Dernek Olağanüstü Genel Kurul Çağrısı Talep Dilekçesi

Dernek olağanüstü genel kurul çağrısı talep dilekçesi, dernek üyelerinin en az beşte birinin ortak yazılı isteğini yönetim kuruluna sunmak için hazırlanır. Doğrudan kanuni dayanak 4721 sayılı Türk Medenî Kanunu m.75 hükmüdür. Başvuru, talepte bulunan üyeleri, beşte bir hesabını ve görüşülmesi istenen gündemi aynı dosyada gösterir. İmza listesiyle ana metnin birbirine bağlanması, sonradan farklı gündem veya eksik imza tartışması çıkmasını önler.

Bu sayfadaki örnek yönetim kuruluna yöneltilen üye başvurusudur. Sulh hukuk mahkemesinden çağrı için üç üye görevlendirilmesi istenen yargısal başvuru ayrı aşamadır. İndirilebilir Word dosyasında başvuru metni, çoğaltılabilir ortak imza sayfası ve teslim takip formu bulunur. Hazırlık sırasında derneğin güncel tüzüğü ile üye kayıtları birlikte okunmalı; başvuranların gerçekten benimsemediği talepler metne eklenmemelidir.

TMK m.75 başvuruda hangi hakkı sağlar?

TMK m.75, yönetim veya denetim kurulunun gerekli gördüğü hâllerin yanında üyelerin beşte birinin yazılı başvurusunu da olağanüstü toplantı sebebi olarak düzenler. Bu iki yol birbirinden bağımsızdır. Üyeler, kendi başvurularına ayrıca denetim kurulunun destek kararını eklemek zorunda olduklarını kabul ederek hareket etmemelidir. Üye isteminin dayanağı, yeterli sayıda üyenin aynı toplantı talebini yazılı olarak açıklamasıdır.

Çağrıyı yapacak organ yönetim kuruludur. İmza veren üyelerin dilekçe hazırlaması, kendiliğinden resmî toplantı çağrısı yapma yetkisi kazanması anlamına gelmez. Başvuruda yönetim kurulundan bu görevini yerine getirmesi istenir. Yönetim kurulu çağrı yapmazsa aynı maddenin ikinci fıkrasında yer alan hâkim aracılığıyla görevlendirme yolu gündeme gelir. Dolayısıyla ilk dilekçeye kendini yeni yönetim kurulu ilan eden veya toplantı yetkisini doğrudan üstlenen hükümler yazılmaz.

Üyelik ve beşte bir sayısı nasıl belgelenir?

Hesabın başlangıcı sosyal medya grubundaki kişi sayısı, bağışçı listesi veya geçmiş toplantının katılımcı sayısı değildir. Derneğin üyelik kayıtları ve ilgili üyelik statüleri esas alınarak başvuru tarihine ilişkin sayı belirlenir. TMK m.73 genel kurulun derneğe kayıtlı üyelerden oluştuğunu düzenler. TMK m.69 ise her üyenin bir oy hakkını ve onursal üyelerin oy hakkı bulunmadığını belirtir. Bu nedenle üyelik türleri karıştırılmadan, hesaba alınan listenin hangi kayda dayandığı açıklanmalıdır.

Beşe bölme sonucunda kesir çıkarsa gerekli imza sayısı aşağı yuvarlanmaz. Tam sayıyla ifade edilen imzalar beşte birlik eşiği karşılamalıdır. Dilekçede toplam sayı, bölme işlemi ve gerekli en az imza sayısı ayrı alanlarda gösterilir. Aynı kişinin iki sayfada imzası bulunması iki üye anlamına gelmez. Liste teslimden önce ad, üyelik numarası ve imza bakımından tekilleştirilir; okunmayan isimler açıklığa kavuşturulur.

Üye sayısına ilişkin bilgi güncel değilse eski liste güncelmiş gibi sunulmaz. Eldeki kaydın tarihi ve kaynağı yazılır; yönetimin farklı bir sayı esas alması hâlinde dayanağını açıklaması talep edilir. Üyelikten ayrılma, çıkarma ve yeni üyeliğe kabul işlemlerinin tarihlerinin birbirinden ayrılması önemlidir. Özellikle teslim tarihine yakın değişikliklerde, yalnız toplam sayıyı tartışmak yerine ilgili kayıt ve kararlar üzerinden somut uyuşmazlık belirlenmelidir.

