İstanbul Hazır Ofis İşletmesi Kapanırsa: Peşin Ücret, Depozito ve Eşyalar

İstanbul’da hazır ofis işletmesi kapanınca kullanılmayan peşin bedel, güvence parası ve içeride kalan eşya ayrı ayrı incelenir; bunlar tek bir “depozito iadesi” hesabında birleştirilmez. Önce sözleşmenin belirli bir ofisin kullanımını mı, değişken çalışma alanı ve hizmet paketini mi sağladığı belirlenir. Türk Borçlar Kanunu m.19, 112 ve 126 sözleşmenin niteliği, borcun yerine getirilmemesi ve başlamış sürekli ilişkinin sona ermesi bakımından temel dayanaklardır. Kira hükümleri uygulanıyorsa m.301 ve devamındaki özel düzenlemeler ayrıca gözetilir.

Bu rehber, ticari veya mesleki faaliyet için kullanılan hazır ofisin tamamen kapanmasına odaklanır. Sadece internet kesintisi, tek bir toplantı odasının kullanılamaması veya evrakın geç iletilmesi farklı uyuşmazlıklardır. Burada amaç, kapanış tarihiyle birlikte erişim, para, eşya ve adres işlemlerini doğru belgeye bağlamaktır. İşletmenin kapanması, ticaret sicilinden silinmesi ve mahkemece iflasına karar verilmesi de aynı olay değildir.

Hazır ofis sözleşmesi kira mı, hizmet paketi mi?

Belgenin üzerinde “üyelik”, “lisans”, “ofis hizmeti” veya “kullanım paketi” yazması tek başına hukuki niteliği belirlemez. TBK m.19 kapsamında tarafların gerçek ve ortak iradesi ile üstlenilen edimler incelenir. Belirli odanın anahtarıyla yalnız kullanıcıya bırakılması, süre ve bedel karşılığında bağımsız kullanım sağlanması kira yönünden önemlidir. Her gün değişen masa, sınırlı toplantı odası rezervasyonu ve sekreterlik hizmeti ise farklı bir edim yapısını gösterir.

TBK m.299 kirayı, bir şeyin kullanımının veya kullanımla birlikte ondan yararlanmanın bedel karşılığında bırakılması üzerinden tanımlar. Hazır ofiste buna internet, temizlik, posta kabulü ve ortak alan hizmetleri eklenebilir. Birden fazla edimin birleşmesi, bütün hükümlerin her talebe aynı biçimde uygulanmasını gerektirmez. Uyuşmazlığın hangi edimden kaynaklandığı ve sözleşmenin bütünü içindeki yeri ayrıca belirlenir.

Kira niteliğindeki belirli oda kullanımında kiraya verenin TBK m.301 kapsamındaki elverişli bulundurma borcu önem taşır. Başlamış sürekli hizmet ilişkisinde temerrüt nedeniyle sona erme bakımından TBK m.126 değerlendirilir. İşletme hizmetini “üyelik” olarak adlandırmış olsa da emredici kira hükümleri sırf bu adlandırmayla dışlanamaz. Tersine, her ortak çalışma paketi de kendiliğinden çatılı işyeri kirası kabul edilmez.

İade hangi şirketten veya kişiden istenir?

Marka adı, bina adı ve sözleşmenin tarafı farklı olabilir. İmzalı sözleşmedeki ticaret unvanı, faturayı düzenleyen işletme, tahsilat hesabı ve varsa temsil belgesi karşılaştırılır. Aynı markanın başka şubesinin açık kalması, o şubenin bütün eski borçları üstlendiğini göstermez. Başvuru, hukuki ilişkiyi kuran ve ilgili borcu taşıyan kişi veya şirkete yöneltilmelidir.

Ödemenin grup içindeki farklı şirkete yapılması hâlinde bu tahsilatın hangi sıfatla alındığı açıklanır. Hesap sahibi, hizmet sağlayıcı adına tahsilat mı yapmıştır; sözleşmeyi mi devralmıştır; yoksa ayrıca kendi taahhüdü mü bulunmaktadır? Bunlar farklı dayanaklardır. Tek bir dekonttan hareketle bütün grup şirketlerine müştereken sorumluluk yüklenmez. Yetki ve borç ilişkisi belgelere dayanılarak kurulmalıdır.

