Apartman Denetim Raporunun Kat Malikine Gönderilmesi Talep Dilekçesi | KMK 41

Denetim raporunun kat malikine gönderilmesi ne anlama gelir?

634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 41. maddesi, yöneticinin hesap ve faaliyetlerinin denetimini düzenler. Kat malikleri kurulu, denetim görevini bir denetçiye veya üç kişilik kurula vermişse denetim sonucu bir raporla açıklanır. Kanun raporun yalnız toplantıda okunmasını yeterli saymayıp çoğaltılarak birer örneğinin taahhütlü mektupla kat maliklerine gönderilmesini öngörür. Bu yazının örnek dilekçesi, belirli yıldaki raporun kendisine ulaşmadığını bildiren malikin rapora ve gönderim kaydına ulaşma istemine yöneliktir.

Bu başvuru bir yöneticinin görevden alınması, tüm apartman arşivinin teslimi veya denetim sonucunun iptali talebi değildir. Önce raporun hangi hesap dönemiyle ilgili olduğu, gerçekten düzenlenip düzenlenmediği ve hangi denetçi ya da denetim kurulunca imzalandığı belirlenir. Kat malikinin denetim raporunu görmemesi, raporun hiç düzenlenmediği veya mutlaka hukuka aykırı olduğu konusunda otomatik sonuç doğurmaz. Başvuru kayıt incelemesiyle sınırlı, somut ve belgelenebilir olmalıdır.

KMK 41 uyarınca hesaplar kaç ayda bir denetlenir?

Kanunun 41. maddesi, hesapların denetimi için yönetim planında belirli bir zaman varsa o düzeni ön plana alır. Yönetim planı denetim zamanını belirlememişse hesapların üç ayda bir denetlenmesi gerekir. Haklı sebep ortaya çıkması durumunda denetim bu takvim beklenmeden de yapılabilir. Bu nedenle bir site hakkında rapor hazırlanırken önce geçerli yönetim planı incelenir; her apartmanda aynı tarihte rapor tutulduğu varsayılmaz. Denetim dönemi ile raporun düzenlenme tarihi birbirinden ayrılır.

Örneğin, yönetim planında hesap incelemesi için belirli aylar gösterilmişse malik dilekçesinde hangi denetimin sonucunu istediğini bu takvime göre açıklar. Planın ilgili maddesi görülmemişse tarih ve rapor dönemi varsayımla doldurulmaz. Ayrıca yıl içinde üç aylık inceleme yapılmış olması, bütün incelemelerin tek bir imzasız hesap dökümünde toplandığı anlamına gelmez. Talep edilen raporun türü, tarihi ve kapsamı yönetici ve denetçi kayıtlarından netleştirilmelidir.

Denetçiyi kim seçer; seçim kaydı neden gereklidir?

KMK m.41, kat malikleri kurulunun kendi arasından sayı ve arsa payı çoğunluğuyla bir denetçi veya üç kişilik denetim kurulu seçebileceğini belirtir. İlgili kurulun hangi kararla seçildiği, seçilen kişilerin kimlik ve yetkileri ve denetledikleri dönem gerçek kurul kararı üzerinden belirlenir. Sadece yönetim şirketinin görevlendirdiği dış muhasebeci, kanundaki seçilmiş denetçiyle aynı sıfatta olduğu varsayılarak rapor imzalamış gibi gösterilmez. Malikin hangi kişiye ve hangi belgeye yönelik başvuru yapacağı bu incelemeyle anlaşılır.

Denetçi seçimine ilişkin karar bulunamıyorsa malik yöneticiden o yılın denetim işinin hangi kurul ya da kişi tarafından yürütüldüğüne dair açıklama isteyebilir. Kat malikleri kurulunun yöneticiyi devamlı denetleme yetkisi ilk fıkrada ayrıca düzenlendiğinden, seçilmiş bir denetçinin bulunmamasıyla hiçbir denetim yetkisinin kalmadığı sonucuna varılamaz. Bununla birlikte bu örnek dilekçede gerçekten seçilmemiş kişilerden var olmayan raporun zorla teslimi istenmez; önce kayıtların durumu sorulur.

Rapor hangi tarihte hazırlanıp kurula verilmelidir?

