İcra Dosyasında Kapalı İnfaz Ne Demek? 2026 Rehberi

Kapalı infaz kaydı neden tek başına yeterli değildir?

İcra takibinde ekranın gösterdiği durum ile alacağın maddi hukuk bakımından sona ermesi farklı konulardır. Para borcu ödendiğinde ödemenin kapsamı belirlenir; alacaklı yalnız takipten vazgeçtiğinde ise vazgeçme beyanının içeriği incelenir. Dosyanın başka bir birime gönderilmesi, işlemsiz bırakılması veya teknik olarak kapalı listede görünmesi, kendiliğinden bütün borcun ödendiği anlamına gelmez. Bu nedenle “kapalı”, “kapalı infaz” ve “takipsizlik” ifadeleri birbirinin yerine kullanılmamalıdır. Bir kaydın gerçek sonucu, dayanağındaki işlemle birlikte açıklanır.

2004 sayılı İcra ve İflas Kanunu m.8, icra dairesinin işlem, talep ve beyanlarını tutanağa bağlamasını; kararlarını gerekçeli şekilde tutanağa yazmasını düzenler. İlgililer tutanakları inceleyebilir ve örnek alabilir. Aynı Kanun’un m.8/a hükmü elektronik kayıtların UYAP üzerinden yürütülmesinin temelini oluşturur. Dolayısıyla inceleme, yalnız telefon ekranındaki kısa başlığa değil, elektronik dosyada bulunan belgelere yöneltilmelidir. “Borç kapandı” sözlü bilgisi alınmış olsa dahi hangi esas numarası ve hangi kapsam için söylendiği yazılı evrakla karşılaştırılmalıdır.

Borcun sona erdiğini anlamak için hangi belgeler gerekir?

Dosya kapağı, takip talebi, ödeme veya icra emri, tahsilat makbuzları, alacaklı beyanları ve kapanış tutanağı birlikte değerlendirilir. Dosya kapağı doğru dosyayı bulmaya; takip talebi istenen alacağın ne olduğunu belirlemeye; makbuz ödeme hareketini görmeye yarar. Kapanış tutanağı ise müdürlüğün hangi sebeple işlem yaptığını gösterir. Bunlardan yalnız birini görmek, diğer belgelerdeki farklılığı ortadan kaldırmaz. Örneğin bir banka dekontu paranın gönderildiğini gösterir; dosyanın tüm kalemleriyle kapatıldığını tek başına göstermez.

Belgede borçlu, alacaklı ve varsa vekil bilgilerinin uyuşmasına dikkat edilmelidir. Dosyadaki alacak devredilmişse yeni alacaklının kaydı, ödeme başka kişi tarafından yapılmışsa ödemenin hangi borca ait olduğu ayrıca belirlenir. Eski esas numarasıyla yeni esas numarası arasındaki devir veya birleştirme bağlantısı gözden kaçırılmamalıdır. Belgenin yalnız kırpılmış fotoğrafını değil, okunabilir tam örneğini saklamak sonradan çıkan hesap ve kimlik uyuşmazlıklarında daha sağlıklı inceleme sağlar.

UYAP’ta kapalı infaz görünen dosya nasıl incelenir?

e-Devlet İcra Dosyası Sorgulama hizmeti ve UYAP Vatandaş Portal kişisel dosya bilgilerine erişim için resmî başlangıç noktalarıdır. Kimlik doğrulamasından sonra ilgili icra kaydı bulunur. Portalın sürümüne göre menü adları değişse de esas numarası, taraf bilgileri, safahat ve erişilebilir evraklar karşılaştırılır. Bakanlığın sunulan hizmetler açıklaması, açık ve kapalı dava ve icra dosyalarının sorgulanabildiğini belirtir.

Yalnız açık dosya filtresi seçiliyse kapanan dosya sonuçlarda görünmeyebilir. Ayrıca dosya gizleme özelliği ile hukuken kapanış farklı işlemlerdir; ekrandan gizlemek borcu silmez. Dosyaya erişilemiyorsa icra dairesine dosya numarasıyla başvurularak ilgililik sıfatı çerçevesinde örnek talep edilir. Ekran görüntüsünün alındığı tarih, dosyadaki son işlem tarihiyle birlikte kaydedilmelidir. Genel kullanım adımları için icra dosyası sorgulama rehberi ayrı olarak incelenebilir.

