Kooperatif Bilanço ve Raporlarını İnceleme Talep Dilekçesi

Kooperatif bilanço ve raporlarını inceleme talep dilekçesi, ortağın yıllık genel kurul belgelerine erişebilmesi için yönetim kuruluna sunulur. Dayanak 1163 sayılı Kooperatifler Kanunu m.24 hükmüdür. Yönetim kurulu yıllık faaliyet raporu, bilanço, gelir-gider farkı hesapları ve kanunda belirtilen denetim raporları, yıllık genel kurul toplantısından en az on beş gün önce başlayarak bir yıl süreyle kooperatif merkezinde, varsa şubelerinde ve elektronik ortamda KOOPBİS’te incelemeye hazır tutulur.

Bu dilekçe, kanunda sayılan yıllık belgelerin gerçek içerikleriyle incelenmesini ve erişimdeki eksikliğin giderilmesini ister. Bütün ticari defterlerin, bütün sözleşmelerin veya bütün ortakların kişisel bilgilerinin sınırsız teslimini isteyen bir metin değildir. Ayrıntılı ticari defter ve haberleşme incelemesi m.25 kapsamındaki ayrı izin düzenine tabidir. Aşağıdaki örnek, m.24 belgelerini hesap dönemi ve genel kurul tarihiyle eşleştirir; Word ekleri de sunulan ve eksik kalan belgelerin takibini sağlar.

İnceleme talebinin konusu nasıl belirlenir?

Başlangıç noktası kooperatifin tam unvanı ve başvuranın ortaklık bilgisidir. Aynı site veya proje adıyla anılan farklı tüzel kişilere ait kayıtlar birbirine karıştırılmamalıdır. Dilekçe, ticaret sicilindeki unvanı belirlenen kooperatifin yönetim kuruluna yöneltilir. Ortaklık numarası biliniyorsa yazılır. Bilinmiyorsa uydurma numara kullanılmaz; ortaklığı gösteren mevcut kayıt veya belgenin bilgisi eklenir. Bir aidat makbuzunun hangi kooperatife ait olduğu ayrıca kontrol edilir.

İstenen hesap dönemi açık yazılmalıdır. Yıllık genel kurulun yapıldığı takvim yılı ile görüşülen hesap dönemi farklı olabilir. Bu nedenle yalnız “bu yılın belgeleri” ifadesi yerine raporun ait olduğu yıl veya başlangıç ve bitiş tarihleri belirtilir. Çağrı metninde birden fazla dönem görüşülecekse belgeler dönem bazında ayrılır. Her dönemin faaliyet raporu, bilançosu ve hesapları kendi başlığı altında takip edilir.

1163 m.24 hangi belgeleri kapsar?

İlk belge yönetim kurulu yıllık faaliyet raporudur. İkinci belge bilançodur. Üçüncü grup gelir-gider farkı hesaplarıdır. Dördüncü grupta denetçilerin m.66 ve m.69 hükümlerine uygun düzenleyecekleri raporlar yer alır. Dış denetim, kapsamına giren kooperatifler bakımından değerlendirilir; her kooperatif için var olmayan dış denetim raporu düzenlenmiş gibi gösterilmez. Başvuruda ilgili dönem yönünden mevcut olması gereken raporun hangisi olduğu belirtilir.

Belgenin yalnız adı veya toplantı sunumundaki kısa özeti, raporun tamamının incelenmesiyle aynı değildir. Başvuruda kanunda sayılan belgelerin ilgili döneme ait tam ve okunabilir içeriklerinin incelemeye açılması istenir. İçeriğe erişilemiyorsa dosya adının sistemde görünmesi tek başına yeterli sonuç olarak kaydedilmez. Word kontrol formu, belgenin bulunması, açılması ve doğru döneme ait olması için ayrı alanlar içerir.

KOOPBİS üzerinden genel kurula katılma hakkını haiz ortakları gösteren listeye erişim yetkisi de m.24’te ayrıca düzenlenmiştir. Bu listeyi talep eden ortak, hakkın kanundaki kapsamını esas alır. Dilekçeye ortakların bütün kimlik, banka, aile veya başka özel bilgilerinin sınırsız gönderilmesi istemi eklenmez. Listeye erişim amacı ile yıllık finansal belge inceleme amacı açık tutulur; aynı formdaki talepler birbirine karıştırılmaz.