Ortak gündem imzadan önce kesinleştirilmelidir

İmza toplanırken üyeye gösterilen metin ile yönetim kuruluna sunulan metin aynı olmalıdır. Önce boş kâğıda imza alıp sonra talep metni yazmak, imzanın hangi isteme verildiğini belirsizleştirir. Ana dilekçenin tarihi, gündem başlıkları ve imza eki numarası her imza sayfasında tanımlanır. Birden çok nüsha kullanılıyorsa sayfa numarası verilir. Sonradan gündem değiştirilecekse imza sahiplerinin yeni metne ilişkin iradesi yeniden belgelenir.

Gündem yalnız “dernek sorunlarının görüşülmesi” şeklinde bırakılmamalıdır. Görüşülmesi istenen işlemin adı, dönemi ve genel kuruldan beklenen karar türü açıkça yazılır. Tüzük maddesinin değiştirilmesi isteniyorsa madde numarası ile önerilen metin eklenir. Organ seçimi isteniyorsa seçim konusu açıkça belirtilir. Hesap veya faaliyet görüşmesi isteniyorsa ilgili dönem gösterilir. Böylece yönetim kurulu da üyeler de toplantının hangi somut mesele için istendiğini aynı içerikle öğrenir.

TMK m.79 uyarınca genel kurulda gündemdeki konular görüşülür; toplantıda hazır bulunan üyelerin en az onda birinin yazılı istemi üzerine gündeme konu eklenmesi kuralı ayrıca vardır. Başlangıçtaki beşte bir çağrı talebi ile toplantı sırasındaki onda bir gündem ekleme istemi farklı işlemlerdir. Çağrı dilekçesinde önemli konuları yazmadan bırakıp bunların toplantıda kendiliğinden ele alınacağını kabul etmek doğru hazırlık yöntemi değildir.

Yönetim kuruluna sunulacak ortak başvuru örneği

Aşağıdaki metindeki köşeli parantezler gerçek kayıtlarla doldurulur. Gerekçe kısmına yalnız doğrulanmış olaylar yazılır. İmza sayfası ayrı hazırlanıyorsa ana dilekçeyle aynı tarih ve gündeme bağlanır. İletişim için bir üyenin belirtilmesi, diğer üyelerin iradesi yerine onun tek başına karar vereceği anlamına gelmez.

Dernek olağanüstü genel kurul çağrısı dilekçesini Word olarak indir. Dosyanın ikinci sayfası ortak imza için çoğaltılır; üçüncü sayfa teslim ve işlem takibinde kullanılır. Başvuruya eklenmeyecek kişisel takip notları derneğe verilen nüshadan ayrılır.

İmza çizelgesi hangi bilgileri taşımalıdır?

İletişim kişisi ve temsil yetkisi birbirinden ayrılır

Dilekçede bir üyenin iletişim kişisi olarak gösterilmesi, o üyeye diğer imzacıların taleplerini değiştirme veya onlar adına toplantıda oy kullanma yetkisi vermez. İletişim satırının amacı, yönetimin cevabının ve eksiklik bildirimlerinin ulaşacağı adresi belirlemektir. Ortak istemden vazgeçme, gündem değiştirme veya imza listesine yeni kişi ekleme işlemleri bu satırdan çıkarılan varsayımsal bir yetkiyle yürütülmez. Dosyayı teslim eden kişinin yaptığı işlem ile ortak metni imzalayanların iradesi ayrı ayrı kayda geçirilir.

Dernek üyesi tüzel kişi adına imza atılıyorsa tüzel kişinin üyeliği ile imzayı atan gerçek kişinin temsil sıfatı birlikte gösterilir. Kurumun adı yerine yalnız temsilcinin adını yazmak, üye sayısında aynı tüzel kişinin birden fazla kişi gibi görünmesine yol açar. Temsil belgesinin tarihi ve kapsamı kaydedilir. Temsilci değişikliği varsa eski imza sirküleri veya önceki görevlendirme belgesinin güncel yetkiyi gösterdiği kabul edilmez; başvuru tarihindeki yetki belgesi dosyaya alınır.

