İşten Ayrılan İşçiye Çalışma Belgesi Verilmesi Zorunlu mu? İş Kanunu 28 ve TBK 426

Kısa ve net cevap: Evet. 4857 sayılı İş Kanunu’nun 28. maddesine göre işveren, işten ayrılan işçiye yaptığı işin çeşidini ve çalışma süresini gösteren bir çalışma belgesi vermek zorundadır. İşçinin istifa etmiş, işveren tarafından çıkarılmış, emekli olmuş veya sözleşmesi başka bir nedenle sona ermiş olması bu yükümlülüğü ortadan kaldırmaz. Belgenin zamanında verilmemesi veya yanlış bilgi içermesi nedeniyle zarar doğarsa, zarar gören işçi veya işçiyi işe alan yeni işveren eski işverenden tazminat isteyebilir.

6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu’nun 426. maddesi de “hizmet belgesi” başlığı altında benzer bir düzenleme getirir. TBK m.426’ya göre işveren, işçinin isteği üzerine her zaman işin türünü ve süresini içeren hizmet belgesi vermekle yükümlüdür. İşçi açıkça isterse beceri, tutum ve davranış bilgileri de belgeye eklenebilir. Bu iki hüküm birlikte değerlendirildiğinde işverenin iş geçmişini doğru belgeleyen kayıt tutması gerekir.

İş Kanunu 28 çalışma belgesi için ne diyor?

İş Kanunu m.28’in birinci fıkrası açıktır: işten ayrılan işçiye, işveren tarafından işinin çeşidini ve çalışma süresini gösteren bir belge verilir. Kanun, belge verme yükümlülüğünü işçinin ayrıca istemesine bağlamamıştır. İş sözleşmesi sona erdiğinde çalışma belgesi düzenlenmesi gerekir.

Maddenin ikinci fıkrası, belgenin zamanında verilmemesi veya doğru olmayan bilgiler içermesi sebebiyle zarar gören işçi ya da işçiyi işe alan yeni işverene eski işverenden tazminat isteme hakkı tanır. Üçüncü fıkra ise çalışma belgelerinin her türlü resim ve harçtan muaf olduğunu düzenler.

TBK 426 hizmet belgesi ile İş Kanunu 28 çalışma belgesi arasındaki fark nedir?

İki düzenleme benzer amaç taşır fakat kapsam ve zaman yönünden farklılık gösterir. İş Kanunu m.28, işten ayrılan işçiye işin çeşidini ve süresini gösteren çalışma belgesi verilmesini emreder. TBK m.426 ise işverenin, işçinin isteği üzerine her zaman işin türü ve süresini içeren hizmet belgesi vermesini düzenler.

TBK m.426 ayrıca işçinin açıkça istemesi hâlinde hizmet belgesinde işgörmedeki becerisi ile tutum ve davranışlarının da belirtilmesini mümkün kılar. İş Kanunu m.28’in zorunlu asgari içeriği ise işin çeşidi ve süresidir. Bu nedenle işveren gereksiz kişisel değerlendirmeleri çalışma belgesine kendiliğinden eklememelidir.

İşçi çalışma belgesini istemese de işveren vermeli mi?

İş Kanunu m.28 metni işçinin talebini şart koşmaz; işten ayrılan işçiye belgenin verilmesini öngörür. Buna karşılık TBK m.426’daki hizmet belgesi işçinin istemine bağlıdır. İş Kanunu kapsamındaki bir iş ilişkisi sona erdiğinde işveren, çıkış evrakları arasında çalışma belgesini de hazırlamalıdır.

İşçinin belgeyi fiziksel olarak almaktan kaçınması veya kendisine ulaşılamaması hâlinde işveren düzenlediği belgeyi ve teslim girişimini kayıt altına almalıdır. E-posta, kayıtlı elektronik posta veya teslim tutanağı gibi yöntemlerle belgenin sunulduğu ispatlanabilir.

İstifa eden işçiye de çalışma belgesi verilir mi?

Evet. İş Kanunu m.28 “işten ayrılan işçi” ifadesini kullanır ve belgenin verilmesini fesih sebebine göre sınırlamaz. İşçi kendi isteğiyle istifa etmiş olsa da yaptığı işin çeşidini ve çalışma süresini gösteren belge verilmelidir.

