Hal Yönetim Birimi Hangi Defterleri Tutmak Zorunda? Teminat ve Evrak Defteri | Yönetmelik m.24 (2026)

Yönetmelik m.24 neden özel bir defter düzeni kurmuştur?

Toptancı halinin yönetimi yalnız fiziki işleyişten ibaret değildir. İşyeri tahsisi ve kiralaması, teminatlar, denetim yazıları, HKS işlemleri, yaptırım tutanakları ve diğer idari belgeler düzenli bir kayıt sistemi gerektirir. Yönetmelik m.24 bu nedenle hal yönetim biriminin tutması gereken temel defterleri açıkça belirler.

Defter düzeni, sonradan yapılacak idari ve mali denetimde işlemin izinin sürülebilmesini sağlar. Hangi tarihte ne kadar teminat alındığı, hangi yazının hangi kurumdan geldiği, hangi cevabın ne zaman verildiği ve hangi belgenin hangi dosyayla bağlantılı olduğu ancak düzenli kayıtla doğrulanabilir.

Teminat Defteri tutulması zorunlu mu?

Evet. m.24, Teminat Defterini hal yönetim biriminin zorunlu defterlerinden biri olarak sayar. Toptancı halindeki işyeri kiracı ve malikleri ile diğer ilgili kişilerden alınan teminatlar, Yönetmelik m.31’deki sistem içinde güvence işlevi görür. Bu nedenle teminatın türü, tutarı, veren kişi ve hareketleri ayrı kayıt altında izlenmelidir.

Teminat Defteri yalnız toplam tutarın yazıldığı basit bir liste olmamalıdır. Teminatın nakit, banka teminat mektubu veya mevzuatta kabul edilen başka bir türde olup olmadığı; teslim ve iade tarihi; varsa tamamlama, paraya çevirme veya değişiklik işlemi dosya belgeleriyle eşleştirilmelidir.

Gelen ve Giden Evrak Defteri neden zorunludur?

m.24’ün ikinci temel defteri Gelen ve Giden Evrak Defteridir. Hal yönetim birimine belediye birimlerinden, Ticaret İl Müdürlüğünden, HKS süreçlerinden, işletmecilerden, kiracılardan, üreticilerden veya diğer kişi ve kurumlardan çok sayıda yazı ulaşır. Bunların tarih ve sayı düzeninde kaydedilmesi işlem sürelerinin izlenmesini sağlar.

Aynı şekilde hal yönetim biriminden çıkan yazıların da numara, tarih, muhatap ve konu bilgileriyle kaydedilmesi gerekir. Bir ihtar, uygun görüş talebi, teminat tamamlama yazısı veya yaptırım evrakının gönderildiği tarihin sonradan ispatı, düzenli evrak kaydıyla mümkün olur.

Hal yönetim birimi başka defterler tutabilir mi?

Evet. Yönetmelik m.24, zorunlu iki defterin yanında yönetim biriminin ihtiyaç duyduğu başka defterleri tutmasına engel olmaz. İşlem hacmi yüksek bir halde kiracı/malik takip defteri, bakım ve arıza kayıt defteri, denetim takip listesi veya benzeri iç yönetim kayıtları oluşturulabilir.

Ancak ek defterler, zorunlu defterlerin yerine geçmez. Örneğin elektronik “teminat Excel listesi” tutulması, Yönetmeliğin öngördüğü Teminat Defterinin usulüne uygun tutulması yükümlülüğünü kendiliğinden ortadan kaldırmaz. Kullanılan sistemin hukuki defter niteliği ve onay usulü ayrıca değerlendirilmelidir.

Ticaret Bakanlığı yeni bir defteri zorunlu tutabilir mi?

Yönetmelik, Bakanlığın gerekli görmesi halinde başka defterlerin tutulmasını zorunlu kılmasına imkân tanır. Bu nedenle hal yönetim birimleri yalnız 2012 tarihli ilk metne bakıp kalmamalı; güncel Bakanlık düzenlemeleri, genelgeler ve HKS uygulama duyurularını takip etmelidir.

Bakanlık belirli veri veya defter formatı öngörürse belediye veya özel hal işletmecisi kendi eski formatında devam edemez. Güncel düzenleme yürürlüğe girdiği tarihten itibaren yeni kayıt düzeni uygulanmalı, geçmiş kayıtlarla bağlantı koparılmamalıdır.

