Acentenin Mallarla İlgili Belge Talep Dilekçesi | TTK 120

Acentenin mallarla ilgili belge talep dilekçesi, acentelik faaliyetindeki belirli mallara ait belgelerin müvekkil tacirden istenmesi için hazırlanır. Açık kanuni dayanak TTK 120/1-a’dır: müvekkil, acenteye mallarla ilgili belgeleri vermek zorundadır. Başvuruda ürünler, istenen belgeler ve bunların yürütülen işteki kullanım amacı listelenir. TTK 120/2, maddeye aykırı şartların acentenin aleyhine olduğu ölçüde geçersizliğini düzenler.

Örnek, TTK anlamındaki ticari mal acentesinin devam eden faaliyetinde eksik ürün belgelerini istemesine yöneliktir. Muhatap acentelik ilişkisindeki müvekkildir. Dilekçe, ürün grubu ve gerçek belge eksikleri üzerinden doldurulur. Her istenen belgenin ilgili mal kodu ve görev bağlantısı açıklanır. Böylece muhatap hangi kayıtları hangi iş için sağlayacağını, acente de teslimin tamamlanıp tamamlanmadığını aynı liste üzerinden izler.

TTK 120/1-a müvekkile belge verme borcu yükler

TTK 120, acentelik ilişkisinde müvekkilin borçlarını düzenler. Birinci fıkranın a bendi mallarla ilgili belgelerin acenteye verilmesini zorunlu kılar. Bu yükümlülük, acentenin yürüttüğü faaliyette malı ve işlem koşullarını doğru tanımasına hizmet eder. Dilekçe doğrudan bu bentle ilişkilendirilir. Başvuru sahibinin acente sıfatı, taraflar arasındaki sözleşme ve malların ilişki kapsamına girdiği gösterilir.

Aynı maddenin ikinci fıkrası, maddeye aykırı şartları acentenin aleyhine olduğu ölçüde geçersiz sayar. Sözleşmenin belge düzenine ilişkin maddesi dosyaya alınır. Acentenin aleyhine belge verme borcunu ortadan kaldıran hüküm varsa m.120/2 bağlantısı açıklanır. Her sözleşme hükmü topluca geçersiz ilan edilmez; ilgili şartın içeriği ve kanuni yükümlülükle çeliştiği yönü somut olarak belirlenir.

Mallarla ilgili belge talebi, ücret hesabı için istenen defter suretinden ayrı bir başvurudur. Ücrete bağlı kayıtların incelenmesi TTK 116/2’de kendi koşullarıyla düzenlenir. Buradaki istem, ürün ve mal belgelerinin sağlanmasıdır. Muhasebe defterlerinin tamamı veya müvekkilin bütün şirket arşivi aynı listeye eklenmez. İstenen belgelerin mal ve acentelik faaliyetiyle ilişkisi korunur.

TTK 102/1’deki acentelik sıfatı sözleşmeye ve gerçek faaliyete göre değerlendirilir. Bağımsız ve sürekli ticari aracılık ile işletmenin satış çalışanının görevi farklı hukuki ilişkilerdir. Bu örnek ticari mal acenteliği için hazırlanmıştır. TTK 102/3’te saklı tutulan sigorta, taşıma, turizm ve diğer özel alan düzenlemeleri gerektiğinde ayrıca incelenir. Ürün dosyasının sektörü gerçek sözleşmede gösterilir.

Mallarla ilgili belgelerin kapsamı nasıl belirlenir?

İlk adım, acentenin faaliyet konusu malları tanımlamaktır. Sözleşmede yer alan mal grubu, ürün kodu, model ve ilgili seri bilgisi kullanılır. Aynı markanın bütün ürünleri otomatik olarak aynı acentelik alanında kabul edilmez. Sözleşmenin ürün eki ve son değişiklikleri okunur. Talep listesi, acentenin görevi kapsamındaki gerçek mallarla eşleştirilir. Belirli müşteri işlemine ait belge isteniyorsa iş numarası da eklenir.

Somut faaliyette kullanılan mevcut ürün kataloğu, teknik tanım, ürün özelliklerini gösteren çizim, kullanım veya bakım açıklaması ve ilgili malın satışında kullanılan belge ayrı ayrı tanımlanır. Bu sayılanlar her ürün için kanunda tek tek zorunlu kılınmış değişmez bir liste olarak sunulmaz. Dosyanın malı ve acentenin işi bakımından ilgili belgeler seçilir. Gereklilik, ilgili ürünün gerçek satış ve tanıtım süreci üzerinden anlatılır.

