SGK İşe Giriş Bildirgesi Sureti Talep Dilekçesi | 5510 m.8 ve KVKK 11

Sigortalı işe giriş bildirgesi sureti talebi hangi ihtiyacı karşılar?

Sigortalı işe giriş bildirgesi sureti istemi, işverenin Sosyal Güvenlik Kurumuna gönderdiği belirli tarihli sigortalılık başlangıç bildirimini incelemek veya kendi kaydındaki bilgilerin doğruluğunu görmek isteyen çalışan tarafından kullanılabilir. Başvurunun amacı, işe hangi tarihte başladığının resmî bildirimi, işyerinin sicil bilgisi veya ilgili dönemde yapılmış başvurunun referansını doğrulamaktır. Bu dilekçeyle işverenden kendisine ait belirli işe giriş bildirimi hakkında bilgi ve erişilebilir belge örneği istenir. Başvuru tüm çalışanların sigorta kayıtlarının verilmesi talebi olarak düzenlenmez.

İşe giriş bildirgesi, iş ilişkisinin maddi olarak hangi gün başladığını tek başına mutlak biçimde belirleyen yargısal karar değildir. Bildirgedeki başlangıç tarihi ile gerçek fiilî çalışma başlangıcı arasında çelişki ileri sürülüyorsa iş sözleşmesi, işyeri giriş kayıtları, ücret ödemeleri ve diğer hukuka uygun deliller birlikte incelenir. Salt suret isteminde geçmiş çalışmaya ilişkin kesin hüküm kurulması istenmez. Belgeye erişim, hatanın düzeltilmesi ve sigortalılığın tespitine ilişkin hukuki süreçler farklı sonuçlar doğurur.

5510 sayılı Kanun m.8 kapsamındaki bildirim ile belge sureti ayrımı

5510 sayılı Kanun m.8, sigortalı işe giriş bildiriminin Kuruma yapılmasına ilişkin esasları düzenler. SGK’nın resmî işveren yükümlülükleri sayfası, 4/1-a kapsamında çalışmaya başlayacak sigortalılar yönünden kural olarak işe başlamadan en az bir gün önce bildirim gerektiğini açıklar; kanunda özel iş ve durumlar için istisnai süreler bulunur. Bu bilgi başvuru hazırlanırken gerçek iş türü ve dönemle eşleştirilmelidir. Her çalışan için işverenin bildirim yükümlülüğünün aynı tarihte doğduğu varsayılmaz.

İşverenin SGK’ya bildirim yapmış olması ile çalışanın o bildirimin suretini talep etmesi aynı işlem değildir. Başvurunun konusu ikinci durumdur. İşe giriş bildirgesi örneği isteyen kişi, işverenden hangi belgenin hangi ay ve yıl için hazırlandığını, hangi Kurum kaydına bağlandığını ve kendi adıyla nasıl doğrulanacağını sorar. Gerekli hâllerde SGK’nın resmî hizmetleri üzerinden kendi kayıtlarını inceleyebilir. Çalışanın imzası olmayan bir işveren bildirimi kendiliğinden sahte belge anlamına gelmez; belgenin kimliği ve gönderim yöntemi ayrıca denetlenir.

İşveren kayıtlarından bilgi edinme ve 6698 sayılı Kanun m.11

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu m.11, ilgili kişinin kendisiyle ilgili kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenmesine ve işlenmişse bunlara ilişkin bilgi talep etmesine izin verir. İşveren, çalışanın kimlik ve sigorta bilgilerini işleyen veri sorumlusu sıfatını taşıyorsa belirli kayda ilişkin KVKK başvurusu gündeme gelebilir. Bununla birlikte bu madde, veri sorumlusunun her iç veri tabanının teknik kopyasını veya başkalarına ait personel dosyalarını ilgili kişiye sınırsız teslim etmesi gerektiği anlamına gelmez.