İşveren, “istifa ettiğin için belge vermiyorum” diyemez. Çalışma belgesi kıdem veya ihbar tazminatına hak kazanmanın karşılığı değildir; işçinin çalışma geçmişini belgeleyen ayrı bir işveren yükümlülüğüdür.

Haklı nedenle çıkarılan işçiye çalışma belgesi verilir mi?

Evet. İş sözleşmesi İş Kanunu m.25 uyarınca işveren tarafından haklı nedenle feshedilmiş olsa dahi çalışma belgesi verme yükümlülüğü devam eder. İş Kanunu m.28, fesih sebebi bakımından istisna getirmez.

Belgenin asgari içeriğine “ahlak ve iyi niyet kurallarına aykırılık nedeniyle çıkarıldı” gibi bir değerlendirme eklemek zorunlu değildir. İşin çeşidi ve çalışma süresi doğru biçimde yazılmalıdır. Fesih sebebinin başka bir resmî belgede gösterilmesi gerekiyorsa o işlem kendi mevzuatına göre yürütülür.

Çalışma belgesinde hangi bilgiler bulunmalı?

İş Kanunu m.28’in zorunlu iki ana unsuru işin çeşidi ve çalışma süresidir. Uygulamada belgenin kime ait olduğunu ve hangi işverence düzenlendiğini göstermek için şu bilgilerin bulunması yararlıdır:

• İşçinin adı ve soyadı.
• İşverenin veya şirketin unvanı.
• İşyerinin adresi.
• İşçinin görev veya unvanı.
• Fiilen yaptığı işin çeşidi.
• İşe başlama tarihi.
• İşten ayrılma tarihi.
• Toplam çalışma süresi.
• Belgenin düzenlenme tarihi.
• İşveren veya yetkili imzası/kaşesi.

Kimlik numarası gibi kişisel veriler yalnız gerekli ölçüde kullanılmalı; belgeye amacını aşan özel nitelikli kişisel veriler eklenmemelidir.

Fesih nedeni çalışma belgesine yazılmak zorunda mı?

Hayır. İş Kanunu m.28’in zorunlu içeriği işin çeşidi ve süresidir. Fesih nedenini çalışma belgesine yazma zorunluluğu yoktur. İşverenin gerçek dışı, aşağılayıcı veya yeni iş bulmayı haksız biçimde zorlaştıracak ifadeler kullanması ayrıca hukuki sorumluluk doğurabilir.

SGK işten ayrılış bildirgesindeki çıkış kodu ve işverenin fesih bildirimi farklı belgelerdir. Çalışma belgesi bu belgelerin yerine geçmez.

Performans bilgisi çalışma belgesine yazılabilir mi?

TBK m.426’nın ikinci fıkrası, işçinin açıkça istemesi hâlinde hizmet belgesinde işgörmedeki becerisi ile tutum ve davranışlarının da belirtilmesini düzenler. Bu nedenle kapsamlı performans değerlendirmesinin belgeye eklenmesi işçinin açık talebine bağlanmıştır.

İşçi böyle bir talepte bulunmamışsa işverenin olumsuz performans yorumlarını zorunlu çalışma belgesine eklemesi m.28’in amacını aşabilir. Belge olgusal ve doğru tutulmalıdır.

Çalışma süresi nasıl hesaplanır?

Belgede işe başlangıç ve işten ayrılma tarihleri doğru gösterilmelidir. İşyerinde kesintili çalışma, devir, alt işveren değişikliği veya farklı sözleşme dönemleri varsa hangi işveren bakımından hangi sürelerin belgelendiği açıkça yazılmalıdır.

İşçinin sosyal güvenlik hizmet dökümü ile işveren kayıtları arasında fark bulunuyorsa çalışma belgesi gerçeğe uygun şekilde düzenlenmeli; SGK kayıtlarındaki eksiklik ayrı hukuki süreçte düzeltilmelidir.

Görev unvanı ile fiilen yapılan iş farklıysa hangisi yazılır?

İş Kanunu m.28 “işinin çeşidi” ifadesini kullanır. Bu nedenle yalnız şirket içi unvan değil, işçinin gerçekte yaptığı işin niteliği önemlidir. Bordroda “personel” yazarken işçi fiilen kaynak ustası, muhasebe uzmanı veya satış yöneticisi olarak çalışmışsa, çalışma belgesi gerçek iş türünü yansıtmalıdır.