Denetim raporunun kat malikleri kuruluna hangi tarihte verileceği için yine yönetim planına bakılır. Planda raporlama zamanı gösterilmemişse KMK m.41’e göre denetçi veya denetim kurulu her takvim yılının birinci ayı içinde raporla denetim sonucunu ve ana taşınmazın yönetim tarzı hakkındaki görüşlerini bildirir. Kanundaki bu çerçeve, raporun yalnız mali rakam listesi olarak görülmemesini sağlar. Raporun kapsadığı hesap dönemi, hazırlanma tarihi ve denetçinin sıfatı ayrı ayrı açıklanmalıdır.

Ocak ayında rapor verilmesi her Ocak gününde aynı tutarların incelendiği anlamına gelmez. Denetim yılı ile raporun kaleme alındığı yıl bazen farklı olabilir. Malikin başvurusunda hangi faaliyetin ve hangi mali dönemin raporunu istediği anlaşılmalıdır. Belgeye ulaşılmadan sadece rapor başlığının yılından hareketle eksik denetim veya usulsüz gelir beyanı sonucu kurulmaz. Yönetim planında farklı raporlama zamanı varsa senet ya da plan maddesi dosyaya eklenerek değerlendirme yapılır.

Taahhütlü mektupla gönderim yükümlülüğünün önemi

KMK m.41 denetim raporunun çoğaltılarak birer örneğinin taahhütlü mektupla kat maliklerine gönderilmesini açıkça düzenler. Bu hüküm, malik tarafından ilgili raporun bir örneğinin gönderilip gönderilmediğinin araştırılmasını ve mevcutsa gerçek gönderi kaydının sorulmasını haklı kılar. Yönetimin yalnız ‘rapor hazırlanmıştır’ demesi ile raporun ilgili malike kanunun gösterdiği şekilde gönderildiğinin belgelenmesi aynı durum değildir. Gönderi fişi, alıcı adresi ve raporun hangi döneme ait olduğu birlikte değerlendirilmelidir.

Bir gönderi numarası sunulduğunda bu gönderinin gerçekten hangi raporu taşıdığı ve doğru malik adresiyle ilişkisinin bulunup bulunmadığı kontrol edilir. Gönderinin teslim edilmemiş olması ile hiç gönderilmemiş olması da farklı olgulardır. Posta iade kaydı veya yanlış adres bilgisi varsa saklanır. Elektronik duyuru, kısa yönetim mesajı veya toplantıda rapordan söz edilmesi, m.41’deki taahhütlü gönderim hükmünden ayrı ispat konusu oluşturur. Hukuki değerlendirme gerçek belgeye dayanmalıdır.

Denetim defteri ve imza kaydına ulaşmak

Kanunun son fıkrası denetçilerin raporları, kararları ve gerekli gördükleri hususları birden başlayan sıra sayfa numaralı, her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere geçirmelerini ve tarih koyarak imzalamalarını öngörür. Bu nedenle bir raporun doğrulanabilir suretinde düzenleyen denetçinin imzası, tarihi ve defterle ilişkisi incelenmelidir. Yönetimin gönderdiği bir sayfalık özet ile defterin ilgili tam raporu farklı olabilir. Eksik sayfa varsa tamamlayıcı örnek istenir; var olmayan imza veya tarih asıl belgeye sonradan eklenmez.

Denetim defteri, KMK m.32’deki kat malikleri kurulu kararlarının kaydedildiği karar defteriyle her zaman aynı kayıt değildir. Malikin yalnız kurul kararını incelemesi gerekiyorsa KMK 32 ve 36’ya dayalı karar defteri sureti talebi farklıdır. Burada istem denetçi raporunun ve varsa onun denetim defteri kaydının incelenmesidir. Belgelerin saklama ve inceleme görevleri karıştırılmaz; başka malikin ilgisiz özel verileri gereksiz şekilde çoğaltılmaz.