Kişisel Verileri Koruma Kurulunun 14 Ocak 2020 tarihli 2020/13 sayılı kararında, kişisel verilere erişim hakkıyla veri kayıt sisteminin veya ham kayıt ortamının doğrudan verilmesi arasında ayrım yapılmıştır. Bu yaklaşım başvurunun kapsamının ölçülü tutulmasını gerektirir. İşverenden, başvurucuya ait işe giriş kaydının içeriğine makul şekilde erişim sağlanması ve mümkünse doğrulanabilir belge suretinin verilmesi istenir. Üçüncü kişilerin verilerini içeren ekran görüntülerinin gönderilmesi talep edilmez.

KVKK m.13 kapsamında veri sorumlusuna yapılan başvuruların kural olarak en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde sonuçlandırılması gerekir. Başvurunun hangi tarihte ve hangi kanaldan ulaştığı belgelenir. Bununla birlikte yalnız işverenin insan kaynakları birimine gönderilen her belge isteminin kendiliğinden bütün KVKK usul şartlarını sağladığı varsayılmamalıdır; veri sorumlusuna başvuru usulleri ayrıca yerine getirilir.

İşe giriş belgesi, hizmet dökümü ve çalışma belgesi birbirinden nasıl ayrılır?

Sigortalı işe giriş bildirgesi, Kuruma yapılan işe başlama bildirimini gösterir. 4/a hizmet dökümü ise çalışma ve prim yönünden dönemsel hizmet kayıtlarını içerir; ikisi aynı belge değildir. Çalışma belgesi, işçinin yaptığı iş ve çalışma süresi gibi hususlar bakımından İş Kanunu m.28 kapsamında düzenlenen ayrı bir belgedir. İşverenin personel dosyası ise İş Kanunu m.75 kapsamında işveren tarafından tutulan bilgi ve belgelerin bütünüdür. Başvuruda hangi bilgiye ihtiyaç duyulduğuna göre bu belgeler ayrı ayrı adlandırılmalıdır.

Bir kurum yalnız barkodlu SGK hizmet dökümü istiyorsa işe giriş bildirgesi sureti talep edilmesi gereksiz işlem oluşturabilir. Tersine belirli işyerinde işe başlangıç kaydının içeriği tartışmalıysa genel hizmet dökümü talep edilen soruya tek başına cevap vermeyebilir. Dilekçede belgenin hangi işlem için gerektiği belirtilebilir, ancak gereksiz kişisel geçmiş bilgiler açıklanmaz. İşçinin bütün sigorta geçmişi, tek bir işyerine ait kaydın teslim talebiyle karıştırılmaz.

Kim başvuru yapabilir ve başvuruda kimlik nasıl doğrulanır?

İşverenden kendi işe giriş bildirimi bilgilerini isteyen kişi, başvuruya elverişli kimlik bilgilerini sunmalı ve talebin yalnız kendisine ait olduğunu açıklamalıdır. Bir başkası adına başvuru yapılacaksa geçerli yetki belgesi veya vekâlet ilişkisinin gösterilmesi gerekir. İşveren, kimliği doğrulamadan kişisel sigorta verilerini ilgisiz kişiye göndermemelidir. Başvuru formuna gereksiz kimlik belgesi fotokopisi, geçmiş sağlık bilgileri veya aile üyelerinin nüfus bilgileri eklenmez.

İş ilişkisi sürüyorsa yazılı talep insan kaynakları veya yetkili işveren temsilcisine yöneltilir. İş ilişkisi sona ermişse işverenin güncel resmi unvanı, varsa tüzel kişilik değişikliği, erişilebilir iletişim adresi ve ilgili dönemdeki işyeri sicili kontrol edilir. Başvuru yalnız eski tabelaya gönderilerek hukuken doğru muhataba ulaştığı varsayılmaz. İlgili tüzel kişi kapatılmış veya devredilmişse kayıtların nerede tutulduğu ve SGK’nın elindeki bilgi ayrıca araştırılır.