Binanın maliki de sırf mülk sahibi olduğu için hazır ofis müşterisinin ödediği paranın iadesinden otomatik olarak sorumlu olmaz. İşletmeci binayı kiralamışsa alt kullanımın kapsamı ve malikle kurulan ilişki ayrıca incelenir. İşletmecinin ana kira sözleşmesinin sona ermesi, müşteriye karşı üstlendiği borçların kendiliğinden silinmesi anlamına gelmez. Müşteri sözleşmesi ile binanın ana kira ilişkisi ayrı dosyalanır.

Kapanış tarihi ve erişim engeli nasıl ispatlanır?

İlk kayıt, kapanma duyurusu veya hizmetin devam etmeyeceğini bildiren yazıdır. Buna kart erişiminin kesildiği tarih, kapının kapalı olduğu gün, resepsiyon cevabı ve sistem rezervasyon kayıtları eklenir. Bir hafta sonu kapının kapalı olmasıyla işletmenin sürekli faaliyeti sonlandırması aynı durum değildir. Geçici bakım, idari kapatma ve ticari karar nedeniyle kalıcı kapanış ayrı olaylar olarak tanımlanmalıdır.

İstanbul’da aynı markanın birden fazla konumu bulunuyorsa hangi şubenin kapandığı açık yazılır. Maslak şubesine ait sözleşmenin Levent şubesinin duyurusuyla sona erdiği varsayılmaz. Blok, kat, oda numarası ve sözleşme kodu belgeye işlenir. Çalışanın gönderdiği mesajın hangi işletme adına ve hangi yetkiyle verildiği de kaydedilir; yalnız marka logosu içeren görsel yeterli görülmez.

Hukuka uygun elde edilmiş e-posta, mesaj, görüntü ve sistem çıktıları HMK m.199 kapsamında belge olarak değerlendirilir. İçerik bütünlüğü korunmalı; tarih ve gönderen bilgisini içermeyen kesilmiş görüntülerle yetinilmemelidir. Delilin kaybolma tehlikesi bulunuyorsa HMK m.400 ve devamındaki delil tespiti koşulları incelenir. Delil tespiti kararı, para alacağını kendiliğinden hükme bağlamaz.

Önce ifa mı istenir, sözleşme hemen sona mı erdirilir?

İşletmeden ofis erişiminin ve kararlaştırılmış hizmetin sağlanması isteniyorsa hangi borcun yerine getirilmediği belirtilir. TBK m.117 çerçevesinde muaccel borç, ihtar ve ihtar gerekmeyen hâller ayrılır. Karşı tarafa gönderilen yazı yalnız memnuniyetsizlik bildirmemeli; sözleşme, kesinti tarihi, talep edilen işlem ve ulaşılacak muhatabı açıkça göstermelidir. Gönderim kadar ulaşma kaydı da korunur.

Karşılıklı borç yükleyen sözleşmelerde TBK m.123–125 kapsamında ek süre ve seçimlik haklar değerlendirilir. Ek sürenin yararsız kalacağı veya kanundaki diğer istisnaların bulunduğu hâllerde m.124 ayrıca uygulanır. Faaliyetin kesin olarak sonlandırıldığını söyleyen yazı bu değerlendirmede önem taşır. Bununla birlikte her kısa kesinti için hiçbir başka koşul aramadan bütün geçmiş bedellerin istenebileceği sonucu çıkarılmaz.

İfasına başlanmış sürekli edimli ilişkide TBK m.126, devam eden edim ve gecikme tazminatı istemiyle fesih ve erken sona erme zararını ayırır. Kira ilişkisine özgü sona erme ve ayıp hükümleri de kendi koşullarıyla değerlendirilir. Konut ve çatılı işyeri kirasında fesih bildiriminin TBK m.348 gereğince yazılı olması gerekir. Talebin hukuki türü belirlenmeden bütün dosyalara aynı “iptal” mesajı gönderilmemelidir.

Yıllık peşin ücretin ne kadarı geri istenir?

Önce ödeme türü belirlenir: kullanım bedeli, hizmet avansı, depozito, kurulum bedeli ve ayrıca alınan toplantı kredisi aynı kalem değildir. Her ödemenin dönemi ve karşılığındaki edim ayrı yazılır. Kapanıştan önce gereği gibi sunulmuş hizmetin bedeli ile kapanış sonrasında sunulmayacak döneme ait ödeme ayrılır. Sözleşmenin geçerli sona erme tarihi ve kısmi ifa durumu hesapta gösterilir.