Defterlerin onay usulü nedir?

Yönetmelik m.26, hal yönetim birimi ve diğer ilgililerce tutulan defterlerin usulünü ayrıca düzenler. Cari hesap defteri noter tasdikine tabiyken, hal yönetim biriminin defterleri kullanılmadan önce hal yönetim birimince usulüne uygun biçimde onaylanır. Defterin sayfa düzeni ve başlangıç kaydı sonradan sayfa ekleme veya çıkarma şüphesini önleyecek şekilde olmalıdır.

Elektronik sistem kullanılması halinde de kayıt bütünlüğü, yetkilendirme, tarih-saat bilgisi ve sonradan değişikliklerin izlenebilirliği önemlidir. “Bilgisayarda kayıt var” ifadesi tek başına mevzuatın aradığı güvenilir kayıt düzenini sağlamaz.

Teminat Defterinde hangi bilgiler bulunmalıdır?

Yönetmelik defterin asgari adını belirler; uygulamada kayıt, teminatı tekil olarak takip etmeye yetecek ayrıntıyı içermelidir. Teminat veren gerçek veya tüzel kişinin kimliği/unvanı, ilgili işyeri, teminat türü, tutarı, belgenin tarihi ve numarası, geçerlilik süresi ve hareket tarihleri kaydedilmelidir.

Teminat mektubunda süre uzatımı, teminatın başka türle değiştirilmesi, eksilen kısmın tamamlanması veya iade işlemi varsa eski kayıt silinmemelidir. Yeni hareket önceki kayıtla bağlantılı biçimde işlenmelidir. Böylece belirli bir tarihte hangi tutarın fiilen güvence altında olduğu ortaya çıkar.

Gelen evrak nasıl kaydedilmelidir?

Gelen evrakta kayıt tarihi, evrakın geliş şekli, gönderen, evrak tarihi ve sayısı, konu ve havale edilen birim/personel bilgisi bulunmalıdır. Elektronik tebligat veya resmi elektronik yazışma yoluyla gelen belgelerde sistem tarihi ve referans numarası korunmalıdır.

Evrakın kaydı, işlem süresi bakımından önem taşır. Örneğin belirli bir cevap süresi veya itiraz süresi gelen yazının tebliğ tarihinden başlıyorsa, yalnız belgenin üzerinde yazılı düzenleme tarihine bakmak yanlış sonuç doğurabilir. Geliş/tebliğ tarihi ayrı izlenmelidir.

Giden evrak kaydında nelere dikkat edilmelidir?

Giden yazıda evrak numarası, tarih, muhatap, konu ve gönderim yöntemi kaydedilmelidir. Tebligat veya iadeli taahhüt gibi yöntem kullanılmışsa gönderi ve teslim bilgileri dosyayla ilişkilendirilmelidir. Elektronik yazışmada güvenli elektronik imza veya resmi sistem kaydı saklanmalıdır.

Bir ihtarın yalnız “hazırlandığı” değil, muhataba ne zaman ulaştığı birçok hukuki sonuç bakımından önemlidir. Bu nedenle giden evrak defteri ile tebligat belgesi birbirinden kopuk tutulmamalıdır.

Defterler elektronik ortamda tutulabilir mi?

Mevzuat ve kullanılan sistem izin verdiği ölçüde elektronik kayıt mümkündür; ancak elektronik kayıt hukuki güvenilirlik şartlarını karşılamalıdır. Kullanıcı yetkileri kişiye özgü olmalı, kayıt zamanı değiştirilememeli veya değişiklik geçmişi saklanmalı, yedekleme ve erişim güvenliği sağlanmalıdır.

Basit bir paylaşımlı tablo, tüm personelin geçmiş kayıtları iz bırakmadan değiştirebildiği bir yapıysa denetim açısından zayıftır. Elektronik sistem, kağıt defterin sağladığı sayfa bütünlüğünü dijital olarak sağlayacak denetim izi üretmelidir.

Defter kayıtları hangi belgelerle bağlantılı tutulmalıdır?