İşveren bildirgesinin sunulması ve eski işyerinin kapanmış olması

Eski işyerinin kapanması, yıllar önceki sigortalılık bildirimlerinin otomatik olarak mevcut olmadığı anlamına gelmez. SGK’nın resmî sistemleri üzerinden ilgili sigortalılık kaydı araştırılabilir. Kapanmış şirketin eski çalışanına dair özel dosyalarını bugün kimin tutma yükümlülüğü bulunduğu somut tüzel kişi, birleşme, devir, tasfiye ve saklama kuralları değerlendirilmeden kesin olarak ifade edilmez. Başvuru önce güncel muhatabı ve belgenin kaynağını doğru belirlemeyi hedeflemelidir.

İşverenin kayıtlarında belge bulunmaması, Kuruma hiç bildirim yapılmadığının kesin kanıtı değildir. Aynı şekilde çalışanın e-Devlet ekranında aradığı belgeyi görememesi, ilgili döneme ait resmî kaydın bulunmadığını tek başına ispatlamaz. Kurumun kaydı, ilgili işyeri sicili ve çalışanın kimliğiyle birlikte sorgulanmalıdır. Eski kayıtların numaralarının değişmiş veya eski sistemden aktarılmış olması gibi teknik hususlar ancak resmî yanıtla doğrulanır; varsayıma dayanılarak başvuruya yazılmaz.

e-SGK ve e-Devlet üzerinden erişilebilir kayıtların kontrolü

Sosyal Güvenlik Kurumunun 4/a işe giriş ve işten ayrılış uygulaması işveren bildirimine ilişkin resmî kanalları açıklamaktadır. Vatandaşın kendine ait SGK kayıtlarına erişimi bakımından ise e-Devlet üzerinden ilgili hizmetlerin güncel kullanılabilirliği kontrol edilir. Başvuru konusu belgeye erişim için o anda mevcut olmayan bir ekran veya sabit menü adı varmış gibi yönlendirme yapılmaz. Kaydın belgelendirilmesi resmî ve doğrulanabilir belgeye dayanmalıdır.

Kurumun verdiği barkodlu veya doğrulanabilir belge kullanılıyorsa belge numarası, oluşturulma tarihi ve kapsamı incelenir. Ekran görüntüsünün üzerine isim veya tarih yazarak gerçek resmî belge oluşturulamaz. İşverenden istenen belge sureti ile sigortalının kendi hesabından aldığı ekran sonucu arasında içerik farkı varsa hangi kaydın hangi tarihte üretildiği karşılaştırılır. Bu farklılığın nedeni baştan sahtecilik olarak ilan edilmez; resmî kayıt kaynağından teyit istenir.

Bildirgede işe giriş tarihi yanlış görünüyorsa nasıl hareket edilir?

İşe giriş tarihinde hata bulunduğu ileri sürülüyorsa bu durum sadece suret talepli dilekçenin sınırlarını aşabilir. Bir örneğin teslim alınması kayıttaki tarihi otomatik olarak düzeltmez. Fiilî çalışma başlangıcı ile resmî SGK kaydındaki tarih arasında somut fark gösterilmeli, işverenin ve Kurumun kaydı ile çalışma delilleri birlikte incelenmelidir. Başvuruda kanun kapsamında hangi düzeltme veya yargısal tespit yolunun uygun olduğu belgeler üzerinden belirlenir.

İşçinin gerçek işe başlama tarihi işyerindeki sözleşme tarihinden de farklı olabilir. İş sözleşmesi daha önce imzalanmış; fiilî çalışma daha sonra başlamışsa yalnız sözleşmenin imza tarihi işe başlangıç olarak yazılamaz. Bunun tersine kişi SGK’ya geç bildirilmişse işe fiilen başlamasının tarihi başka delillerden anlaşılabilir. Dilekçe, belgenin gerçek suretinin verilmesini ister ve tespit edilmemiş çalışma tarihini kesin sonuç olarak dayatmaz.