On beş gün ve bir yıl süreleri ne anlama gelir?

On beş gün, ortağın dilekçesine tanınan genel cevap süresi değildir. Kanun belgelerin yıllık genel kuruldan en az on beş gün önce incelemeye hazır tutulmasını emreder. Yönetim kurulu bu yükümlülüğü, ancak ortak başvurursa başlayacak bir işlem gibi ele alamaz. Başvuru, zaten doğmuş erişim hakkının kullanılmasını veya eksikliğin giderilmesini ister. Genel kurul yaklaştığında dilekçede toplantı tarihi açıkça gösterilmelidir.

Bir yıllık süre, inceleme imkânının yalnız toplantı gününe kadar devam etmediğini gösterir. Genel kurul gerçekleştikten sonra da m.24’teki süre içinde belgelerin incelenmesi talep edilir. Ancak yıllar önceki bütün arşiv için aynı süre hükmünün sınırsız bir teslim zorunluluğu yarattığı söylenemez. Eski dönemlere ilişkin ayrı ihtiyaç varsa talebin dayanağı ve kapsamı ayrıca açıklanır. Bu form, seçilen yıllık toplantı ve ilgili belgeler üzerinden hazırlanır.

Kooperatif yönetim kuruluna sunulacak dilekçe örneği

Metni doldururken hesap dönemi ile toplantı tarihini farklı alanlara yazın. Henüz toplantı çağrısı yoksa belirlenmemiş tarihi tahmin etmeyin. Daha önce yapılmış erişim denemesini yalnız gerçek tarih ve sonuçla belirtin. KOOPBİS ortak listesiyle ilgili satırı yalnız bu erişim de talep ediliyorsa kullanın. Dilekçe ekindeki çizelge, hangi belgenin hangi ortamda bulunmadığını göstermek içindir.

Kooperatif bilanço ve rapor inceleme dilekçesini Word olarak indirin. Dosyanın ikinci sayfası belge ve erişim eksikliklerini, üçüncü sayfası incelemenin sonucunu kaydetmek içindir. Belgeler hakkında not yazarken belge adı, hesap dönemi ve sayfa numarası birlikte kullanılır.

Fiziki incelemede hangi bilgiler kaydedilir?

İnceleme için bildirilen yer ve saat, kooperatifin hangi dönem belgelerini hazırladığıyla birlikte kaydedilir. Gidilen yerde yalnız başka yıla ait bir bilanço bulunması, talep edilen yılın incelendiği anlamına gelmez. Sunulan raporun başlığı, ait olduğu dönem, tarihi ve sayfa sayısı listeye yazılır. Eksik sayfa varsa boşluk somut olarak belirtilir. “Hiç belge verilmedi” ifadesi, bazı belgeler gerçekten gösterilmişse bütün işlemi doğru anlatmaz.

İnceleme sırasında alınan notlar resmî denetim raporu gibi adlandırılmamalıdır. Ortak, gördüğü tablo veya açıklamayı ve sormak istediği konuyu kaydeder. Muhasebe kaydının hatalı olduğu sonucuna yalnız anlaşılmayan bir rakam üzerinden varılmaz. Hangi satırın hangi belgeyle uyuşmadığı gösterilir ve açıklama istenir. Özellikle dönem başı ve dönem sonu bakiyeleri, gelir ile tahsilat ve borç ile ödeme kavramları birbirinin yerine yazılmamalıdır.

KOOPBİS erişim sorunu nasıl somutlaştırılır?

Sisteme giriş yapılamaması ile sisteme girildikten sonra ilgili raporun bulunamaması farklıdır. Önce hangi aşamada sorun yaşandığı belirlenir. Kişisel oturum bilgisi, erişilen kooperatif ve seçilen hesap dönemi kontrol edilir. İlgili belge görünmüyorsa bunun adı ve kontrol tarihi kaydedilir. Bir dosya açılmıyorsa dosya adının görünmesi ile içerik hatası ayrı anlatılır. Böylece yönetim kuruluna iletilen talep genel bir teknik şikâyet olmaktan çıkar.