Her kayıt mümkün olduğunca dayanak belge numarasıyla ilişkilendirilmelidir. Teminat kaydı banka mektubu veya makbuzla; gelen evrak kaydı belgenin dijital/fiziksel kopyasıyla; giden evrak kaydı imzalı yazı ve tebligat deliliyle eşleştirilmelidir.

Bu bağlantı kurulmazsa defterdeki satırın hangi gerçek işleme dayandığını bulmak zorlaşır. Özellikle personel değişiminde yalnız eski çalışanın hafızasına bağlı kayıt düzeni büyük risk yaratır. Dosyalama standardı kurumsal olmalıdır.

Defterde hata yapılırsa kayıt silinebilir mi?

Yönetmelik m.26’nın kayıt bütünlüğü yaklaşımına göre yanlış kayıt, ilk halini okunamaz hâle getirecek şekilde yok edilmemelidir. Fiziki defterde düzeltme, eski kaydın okunmasını koruyacak biçimde yapılmalı; elektronik sistemde değişiklik geçmişi tutulmalıdır.

Hata düzeltmesinde tarih, düzeltme nedeni ve işlemi yapan kişinin kimliği belirli olmalıdır. Silme veya sayfa koparma gibi yöntemler denetim izini ortadan kaldırır ve defterin güvenilirliğini zedeler.

Defter ve dayanak belgeler ne kadar saklanmalıdır?

Saklama süresi yalnız m.24’e bakılarak belirlenmez. Belediye, vergi, ticaret, arşiv ve kişisel veri mevzuatındaki saklama hükümleri birlikte değerlendirilir. Teminat gibi devam eden hukuki ilişkiye ait belgeler, yükümlülük sona ermeden ve ilgili zamanaşımı/denetim süreleri tamamlanmadan imha edilmemelidir.

Arşiv planında aktif dosya, pasif dosya ve imha süreci ayrılmalıdır. Elektronik kopyaların yedeklenmesi ve fiziksel belgelerin yangın, nem ve yetkisiz erişime karşı korunması da kayıt yönetiminin parçasıdır.

Defterler kim tarafından denetlenir?

Hal yöneticisi m.21 kapsamındaki görevleri gereği yönetim biriminin defter ve belgelerinin düzenli tutulmasını kontrol eder. Belediye iç denetim birimleri, Ticaret Bakanlığı/Ticaret İl Müdürlüğü veya diğer yetkili makamlar kendi yetkileri dahilinde bu kayıtları inceleyebilir.

Denetimde yalnız defterin mevcut olup olmadığına değil, kayıtların dayanak belgelerle uyumuna ve güncelliğine bakılmalıdır. Aylarca boş bırakılmış sonra topluca doldurulmuş kayıt düzeni, fiilî işlem takibini sağlamaz.

Uygulama kontrol listesi

İlk olarak Teminat Defteri ile Gelen ve Giden Evrak Defterinin mevcut ve usulüne uygun onaylı olup olmadığı kontrol edilmelidir. İkinci olarak her defterin sorumlu personeli ve yedek personeli yazılı belirlenmelidir. Üçüncü olarak numaralandırma ve belge bağlantısı standardı oluşturulmalıdır.

Teminatlar için vade ve tamamlama uyarısı, evrak için cevap/tebligat süresi takip sistemi kurulmalıdır. Elektronik kayıt kullanılıyorsa kullanıcı bazlı yetki ve değişiklik geçmişi aktif olmalıdır. Düzenli yedekleme yapılmalıdır.

Son olarak hal yöneticisi aylık veya belirlenen periyotlarda örnekleme yöntemiyle defter-kayıt-belge uyumunu kontrol etmelidir. Eksiklik tespit edildiğinde eski kaydı yok etmeden düzeltme yapılmalı ve düzeltme nedeni kayda geçirilmelidir.

İlgili içerikler

• Hal Yöneticisinin Görev ve Yetkileri
• Toptancı Hal Yönetim Biriminin Görevleri
• Hal Denetiminde Defter ve Belge İstenebilir mi?
• Hal Kayıt Sistemi Bildirimi
• Ticaret hukuku için iletişim

Resmî kaynaklar

• T.C. Ticaret Bakanlığı – Sebze ve Meyve Ticareti Mevzuatı
• Sebze ve Meyve Ticareti ve Toptancı Halleri Hakkında Yönetmelik
• Hal Kayıt Sistemi

Sık Sorulan Sorular