Başvuru ekleri, temsil ve kişisel verilerin korunması

Başvuruda işçinin adı, soyadı, kimliğini doğrulamaya yeterli bilgiler, ilgili işveren unvanı, çalışma başlangıcı olarak bilinen tarih ve talep edilen bildirimin dönemi yer almalıdır. İşverenin SGK sicil numarası çalışan tarafından bilinmiyorsa rakam uydurulmamalı, işverenden ilgili sicile ilişkin bilginin doğrulanması talep edilmelidir. Başvuruya daha önce çalışana verilmiş belge veya resmi hizmet dökümü varsa konuyla sınırlı bölümleri eklenebilir.

Veri erişim başvurusunun üçüncü kişilerin haklarını ihlal etmeyecek şekilde düzenlenmesi gerekir. İşverenin tüm personel listesi, bordro dosyaları ve diğer çalışanlara ait kayıtlar bu dilekçenin konusu değildir. Eğer hukukçu aracılığıyla başvuru yapılacaksa başvuru ve veri alma yetkisi uygun vekâletnameyle ispatlanmalıdır. Başvurucunun gereksiz hassas verileri ifşa edilmez; iletişim ve teslim yöntemi belirlenirken veri güvenliği gözetilir.

SGK işe giriş bildirgesi sureti talep dilekçesi örneği

[İŞVERENİN GERÇEK TİCARİ UNVANI / İNSAN KAYNAKLARI BİRİMİNE]
BAŞVURAN: [Çalışanın gerçek adı ve soyadı]
İŞYERİ VE DÖNEM: [İşyeri unvanı, bilinen SGK sicili, gerçek çalışma başlangıcı ve dönem]
VEKİLİ: Av. Halil BAKIRCI [Yalnız geçerli vekâletname varsa]
KONU: Şahsıma ait 5510 sayılı Kanun m.8 kapsamındaki sigortalı işe giriş bildirimi içeriğine erişim sağlanması ve mümkünse belgenin doğrulanabilir suretinin tarafıma verilmesi istemidir.

AÇIKLAMALAR – 1. [İşveren unvanı] nezdinde [gerçek dönem] itibarıyla çalıştım/çalışmaktayım. [Belgeye ihtiyaç duyulan gerçek olay veya idari işlem] kapsamında şahsıma ait sigortalı işe giriş kaydının doğru içeriğine erişmek istiyorum. İşyerine ve kimliğime ilişkin bilgiler bu talebin doğrulanması için sunulmaktadır.

AÇIKLAMALAR – 2. Sosyal Güvenlik Kurumuna adıma yapılan işe giriş bildiriminin mevcut olduğu kayıtların, gönderim veya kayıt tarihinin, sigortalı başlangıç tarihi ve işyeri sicili bilgilerinin tarafıma bildirilmesini; mümkünse ilgili sigortalı işe giriş bildirgesinin okunabilir ve doğrulanabilir suretinin paylaşılmasını istiyorum.

AÇIKLAMALAR – 3. 6698 sayılı Kanun m.11 kapsamında şahsıma ait kişisel sigorta bilgilerinin işlenip işlenmediği ve işlenmişse bunlara ilişkin bilgi talep ediyorum. Bu talep, başka çalışanların kayıtlarına veya işverenin tüm veri saklama sisteminin teknik kopyasına erişim isteği değildir. Kimlik doğrulama ve veri güvenliği için hukuka uygun usullere uyulacaktır.

HUKUKİ SEBEPLER: 5510 sayılı Kanun m.8, 6698 sayılı Kanun m.11 ve m.13, ilgili çalışma ve kişisel veri mevzuatı.
DELİLLER: Kimlik doğrulama ve çalışma bağlantısını gösteren gerçek belgeler, önceki işveren yazışmaları, varsa SGK hizmet kaydı ve ilgili resmî bilgiler.