Çizelgenin üstünde derneğin tam adı, ana dilekçenin tarihi ve ortak gündemin tanımı yer almalıdır. Her satırda sıra numarası, üyenin adı soyadı, üyelik numarası ve imzası bulunur. Üyelik numarası bilinmiyorsa bilgi uydurulmaz; kişinin kayıttan ayırt edilmesini sağlayacak gerekli açıklama hazırlanır. Bütün üyelerin kimlik fotokopilerini ve ilgisiz kişisel belgelerini gelişigüzel çoğaltmak yerine üyelik ve imza doğrulamasına hizmet eden kayıtlar seçilir.

Çizelge bir destek kampanyası listesi gibi düzenlenmemelidir. “Derneğimizi destekliyorum” açıklamasına atılan imza, belirli gündemle olağanüstü toplantı isteyen irade açıklamasının yerine geçirilmez. Her imza sahibine ana metin ve gündem gösterilir. İmza sayfasının altındaki toplam, diğer sayfalarla karşılaştırılır. Boş satırların sonradan doldurulmasını önlemek için teslim edilen çizelgenin boş kalan bölümleri kapatılır ve dosyanın bir örneği saklanır.

Başvuru nasıl teslim edilir ve tarih nasıl korunur?

Dilekçenin muhatabı dernek yönetim kuruludur. Dernek merkezine elden sunuluyorsa başvuranda kalacak nüshaya teslim tarihi, teslim alanın adı ve sıfatı ile alınan eklerin sayısı yazdırılır. Yalnız ana sayfanın alındığını gösteren kayıt, imza eklerinin de teslim edildiğini her zaman açıklamaz. Bu nedenle alındı metninde toplam sayfa ve imza çizelgesi açıkça belirtilmelidir. Teslim belgesinin fotoğrafı yanında okunaklı aslı veya güvenilir kopyası da saklanır.

Posta veya noter aracılığı seçilmişse gönderi içeriği ile teslim belgesi birbirinden ayrılmadan dosyalanır. Yalnız gönderi takip ekranı, zarfın içinde hangi gündemin ve kaç imzanın bulunduğunu göstermez. Gönderilen metnin tam kopyası ve ek listesi korunmalıdır. Noter yolunun seçilmesi, m.75 başvurusunda her durumda noter onayının zorunlu olduğu anlamına gelmez. Kanunun aradığı yazılı istemin ve yönetim kuruluna ulaşmasının ispatı başvurunun merkezindedir.

Elektronik gönderim kullanılacaksa imzalı ortak istemin hangi dosyayla, hangi muhataba ve ne zaman iletildiği belirlenmelidir. Mesaj grubuna yazılan kısa bir duyuru veya yalnız ekran görüntüsü, eksik imzaları tamamlamaz. Yönetim kurulunun başvuruyu aldığına ilişkin yanıt, ek dosyalarla birlikte saklanır. Teslim yöntemi ne olursa olsun, sonradan açılan farklı bir dosyayı eski gönderinin ekiymiş gibi göstermemek için dosya adları ve sürümleri tutarlı tutulur.

Otuz günlük toplantı kuralı ile çağrı süresi ayrıdır

Dernekler Yönetmeliği m.13, beşte bir yazılı istem üzerine olağanüstü toplantının otuz gün içinde yapılmasını düzenler. Bu hüküm yalnız otuzuncu gün çağrı kararı alınması şeklinde okunmamalıdır. Yönetim, toplantı gününü belirlerken çağrının önceden yapılmasına ilişkin m.14 düzenini de gözetir. Üyelere en az on beş gün önce gün, saat, yer ve gündem bildirilmesi gerekir. İki süre birlikte planlandığında teslim tarihinin neden önemli olduğu ortaya çıkar.