Gerçeğe aykırı unvan veya iş tanımı, işçinin yeni iş başvurusu, mesleki yeterlilik, vize veya tecrübe şartı aranan işlemlerde zarar doğurabilir.

İşveren belgeyi ne zaman vermeli?

İş Kanunu m.28 belgenin işten ayrılan işçiye verilmesini öngörür. Bu nedenle en sağlıklı uygulama, iş sözleşmesinin sona erdiği ve çıkış işlemlerinin tamamlandığı sırada belgenin teslim edilmesidir. Belgenin gereksiz biçimde geciktirilmesi, yeni iş başvurusu gibi süreçlerde işçinin zarar görmesine neden olabilir.

TBK m.426 bakımından ise işçi hizmet belgesini hizmet ilişkisi devam ederken de isteyebilir. İşveren talebi makul süre içinde karşılamalıdır.

İşveren çalışma belgesi vermezse işçi ne yapabilir?

İşçi önce belgenin verilmesini yazılı şekilde isteyebilir. Talepte işe giriş ve ayrılış tarihleri ile görev bilgisi belirtilerek İş Kanunu m.28 ve gerekiyorsa TBK m.426 dayanak gösterilebilir. İşveren yine belge düzenlemezse Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığına bağlı denetim kanallarına başvuru ve zarar doğmuşsa tazminat talebi gündeme gelebilir.

İşçi yeni iş başvurusunu belge eksikliği nedeniyle kaybetmişse, başvuru kayıtları, yeni işverenin belge talebi ve ret gerekçesi saklanmalıdır. Tazminat için zarar ile belge verilmemesi arasındaki bağın ispatı önemlidir.

Yanlış çalışma belgesi verilirse düzeltme istenebilir mi?

Evet. İşçi, belgedeki tarih, görev veya süre bilgisinin yanlış olduğunu tespit ederse işverenden yazılı düzeltme istemelidir. İşveren doğru bilgiyi içeren yeni belge düzenleyebilir. Eski belgenin iptal edildiği veya değiştirildiği de kayıt altına alınmalıdır.

Yanlış belge nedeniyle zarar doğmuşsa İş Kanunu m.28/2 ve TBK m.426/3 uyarınca tazminat sorumluluğu gündeme gelebilir.

Yeni işveren de tazminat isteyebilir mi?

Evet. İş Kanunu m.28 açıkça, belgenin zamanında verilmemesinden veya belgede doğru olmayan bilgiler bulunmasından zarar gören işçiyi işe alan yeni işverenin de eski işverenden tazminat isteyebileceğini düzenler. TBK m.426/3 aynı yönde hüküm içerir.

Örneğin yanlış mesleki tecrübe bilgisine güvenerek işçi istihdam eden yeni işveren somut zararını ve nedensellik bağını ispat edebilirse bu hükme dayanabilir.

Çalışma belgesi ile SGK hizmet dökümü aynı şey mi?

Hayır. SGK hizmet dökümü sigortalılık dönemleri ve prime esas kazançlara ilişkin resmî sosyal güvenlik kaydıdır. Çalışma belgesi ise eski işverenin işçinin yaptığı işin çeşidi ve çalışma süresini gösterdiği belgedir. İki belge birbirini tamamlayabilir fakat aynı işlevi görmez.

SGK hizmet dökümünde meslek kodu bulunsa bile işverenin İş Kanunu m.28’deki çalışma belgesi yükümlülüğü ortadan kalkmaz.

Çalışma belgesi ile işten ayrılış bildirgesi aynı mı?

Hayır. SGK işten ayrılış bildirgesi sosyal güvenlik sistemine yapılan çıkış bildirimidir. Çalışma belgesi ise işçiye verilir ve yaptığı iş ile çalışma süresini gösterir. Çıkış bildirgesinin e-Devlet’te görünmesi, çalışma belgesinin yerine geçmez.

Çalışma belgesi referans mektubu mudur?

Hayır. Referans mektubu genellikle işçinin performansını, yetkinliklerini ve işverenin kişisel değerlendirmesini içerir. İş Kanunu m.28 çalışma belgesinin asgari içeriğini objektif biçimde işin çeşidi ve süre olarak belirler.

TBK m.426/2 uyarınca işçi açıkça isterse hizmet belgesine beceri ve tutum bilgileri eklenebilir; ancak bu durumda da bilgiler gerçeğe uygun olmalıdır.

Çalışma belgesi işçi aleyhine kötüleyici ifade içerebilir mi?