Kısmi ödeme hangi kalemden düşülür? TBK 100, 101 ve 102

TBK m.100/1, kısmi ödemenin ana borçtan düşülmesini faiz ve giderlerin durumuyla birlikte düzenler. Borçlu faiz veya giderleri ödemede gecikmemişse yaptığı kısmi ödemeyi ana borçtan düşme hakkına sahiptir. Gecikmiş faiz ve giderler bulunan hesapta ise gönderilen paranın tamamını otomatik olarak ana paradan indirmek doğru değildir; önce bu kalemlerin karşılanması, kalan ödemenin ana borca etkisi belirlenir. Dosyanın kapalı görünmesi bu hesap sırasının incelenmesini gereksiz kılmaz.

Varsayımsal mahsup örneği: Hesap günü ana para 100.000 TL, ödenmesinde gecikilmiş faiz 10.000 TL ve aynı nitelikte gider 2.000 TL olsun. 20.000 TL ödeme yapıldığında önce toplam 12.000 TL faiz ve gider karşılanır; kalan 8.000 TL ana paraya gider ve ana para 92.000 TL kalır. Örnekte başka harç, masraf, ödeme veya farklı geçerli hesap olgusu bulunmadığı varsayılmıştır. Bu bir gerçek dosya kapak hesabı değildir; ana parayı doğrudan 80.000 TL’ye indirmenin neden farklı sonuç verdiğini gösterir.

Aynı alacaklıya birden fazla borç varsa TBK m.101 uygulanır. Borçlu ödeme sırasında hangi borcu ödediğini bildirir. Açıklama yoksa, borçlunun derhâl itiraz etmediği alacaklı makbuzunda gösterilen borç esas alınır. Bu nedenle dekontun açıklaması, sözleşme veya fatura numarası ve alacaklının makbuzu birlikte saklanır. Birden fazla takipte aynı alacaklı adının bulunması, ödemenin bütün dosyalara eşit dağıtılması gerektiği anlamına gelmez. Borcun seçilmesi ile seçilen borç içinde faiz ve ana para mahsubu ayrı sorulardır.

Geçerli açıklama veya makbuzda belirleme bulunmuyorsa TBK m.102’nin tamamlayıcı sırası devreye girer: Önce muaccel borç; birden fazla muaccel borçta borçluya karşı ilk takip edilen borç; takip yapılmamışsa vadesi önce gelen borç esas alınır. Vadeleri aynı olan birden fazla borçta oransal mahsup yapılır. Hiçbir borç muaccel değilse güvencesi en az olan borç dikkate alınır. Somut sözleşme, ödeme bildirimi ve emredici hükümler incelenmeden bu varsayılan sıra her olaya koşulsuz uygulanmaz.

Kapak hesabında ödeme tarihi, mahsup edilen kalem, kalan ana para ve sonrasındaki faiz dönemi ayrı gösterilmelidir. İİK m.15 uyarınca icra harçları kanunla belirlenir; TBK’daki mahsup sırası harç borcunu kendiliğinden kaldırmaz. Eski hesap dökümü yerine, ödemelerin işlendiği tarihe göre güncellenmiş hesap istenir. Dayanak: 6098 sayılı Türk Borçlar Kanunu m.100-102 ve İİK m.15.

Haricen ödeme, ibra ve takipten vazgeçme: TBK 132 ve Harçlar Kanunu 23

İcra dairesi dışında alacaklıya veya tahsil yetkisi bulunan kişiye yapılan ödemenin hangi borca ait olduğu belgelenmelidir. Dekont, alacaklının makbuzu ve dosyaya sunulan tahsil beyanı birbirini doğrulamalıdır. TBK m.101 uyarınca ödeme sırasında hangi borcun ödendiğinin belirtilmesi, aynı alacaklıya birden fazla borç bulunan olayda önem taşır. Müdürlüğün bütün dış ödeme hareketlerinden kendiliğinden haberdar olduğu kabul edilmez; İİK m.8 kapsamındaki dosya tutanağı ve hesapta ödemenin karşılığı aranır.