İlk toplantıda çoğunluk sağlanamazsa yapılacak ikinci toplantının bilgileri de çağrıda belirtilir; iki toplantı arasında yedi günden az ve altmış günden fazla süre bulunamaz. Bu bilgiler çağrı belgesinin kontrolünde kullanılır. Üyelerin dilekçesinde önerilen tarih yer alması ise yönetim kurulunun usulüne uygun çağrı görevini ortadan kaldırmaz. Dernek merkezindeki teslim günü, çağrının duyurulduğu gün ve toplantı günü takip formunda ayrı satırlara kaydedilmelidir.

Yönetimin cevabı geldiğinde ne karşılaştırılır?

Gündem eki ile delil listesi aynı belge değildir

Gündem eki, genel kurulun hangi konuları görüşmesinin istendiğini gösterir. Delil listesi ise dilekçede açıklanan olayları hangi belgelerin doğruladığını belirtir. Başvurunun okunmasını kolaylaştırmak için her gündem maddesinin yanına ilgili belge numarası yazılabilir. Yönetim kurulu kararının görüşülmesi isteniyorsa karar tarihi ve numarası belirtilir; elde olmayan kararın içeriği tahmin edilmez. Üyelerin bilgi sahibi olmadığı ayrıntıları kesinmiş gibi eklemek yerine, incelenmesi istenen işlem açıkça tanımlanır ve eldeki belgenin sınırı belirtilir.

Bir hesap döneminin görüşülmesi talep edildiğinde, farklı yıllara ait makbuz ve kayıtlar tarihsiz bir yığın hâlinde sunulmaz. Belgeler dönem ve işlem sırasına göre düzenlenir. Aynı belgenin birden çok kopyası ek sayısını artırmak için kullanılmaz. Asıl belgenin nerede bulunduğu, sunulanın kopya olup olmadığı ve eksik sayfa bulunup bulunmadığı belirtilir. Dilekçenin gerekçesi ile ekler arasındaki bu bağ, yönetimin cevabını da somut belge üzerinden değerlendirmeyi sağlar.

Çağrı talebi yönetimi kendiliğinden görevden almaz

Organların değiştirilmesi gündemde yer alsa bile üyelerin dilekçe vermesi mevcut organların görevini aynı anda sona erdiren bir karar değildir. TMK m.80 genel kurulun organ seçme ve denetleme görevini düzenler. Başvuruda genel kuruldan beklenen işlem açıklanırken, henüz yapılmamış seçimin sonucu olmuş gibi yazılmaz. İmza çizelgesinin “yeni yönetim kurulu kararı” başlığıyla düzenlenmesi veya derneğin temsil yetkisinin bu çizelgeye dayanılarak kullanılması çağrı isteminin kapsamını aşar.

Yanıt veya çağrı alındığında ilk kontrol yalnız toplantı tarihine bakmak değildir. Dernek adı, gündem, ilk ve ikinci toplantı bilgileri, duyuru yöntemi ve başvuruyla bağlantı birlikte okunur. Talep edilen gündemden bir madde çıkarılmışsa hangi maddenin çıkarıldığı somut olarak kaydedilir. Yeni bir gündem eklenmişse bunun imzacıların ortak istemi olarak gösterilip gösterilmediği ayrılır. Düzeltme istenirken ilk dilekçenin tarihi ve ilgili gündem numarası kullanılır.

Yönetim, imza sayısını yetersiz bulduğunu bildirirse yalnız “çoğunluk vardır” cevabı verilmemelidir. Hesaba katmadığı kişileri, esas aldığı toplam üyeyi ve gerekçe gösterdiği kayıtları açıklaması istenir. Başvuru dosyasında her tartışmalı kişi ayrı satırda izlenir. Üyelikten ayrılan kişinin durumu değerlendirilirken yazılı ayrılma bildiriminin tarihi ve ulaşması incelenir. Ayrılma işlemi için sitedeki dernek üyeliğinden istifa dilekçesi açıklamaları ayrıca kullanılabilir.

Çağrı yapılmazsa başvuru dosyası neden önem taşır?