Belgenin amacı işçinin çalışma geçmişini doğru biçimde göstermektir. Gerçek dışı veya gereksiz biçimde olumsuz ifadeler kişilik hakları, kişisel verilerin korunması ve tazminat sorumluluğu açısından sorun yaratabilir. Zorunlu olmayan değerlendirmeler belgeye eklenmemelidir.

İşverenin işçiyle yaşadığı uyuşmazlığı çalışma belgesini bir yaptırım aracına dönüştürerek belgeye taşıması hukuken doğru değildir.

KVKK bakımından nelere dikkat edilmeli?

Çalışma belgesi kişisel veri içerir. 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu uyarınca veri işleme hukuka uygun, belirli ve ölçülü olmalıdır. Belgenin amacı için gerekli olmayan sağlık bilgisi, disiplin ayrıntısı veya özel nitelikli veri eklenmemelidir.

Yeni işverenin eski işverenden doğrudan bilgi istemesi hâlinde de kişisel veri aktarımının hukuki şartları ayrıca gözetilmelidir.

Çalışma belgesi e-posta ile verilebilir mi?

Kanun özel bir teslim biçimi öngörmez. Belgenin kaynağı, bütünlüğü ve işçiye ulaştığı ispatlanabildiği sürece elektronik teslim kullanılabilir. PDF olarak imzalı veya elektronik imzalı belgenin işçinin kayıtlı e-posta adresine gönderilmesi pratik bir yöntemdir.

Ancak yeni işveren veya yabancı kurum ıslak imzalı/kaşeli asıl belge istiyorsa işçiye fiziksel nüsha da verilmelidir.

İşçi işten ayrıldıktan yıllar sonra çalışma belgesi isteyebilir mi?

TBK m.426 işçinin isteği üzerine “her zaman” hizmet belgesi verilmesini öngörür. Bununla birlikte işverenin kayıt saklama yükümlülükleri ve ispat imkânı zamana bağlı olarak değişebilir. İşçi belge ihtiyacını fark ettiğinde gecikmeden başvurmalıdır.

İşveren geçmiş dönem kayıtlarını kanuni saklama sürelerine uygun biçimde korumalıdır. Kayıtların hukuka aykırı şekilde erken imha edilmesi, yanlış veya eksik belge düzenlenmesine yol açabilir.

Çalışma belgesinin verilmesi kıdem tazminatı ödemesi anlamına gelir mi?

Hayır. Çalışma belgesi, işçinin yaptığı iş ve çalışma süresini gösterir. Kıdem tazminatına hak kazanma koşulları 1475 sayılı İş Kanunu’nun yürürlükteki 14. maddesi ve diğer özel düzenlemelere göre ayrıca değerlendirilir. Belge verilmesi tazminat hakkını kabul veya reddetme beyanı değildir.

İşçi açısından kontrol listesi

• İşe giriş ve ayrılış tarihlerinin doğru olduğunu kontrol edin.
• Fiilen yaptığınız işin ve unvanın doğru yazıldığından emin olun.
• Toplam çalışma süresini kontrol edin.
• Gereksiz veya yanlış fesih nedeni yazılmışsa düzeltme isteyin.
• Belgenin imzalı/kaşeli veya güvenilir elektronik formatta olmasını isteyin.
• Yeni iş başvurusu için belge gerekiyorsa yazılı talep oluşturun.
• Yanlış belge nedeniyle zarar doğarsa delilleri saklayın.

İşveren açısından kontrol listesi

• İşten çıkış prosedürüne çalışma belgesini ekleyin.
• İşin çeşidini gerçeğe uygun yazın.
• İşe giriş ve ayrılış tarihlerini kayıtlarla doğrulayın.
• Belgeye zorunlu olmayan olumsuz değerlendirme eklemeyin.
• İşçinin açık talebi yoksa TBK m.426/2 kapsamındaki performans bilgisini yazmayın.
• Teslim tarihini ve yöntemini kayıt altına alın.
• Yanlışlık fark edilirse gecikmeden düzeltilmiş belge verin.

Örnek 1: İstifa eden işçiye belge verilmiyor

İşçi üç yıl çalıştıktan sonra istifa ediyor. İşveren “kendin ayrıldın, çalışma belgesi vermem” diyor. Bu yaklaşım İş Kanunu m.28’e aykırıdır. İşten ayrılma sebebi belge verme yükümlülüğünü ortadan kaldırmaz.