TBK m.132’deki ibra bir sözleşmedir: Tarafların anlaşmasıyla borcun tamamı veya bir bölümü ortadan kaldırılır. Takip dosyasında yalnız bir haczin kaldırılmasının istenmesi, bütün maddi alacakların ibra edildiğini tek başına göstermez. Aynı şekilde takipten vazgeçme beyanı ile alacağın kendisinden vazgeçme sonucu eşitlenmez. Hangi borcun, ana para ve fer’ileriyle hangi kapsamda sona erdirildiği; anlaşmanın koşula bağlanıp bağlanmadığı metinden belirlenir.

Genel ibra kuralının özel istisnası: İşçinin işverenden alacağına ilişkin ibra sözleşmesinde TBK m.420/2 yazılılık, iş sözleşmesinin sona ermesinden itibaren en az bir ay geçmiş olması, alacağın tür ve tutarının açıklığı ve hak tutarının eksiksiz biçimde banka aracılığıyla ödenmesi koşullarını birlikte arar. Bunları taşımayan ibra kesin hükümsüzdür. M.420/3’te, gerçek tutarda ödeme içermeyen belgenin belirtilen miktarla sınırlı makbuz etkisi ve banka yoluyla ödeme şartı ayrıca düzenlenir. Dolayısıyla ‘dosyayı kapatacağız’ mesajı her işçilik alacağını sona erdiren geçerli ibra gibi sunulamaz. Özel usule tabi sulh veya arabuluculuk anlaşmasının niteliği ayrıca incelenir.

492 sayılı Harçlar Kanunu m.23, icra takibinden vazgeçmenin tutanağa geçirilmesinde, vazgeçilen miktara ait tahsil harcının yarısının alınmasını düzenler. Haczedilen mal satılıp paraya çevrildikten sonraki vazgeçmede tahsil harcı tam alınır. Bu nedenle tarafların anlaşması, kamuya ait harç yükümlülüğünü kendiliğinden sıfırlamaz. İşlemin gerçek niteliği, takip aşaması, özel muafiyetler ve uygulanacak tarife belirlenmeden bütün kapanışlara aynı sabit ücret yazılamaz.

Asıl borç sona ermişse TBK m.131 de uygulanır. İfa veya başka nedenle sona eren asıl borca bağlı rehin, kefalet, faiz ve ceza koşulu kural olarak sona erer. İşlemiş faiz ve ceza koşulunun istenmesi ise hakkın sözleşmeyle, ifa anına kadar yapılan bildirimle veya durum ve koşullardan anlaşılan şekilde saklı tutulmasına bağlıdır. Taşınmaz rehni, kıymetli evrak ve konkordatoya ilişkin özel hükümler korunur. Bu nedenle ‘faiz anlaşmada yazmıyorsa her durumda ayrıca alınır’ şeklinde bir sonuç kurulamaz.

Varsayımsal belge kontrolü: Ana para için indirim kararlaştırılan anlaşmada önce borcun ne kadarlık bölümünün sona erdiği bulunur. Ardından işlemiş faiz ve ceza koşulu için saklı tutma kaydı veya bu sonucu gösteren koşullar incelenir. Yargılama gideri ve icra harcı gibi kendi hukuki dayanağı olan kalemler de ayrıca ayrıştırılır. Bir kapanış mesajı yerine anlaşma, ödeme, saklı tutma bildirimi ve tutanak birlikte değerlendirilir. Kaynaklar: TBK m.101, 131, 132 ve 420, Harçlar Kanunu m.23 ve İİK m.8.

Birden fazla dosya veya borçlu varsa kapanış nasıl okunur?

Aynı bankaya ait iki farklı sözleşme, farklı alacaklılara ait takipler veya aynı kişi hakkında farklı icra dairelerinde açılan dosyalar birbirinden ayrılmalıdır. Bir dosyanın kapalı infaz statüsüne geçmesi diğer dosyaları kapatmaz. Aynı alacağın başka numaraya aktarıldığı ileri sürülüyorsa bu bağlantı devir veya gönderme evrakından doğrulanır. Sadece alacaklı adının benzemesi dosyaların aynı borca ait olduğunu kanıtlamaz; sözleşme tarihi, takip dayanağı ve talep edilen tutar da eşleştirilir.