Yıllık fiyatın aylık liste bedelinden indirimli olması, kullanılmayan dönem hesabında ayrıca değerlendirilir. İşletmenin kendi ihlaliyle hizmeti sonlandırdığı durumda geçmiş ayları sonradan daha pahalı bir tarifeyle yeniden fiyatlandırması için geçerli dayanak gerekir. “Erken ayrılma” maddesi müşterinin isteğiyle çıkışı düzenliyorsa, işletmenin kapanmasıyla aynı olaymış gibi uygulanmaz. Genel işlem koşulları bakımından TBK m.20–25 denetimi saklıdır.

Hesap tablosunda hizmetin kararlaştırılan başlangıcı ve bitişi, erişimin kesildiği tarih, fesih veya diğer sona erme tarihi, ödenmiş toplam ve iade edilen tutar yer alır. Günlük bölme, aylık bölme veya kullanım hakkı üzerinden hesap seçimi sözleşmenin yapısına uygun olmalıdır. Henüz kullanılmamış fakat süresi devam eden hakların kapanıştan sonra fiilen kullanılamaması açıkça gösterilir.

Önceden alınmış kredinin yerine başka şubede kullanılacak kupon verilmesi para iadesiyle aynı değildir. Kullanıcı, farklı bir çözümü kabul etmişse kabulün kapsamı ve kalan alacağı yazılı hâle getirilir. Yeni teklifin yalnız kullanılmayan hizmeti mi, depozitoyu da mı karşıladığı belirtilir. Belirsiz bir “hesap kapandı” kaydı, hangi borcun sona erdiği açıklanmadan imzalanmamalıdır.

Depozito, son ay bedeli ve bankadaki güvence nasıl ayrılır?

Sözleşmedeki güvence, gelecekte doğabilecek belirli borçları teminat altına almak için alınır. Ücret avansı ise hizmetin karşılığına yöneliktir. Dekontun açıklaması, sözleşmedeki işlev ve tahsilat belgesi birlikte incelenir. İşletmenin kapanması hâlinde güvenceyi “kapanış masrafı” adıyla tutması için ayrıca hukuki dayanak gerekir. Güvencenin mevcut olması, işletmeye sebepsiz kesinti yapma yetkisi vermez.

İlişki konut ve çatılı işyeri kirası niteliğindeyse TBK m.342’deki üç aylık kira bedeli sınırı uygulanır. Para veya kıymetli evrak güvencesinde aynı maddede düzenlenen banka sistemi gözetilir. Doğrudan işletmenin hesabına ödenen tutarla bankada bu düzen uyarınca tutulan güvence aynı iade mekanizmasına sahip değildir. Hizmet paketi diye adlandırılan her sözleşmeye, niteliği araştırılmadan bu özel banka prosedürü uygulanamaz.

Bankadaki güvence bakımından sözleşmenin sona ermesini izleyen üç ay içinde kiraya verenin kira ilişkisiyle ilgili dava veya takip başlattığını bankaya yazılı bildirmemesi hâlinde kiracı, m.342’deki koşullarla bankadan iadeyi ister. Bu üç ay, bütün doğrudan depozito talepleri için ortak bir bekleme süresi değildir. Bankanın rolü, sözleşme türü ve teminatın tutulduğu yer birlikte belirlenmelidir.

İçeride kalan bilgisayar, dosya ve diğer eşyalara nasıl erişilir?

Önce eşya envanteri oluşturulur. Dizüstü bilgisayarın seri numarası, şirket demirbaş kaydı, satın alma faturası ve teslim fotoğrafı aidiyeti destekler. İşletmecinin kendi mobilyaları ile kullanıcının getirdiği eşya ayrılır. Anahtarın teslim edilmesi, içerideki bütün malların işletmeciye bağışlanması anlamına gelmez. Kapanış sırasında alınan genel tahliye duyurusu da eşyanın mülkiyetini kendiliğinden değiştirmez.

Eşyanın çıkarılması için tarihli randevu ve teslim tutanağı istenir. Tutanağa alınan ve içeride kalan parçalar ayrı yazılır; hasar ve eksikler kaydedilir. Eşyanın korunması acilse hukuki koşulları bulunan delil tespiti veya ihtiyati tedbir değerlendirilir. Kapıyı kırarak girmek, başka müşterilerin verilerine erişmek veya işletmeye ait ekipmanı alıkoymak hukuki çözüm olarak önerilmez.

