İşveren Özlük Dosyası Tutmak Zorunda mı? İş Kanunu 75 ve KVKK Kuralları
Kısa ve net cevap: Evet. 4857 sayılı İş Kanunu’nun 75. maddesine göre işveren, çalıştırdığı her işçi için ayrı bir işçi özlük dosyası düzenlemek zorundadır. Bu dosyada işçinin kimlik bilgilerinin yanında İş Kanunu ve diğer kanunlar uyarınca düzenlenmesi zorunlu belge ve kayıtlar saklanır. İşveren, yetkili memur ve merciler istediğinde bu belge ve kayıtları göstermekle yükümlüdür.
Aynı madde işverene sınırsız veri toplama yetkisi vermez. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak; işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri gizli tutmak zorundadır. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu da amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü veri işleme; saklama süresi, veri güvenliği ve özel nitelikli kişisel veriler bakımından ayrıca uygulanır.
İş Kanunu 75 ne diyor?
İş Kanunu m.75’in ilk fıkrası, işverene çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenleme yükümlülüğü getirir. İşveren bu dosyada işçinin kimlik bilgilerinin yanında kanun uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kaydı saklar ve bunları yetkili memur ve mercilere gerektiğinde göstermekle yükümlüdür.
İkinci fıkra veri ve gizlilik boyutunu düzenler. İşveren, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmalı; işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamalıdır. Bu hüküm günümüzde KVKK ile birlikte uygulanır.
Her işçi için ayrı özlük dosyası mı tutulmalı?
Evet. Kanun “çalıştırdığı her işçi için” ayrı dosya düzenlenmesini öngörür. Tek bir genel klasörde bütün çalışanların belgelerinin karışık tutulması, hem iş hukuku denetimi hem de kişisel veri güvenliği açısından doğru değildir.
Dijital insan kaynakları sistemi kullanılabilir; önemli olan her işçinin kayıtlarının ayrı, erişilebilir, doğrulanabilir ve güvenli biçimde tutulmasıdır. Fiziksel ve dijital kayıtlar birlikte de kullanılabilir.
Özlük dosyasında hangi belgeler bulunmalı?
İş Kanunu m.75 tek tek sınırlı bir belge listesi saymaz; İş Kanunu ve diğer kanunlar uyarınca düzenlenmesi zorunlu belge ve kayıtların saklanmasını ister. İş ilişkisinin niteliğine göre şu belgeler özlük dosyasında bulunabilir:
- İş sözleşmesi ve ek protokoller.
- Kimlik ve iletişim bilgileri.
- İşe giriş bildirgesi ve SGK kayıtları.
- Görev tanımı ve işyeri iç düzenlemeleri.
- Ücret ve ücret değişikliği belgeleri.
- Ücret hesap pusulaları.
- Çalışma süreleri, vardiya ve puantaj kayıtları.
- Yıllık izin kayıtları.
- İş sağlığı ve güvenliği eğitim belgeleri.
- Gerekli sağlık raporları ve işe uygunluk belgeleri.
- Disiplin ve savunma kayıtları.
- Fesih bildirimi, istifa veya ikale belgeleri.
- Çalışma belgesi ve işten ayrılış kayıtları.
Ancak her belge her işçi için zorunlu değildir. Veri minimizasyonu gereği işveren yalnız iş ilişkisi ve mevzuat bakımından gerekli kayıtları toplamalıdır.
Kimlik fotokopisi özlük dosyasında bulunmalı mı?
İşveren işçinin kimlik bilgilerini iş sözleşmesi, SGK bildirimi, bordro ve yasal yükümlülükler için işler. Kimlik bilgilerinin doğrulanması gereklidir. Kimlik fotokopisinin saklanması ise gereklilik ve ölçülülük bakımından kurumun hukuki sürecine göre değerlendirilmelidir.
Kimlik belgesinde iş ilişkisi için gereksiz bilgiler bulunuyorsa bunların sürekli saklanması KVKK bakımından ölçülülük sorunu yaratabilir. İşveren “her şeyi dosyaya koymak” yerine hangi verinin hangi hukuki amaçla işlendiğini belirlemelidir.