Başvuruya ekran kaydı eklenirken şifre, doğrulama kodu veya ilgisiz kişisel bilgiler eklenmez. Kurumun erişim sorununu anlaması için gerekli ekran bölümü ve tarih bilgisi yeterli tutulur. Ortağın hesabıyla ilgili kimlik doğrulama sorunu, kooperatifin raporu sisteme hiç yüklememesiyle aynı olay olarak yazılmaz. Kullanıcının kendi girişini tamamlayamadığı durumda belge yokluğu kesin biçimde iddia edilmez; sorun doğru aşamasıyla bildirilir.

Başvuru teslimi ve cevapların karşılaştırılması

Dilekçenin kooperatife ulaştığını gösteren kayıt korunur. Elden sunumda teslim bilgisi, gönderide teslim belgesi, kurumsal elektronik kanalda gönderilen içerik ve ulaşma kaydı önemlidir. Yalnız telefon görüşmesinin tarihini yazmak, o görüşmede hangi belgelerin istendiğini her durumda göstermez. Başvurunun imzalı nüshası ile ekler listesi saklanmalıdır. Birden fazla ortağın ayrı başvurusu varsa metinlerin ve taleplerin kime ait olduğu açık tutulur.

Cevap alındığında ilk talep listesiyle aynı sıra üzerinden karşılaştırın. Faaliyet raporu açılmış, bilanço eksik bırakılmışsa sonuç “kısmen karşılandı” olarak kaydedilir. Yönetim yalnız fiziki inceleme yeri bildirmiş fakat KOOPBİS’te eksiklik sürüyorsa iki ortamın sonucu ayrı yazılır. Yönetimin gelecekte yükleyeceğini bildirdiği rapor, kontrol gününde mevcut rapor olarak işaretlenmez. Yeni kontrol tarihi ve gerçek erişim sonucu ayrıca kaydedilir.

İnceleme ile suret isteme arasındaki sınır

Güncel m.24 metni hazırlanırken 7339 sayılı Kanun m.3 ile yapılan değişiklik dikkate alınmalıdır. Eski bir mevzuat nüshasındaki fıkraları bugünkü metinle aynı kabul ederek her belge için sınırsız suret teslimi sonucu çıkarmak doğru değildir. Bu örnek dilekçenin doğrudan talebi, kanunda sayılan belgelerin kanuni ortam ve sürede incelenebilir olmasıdır. Belirli bir suret de isteniyorsa hangi belgenin hangi bölümünün hangi kullanım için talep edildiği ayrıca yazılır.

İnceleme imkânının tanınması, asıl defter veya belgenin kooperatif dışına çıkarılmasına izin verildiği anlamına gelmez. Belge üzerinde işaretleme yapılacaksa kişisel çalışma nüshası kullanılmalı, asıl kayıt değiştirilmemelidir. İncelenen raporun farklı sürümleri bulunuyorsa her sürümün tarihi ve kapsamı belirtilir. Bir sürümdeki sayfa ile diğer sürümdeki sonuç bölümünü tek belgeymiş gibi birleştirmek, inceleme notlarının güvenilirliğini bozar.

Ticari defterleri incelemek de gerekiyorsa

Yıllık bilanço içindeki bir kalemin açıklanması için ayrıntılı defter veya yazışma incelemesi istenmesi ayrı kapsamdır. M.25 uyarınca ticari defterler ve haberleşmeye ilişkin inceleme, genel kurulun açık izni veya yönetim kurulunun kararıyla yapılır. Bu nedenle m.24 başvurusunun içine “bütün defterleri derhâl teslim edin” cümlesi eklemek yerine ihtiyaç duyulan işlem grubu ve dönem belirlenir. İzin talebi kendi dayanağıyla ayrıca açıklanır.

Bu ayrım m.24’teki belgelerin erişimini izne bağlamak için kullanılamaz. Faaliyet raporunun incelenmesi ile bütün tedarikçi yazışmalarının incelenmesi aynı talep değildir. Ayrıntılı çerçeve için kooperatif ticari defter incelemesi ve sır saklama rehberini okuyabilirsiniz. Bu sayfadaki Word formunda m.24 belgelerinin sınırı korunmuştur; ayrı inceleme izni varmış gibi bir beyan bulunmaz.

Genel kurul günü belge eksikliği nasıl izlenir?