Ürünün mevzuatına göre düzenlenmiş bir uygunluk belgesi veya test kaydı talep ediliyorsa gerçek belge türü ve ilgili ürün belirtilir. Belge kapsamındaki modelin, pazarlanacak modelle eşleşmesi kontrol edilir. Başka ürün için düzenlenmiş sertifika, istenen malın belgesi diye kabul edilmez. TTK 120/1-a başvurusu, bütün ürünlere aynı teknik sertifikayı zorunlu kılan ayrı bir ürün güvenliği düzenlemesi değildir.

İstenen belgenin amacı tek cümleyle somutlaştırılır: ürünün özelliklerinin açıklanması, ilgili müşteri işlemi için doğru malın tanımlanması veya acentelik görevinin ilgili aşamasının yürütülmesi. Müvekkilin üretim sırlarının tümü, şirket şifreleri ve ilgisiz müşteri arşivi bu amaçla sınırsız istenmez. Belgenin içeriğine erişim, acentelik faaliyetinin ihtiyaç duyduğu kapsam ve güvenli teslim düzeniyle birlikte ele alınır.

Ürün bazında eksik belge çizelgesi hazırlanır

Dilekçenin en işlevsel eki, ürün ve belge eşleştirme çizelgesidir. Her satırda mal kodu, istenen belge adı, mevcut dosyanın durumu, yürütülen görev ve teslim adresi yer alır. Belgenin hiç verilmemesiyle eski sürümünün bulunması ayrı gösterilir. Mevcut dosyanın adı, tarihi veya kodu biliniyorsa yazılır. Böylece muhatap yalnız katalog gönderildi cevabıyla farklı belge eksiklerini topluca kapatamaz.

Çizelgede açık bir belge adı kullanılır. Her şeyin gönderilmesi gibi sınırsız ifadeler yerine gerçekten eksik kayıtlar listelenir. Bir ürün ailesinin ortak belgesi varsa ilgili modellerin kapsamı ayrıca belirtilir. Model farkı kritik teknik ayrım içeriyorsa ortak katalogla yetinilip yetinilemeyeceği gerçek içerikten kontrol edilir. Talep, ürüne ait yeterli ve doğru dosyanın kurulmasına yöneltilir.

Önceki teslim kayıtları da bu çizelgeyle eşleştirilir. Müvekkilin gönderdiği e-posta veya portal bağlantısı, hangi belgenin hangi tarihte ulaşmış olduğunu gösterir. Talep başvurusu hazırlanırken erişilebilir belge tekrar eksik diye yazılmaz. Erişim bağlantısı çalışmıyorsa sorun doğrudan açıklanır. Parolalı dosyanın açılmadığı veya bazı sayfaların okunmadığı durumda teknik eksiklik ürün belgesinin esasından ayrı kaydedilir.

Müşteri tarafından sorulan konu gerçek yazışmayla gösterilir. Acentenin kendi hazırladığı açıklama notu, müvekkilden alınması gereken ürün belgesi gibi adlandırılmaz. Müşterinin istediği belgeyle mevcut üretici kaydının isimleri farklıysa içerik ve ürün kapsamı karşılaştırılır. Üçüncü kişinin isteği aynen aktarılarak her kayıt müvekkilin yasal üretme borcu diye genişletilmez. İlgili mal belgeleri somut gereklilikle talep edilir.

Sürüm, kapsam ve geçerlilik bilgisi neden önemlidir?

Ürün belgelerinde tarih ve sürüm, malın hangi özelliklerle tanıtılacağını belirleyen önemli kayıtlardır. Acentenin elindeki eski dosyanın tarihiyle müvekkilin son verdiği belgenin tarihi karşılaştırılır. Teknik özellik değişmişse ilgili mal ve sürüm farkı açıklaştırılır. Dilekçede belgeyi güncel kılan gerçek kayıt sorulur. Mevcut olmayan yeni sürüm numarası hazırlayan tarafından üretilmez.

Belgenin üzerinde geçerlilik tarihi veya kapsam sınırı varsa aynen izlenir. Süresi dolmuş kayıt yeni belge yerine sunulmaz. Bir metin yalnız belirli mal partisini veya modeli kapsıyorsa kullanımı o kapsamla sınırlanır. Acentenin müşteri dosyasındaki beyan, gerçek belgeyi aşan ürün güvencesi haline getirilmez. Talep edilen açıklama, hangi ürün için hangi kaydın kullanılacağını belirlemeye yöneliktir.

Elektronik teslimde dosya adı, sürüm ve içerik birlikte kontrol edilir. Eski dosyaya yeni ad verilmesi gerçek güncelleme değildir. Aynı ürün için iki farklı belge geldiyse hangi sürümün yürürlükte olduğu sorulur. Önceki müşterilere iletilen dosyalar ayrı tutulur. Sonraki teslimin tarihini geriye çekerek geçmişte bütün bilgiler verilmiş gibi kayıt oluşturulmaz. Düzeltilen belgelerin gerçek teslim tarihi saklanır.