İşletmeci ödenmemiş borç nedeniyle eşya üzerinde hapis hakkı ileri sürerse, uygulanacak özel hüküm ve TMK m.950–953 koşulları ayrıca incelenir. Her borç iddiası sınırsız alıkoyma veya özel satış yetkisi vermez. Üçüncü kişiye ait mallar, borcun muacceliyeti ve eşya ile alacak arasındaki bağlantı önemlidir. İhtilaflı ücret ile eşyanın korunması ayrı talepler olarak kurulmalıdır.

İşletmenin başka şube teklifini kabul etmek zorunlu mudur?

Alternatifin sözleşmeye uygun olup olmadığı, yalnız iki yerin de İstanbul’da bulunmasına bakılarak belirlenmez. Sabit oda, kapasite, ulaşılabilirlik, çalışma saatleri, veri bağlantısı ve adres kullanma hakkı karşılaştırılır. Belirli bir şubedeki özel odanın yerine rezervasyona bağlı ortak masa verilmesi aynı edimin sürdürüldüğünü göstermez. Sözleşmede geçerli bir yer değişikliği düzeni varsa kapsamı ayrıca okunur.

Tek taraflı hazırlanmış, işletmeciye sınırsız yer ve koşul değiştirme yetkisi veren kayıtlar TBK m.24 başta olmak üzere genel işlem koşulları bakımından değerlendirilir. Ticari sözleşme olması bu hükümleri kendiliğinden devre dışı bırakmaz. Kullanıcının hangi hükmü gerçekten müzakere ettiği, bildirimin ne zaman yapıldığı ve teklif edilen yerin özellikleri belgelenir. Alternatif çözümün reddi veya kabulü gerekçesiyle birlikte saklanır.

Yeni şubeye geçiş kabul edilecekse eski peşin ödemenin kaç gün veya ayı karşıladığı, depozitonun kime geçtiği ve yeni sözleşmenin tarafı açık yazılır. Eski borcun devralındığına ilişkin açık hüküm yoksa yalnız yeni kart verilmesiyle bütün borçların devredildiği varsayılmaz. Eski işletmeden olan alacağın korunup korunmadığı özellikle belirtilmelidir.

Yeni ofis kirası, taşıma ve iş kaybı istenir mi?

TBK m.112, borcun gereği gibi yerine getirilmemesinde kusursuzluğunu ispat edemeyen borçlunun zarar sorumluluğunu düzenler. Tazminat hesabında ihlal, gerçek zarar ve uygun nedensellik bağı gösterilir. Yeni yerin bütün yıllık bedeli otomatik zarar değildir; kullanıcı eski ofis açık olsa da kullanım bedeli ödeyecekti. Ek maliyet, boşa çıkan gider ve başka yerde değerlendirilebilen harcama ayrılır.

Taşıma, gerekli bağlantı kurulumu ve mükerrer hizmet dönemi için ödeme belgeleri sunulur. Yeni ofis daha büyük veya daha kapsamlıysa tercih edilen iyileştirmenin bedeliyle zorunlu ikame maliyet aynılaştırılmaz. Kayıp gelir iddiasında yalnız geçmiş ciro yeterli değildir; hangi işin neden yapılamadığı ve net kayıp açıklanır. Tasarruf edilen giderler ve alınan iadeler de hesaba katılır.

TBK m.114/2’nin bağlantısıyla zarar görenin davranışı ve zararın artmasına etkisi değerlendirilir. İşletmenin açıkça kapanacağını bildirdiği tarihten sonra önlenebilir giderlerin sürdürülmesi ayrıca incelenir. Kullanıcı makul önlemlerini belgelemelidir; bu, haklarından vazgeçtiği anlamına gelmez. Aynı kayıp hem kullanılmayan bedel iadesine hem ayrıca tazminata mükerrer biçimde eklenmemelidir.

Şirket adresi ve gelen evrak için ayrıca işlem gerekir mi?