Denetim raporu, işletme projesi ve hesap dökümü arasındaki fark

İşletme projesi öngörülen giderleri ve dağıtımı ilgilendirir; KMK m.37 kapsamında farklı hukuki işlemdir. Yönetici tarafından verilen gelir-gider hesabı KMK m.39 çerçevesinde ele alınır. KMK m.41 denetim raporu ise hesapların denetiminden ve yönetim tarzına ilişkin değerlendirmeden doğar. Üç belgede aynı apartmanın mali durumundan söz edilse de aynı belgenin değişik adları değildir. Malik raporu istemişken işletme projesinin gönderilmesi talebi tam olarak karşılamayabilir; bunun tersi de geçerlidir.

Denetçi raporunda belirli bir harcamaya ilişkin eleştiri varsa buna dayanak fatura, banka kaydı veya kurul kararı ayrıca istenebilir. Ancak her rapor sureti başvurusu, bütün banka hesap hareketlerinin ve üçüncü kişilerle yapılan her sözleşmenin kopyasının otomatik teslimini içermez. Ayrı belge talebi hukuki ihtiyaca göre sınırlanır. Hangi giderin incelendiği belirlenmeden rapordaki genel ifadelerden kesin zimmet ya da başka suç isnadı çıkarılmaz.

Başvuranın malik sıfatı ve temsil yetkisi

Başvuruda malik olunan bağımsız bölümün gerçek adresi, blok ve numarası, gerektiğinde tapu kaydı üzerinden gösterilir. Kiracı, malik veya malik adına işlem yapan vekil aynı hukuki statüde değildir. Bir malik adına avukat başvuruyorsa usulüne uygun vekâletname bulunmalıdır. Başvurucu maliklik sıfatını gösterirken özel kimlik bilgilerini kamuya açık bir internet sayfasına koymamalıdır. Doğrulama için gereken bilgi doğrudan yetkili yönetim organına ve güvenli yolla iletilir.

Yurt dışında ikamet eden kat maliki bakımından raporun gönderilmesi istenen adresin yönetimdeki gerçek bilgiyle uyumu önemlidir. Malik farklı zamanda başka bir adres bildirmişse hangi dönem için hangi adresin kullanıldığı araştırılır. Temsilci bulunması, raporun kime ve hangi usulle iletilmiş olduğunun gerçek kayıtlardan kontrol edilmesini gerektirir. Bir malik için düzenlenen posta kaydı, aynı bloktaki başka malikin teslim belgesi gibi gösterilemez.

Rapora hiç ulaşılmamışsa gerçek durum nasıl araştırılır?

Kat maliki önce ilgili döneme ait denetçi seçimini, raporun düzenlenip düzenlenmediğini ve mevcutsa kayıt numarasını sorar. Raporun eline ulaşmamış olması tek başına bütün hesap denetimlerinin yapılmadığını kanıtlamaz. Yönetim, raporun hangi tarihte kurula sunulduğunu, kim tarafından imzalandığını ve malike bir nüsha gönderilip gönderilmediğini belgeyle açıklamalıdır. Malik tarafına ulaşmamış bir raporun içeriğini bilmeden içindeki sayısal sonuçlara itiraz etmiş gibi dilekçe yazmamalıdır.

Gerçekte rapor hazırlanmadığı anlaşılırsa sorun artık sadece suretin gönderilmesiyle sınırlı değildir. Kat malikleri kurulunun yönetim denetimi, denetçi seçimi ve hesapların incelenmesi yükümlülükleri farklı hukuki taleplere dönüşebilir. Bu durumda hangi işlemin yapılmadığı, yönetim planı ve somut kayıtlarla belirlenir. Raporun hiç hazırlanmadığının yalnız tahmin edildiği olayda ise yönetimden önce gerçek durumun yazılı açıklanması istenir.

Raporda hata bulunduğu iddiası hangi kapsamda değerlendirilir?

Denetim raporunu istemek, içinde yazan bütün tespitleri kabul etmek anlamına gelmez. Malik rapora ulaştıktan sonra denetimin hangi hesap dönemi için yürütüldüğünü, hangi mali kayıtların incelendiğini ve denetçinin hangi gerekçeye dayandığını görebilir. Hatalı hesaplama, eksik kayıt veya yönetim giderine ilişkin somut bir uyuşmazlık varsa belirli sayfa ve rakamlar üzerinden ayrı başvuru hazırlanabilir. Raporun varlığı tek başına hesapların doğru olduğuna dair yargısal karar değildir.