SONUÇ VE İSTEM: Şahsıma ait belirtilen işe giriş bildirimi bilgilerinin araştırılarak anlaşılır şekilde tarafıma açıklanmasını ve teknik ve hukuki olarak uygun olduğunda bildirgenin doğrulanabilir suretinin güvenli bir yolla iletilmesini, belge mevcut değilse ilgili kaydın bulunamaması ve başvurulacak resmî kaynağın gerekçeli şekilde bildirilmesini arz ederim.
Tarih: [Gerçek tarih]
Başvuran/Vekili: [Gerçek imza]
Ekler: Ek-1 kimlik doğrulama bilgisi; Ek-2 iş ilişkisini gösteren ilgili belge; Ek-3 varsa önceki başvuru ve yazışma.

Bu örnek işverene yönelik belge ve kişisel veri bilgisi istemidir. Kurumun işe giriş tarihini düzeltmesi veya çalışma süresini mahkeme kararıyla tespit etmesi için hazırlanmış bir dava dilekçesi değildir. Köşeli parantezlerdeki kayıtlar gerçek belgelerle doldurulmalıdır.

SGK işe giriş bildirgesi sureti talep dilekçesi Word

5510 m.8 ve KVKK m.11 kapsamında işe giriş bildirgesi sureti talep dilekçesini indir (.docx)

Bu Word örneği çalışanın kendisine ait SGK işe giriş bildirimi bilgilerine erişim istemi içindir. İşe giriş tarihini düzeltme veya hizmet tespiti davası yerine kullanılmaz. Kimlik ve işyeri bilgileri gerçek belgelerle tamamlanmalıdır.

İşverenin cevap vermemesi ve resmî kayda ulaşma yöntemi

İşverenin başvuruya cevap vermemesi hâlinde talebin hangi hukuki çerçevede iletildiği belirlenir. 6698 sayılı Kanun m.13 kapsamında usulüne uygun veri sorumlusu başvurusu yapılmışsa Kanunun öngördüğü sonuçlandırma süresi ve başvuru yolları değerlendirilir. Yalnız işyeri müdürüne sözlü olarak sorulmuş olması aynı başvuru tarihi ve usul güvencesi bakımından eşdeğer kabul edilmez. Talebin tebliğ kaydı, muhatabı ve kapsamı korunur.

Çalışanın işe giriş bildirgesi bilgisi doğrudan SGK kayıtlarından temin edilebiliyorsa ilgili resmî sistem kullanılır. İşverenin veremediği özel bir belgeyi Kurumda bulunmadığı kesin kabul edilmez. Kurumun resmî cevap yazısındaki açıklama esas alınır. İşverenden verilemeyecek belgeye dair imkânsız bir sonuç talep etmek yerine fiilen erişilebilir, kimliği doğrulanabilir işe giriş bilgileri istenir.

Başvurudan sonra belge gerçekliği ve güncellik kontrolü

İşverenden veya Kurumdan alınan suret incelenirken sigortalının kimlik bilgileri, işverenin tüzel kişi ve işyeri sicili, işe giriş bildiriminin tarihi, varsa işlem referansı ve belgenin doğrulama yöntemi kontrol edilir. Eski bir kayıtta görülen ticari unvanın daha sonra değişmiş olması, tek başına belgenin geçersiz olduğu sonucuna götürmez. Şirketin birleşme, tür değişikliği veya tasfiyesi varsa hukuki devamlılık ilgili resmî kayıt üzerinden araştırılır.

Belgenin amacı yalnız kişisel bilgiye erişimse gereksiz başka başvurular oluşturulmaz. Fiilî başlangıç tarihi uyuşmazlığı, hizmet günü eksikliği veya ücretin prim matrahına yanlış yansıması tespit edilirse bu konular kendi hukuki koşullarıyla ele alınır. Sureti almak bu uyuşmazlıkların tek başına ortadan kalktığı anlamına gelmez. Başvuru sahibinin hukuki ihtiyacına göre kayıt sureti, düzeltme ve tespit süreci birbirinden ayrılır.