Bir takipte birden çok borçlu bulunması hâlinde yapılan ödemenin ortak borca etkisi ile ödeme yapan kişinin diğer borçlulara başvurma hakkı farklı konulardır. Dosyanın tüm borçlular yönünden mi, belirli bir kişi veya alacak kalemi yönünden mi sonuçlandığı anlaşılmalıdır. Kefil, asıl borçlu veya birlikte borçlu sıfatları rastgele birbirine dönüştürülemez. Kapanış belgesinde kapsam açık değilse, imzalanan sözleşme ve dosyadaki taraf sıfatı üzerinden açıklama talep edilmesi gerekir.

Kapalı infaz yazmasına rağmen haciz neden görünüyor?

İcra dosyası ile banka, tapu veya araç sicilindeki haciz kayıtları farklı kayıt alanlarıdır. Dosya kapanmışken kaldırma yazısının düzenlenmesi, gönderilmesi ya da muhatap kurumda uygulanması ayrıca kontrol edilmelidir. Önce görünen haczin bu dosyaya ait olup olmadığı belirlenir. Başka bir icra dosyasından veya başka bir hukukî sebeple konulan kısıtlama, incelenen dosyanın kapanmasıyla kaldırılmaz. Birden fazla haciz olduğunda tek yazı bütün kayıtları temizleyen genel bir talimat değildir.

Dosyada haczin kaldırılmasına ilişkin talep, müdürlük kararı, gönderilen yazı ve kurum cevabı aranır. Bu yazılardaki esas numarası ile sicildeki haciz numarası eşleşmelidir. Kaldırma talebinin yalnız hazırlanmış olması işlemin muhatapta tamamlandığını göstermez. Satış, kredi başvurusu veya taşınmaz devri öncesinde güncel sicil sorgusu yapılması bu nedenle önemlidir. Haciz kaldırma sürecinin ayrıntıları, bu dosya statüsü rehberinden farklı olarak borç ödendikten sonra haczin kaldırılması yazısında ele alınır.

Banka blokesi ve kredi değerlendirmesi ayrı kontrol edilir

Hesaptaki kullanılamayan bakiyenin sebebi bankadan öğrenilmeden, bütün blokelerin icra dosyasından kaynaklandığı kabul edilmemelidir. Bankanın kendi alacağına ilişkin sözleşmesel işlem, başka bir dosyadaki haciz veya farklı makamın tedbiri farklı değerlendirme gerektirir. Kapanan dosyanın esas numarasını içeren yazı bankaya gönderilmişse, bankanın bu yazıyı hangi kayıt üzerinde uyguladığı sorulur. Dosya kapanış ekranının müşteri hizmetlerine iletilmesi tek başına yanlış dosyaya bağlı blokeyi çözmeyebilir.

Benzer biçimde, icra dosyasının kapanması bütün kredi değerlendirme kayıtlarının aynı anda değişeceği ya da yeni kredi başvurusunun mutlaka kabul edileceği anlamına gelmez. Bu rehber kredi notu veya kredi onayı garantisi vermez. Kullanılan verinin hatalı olduğu düşünülüyorsa önce ilgili kuruluşun hangi bilgiyi esas aldığı belirlenir; veri düzeltme başvurusu ile icra müdürlüğündeki talep birbirine karıştırılmaz. Belge takibi somut kayıt üzerinden yürütülür.

Kapanıştan sonra ikinci ödeme veya kesinti: iade isteminin dayanağı

Önce kesintinin hangi dosyaya ve hangi döneme ait olduğu bulunur. İşveren bordrosundaki kesinti tarihi, banka havalesi ve icra veznesine giriş tarihi farklı işlemlerdir. İİK m.8 kapsamında dosyadaki tahsilat ve ödeme tutanakları istenir. Para hâlen dosyada mı, alacaklıya aktarılmış mı, başka bir borca mı mahsup edilmiş soruları cevaplanmadan sadece kapanış ekranına dayanarak iade tutarı belirlenmez.

