, çalışma belgesi için m.28 ve kişisel veriler bakımından 6698 sayılı KVKK m.4, m.5, m.6, m.7 ve m.11 birlikte dikkate alınır. Güncel İş Kanunu metni Mevzuat Bilgi Sistemi üzerinden kontrol edilebilir.
Hukukçu İncelemesi ve E-E-A-T
Bu içerik işverenin özlük dosyası tutma, belge saklama ve işçi verilerinin gizliliğini koruma yükümlülüklerini İş Kanunu m.75 ve KVKK sistemi birlikte esas alınarak açıklamak için hazırlanmıştır.
Yazar: Av. Halil Bakırcı – Mersin Barosu Sicil No: 3472
Son kontrol tarihi: 11 Eylül 2026
(E-İMZALIDIR)
Hukuki konu hakkında iletişim
İlk iletişimde konuyu, bulunduğunuz ülke veya ili ve varsa tebliğ ya da son işlem tarihini kısaca belirtebilirsiniz. T.C. kimlik numarası, sağlık verisi veya kişisel belge göndermeyiniz. Mesajlaşma tek başına hukuki görüş veya avukatlık ilişkisi oluşturmaz.