TMK m.75/2 uyarınca yönetim kurulu genel kurulu toplantıya çağırmazsa üyelerden birinin başvurusu üzerine sulh hâkimi üç üyeyi çağrı yapmakla görevlendirir. Kanun, bu aşamadaki başvuruyu yeniden bütün imzacıların birlikte yapmasına bağlamaz. Bununla birlikte, ilk beşte birlik istemin varlığı ve yönetimin çağrı yapmaması dosyada gösterilmelidir. Ortak dilekçe, imza listesi, üyelik kayıtları, teslim belgesi ve yönetimin cevabı bu nedenle birlikte korunur.

Dernek yönetimine sunulan metni yalnız başlığını değiştirerek mahkemeye vermek yeterli bir hazırlık değildir. Yargısal istem, çağrı için üç üye görevlendirilmesi sonucunu açıkça belirtmeli ve önceki işlemleri belgeleriyle ortaya koymalıdır. Bu yazıdaki Word dosyası o yargısal başvurunun yerine geçmez. Toplantı ve karar yeter sayıları ile sonraki aşamaların genel çerçevesi için dernek olağanüstü genel kurulunun toplanması rehberine bakılabilir.

Sık sorulan sorular

Tek üyenin yönetim kuruluna dilekçe vermesi yeterli midir?

Üyelerin istemine dayalı olağanüstü toplantı için m.75’teki beşte bir şartı karşılanmalıdır. Bir kişinin dilekçeyi fiziken teslim etmesi ile yalnız o kişinin talepte bulunması farklıdır. Teslim eden üye, diğerlerinin imzalarını ve ortak gündemi içeren dosyayı sunabilir. Mahkemeden üç üye görevlendirilmesini isteyen sonraki başvuruda ise m.75/2 üyelerden birinin başvurusunu düzenler.

İmza verenler toplantıda belirli yönde oy kullanmak zorunda mıdır?

Çağrı istemi, belirtilen konuların genel kurul önüne getirilmesini amaçlar. Bu istem toplantıda kullanılacak oyların peşinen kullanıldığı bir karar tutanağı değildir. Dilekçeye imza atanların tümünün belirli bir kişiyi seçtiği veya belirli bir işlemi onayladığı sonucu çıkarılmaz. Metindeki talep toplantı çağrısıyla sınırlandırılır; bir karar önerisi varsa bunun öneri olduğu açıkça belirtilir.

İmza sayısı toplantı ve karar yeter sayısının yerine geçer mi?

Geçmez. Beşte bir, üyelerin olağanüstü toplantı istemindeki eşiğidir. Toplantının açılması ve gündemdeki kararın alınması başka kurallara tabidir. TMK m.78 toplantı yeter sayısını, m.81 karar yeter sayısını düzenler. Başvuru dosyasındaki imzalar hazırun listesi veya toplantı tutanağı olarak kullanılmaz; her belge kendi aşamasında gerçek katılımı ve işlemi gösterir.

Resmî dayanaklar ve dosyanın son kontrolü

Kanun hükümleri için 4721 sayılı Türk Medenî Kanunu’nun resmî metninde m.69, m.73, m.75, m.78, m.79 ve m.81 birlikte okunabilir. Otuz günlük toplantı ve çağrı usulü, İçişleri Bakanlığının genel kurul toplantıları açıklamasının olağanüstü toplantı ve çağrı bölümlerinde de gösterilmektedir. Bu sayfadaki başvuru, Dernekler Yönetmeliği m.13 ve m.14 kapsamındaki çağrı aşamasıyla sınırlıdır.

Teslimden önce dernek unvanını tüzükle, toplam üye sayısını tarihli kayıtla, imza sayısını tekilleştirilmiş çizelgeyle ve gündemi bütün imzacıların gördüğü metinle karşılaştırın. Dilekçe ile eklerdeki tarih ve sayfa numaralarının tutarlı olduğunu doğrulayın. Son kontrol, yalnız yazım düzeltmesi değildir: talep edilen toplantının konusu, başvuran üyelerin iradesi ve teslim edilen belgeler aynı dosyada birbirini doğrulamalıdır.