Genel hükümlere göre sebepsiz zenginleşme isteminde TBK m.77 uygulanır: Haklı sebep olmadan başkasının malvarlığından zenginleşen kişi bu zenginleşmeyi geri vermekle yükümlüdür. Borçlanılmamış edimin kendi isteğiyle ödenmesinde ise TBK m.78/1, ödeme yapanın kendisini borçlu sanarak ifada bulunduğunu ispatını arar. Aynı maddenin ikinci fıkrası, zamanaşımına uğramış borcun veya ahlaki ödevin ifasından doğan zenginleşmenin geri istenemeyeceğini düzenler. Dolayısıyla her ödeme sonrası pişmanlık, iade hakkı doğurmaz.

Varsayımsal örnek: Borcu sona erdiren ilk 50.000 TL ödemenin ardından, kişi ilk ödemenin ulaşmadığını sanarak kendi isteğiyle aynı borç için tekrar 50.000 TL göndermiş olsun. İncelemede iki dekont, alacaklının hesabına girişler, ilk ödemenin borcu kapattığını gösteren belge ve ikinci ödemenin yanılgı sonucu yapıldığını gösteren kayıtlar karşılaştırılır. Başka bir borç, geçerli mahsup veya farklı bir hukuki sebep varsa aynı iade sonucu otomatik çıkarılmaz. İcra zoruyla tahsil edilen ödeme ile bu gönüllü ikinci transfer de aynı kategori değildir.

TBK m.82, sebepsiz zenginleşmeden doğan istem için geri isteme hakkının öğrenilmesinden itibaren iki yıl ve her hâlde zenginleşmeden itibaren on yıllık zamanaşımı öngörür. Bu süreler bütün icra itirazlarının ortak süresi değildir. TBK m.78/3 diğer kanunların geri isteme hükümlerini saklı tutar. Özellikle İİK m.33’ün son fıkrası, borçlu olmadığı parayı ödemek zorunda kalan kişinin m.72 uyarınca istirdat davası hakkını ayrıca korur. Özel icra yolu ve koşulları belirlenmeden kişiye yalnız genel iki yıllık süreye güvenmesi söylenemez.

İlamın kaldırılması veya bozulmasından sonra icranın iadesi ise İİK m.40 kapsamındaki ayrı meseledir; sonraki kesin hükmün borcun bulunmadığını veya daha az olduğunu göstermesi şartı atlanmaz. Bu konu mahkeme kararının infazı ve icranın iadesi bölümünde açıklanmıştır. Dayanaklar: TBK m.77, 78 ve 82 ile İİK m.8, 33 ve 40.

Yanlış kapanışta şikâyet ile ödenmiş borca dayalı başvuru ayrımı

İcra müdürlüğünün işlemi şikâyet ediliyorsa İİK m.16 uygulanır. Genel şikâyet süresi, işlemin öğrenilmesinden itibaren yedi gündür. Bir hakkın yerine getirilmemesi veya sebepsiz sürüncemede bırakılması için ikinci fıkrada süresiz şikâyet düzenlenmiştir. Ancak verilmiş bir ret kararına karşı her başvuru bu istisnaya sokulamaz. Önce hangi işlemden, hangi tarihte haberdar olunduğu ve şikâyetin hangi hukuka aykırılığa dayandığı belirlenir.

İİK m.8 gereğince müdürlüğün işlem ve kararının tutanağı istenir. Başvuruda ‘dosyam yanlış kapandı’ ifadesiyle yetinilmez; kapanışın tarih ve dayanağı, hesaba alınmadığı ileri sürülen makbuz ve talep edilen düzeltme açıkça gösterilir. İİK m.17 şikâyet üzerine işlemin bozulması veya düzeltilmesi ile yerine getirilmeyen işlemin yapılmasının emredilmesini düzenler. Müdürlüğe tekrar aynı dilekçeyi vermek, geçmiş şikâyet süresini kendiliğinden yeniden başlatmaz.

İlamlı takipte ödeme iddiası için İİK m.33’ün özel rejimi vardır. Hükümden sonra doğan ve icra emrinin tebliğinde mevcut olan itfa veya imhal iddiasında, borçlu icra emrinin tebliğinden itibaren yedi gün içinde icra mahkemesine başvurur. Birinci fıkra; yetkili makamca düzenlenmiş veya usulüne uygun tasdik edilmiş yahut icra dairesi, icra mahkemesi veya mahkeme önünde ikrar edilmiş senetle ispat koşulunu düzenler. Mahkeme hükmünün esasını yeniden tartışmak ile hüküm sonrası ödemenin ileri sürülmesi farklıdır.