Örnek 2: İşin türü yanlış yazılıyor

İşçi beş yıl CNC operatörü olarak çalışmış olmasına rağmen belgede yalnız “yardımcı personel” yazıyor. İşçi mesleki tecrübe şartlı yeni işe başvururken bu nedenle elenirse, gerçeğe aykırı belge ve zarar arasındaki bağ m.28/2 kapsamında tazminat tartışması yaratabilir.

Örnek 3: Belge aylar sonra veriliyor

İşçi ayrıldıktan hemen sonra yeni işveren çalışma belgesi istiyor; eski işveren belgeyi aylarca vermiyor ve işçi iş fırsatını kaybediyor. Belgenin zamanında verilmemesinden doğan somut zarar ispatlanırsa eski işverenden tazminat talep edilebilir.

Sık sorulan sorular

İşveren çalışma belgesi vermek zorunda mı?

Evet. İş Kanunu m.28 işten ayrılan işçiye çalışma belgesi verilmesini zorunlu kılar.

İşçi belge istemese de verilmesi gerekir mi?

İş Kanunu m.28 talep şartı koymaz. TBK m.426 hizmet belgesini ise işçinin isteğine bağlar.

İstifa eden işçiye belge verilir mi?

Evet. İstifa belge verme yükümlülüğünü kaldırmaz.

İşveren fesih nedenini belgeye yazmak zorunda mı?

Hayır. Zorunlu içerik işin çeşidi ve süresidir.

Yanlış çalışma belgesi için tazminat istenebilir mi?

Evet. İş Kanunu m.28/2 ve TBK m.426/3, yanlış veya geç belge nedeniyle zarar gören işçi veya yeni işverene tazminat hakkı tanır.

SGK hizmet dökümü çalışma belgesi yerine geçer mi?

Hayır. İki belge farklı hukuki işlevlere sahiptir.

Çalışma belgesine performans yazılabilir mi?

TBK m.426/2 uyarınca işçi açıkça isterse beceri, tutum ve davranış bilgileri hizmet belgesine eklenebilir.

Belge e-posta ile verilebilir mi?

Teslim ve belge bütünlüğü ispatlanabiliyorsa elektronik teslim mümkündür; fakat talep eden kurum asıl belge isteyebilir.

Belgeyi yeni işveren doğrudan eski işverenden isteyebilir mi?

Kişisel veri aktarımı şartları gözetilmelidir. En güvenli yöntem belgenin işçiye verilmesi ve işçinin yeni işverene sunmasıdır.

Site içi ilgili rehberler

• İş Hukuku rehberleri
• Ücret hesap pusulası ve bordro
• İşe iade davası şartları ve süreleri
• Yıllık izin ücreti

Resmî kaynaklar

• Mevzuat Bilgi Sistemi – 4857 sayılı İş Kanunu (özellikle m.24, 25 ve 28)
• Mevzuat Bilgi Sistemi – 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu (m.426)
• T.C. Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı
• Sosyal Güvenlik Kurumu

Sonuç

İş Kanunu m.28 uyarınca işveren, işten ayrılan işçiye işin çeşidini ve çalışma süresini gösteren çalışma belgesi vermek zorundadır. İşçinin istifa etmiş veya işveren tarafından çıkarılmış olması sonucu değiştirmez. TBK m.426 ayrıca işçinin isteği üzerine her zaman hizmet belgesi verilmesini ve açık talep hâlinde beceri/tutum bilgisinin eklenebilmesini düzenler. Belgenin geç veya yanlış verilmesi somut zarar doğurursa işçi veya yeni işveren eski işverenden tazminat isteyebilir. Belge gerçeğe uygun, ölçülü ve gereksiz kişisel değerlendirmelerden uzak hazırlanmalıdır.

Av. Halil Bakırcı tarafından hazırlanmış, Av. Emirhan Keskin tarafından incelenmiştir.

Yazar Bilgisi

Avukat Halil BAKIRCI, Mersin Barosu 3472 sicil numarasına kayıtlıdır. Bakırcı & Keskin Hukuk Bürosu bünyesinde ceza, aile, iş, gayrimenkul ve ticaret hukuku alanlarında hukuki danışmanlık ve dava takibi sunmaktadır.

İnceleyen: Av. Emirhan Keskin · Mersin Barosu Sicil No: 5507

Av. Halil Bakırcı profilini inceleyin →