Adli sicil kaydı özlük dosyasına konabilir mi?
Adli sicil ve mahkûmiyet bilgileri hassas nitelikte veri kategorileriyle bağlantılıdır ve işverenin her çalışan için rutin biçimde adli sicil kaydı istemesi hukuken sınırsız değildir. İşin niteliği veya özel mevzuat gerçekten bunu gerektiriyorsa hukuki dayanak ve ölçülülük ayrıca belirlenmelidir.
Örneğin belirli güvenlik, finans veya çocuklarla çalışma görevlerinde özel mevzuat farklı şartlar öngörebilir. Genel ofis çalışanından sırf alışkanlık nedeniyle adli sicil belgesi istemek veri minimizasyonu bakımından sorgulanmalıdır.
Sağlık raporu özlük dosyasında saklanabilir mi?
İş sağlığı ve güvenliği mevzuatı uyarınca işe giriş ve periyodik sağlık muayeneleri belirli işlerde zorunludur. Ancak sağlık verisi özel nitelikli kişisel veridir. İşverenin erişimi yalnız gerekli kişilerle sınırlandırılmalı ve tıbbi ayrıntılar herkesin görebileceği personel dosyasında tutulmamalıdır.
İşyeri hekimi kayıtları ile insan kaynaklarının bilmesi gereken işe uygunluk sonucu birbirinden ayrılmalıdır. Sağlık verisine erişim, 6331 sayılı İş Sağlığı ve Güvenliği Kanunu ve KVKK hükümlerine uygun yönetilmelidir.
Fotoğraf almak zorunlu mu?
İş Kanunu m.75 her işçinin fotoğrafının mutlaka özlük dosyasında bulunmasını açıkça emretmez. Fotoğraf personel kartı, güvenlik veya kurum içi kimliklendirme için gerekli olabilir; ancak kullanım amacı belirlenmeli ve ölçülü olmalıdır.
Biyometrik yüz tanıma gibi sistemler sıradan personel fotoğrafından farklıdır ve özel nitelikli kişisel veri niteliğinde ciddi KVKK yükümlülükleri doğurabilir.
Diploma ve sertifikalar dosyada saklanabilir mi?
Görev için eğitim, lisans, mesleki yeterlilik veya sertifika şartı varsa bu belgelerin doğrulanması ve saklanması işverenin hukuki ve sözleşmesel yükümlülüğü açısından gerekli olabilir. Ancak işle ilgisi bulunmayan eğitim belgelerinin sürekli toplanması ölçülülük ilkesine aykırı olabilir.
Belgenin tamamı yerine gerekli bilgi veya doğrulama kaydı yeterliyse işveren daha az veri işleyen yöntemi tercih etmelidir.
İş sözleşmesi özlük dosyasında saklanmalı mı?
Evet. Yazılı iş sözleşmesi iş ilişkisinin temel belgesidir ve özlük dosyasında saklanmalıdır. Sözleşmedeki ücret, görev, çalışma süresi, işyeri, deneme kaydı ve diğer şartlar sonraki uyuşmazlıklarda önem taşır.
Sözleşme değişiklikleri ve İş Kanunu m.22 kapsamındaki esaslı değişiklik bildirimleri de ana sözleşmeyle birlikte tutulmalıdır.
Ücret bordroları ve hesap pusulaları dosyada bulunmalı mı?
İş Kanunu m.37 işverene ücret hesabını gösteren pusula verme yükümlülüğü getirir. İşveren düzenlediği bordro ve ücret hesap kayıtlarını denetlenebilir şekilde saklamalıdır. Bu belgeler ücret, fazla çalışma, kesinti ve diğer alacak uyuşmazlıklarında temel delillerdendir.
Sitenizdeki ücret hesap pusulası ve İş Kanunu m.37 rehberi bordro içeriğini ayrıntılı açıklar.
Yıllık izin belgeleri özlük dosyasında tutulmalı mı?