Teslim dizininde dosyanın adı kadar içerdiği sayfa aralığı da korunur. Çok parçalı teknik dosyada yalnız kapak sayfası ulaşmışsa ilgili bölüm tamamlanır. Ürün çiziminin ekinde ölçü tablosu bulunuyorsa birlikte saklanır. Müşteriyle paylaşılacak nüshanın hangi kayıt olduğu müvekkilin açıklamasıyla eşleştirilir. Böylece ürün tanımı bir dosyadan, farklı modele ait ölçüler başka dosyadan alınarak birleştirilmez. Belge paketi gerçek ürün için kendi bütünlüğüyle kullanılır.

Acente görevi ve belgelerin doğru kullanımı

TTK 109/1, acentenin sözleşmeyle kendisine bırakılan bölge ve ticaret dalında müvekkilin işlerini görmesini ve menfaatlerini korumasını düzenler. Belge ihtiyacı bu görevin ilgili kısmıyla bağlanır. Teknik tanıtımda kullanılacak dosya ile satış işlemine bağlanacak ek aynı işlevde olmayabilir. Dilekçe, hangi belgeyle hangi görev aşamasının tamamlanacağını açıklar; bu ayrım müvekkilin doğru dosyayı seçmesini kolaylaştırır.

TTK 110/1’deki zamanında haber verme yükümlülüğü de gözetilir. Müşterinin gerçek belge talebi, mevcut dosyanın eksikliği ve işin tarih kaydı müvekkile bildirilir. Belge eksikliğinin müşteri görüşmesindeki somut etkisi anlatılır. Henüz oluşmamış zarar veya kesinleşmemiş satış kaybı gerçekleşmiş gibi yazılmaz. İstem önce doğru mal belgelerinin sağlanmasına yönelir; başka alacak veya tazminat konusu ayrıca değerlendirilir.

Belgenin teslimi acenteye kendiliğinden yeni sözleşme yapma yetkisi vermez. TTK 107 özel ve yazılı yetkiyi ayrı düzenler. Bu örnek belge edinme başvurusudur; mevcut temsil sınırları korunur. Müvekkilin fiyat, vade ve sözleşme kurma düzeni ürün kataloğunun teslimiyle sınırsız değişmiş sayılmaz. İlgili işte hangi yetkinin bulunduğu kendi yetki belgesinden okunur.

Acentenin mallarla ilgili belge talep dilekçesi örneği

Acentenin mallarla ilgili belge talep dilekçesini Word olarak indir. Ürün ve belge listesi gerçek kayıtlarla hazırlanır. Talep edilen dosyalar, eksiklik ve kullanım amacı yazılır. Gönderilecek nüshadan hazırlık sayfası çıkarılır.

Muhatap ve belge tesliminin kaydı

Başvuru sözleşmenin müvekkil tarafına yöneltilir. Marka adı yerine tam tacir veya şirket unvanı yazılır. Grup içindeki farklı şirketlerin ürün ve temsil düzeni gerçek sözleşmeden ayrıştırılır. Acente tüzel kişiyse imzalayanın temsil dayanağı doğrulanır. Belgeyi alacak kişi ve güvenli teslim adresi belirtilir. Teknik dosyalar ilgisiz müşterilerin veya yetkisiz çalışanların genel adresine dağıtılmaz.

İmzalı talep, ürün çizelgesi ve ilgili kayıtlar aynı gönderide tutulur. Eklerin dosya adları alındı kaydına bağlanır. Portal kullanılıyorsa ilgili ürün dosyasına erişim sağlanıp sağlanmadığı kontrol edilir. E-posta ekinin boyut nedeniyle teslim edilmemesi durumunda erişilebilir teslim tamamlanır. Gönderildi ve fiilen alınabildi kayıtları ayrı incelenir; bu yöntem hangi eksikliğin devam ettiğini somut gösterir.

Gelen belgeler ve eksik kalan satırlar kontrol edilir

Gelen dosya ürün çizelgesiyle karşılaştırılır. Her satır için teslim tarihi, belge adı, gerçek sürüm ve ürün kapsamı işlenir. Yanlış modelin belgesi gelmişse model uyuşmazlığı açıklanır. Okunamayan sayfa yeniden istenir. Bir kaydın mevcut olmadığı bildirildiğinde bu cevap saklanır ve görev bakımından ihtiyaç duyulan açıklama somutlaştırılır. Genel tamamlandı işareti yerine belge bazında sonuç kaydı tutulur.