Toplantıdan önceki başvuru ve yönetimin cevabı yanınızda tutulur. Hangi belgenin hangi tarihte erişilebilir olmadığı ve toplantıda gösterilip gösterilmediği açıklanır. Genel kurulda yapılan açıklama önceki başvuruya cevap niteliğindeyse içerik ve tutanak bilgisi kaydedilir. Dilekçeyi vermiş olmak, toplantıda hiç bulunmadan her karar için gerekli itiraz koşullarının yerine getirildiği anlamına gelmez. Toplantıdaki katılım, oy ve tutanak işlemleri ayrıca değerlendirilir.

Belge inceleme talebi, genel kurul kararının iptali için hazırlanmış dava dilekçesi değildir. Bu nedenle sonucu “bütün kararların kendiliğinden iptali” şeklinde yazılmaz. Hangi kararın hangi bilgi eksikliğiyle bağlantılı olduğu belirlenmeden dava sonucu vaat edilmez. Dava veya başka başvuru gündeme geldiğinde kendi koşulları ve süreleri ayrıca kontrol edilir. Yönetim kuruluna tekrar yazı göndermenin bütün yargısal süreleri durdurduğu düşünülerek beklenmemelidir.

Denetim raporunun hiç sunulmaması ayrı bir durumdur

1163 m.65, denetçi raporu genel kurula sunulmayan kooperatiflerde finansal tablolar, yönetim kurulu yıllık faaliyet raporu ve ibra hakkında alınan kararların geçersiz olduğunu düzenler. Bu hükümdeki olgu, raporun genel kurula sunulmamasıdır. Ortağın kendi bilgisayarında bir dosyayı açamaması ile genel kurula hiç denetçi raporu sunulmamış olması aynı tespit değildir. Olay hangi duruma ilişkinse ilgili belge ve tutanakla gösterilmelidir.

Başvuru formundaki eksik belge kaydı, bu ayrımın kurulmasına yardımcı olur. Raporun erişime açıldığı tarih, toplantıya sunulduğu bilgi ve toplantı tutanağındaki açıklama ayrı alanlarda tutulur. Bir rapor yalnız başlığıyla anılmışsa tam metnin sunulup sunulmadığı belgelere göre incelenir. Başvuran bilmediği toplantı içeriğini olmuş gibi yazmaz. Kararın hukuki niteliğinin değerlendirilmesi, belge kontrol formundaki işaretlemeden ibaret değildir.

Ortak listesi ve kişisel verilerin kullanımı

M.24 kapsamında elde edilen kişisel veriler, ortakların kooperatif iş ve işlemlerinden haberdar olması ve organlarda görev almak isteyen adayların ortaklara ulaşması amaçlarıyla kullanılabilir. Kanun, KVKK’ya aykırı kullanım, aktarım veya başka şekilde işlemeyi yasaklar. Bu nedenle erişim talebinin kabulü, ortak listesini herkese açık internet sayfasına koymak veya kooperatif dışı pazarlamada kullanmak için izin belgesi değildir.

Başvurunun ekleri hazırlanırken başka ortakların gereksiz bilgileri çıkarılır. Ortaklık durumuyla ilgili bir uyumsuzluk gösterilecekse o uyumsuzluğu açıklayan bölüm yeterli tutulur. Yönetimin cevap ekindeki liste kişisel cihazda saklanıyorsa gereksiz paylaşım yapılmaz. İnceleme hakkını kullanmak için başkasının e-Devlet şifresini istemek veya kendi şifrenizi yönetim görevlisine vermek gerekmez. Her kişi kendi yetkisiyle erişmeli; temsil gerekiyorsa usulüne uygun temsil belgesi kullanılmalıdır.

Ortak adına kim başvuruyor?

Kooperatif ortağı bir tüzel kişiyse dilekçede yalnız imzalayan kişinin adı yazılmaz; ortak olan tüzel kişinin unvanı ve onu temsil eden kişinin sıfatı birlikte gösterilir. Temsil yetkisini gösteren belgenin güncel olduğu kontrol edilir. Gerçek kişi ortağın vekille başvurmasında da vekilin bilgileri, asıl ortağın kimliğinin yerine geçmez. İnceleme için kooperatif merkezine gidecek kişi ile dilekçeyi imzalayan kişi farklıysa bu durum baştan açıklanır ve dayanak yetki belgesi hazırlanır.