Denetçinin yorumu ile kanıtlanmış muhasebe kaydı ayrılır. Bir giderin hukuka aykırı olduğu ileri sürülüyorsa ilgili kurul kararı, sözleşme, gider faturası ve banka kaydının gerçek bağlantısı açıklanmalıdır. Yönetici veya denetçinin cezai sorumluluğu belgesiz şekilde kesin ilan edilmez. Raporu hiç okumadan genel şikâyet oluşturmak yerine önce belgeye erişmek, sonrasında hukuki iddiayı belirlemek bu başvurunun temel yöntemidir.

Kat malikine gönderim talep dilekçesi örneği

[ANA TAŞINMAZ / SİTE YÖNETİMİNE VE İLGİLİ DENETİM KURULUNA]

TALEP EDEN KAT MALİKİ: [Gerçek ad ve soyad]
BAĞIMSIZ BÖLÜM: [Adres, blok, numara]
VEKİLİ: Av. Halil BAKIRCI [yalnız gerçek vekâletname mevcutsa]
KONU: 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu m.41 uyarınca [denetim yılı ve hesap dönemi] denetim raporunun tam ve okunabilir suretinin, varsa taahhütlü gönderim kaydının sunulması istemidir.

AÇIKLAMALAR: 1. [Ana taşınmaz ve bağımsız bölüm] kat malikiyim; başvuruya ilişkin maliklik belgesi gerektiğinde sunulacaktır. 2. KMK m.41, seçilmiş denetçi veya denetim kurulunun denetim sonucunu ve yönetim hakkındaki görüşlerini raporla kat malikleri kuruluna bildirmesini, raporun çoğaltılarak maliklere taahhütlü mektupla gönderilmesini düzenler. 3. [Gerçek hesap dönemi] için düzenlenen raporun tam metnine ve imzalı nüshasına ulaşmak istiyorum. 4. Rapora ilişkin noter onaylı denetim defteri kaydının tarih ve sayfasının açıklanmasını; gönderim yapılmışsa bunun gerçek tarih ve kayıt numarasının tarafıma bildirilmesini istiyorum. 5. Başvuru başka maliklerin özel bilgilerine veya yönetimin bütün arşivine sınırsız erişim istemi değildir.

HUKUKİ DAYANAK: 634 sayılı KMK m.41 ve geçerli yönetim planının ilgili hükümleri.
DELİLLER: Kat maliki kaydı, yönetim planı, denetçi seçimi ve rapor dönemi bilgileri, varsa önceki yazışmalar ve posta kayıtları.
SONUÇ VE İSTEM: [Dönemi belirtilen] denetim raporunun tüm sayfalarını içeren okunabilir suretinin güvenli biçimde tarafıma iletilmesini, raporun gönderildiği ileri sürülüyorsa gerçek taahhütlü posta kaydının açıklanmasını, rapor henüz düzenlenmemişse mevcut durumun ve gerekçenin yazılı bildirilmesini arz ve talep ederim.
TARİH: [Gerçek tarih]
TALEP EDEN / VEKİLİ: [Gerçek imza]

Köşeli parantezli alanlar yalnız kat malikliği, denetim yılı ve gerçek yazışma kayıtlarından doldurulur. Denetçinin adı veya posta numarası bilinmiyorsa gerçekte varmış gibi yazılmaz. Bu örnek yönetici azli davası, ceza şikâyeti veya tüm gider kayıtlarının teslimine ilişkin ayrı başvuru metni olarak kullanılmaz.

KMK 41 denetim raporu sureti talep dilekçesi Word

Kat malikine denetim raporu gönderilmesi talep dilekçesini Word (.docx) indir

Word belgesinde raporun gerçek yılı, malik ve bağımsız bölüm bilgileri, taahhütlü gönderim kaydı ile denetçi/denetim kurulu bilgileri için düzenlenebilir alanlar yer alır. Boş alanlar gerçek belgelerle doldurulmalıdır.