Ofis paketinde adres kullanma, posta kabulü veya sekreterlik bulunuyorsa kapanış bildirimi bu hizmetleri de kapsamalıdır. Fizikî evrakın kimde bulunduğu, ne zaman teslim edileceği ve eski adrese gelen sonraki gönderilerin nasıl ele alınacağı yazılı belirlenir. Kapanan ofisin yerine başka şubeye geçmek, ticaret sicili ve diğer kurumlardaki adres kayıtlarını kendiliğinden değiştirmez. İlgili bildirimler şirketin durumuna göre ayrıca yürütülür.

Fizikî tebligatın teslim alınmasıyla müşteriye iç iletişim yoluyla gönderilmesi farklı işlemlerdir. Elektronik tebligat da hazır ofisin posta hizmetinden ayrı bir sistemdir. Konu için sanal ofisin tebligatı geç iletmesindeki sorumluluk rehberi ayrıca incelenebilir. Kapanış nedeniyle bütün adli sürelerin durduğu düşünülmemelidir.

Kapanış hesabında dört ayrı kalem

Bu tablo tek başına alacak belgesi değildir. Her satırın dayanağı ve tutarı ayrı kurulmalı; yapılan iadeler ilgili kalemden düşülmelidir. Eşyanın aynen teslimi talebi, eşya kaybolmamışken doğrudan bütün satın alma bedelinin para olarak istenmesiyle aynı değildir.

Tasfiye hesabında hangi kayıtlar açık olmalıdır?

İade teklifinin karşısında hizmet dönemi, tutar, güvence kesintisi, ödeme tarihi ve hesabın hangi borçları kapattığı yazılır. Eşyanın geri alınmasıyla para alacağından vazgeçme aynı değildir. “Tüm haklarımız sona erdi” gibi geniş kapsamlı beyanlar, yalnız anahtar teslimini belgelemek amacıyla imzalanan tutanağa fark edilmeden eklenmemelidir. İhtilaflı ve çözümlenen kalemler ayrı tutulur.

İşletmecinin mahkemece iflasına karar verilmişse bireysel tahsil yoluyla iflas tasfiyesi aynı süreç değildir. Kullanıcıya ait eşyanın aynen geri verilmesi ile ödenmiş paradan doğan alacağın kaydı ayrı değerlendirilir. Sadece kapıda “kapalı” yazması iflas kararı yerine geçmez. Ticaret sicili durumu, varsa mahkeme kararı ve resmi ilan görülmeden tasfiye süresi veya tahsil önceliği hakkında kesin sonuç kurulmaz.

Arabuluculuk ve görevli mahkeme nasıl belirlenir?

Kira ilişkisinden doğan uyuşmazlıklarda HMK m.4/1-a uyarınca sulh hukuk mahkemesi görevi esas alınır. Tarafların şirket olması, kira alacağını otomatik olarak asliye ticaret mahkemesine taşımaz. 6325 sayılı Kanun m.18/B/1-a kapsamındaki kira uyuşmazlıklarında, ilamsız tahliyeye ilişkin istisna gözetilerek dava şartı arabuluculuk kontrol edilir.

Ayrı hizmet sözleşmesinden doğan uyuşmazlığın ticari dava niteliği bulunuyorsa TTK m.4, 5 ve 5/A ayrıca değerlendirilir. 6502 sayılı Kanun m.3 uyarınca ticari veya mesleki amaçla ofis kullanan kişi, sırf gerçek kişi olduğu için tüketici sayılmaz. Görev, talebin dayandığı hukuki ilişki üzerinden belirlenir; sözleşme başlığındaki “üyelik” kelimesiyle seçilmez.

İstanbul’da yetkili mahkeme için davalının yerleşim yeri, ifa yeri ve koşulları varsa geçerli yetki sözleşmesi incelenir. Mağdurun yalnız ofise yakın adliyeyi seçmesi yeterli değildir. Başvuruda dönem, sözleşme, talep türü ve hesap dökümü birlikte sunulur. İstanbul kira arabuluculuğu ile ticari alacak arabuluculuğu aynı hukuki nitelendirme yapılmadan birbirinin yerine kullanılmaz.

Kanun dayanakları ve resmî kaynaklar

6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu: m.19–25, 112, 114, 117, 123–126, 299, 301, 342 ve 348. 6100 sayılı HMK: m.4, 6, 10, 17, 199 ve 400. 6102 sayılı TTK: m.4, 5 ve 5/A. 4721 sayılı TMK: m.950–953. 6325 sayılı Kanun: m.18/B/1-a.