Sık yapılan hatalar ve resmî kaynaklar

En sık hata, işe giriş bildirgesini tüm SGK hizmet dökümüyle aynı saymaktır. İkinci hata e-Devlet ekranında bulunamayan belgenin Kurumda hiç olmadığına kesin hüküm vermektir. Üçüncü hata işverenden bütün personel kayıtlarını istemektir. Dördüncü hata KVKK m.11’in veri kayıt ortamının tamamının doğrudan teslimini zorunlu kıldığını iddia etmektir. Beşinci hata işverenin 5510 m.8 kapsamında bildirge verme yükümlülüğünü işçiye yüklemektir.

Diğer hatalar, fiilî çalışma başlangıcını yalnız iş sözleşmesinin imza tarihiyle eşitlemek, eski işverenin değişmiş unvanını yok saymak, belgenin görüntüsündeki tarihi düzenlemek, yetkisiz kişinin kişisel verilerini istemek ve belge teslimini tarih düzeltme kararıyla karıştırmaktır. SGK’nın işveren yükümlülükleri, resmî form ve dilekçeler ile KVKK ilgili kişi hakları esas alınmalıdır.

Sitedeki SGK meslek kodu düzeltme dilekçesi, kaydın meslek alanındaki yanlışlığına yöneliktir. İşçi özlük dosyası ise işverenin daha geniş kayıt yükümlülüğünü açıklar. Bu yazı yalnız çalışanın kendi işe giriş bildirimi bilgisine erişim istemini ele alır.

SGK işe giriş bildirgesi sureti hakkında 10 soru

İşe giriş bildirgesi ile SGK hizmet dökümü aynı belge midir?

Hayır. İşe giriş bildirgesi, Kuruma yapılan başlangıç bildirimini; hizmet dökümü dönemsel sigorta ve prim kayıtlarını gösterir.

Çalışan işverenden kendi işe giriş bilgilerini isteyebilir mi?

Kendisine ilişkin kişisel verilerin işlenip işlenmediğini ve bunlara ilişkin bilgiyi 6698 m.11 kapsamında talep edebilir; mümkün olan belge suretinin sağlanmasını ayrıca isteyebilir.

KVKK bütün insan kaynakları veri tabanının teslimini zorunlu kılar mı?

Hayır. Kişisel verilere erişim hakkı, veri kayıt ortamının teknik kopyasının sınırsız teslimi anlamına gelmez.

İşveren SGK işe giriş bildirimini hangi kanuna göre yapar?

5510 sayılı Kanun m.8 işe giriş bildirimini düzenler; 4/a için genel süre ve kanuni istisnalar ayrıca incelenir.

Belge eski işyerine aitse talep yapılamaz mı?

İlgili işverenin mevcut hukuki kaydı ve SGK’nın arşiv bilgileri üzerinden eski döneme ait kayıt araştırılabilir.

İşe giriş bildirgesi verilince gerçek başlangıç tarihi kesinleşir mi?

Belge resmî bildirimi gösterir. Gerçekte daha erken veya farklı tarihte çalışma iddiası varsa başka deliller ve hukuki yollar gerekir.

KVKK başvurusu kaç günde cevaplanır?

6698 m.13 uyarınca usulüne uygun başvuru talebin niteliğine göre en kısa sürede, en geç 30 günde sonuçlandırılır.

Başka bir çalışanın bildirgesi alınabilir mi?

Yalnız başkasının çalışan olması onun kişisel verilerine erişim hakkı vermez; hukuki yetki ve veri güvenliği kuralları geçerlidir.

İşe giriş belgesi ile çalışma belgesi farkı nedir?

SGK bildirimi ile İş Kanunu m.28 kapsamında düzenlenen çalışma belgesinin amacı ve içeriği farklıdır.

Dilekçede hangi bilgiler bulunmalıdır?

Kişinin ve işverenin doğrulanabilir kimliği, ilgili dönem, talep edilen kayıt ve güvenli cevap yöntemi belirtilir.

Yazar ve hukuki bilgilendirme

Av. Halil BAKIRCI, Mersin Barosu 3472 — Bakırcı & Keskin Hukuk Bürosu. Kişisel veri erişimi ve işe giriş kayıtları gerçek dosya belgeleri üzerinden değerlendirilir. İletişim.