Talebin verilmesi ve cevabın incelenmesi

Başvuru, doğru yönetim veya denetim birimine yöneltilmeli; hangi tarihte teslim edildiği belgelenmelidir. Yönetimin verdiği cevapta raporun hangi yıl için düzenlendiği, denetçinin imzası, sayfa bütünlüğü ve varsa posta kaydı kontrol edilir. Kısa bir yönetim özeti gelmişse tam raporun hangi dosyada tutulduğu sorulabilir. İmzalı belgenin bir kısmı okunamıyorsa tamamlayıcı örnek talep edilir. Bir döneme ait rapor yerine başka dönemin raporu gönderilmesi, gerçekten istenen belgeye erişildiği anlamına gelmez.

Yanıtın reddedilmesi durumunda red gerekçesi ve istenen belgenin gerçekten mevcut olup olmadığı ayrıştırılır. Somut uyuşmazlığın niteliğine göre KMK m.33 kapsamında hâkim müdahalesi değerlendirmesi gündeme gelebilir; ancak bu yalnız her ret hâlinde aynı kararın verileceği anlamına gelmez. Raporun sadece gönderim işlemiyle ilgili bir başvurusu, varsa diğer dava sürelerini kendiliğinden durdurmaz. Ayrı hakların süreleri gerçek olay ve kanuna göre hesaplanır.

Yayın ve uygulamada sık yapılan hatalar

Bu alandaki başlıca hatalar, rapor dönemi ile hazırlama tarihini karıştırmak, yönetim planını incelemeden kesin rapor tarihi yazmak, denetçi seçilmemişken raporun var olduğunu varsaymak ve denetim defteriyle kurul karar defterini aynı şey saymaktır. Taahhütlü posta kaydı sorulmadan yalnız apartman grubundaki mesajın kanunî gönderimi ispatladığı kabul edilmemelidir. Raporu almayan malikin bütün hesapların yanlış olduğu sonucu da otomatik kurulamaz.

Resmî mevzuat için T.C. Aile ve Sosyal Hizmetler Bakanlığı Kat Mülkiyeti Kanunu ve Mevzuat Bilgi Sistemi kullanılabilir. Site içindeki kat malikleri kurulu karar defteri sureti dilekçesi KMK 32 ve 36’ya yöneliktir; apartman denetçisi rehberi ise denetçinin seçilmesi konusunu ayrı ele alır. Bu sayfanın özgün konusu KMK 41 denetim raporunun malike gönderilmesidir.

KMK 41 denetim raporu hakkında sık sorulan sorular

Denetim raporunun gönderilmesinde hangi kanun uygulanır?

634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu m.41 denetçi raporunu ve kat maliklerine gönderim yöntemini düzenler.

Denetçi kaç kişi olabilir?

Kat malikleri kurulu, bir denetçi veya üç kişilik denetim kurulu seçebilir.

Denetçiyi seçmek için hangi çoğunluk gerekir?

KMK m.41, sayı ve arsa payı çoğunluğunu esas alır.

Plan denetim zamanını yazmamışsa hesaplar ne zaman denetlenir?

Hesap denetimi üç ayda bir yapılır; haklı sebep hâlinde daha erken denetim mümkündür.

Rapor hangi ayda verilir?

Yönetim planında zaman belirlenmemişse her takvim yılının birinci ayı içinde verilir.

Raporun kat malikine hangi yolla gönderilmesi düzenlenmiştir?

Kanunda raporun çoğaltılarak taahhütlü mektupla gönderilmesi öngörülür.

Denetim defteri noter onaylı mıdır?

KMK m.41, raporların noter mührüyle tasdikli sayfalı deftere işlenmesini, tarih konularak imzalanmasını düzenler.

Yönetici hesabı ile denetim raporu aynı mıdır?

Hayır. KMK m.39 kapsamındaki hesap verme ile m.41 denetçi raporu farklı belgelerdir.

Raporun gönderilmemesi suç işlendiğini tek başına ispatlar mı?

Hayır. Önce düzenleme, teslim ve denetim kayıtları gerçek belgelerden incelenir.

Malik raporun tam örneğini isteyebilir mi?

İlgili dönem belirtilerek raporun tam sureti ve varsa gönderim kaydı somut başvuruyla talep edilebilir.

Yazar ve İstanbul–Mersin ofislerimiz

Av. Halil BAKIRCI, Mersin Barosu sicil 3472 — Bakırcı & Keskin Hukuk Bürosu. Türkiye genelindeki dosyalar Mersin ofisinden takip edilir. İletişim.