İcra emrinin tebliğinden sonra gerçekleşen ödeme bakımından m.33/2, itfa, imhal veya zamanaşımına dayanan geri bırakma isteminin her zaman yapılmasını düzenler. Bununla birlikte ödeme veya süre verme iddiası, maddede belirtilen noterlikçe düzenlenmiş veya tasdik edilmiş belge yahut icra tutanağına dayanmalıdır. Bu nedenle ‘yedi gün geçtiyse sonraki ödeme hiçbir şekilde ileri sürülemez’ de, ‘her WhatsApp mesajı bütün ispat şartlarını karşılar’ da doğru değildir. Olayın zamanı ile sunulan belgenin niteliği birlikte belirlenir.

Başvuru icrayı otomatik durdurmaz. İİK m.22 gereğince icra mahkemesi karar vermedikçe şikâyet icrayı durdurmaz. Ayrıca m.33 kapsamındaki ödeme nedeniyle geri bırakma ile m.36 kapsamındaki kanun yolu başvurusuna bağlı geri bırakma farklı usullerdir. Dilekçede hangi yola başvurulduğu ve varsa durdurma talebi açık yazılmalıdır. Takibin ilamlı olmadığı hâllere, m.33’ün süre ve belge hükümleri otomatik uygulanmaz; takip türünün kendi başvuru yolu seçilir.

Örnek: ekran kaydı ile belgeleri karşılaştırmak

Aşağıdaki olay anlatımı gerçek bir müvekkil dosyası değil, kontrol yöntemini göstermek için hazırlanmış varsayımsal örnektir. Bir kişi dosya için ilk gün bir ödeme yapmış, daha sonra işvereninden aynı dosyaya kesinti gönderilmiş ve üçüncü gün dosya kapalı infaz olarak görünmüştür. İnceleme yapılırken iki ödemenin makbuzları, hesap tarihi ve kapanış tutanağı yan yana konulur. İşveren kesintisinin hesabın içine alınmadığı görülürse, eksiklik somut tarih ve makbuz numarasıyla açıklanır.

Aynı kişinin başka bankadaki hesabında haciz bulunması, örnekteki kapanışın yanlış olduğunu tek başına göstermez. O bankadan haczin esas numarası istenir; başka dosya çıkarsa inceleme o dosyada yürütülür. Böylece hem gereksiz ikinci ödeme hem de yanlış icra dairesine başvuru önlenir. Örneğin amacı sonuç veya iade garantisi vermek değil, hangi belgenin hangi soruyu cevapladığını göstermektir. Gerçek dosyada hesap ve hukukî nitelendirme belgelere göre yapılır.

İcra dairesine başvurmadan önce hazırlanacak bilgiler

Başvuru, icra dairesinin tam adı ve yıl/esas numarasıyla başlamalıdır. Talepte bulunanın dosyadaki sıfatı, açıklanması istenen kapanış işleminin tarihi ve hangi belgenin örneğinin talep edildiği açık yazılmalıdır. Ödeme iddiası varsa dekont veya makbuz eklenir; devam eden haciz varsa ilgili banka veya sicilin işlem bilgisi belirtilir. Gereksiz kişisel veriler ve konu dışı belgeler eklemek yerine uyuşmazlığı gösteren okunabilir belgeler seçilir.

Örneğin “dosyamı kapatın” şeklindeki genel bir talep yerine, kapanış kaydına dayanak kararın, tahsilat dökümünün ve belirli bankaya gönderilen haciz kaldırma yazısının örneği istenebilir. Ancak hazır bir açıklama metni, süresi dolmak üzere olan şikâyet veya dava başvurusunun yerine geçmez. Başvurunun kayıt numarası saklanır; elektronik işlemde gönderimin tamamlandığını gösteren kayıt kontrol edilir. Yalnız evrakı bilgisayarda hazırlamak veya sisteme yüklemek, kabul ve kayıt işleminin tamamlandığını ispatlamaz.

Kapanan icra dosyası neden tamamen silinmez?