TTK 120/1-a bu belge istemi için sabit yedi, on beş veya otuz günlük genel süre öngörmez. İşin gerçek takviminden kaynaklanan ihtiyaç tarihi yazılacaksa dayanağı belirtilir. Bu tarih kanuni hak düşürücü süre olarak sunulmaz. Belge eksikliği nedeniyle bütün işlerin kendiliğinden durduğu veya otomatik tazminat doğduğu iddia edilmez. Sonraki hukuki işlem somut sözleşme, eksiklik ve olay üzerinden ayrıca hazırlanır.

Sık sorulan sorular

Acentenin mallarla ilgili belge talebi hangi maddeye dayanır?

TTK 120/1-a’ya dayanır. Müvekkil mallarla ilgili belgeleri acenteye vermek zorundadır.

Belge talebini kim gönderir?

Ticari acente veya yetkili temsilcisi gönderir. Muhatap acentelik ilişkisindeki müvekkil tacir veya şirkettir.

Hangi mallar dilekçede gösterilir?

Acentelik kapsamındaki gerçek ürün grubu, kod ve modeller gösterilir. İlgili sözleşme ürün eki dosyaya bağlanır.

Kanunda bütün ürünler için değişmez belge listesi var mıdır?

TTK 120/1-a mallarla ilgili belgeleri düzenler. Belge listesi gerçek ürün ve acentelik görevi bakımından somut hazırlanır.

Eski katalog bulunması eksikliğin tamamlandığı anlamına gelir mi?

İstenen ürün ve gerçek sürümle eşleşmesi kontrol edilir. Eski veya farklı modeli kapsayan dosyanın durumu ayrıca açıklanır.

Komisyon defter sureti aynı talep midir?

Hayır. Ücrete bağlı defter sureti TTK 116/2’de ayrı düzenlenir. Bu örnek mal belgeleri içindir.

Acentenin aleyhine belge verme borcunu kaldıran şart nasıl incelenir?

TTK 120/2 uyarınca maddeye aykırı şartlar acentenin aleyhine olduğu ölçüde geçersizdir. İlgili şart somut olarak değerlendirilir.

Ürün belgesinin verilmesi yeni sözleşme yetkisi sağlar mı?

Belge teslimi genel yetki belgesi değildir. Müvekkil adına sözleşme yapma yetkisi TTK 107 kapsamında ayrı düzenlenir.

Bu başvuru için genel otuz günlük kanuni süre var mı?

TTK 120/1-a böyle sabit genel süre koymaz. İşin gerçek ihtiyaç tarihi kanuni hak düşürücü süre olarak yazılmaz.

Hazırlık sayfası müvekkile gönderilir mi?

Hayır. Hazırlık sayfası çıkarılır; doldurulmuş imzalı dilekçe ve gerçek ürün-belge çizelgesi gönderilir.

Resmî kaynaklar ve ilgili içerikler

Temel dayanak Mevzuat Bilgi Sistemi Türk Ticaret Kanunu m.120/1-a ve m.120/2’dir. Görev ve bildirim için m.109–110; sözleşme yetkisi için m.107 incelenir. Metinler 14 Şubat 2011 Resmî Gazete kanun yayını ve İstanbul Büyükşehir Belediyesi kanun PDF’si üzerinden okunur.

İlişkinin niteliği için acente sıfatı ve TTK 102 şartları; ayrı muhasebe istemi için ücret hesabı ve defter sureti dilekçesi; sözleşme incelemesi için ticari sözleşme dosyalarının incelenmesi okunabilir. Yeni dilekçe mal belgelerinin teslimine odaklanır.

Bakırcı & Keskin Hukuk Bürosu: Mersin’deki fizikî ofiste ve Türkiye genelindeki ticari acentelik dosyalarında sözleşme kapsamı, ürün kimliği, eksik belge listesi ve teslim kayıtları birlikte incelenir. Başvuru belirli mallar ve gerçek görev ihtiyacı üzerinden hazırlanır.

Av. Halil Bakırcı tarafından hazırlanmış, Av. Emirhan Keskin tarafından incelenmiştir.

Yazar Bilgisi

Avukat Halil BAKIRCI, Mersin Barosu 3472 sicil numarasına kayıtlıdır. Bakırcı & Keskin Hukuk Bürosu bünyesinde ceza, aile, iş, gayrimenkul ve ticaret hukuku alanlarında hukuki danışmanlık ve dava takibi sunmaktadır.

İnceleyen: Av. Emirhan Keskin · Mersin Barosu Sicil No: 5507

Av. Halil Bakırcı profilini inceleyin →