Evet. İşveren yıllık izin kayıtlarını işçi bazında takip etmek zorundadır. Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği kapsamında izin kayıt belgesi veya eşdeğer kayıt sistemi tutulur. İşçinin hangi tarihlerde kaç gün izin kullandığı ispatlanabilmelidir.
İşverenin “izin kullandı” iddiası belgesiz bırakılmamalıdır. İş sözleşmesi sona erdiğinde kullanılmayan yıllık izin ücreti hesabı bu kayıtlara dayanır.
Savunma ve disiplin belgeleri saklanabilir mi?
İşçinin davranış veya verimiyle ilgili süreçlerde alınan savunmalar, tutanaklar ve disiplin kararları iş ilişkisi bakımından gerekli olduğu sürece özlük dosyasında saklanabilir. Ancak gerçek dışı, aşağılayıcı veya işle ilgisiz bilgiler dosyaya konulmamalıdır.
Disiplin dosyasına erişim sınırlı olmalı; işçinin mahremiyetine ilişkin gereksiz bilgiler diğer çalışanlarla paylaşılmamalıdır.
WhatsApp yazışması özlük dosyasına konabilir mi?
İş ilişkisiyle doğrudan ilgili ve hukuka uygun biçimde elde edilmiş yazışmalar belirli bir uyuşmazlığın delili olarak saklanabilir. Ancak işveren çalışanın özel WhatsApp hesabındaki bütün yazışmalarını sistematik biçimde toplayamaz.
İşçinin özel hayatı ve haberleşmenin gizliliği, Anayasa, KVKK ve diğer mevzuatla korunur. İşverenin denetim yetkisi amaçla sınırlı ve ölçülü olmalıdır.
Özlük dosyası dijital tutulabilir mi?
İş Kanunu m.75 dosyanın yalnız kâğıt ortamında tutulacağını söylemez. Belgelerin güvenilir, erişilebilir ve gerektiğinde yetkili mercilere sunulabilir olması şartıyla dijital personel dosyası sistemi kullanılabilir.
Dijital sistemde erişim yetkileri, değişiklik kayıtları, yedekleme, bilgi güvenliği ve saklama süreleri tanımlanmalıdır. Elektronik imza veya güvenli onay gereken belgeler için ilgili mevzuat ayrıca uygulanır.
Kağıt özlük dosyası zorunlu mu?
Kanunun temel yükümlülüğü “özlük dosyası düzenlemek” ve gerekli belge/kayıtları saklamaktır. Güncel iş süreçlerinde dijital kayıt mümkündür; ancak belgenin hukuki geçerliliği için ıslak imza veya özel şekil şartı gerekiyorsa sırf taranmış görüntüyle yetinmek her zaman doğru olmayabilir.
İşveren belge türüne göre orijinal, elektronik imzalı veya güvenli dijital kopya saklama politikasını ayrı belirlemelidir.
Özlük dosyasına kimler erişebilir?
Erişim, görev gereği bu bilgiye ihtiyaç duyan insan kaynakları, bordro, hukuk, iş sağlığı ve güvenliği gibi sınırlı birimlerle kısıtlanmalıdır. Her yönetici bütün çalışanların tam dosyasına erişmemelidir.
KVKK m.12 veri sorumlusuna kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve erişilmesini önlemek için gerekli teknik ve idari tedbirleri alma yükümlülüğü getirir.
İşçi kendi özlük dosyasını görebilir mi?
İşçi, KVKK kapsamındaki ilgili kişi hakları çerçevesinde kendi kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme, işlenmişse bilgi talep etme, amacını ve aktarım yerlerini öğrenme gibi haklara sahiptir. İş Kanunu m.75 de işverenin bilgileri hukuka uygun kullanmasını emreder.
İşçinin “dosyanın tamamını fiziksel olarak alma” hakkı ile kendi kişisel verileri hakkında bilgi ve kopya isteme hakkı aynı şey değildir. Talep, belgenin niteliği ve üçüncü kişilerin hakları gözetilerek karşılanmalıdır.
Özlük dosyası üçüncü kişilere verilebilir mi?