Birden fazla ortak aynı dilekçeyi sunacaksa her başvuranın adı, ortaklık bilgisi ve imzası ayrı bulunmalıdır. Ortak talepler ile yalnız bir ortağa ait kayıt sorunu birbirinden ayrılır. Bir kişinin sistemde görünmeyen ortaklık bilgisi, diğer bütün ortakların da aynı sorunu yaşadığı şeklinde anlatılmaz. Cevabın hangi iletişim adresine gönderilmesinin istendiği açıkça yazılır. Ortaklardan biri diğerleri adına temsil yetkisi olmadan onların taleplerini değiştiren veya geri alan açıklama yapmış gibi gösterilmez.

İnceleme sonunda soru listesi hazırlama

Belgeleri gördükten sonra açıklanmasını istediğiniz konuları yeni bir listeye aktarın. Her soruya ilgili raporun adı, sayfası ve satırı eklenir. Bir rakamın hesabına yönelik soru ile belirli bir işlemin neden yapıldığına yönelik soru ayrı yazılır. Dönemler karşılaştırılıyorsa iki dönemin aynı kaleminin esas alındığı kontrol edilir. Farklı muhasebe başlıkları yalnız rakamları benziyor diye aynı işlem kabul edilmez.

Bu soru listesi, ilk belge erişim talebinin yerine geçmez; incelemeden sonra ortaya çıkan açıklama ihtiyacını gösterir. Önce hangi belgenin erişime açıldığı, ardından hangi bölüm hakkında açıklama istendiği anlaşılabilmelidir. Soruların genel kurulda veya yönetimle yazışmada ele alınması hâlinde verilen cevabın tarihi ve kaynağı korunur. Sözlü açıklama yazılı denetim görüşü gibi adlandırılmaz; belirsiz kalan hususlar gerçek kapsamıyla takip edilir.

Sık sorulan sorular

Yönetim kurulu çoğunluk kararıyla belgeleri gizleyebilir mi?

M.24’teki bilgi edinme hakkı anasözleşme veya kooperatif organlarından birinin kararıyla kaldırılamaz ya da sınırlandırılamaz. Bu koruma, aynı Kanunun m.25 kapsamındaki ayrı ticari defter inceleme şartlarının ortadan kalktığı anlamına gelmez.

Genel kurul bittikten sonra talep yapılabilir mi?

Evet. M.24’teki belgeler yalnız toplantı gününe kadar değil, kanunda belirtilen bir yıllık süre boyunca incelemeye hazır tutulur. İlgili toplantı, hesap dönemi ve talep edilen belge açıkça yazılarak inceleme istenir.

Belgeler KOOPBİS’teyse kooperatif merkezinde tutulmayabilir mi?

Hayır. Güncel m.24, kooperatif merkezini, varsa şubelerini ve elektronik ortamda KOOPBİS’i birlikte sayar. Bir ortamda belge bulunması diğer ortam bakımından kanuni yükümlülüğün kaldırıldığı şeklinde yorumlanmamalıdır.

Bu dilekçeye otuz günlük cevap süresi yazmalı mıyım?

M.24 böyle bir genel cevap süresi belirlemez. Buradaki on beş günlük kural, belgelerin yıllık genel kurul öncesinde incelemeye açılmasına ilişkindir. Başvuruda asıl vurgulanacak husus toplantı tarihi ve devam eden erişim eksikliğidir.

Resmî dayanaklar ve son kontrol

Güncel belge ve erişim düzeni, 1163 m.24’ü değiştiren 7339 sayılı Kanun m.3 ve denetim yönünden m.8 üzerinden kontrol edilmiştir. Ordu Ticaret İl Müdürlüğünün güncel genel kurul işlemleri duyurusu da yıllık belgelerin en az on beş gün önce KOOPBİS’e işlenmesi yükümlülüğünü açıklar. Hakkın genel çerçevesi sitedeki kooperatif bilanço ve belge inceleme rehberinde ele alınmıştır.

Son kontrolde kooperatif unvanı, ortaklık sıfatı, hesap dönemi, toplantı tarihi, istenen belgeler ve gerçek erişim eksiklikleri karşılaştırılır. Kullanılmayan seçenekler silinir; gelecekte yapılacağı söylenen işlemler tamamlanmış gibi işaretlenmez. Mevzuat kontrol tarihi 30 Eylül 2026’dır. Dilekçe ve takip formları, ortağın somut belge inceleme talebini düzenler; genel kurul tutanağı veya denetçi raporu yerine geçmez.