Bir takibin sona ermesi, işlem geçmişinin yok edilmesini gerektiren bir talimat değildir. Kapanış, geçmiş tahsilatlar, taraf beyanları ve kaldırma yazıları daha sonra ortaya çıkan uyuşmazlığın açıklanmasında kullanılabilir. Vatandaş Portal’daki dosya gizleme özelliği de kaydın hukukî ve teknik olarak silinmesi anlamına gelmez. Bu nedenle ekranda geçmiş bir dosyanın bulunması, tek başına yeni veya ödenmemiş borç bulunduğu sonucunu doğurmaz.

Ödeme ve kapanış belgelerini güvenli bir yerde, esas numarasıyla adlandırılmış dosyada saklamak uygundur. Belgeleri herkese açık paylaşım bağlantısına koymamak, T.C. kimlik numarası ve banka bilgilerinin yayılmasını önler. Sonradan aynı borçla ilgili yeni bir talep gelirse eski ödeme belgesi ile yeni talebin dayanağı karşılaştırılır. “Dosya kapalıydı” demek yerine hangi borcun ne zaman ve ne kapsamda ödendiğini göstermek, uyuşmazlığın doğru değerlendirilmesini sağlar.

Alacaklı açısından kapalı infaz kontrolü

Dosya alacaklı yönünden de incelenmelidir. Borçludan bir tutarın tahsil edilmesi, paranın aynı anda alacaklının hesabına geçtiğini göstermez. Dosyanın tahsilat ve ödeme hareketleri ayrılır; alacaklıya yapılan ödeme varsa makbuz veya reddiyat kaydı kontrol edilir. Hesap bilgisinin yanlış olması, değişmesi ya da eksik bildirilmesi hâlinde açıklama dosya üzerinden yapılmalıdır. Bankadaki son hareket ile icra dosyasındaki işlem tutarı karşılaştırılır. Paranın hangi tarihte tahsil edildiği ve hangi tarihte gönderildiği farklı sorulara cevap verir; bu tarihler birbirinin yerine yazılmaz.

Alacak devri yapılmış bir dosyada eski alacaklıya, yeni alacaklıya ve vekile ilişkin kayıtların güncelliği önemlidir. Birden fazla alacak kalemi veya paylaştırma işlemi varsa, dosyaya giren toplam tutarın tamamının tek kişiye ödenmesi gerektiği varsayılmaz. Ödeme bekleyen kişi önce kendi sıfatını ve talebinin dayanağını ortaya koyar. Kapanışın yanlış olduğunu düşünüyorsa hangi hesap hareketinin atlandığını veya hangi talebin karşılanmadığını belirtir. Salt “para gelmedi” açıklaması yerine, banka hesabı bildirimi ile dosyadaki ödeme kaydının birlikte sunulması uyuşmazlığın tespitini kolaylaştırır.

Elektronik belgeyi ekran görüntüsünden ayırmak

UYAP dosyasında bulunan bir tutanağın fotoğrafı ile elektronik imzalı asıl dosyası aynı veri değildir. Ekran görüntüsü hızlı bilgi verir; belgenin bütününü, eklerini ve imza doğrulamasını her zaman içermez. İİK m.8/a güvenli elektronik imza ile oluşturulan verilerin hukukî niteliğini ayrıca düzenler. Belge bir kuruma sunulacaksa kurumun istediği elektronik dosya, doğrulanabilir çıktı veya onaylı örnek türü öğrenilmelidir. Görüntüyü başka dosya biçimine çevirmek, eksik bir imzayı tamamlamaz veya belgeye kendiliğinden resmiyet kazandırmaz.

İndirilen belgeyle birlikte dosya numarası, evrak tarihi ve varsa doğrulama bilgisi korunmalıdır. Okunmayan sayfa, kesilmiş hüküm bölümü veya ekleri eksik bir belge varsa tam örnek istenir. Dosya içeriğini değiştiren düzenlemeler yapılmadan bir çalışma kopyası üzerinde not alınması daha uygundur. Kişisel bilgilerin başka kişilere gönderilmesi gerektiğinde yalnız gerekli bölüm paylaşılır; resmî inceleme için gereken tam nüsha ise güvenli kanaldan iletilir. Bu ayrım, hem belgenin bütünlüğünün korunmasına hem de konu dışı verilerin gereksiz yayılmamasına yardımcı olur.