Yetkili kamu mercilerinin kanuni talebi dışında, işveren personel dosyasını keyfî biçimde üçüncü kişilere veremez. Veri aktarımı için KVKK’daki hukuki şartların bulunması gerekir.
Yeni işveren, banka, sigorta şirketi veya başka özel kişi bir çalışanın dosyasını istediğinde “kurumsal talep geldi” tek başına yeterli hukuki sebep değildir. Amaç ve veri aktarım şartı belirlenmelidir.
Mahkeme veya müfettiş özlük dosyasını isteyebilir mi?
Evet. İş Kanunu m.75 işverene yetkili memur ve merciler istediğinde belge ve kayıtları gösterme yükümlülüğü getirir. Mahkeme, iş müfettişi, SGK denetmeni veya kanunen yetkili başka merci ilgili kayıtları talep edebilir.
İşveren bu tür resmî talepleri kayıt altına almalı ve yalnız talep kapsamındaki verileri güvenli yolla iletmelidir.
Özlük dosyasındaki bilgiler gizli midir?
İş Kanunu m.75, işçinin haklı çıkarı bulunan bilgilerin açıklanmamasını açıkça emreder. Ücret, sağlık durumu, disiplin kaydı, aile bilgileri, banka hesabı ve kimlik bilgileri gibi veriler gereksiz kişilere açıklanmamalıdır.
İşveren “aynı şirkette çalışıyoruz” gerekçesiyle personel verilerini toplu e-posta veya açık dosya paylaşımıyla herkesin erişimine sunamaz.
KVKK aydınlatma yükümlülüğü nasıl uygulanır?
İşveren kişisel veri işlerken KVKK m.10 uyarınca çalışanı veri sorumlusunun kimliği, işleme amaçları, aktarım, toplama yöntemi/hukuki sebep ve ilgili kişi hakları konusunda aydınlatmalıdır. Aydınlatma ile açık rıza birbirinden farklıdır.
İşveren kanuni yükümlülük için işlediği her veri bakımından açık rıza almak zorunda değildir. Hukuki sebep doğru belirlenmeli; gerekli olmayan veri için “çalışan rıza verdi” yaklaşımıyla sınırsız işlem yapılmamalıdır.
Çalışandan açık rıza almak her şeyi çözer mi?
Hayır. İş ilişkisinde çalışan ile işveren arasında güç dengesizliği bulunduğundan açık rızanın özgür iradeye dayanması önemlidir. Ayrıca KVKK’da başka bir işleme şartı varsa açık rıza tek ve zorunlu yöntem değildir.
İşveren önce kanuni yükümlülük, sözleşmenin ifası, hukuki yükümlülük, hakkın tesisi/kullanılması/korunması veya meşru menfaat gibi işleme şartlarını değerlendirmeli; gereksiz veri toplamamalıdır.
Özel nitelikli kişisel veriler nasıl saklanmalı?
Sağlık, biyometrik ve genetik veriler gibi özel nitelikli kişisel veriler daha yüksek koruma gerektirir. İşveren bu verilere erişimi çok sınırlı tutmalı, şifreleme, erişim logları ve görev ayrılığı gibi ek tedbirler uygulamalıdır.
Sağlık raporunun herkesin eriştiği ortak insan kaynakları klasöründe tutulması uygun değildir. İşe uygunluk sonucu ile ayrıntılı tıbbi veri ayrıştırılmalıdır.
Özlük dosyası ne kadar süre saklanmalı?
Tek bir mevzuat bütün özlük belgeleri için aynı saklama süresini belirlemez. İş Kanunu, SGK mevzuatı, vergi mevzuatı, iş sağlığı ve güvenliği kuralları, zamanaşımı süreleri ve olası uyuşmazlıklar belge türüne göre farklı süreler gerektirebilir.
İşveren belge envanteri hazırlamalı ve her belge için hukuki saklama süresi belirlemelidir. “Çalışan ayrıldı, bütün dosyayı hemen silelim” veya “süresiz saklayalım” yaklaşımlarının ikisi de yanlış olabilir.
İşten ayrılan personelin dosyası silinir mi?
İş ilişkisinin sona ermesiyle bütün verilerin aynı gün silinmesi gerekmez. İşverenin işçilik alacakları, SGK, vergi, iş sağlığı ve güvenliği veya olası hukuki uyuşmazlıklar nedeniyle belirli belgeleri saklama yükümlülüğü devam edebilir.
Saklama amacı sona erdiğinde ve başka hukuki sebep kalmadığında kişisel veriler KVKK ve Kişisel Verilerin Silinmesi, Yok Edilmesi veya Anonim Hale Getirilmesi Hakkında Yönetmelik uyarınca silinmeli, yok edilmeli veya anonim hâle getirilmelidir.
Eksik özlük dosyasının cezası var mı?
İş Kanunu’nun bazı belge yükümlülükleri özel idari para cezalarına bağlanmıştır. Özlük dosyasındaki eksiklik, belgenin türüne göre İş Kanunu, SGK, iş sağlığı ve güvenliği veya KVKK kapsamında farklı yaptırımlar doğurabilir. Güncel idari para cezası tutarları yıllara göre değiştiğinden 2026 için resmî tarife esas alınmalıdır.
Bunun yanında eksik dosya, işçilik alacağı davasında işverenin ispat sorunuyla karşılaşmasına neden olabilir. Örneğin yıllık izin kullandırıldığını belgeleyemeyen işveren hukuki risk taşır.
Özlük dosyasının eksik olması işçiyi haklı çıkarır mı?
Özlük dosyasındaki eksiklik her uyuşmazlıkta işçinin bütün iddialarının otomatik kabulü anlamına gelmez. Ancak ispat yükünün işverende olduğu kayıtlar bulunmuyorsa işveren savunmasını belgelemekte güçlük yaşayabilir.
Mahkeme, tarafların sunduğu banka kayıtları, SGK belgeleri, tanık anlatımları, yazışmalar ve diğer delilleri birlikte değerlendirir.
İşveren için özlük dosyası kontrol listesi
- Her işçi için ayrı dosya açın.
- İş sözleşmesi ve değişikliklerini saklayın.
- Ücret, izin ve çalışma süresi kayıtlarını güncel tutun.
- İSG belgelerini görev bazında ekleyin.
- Gereksiz kişisel veri toplamayı bırakın.
- Özel nitelikli verileri ayrı ve sıkı erişimle koruyun.
- KVKK aydınlatma metnini güncel tutun.
- Erişim yetkilerini görev bazında sınırlayın.
- Belge türüne göre saklama süresi belirleyin.
- İşten ayrılanların dosyaları için imha takvimi oluşturun.
İşçi için kontrol listesi
- İmzalanan iş sözleşmesi ve eklerinin bir nüshasını alın.
- Bordro ve ücret hesap pusulalarını saklayın.
- Yıllık izin formlarınızı kontrol edin.
- Gerçeğe aykırı tutanak veya belge varsa yazılı itiraz edin.
- İşverene verdiğiniz sağlık ve özel verilerin neden istendiğini sorun.
- KVKK aydınlatma metnini inceleyin.
- İşten ayrılırken çalışma belgesi ve ücret/izin kayıtlarınızı alın.
Örnek 1: Bütün çalışanların dosyası ortak klasörde
Şirket, tüm çalışanların kimlik, bordro ve sağlık belgelerini herkesin erişebildiği ortak ağ klasöründe tutuyor. İş Kanunu m.75’in gizlilik yükümlülüğü ve KVKK m.12 veri güvenliği ilkeleri bakımından bu uygulama ciddi risk taşır. Erişim görev bazında sınırlandırılmalıdır.
Örnek 2: Sağlık raporu yöneticilerle paylaşılıyor
İşçinin ayrıntılı sağlık raporu, iş planlaması amacıyla bütün bölüm yöneticilerine e-postayla gönderiliyor. İşe uygunluk için gerekli olan sınırlı bilgi yerine ayrıntılı sağlık verisinin yaygın paylaşılması ölçülülük ve özel nitelikli veri güvenliği bakımından sorunludur.
Örnek 3: Yıllık izin kaydı yok
İşveren işçinin her yıl izin kullandığını savunuyor fakat özlük dosyasında izin formu veya elektronik izin kaydı bulunmuyor. İş sözleşmesi sona erdiğinde kullanılmayan izin ücreti uyuşmazlığında işveren ispat güçlüğü yaşayabilir.
Sık sorulan sorular
İşveren özlük dosyası tutmak zorunda mı?
Evet. İş Kanunu m.75 her işçi için özlük dosyası düzenlenmesini zorunlu kılar.
Özlük dosyasında her belge saklanabilir mi?
Hayır. İş ilişkisi ve kanuni yükümlülükle bağlantılı, gerekli ve ölçülü veriler saklanmalıdır.
Özlük dosyası dijital olabilir mi?
Evet. Belgenin hukuki geçerliliği, erişilebilirliği ve güvenliği sağlanmak şartıyla dijital sistem kullanılabilir.
İşçi özlük dosyasındaki verilerini öğrenebilir mi?
KVKK kapsamındaki ilgili kişi hakları çerçevesinde kendi kişisel verileri hakkında bilgi talep edebilir.
Sağlık raporları dosyada tutulabilir mi?
Yasal gereklilik varsa tutulabilir; ancak özel nitelikli veri olduğu için erişim ve güvenlik çok sıkı yönetilmelidir.
Adli sicil kaydı her işçiden istenebilir mi?
Her görev için otomatik olarak istenmemelidir. İşin niteliği, özel mevzuat ve veri minimizasyonu değerlendirilmelidir.
İşveren özlük dosyasını başka şirkete verebilir mi?
Kanuni veri aktarım şartı bulunmadan dosya üçüncü kişilere aktarılamaz.
İşten ayrılanın dosyası hemen silinir mi?
Hayır. Yasal saklama ve uyuşmazlık süreleri devam edebilir; amaç sona erdiğinde veriler silinir/yok edilir/anonimleştirilir.
Özlük dosyası mahkemeye verilebilir mi?
Yetkili mahkeme veya merci kanuni olarak istediğinde ilgili kayıtlar sunulabilir.
Eksik özlük dosyası neden risklidir?
İdari yaptırım, KVKK riski ve işçilik alacaklarında ispat güçlüğü doğurabilir.
Site içi ilgili rehberler
- İş Hukuku rehberleri
- Ücret hesap pusulası – İş Kanunu 37
- Çalışma belgesi – İş Kanunu 28
- Kullanılmayan yıllık izin ücreti
Resmî kaynaklar
- Mevzuat Bilgi Sistemi – 4857 sayılı İş Kanunu (özellikle m.22, 37, 53-60 ve 75)
- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
- Kişisel Verileri Koruma Kurumu
- T.C. Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı
Sonuç
İş Kanunu m.75 uyarınca işveren her işçi için ayrı özlük dosyası düzenlemek, kanunen gerekli belge ve kayıtları saklamak ve yetkili mercilere gerektiğinde göstermek zorundadır. Aynı hüküm işçi bilgilerinin dürüstlük kurallarına ve hukuka uygun kullanılmasını, işçinin haklı çıkarı bulunan bilgilerin gizli tutulmasını emreder. Özlük dosyası KVKK’dan bağımsız değildir; veri minimizasyonu, aydınlatma, güvenlik, erişim yetkisi, özel nitelikli veri ve saklama/imha kuralları birlikte uygulanmalıdır. Amaç mümkün olan en fazla belgeyi toplamak değil, gerekli belgeleri doğru, güncel ve güvenli biçimde yönetmektir.
Hukuki konu hakkında iletişim
İlk iletişimde konuyu, bulunduğunuz ülke veya ili ve varsa tebliğ ya da son işlem tarihini kısaca belirtebilirsiniz. T.C. kimlik numarası, sağlık verisi veya kişisel belge göndermeyiniz. Mesajlaşma tek başına hukuki görüş veya avukatlık ilişkisi oluşturmaz.
