Apartman Yöneticisi Karar Defteri ve Belgeleri Nasıl Saklamalı? KMK 36 Noter Kapanışı 2026

KMK m.36 Apartman Yöneticisine Hangi Yükümlülüğü Getirir?

Kat Mülkiyeti Kanunu m.36, apartman veya ana taşınmaz yönetiminin kayıt düzenini açık biçimde belirler. Yönetici; kat malikleri kurulunun kararlarını, protokolleri, yapılan ihtar ve tebligatların özetini ve tarihlerini, bütün giderleri KMK m.32’de sözü edilen deftere tarih sırasıyla yazmak zorundadır. Kanun ayrıca bu defterin, gider belgelerinin ve diğer bütün belgelerin bir dosyada saklanmasını emreder.

Bu yükümlülük yalnız muhasebe kolaylığı için değildir. Kat mülkiyetinde yönetimin denetlenebilmesi, alınan kararın hangi tarihte ve hangi çoğunlukla verildiğinin belirlenmesi, aidat ve ortak giderlerin dayanağının gösterilmesi, yönetici değişikliğinde kayıtların devredilmesi ve bir uyuşmazlık çıktığında delillerin korunması için kayıt düzeni zorunludur.

634 sayılı Kanunun güncel metnine Mevzuat Bilgi Sistemi – Kat Mülkiyeti Kanunu üzerinden ulaşılabilir. 2026 yılında KMK’nın bazı yönetim hükümlerinde değişiklik yapılmış olsa da m.36’daki defter, belge saklama ve noter kapanışı yükümlülüğü yürürlüktedir.

KMK 36’da Sözü Geçen Defter Hangi Defterdir?

KMK m.36, m.32’de belirtilen deftere atıf yapar. KMK m.32’ye göre kat malikleri kurulu kararları, her sayfası noter mührüyle tasdikli bir deftere yazılır ve toplantıda bulunan bütün kat maliklerince imzalanır; karara aykırı oy kullananlar aykırılık sebebini belirterek imza atar. Bu defter uygulamada karar defteri veya kat malikleri kurulu karar defteri olarak anılır.

Defter yalnız yıllık olağan toplantı kararlarının yazıldığı bir defter değildir. KMK m.36, yönetimin sürekliliği için protokoller, ihtar ve tebligat bilgileri ile gider kayıtlarının da tarih sırasıyla bu kayıt düzenine işlenmesini öngörür. Bu nedenle defterin gelişigüzel, geriye dönük ve belgesiz doldurulması kanunun amacıyla bağdaşmaz.

Kat malikleri kurulu kararlarının kimi bağladığı ve kararların nasıl yazılması gerektiği konusunda KMK m.32 Kat Malikleri Kurulu Kararları Rehberi incelenebilir.

Karar Defterine Hangi Kayıtlar Yazılmalıdır?

KMK m.36 dört temel kayıt grubunu açıkça sayar: kat malikleri kurulu kararları, protokoller, yapılan ihtar ve tebligatların özeti ile tarihleri ve bütün giderler. Bu kayıtlar tarih sırasıyla tutulmalıdır. Uygulamada kayıtların denetlenebilir olması için yalnız toplam rakam veya tek cümle yazılması yerine dayanak belgenin tarihi, numarası ve konusu da belirtilmelidir.

Örneğin bir çatı onarımı için yönetim 75.000 TL ödeme yaptıysa defterde yalnız “çatı gideri 75.000 TL” kaydı yerine; kurul karar tarihi ve numarası, yüklenici, fatura tarihi/numarası ve ödeme tarihiyle ilişkilendirilmiş kayıt tutulması denetimi güçlendirir. Kanun her muhasebe detayının deftere tek tek yazılmasını teknik formatla emretmez; fakat “bütün giderler” ifadesi gider hareketlerinin izlenebilir biçimde kaydını gerektirir.

İhtar ve tebligatlarda da yalnız “tebligat geldi” yazılması yeterli kayıt düzeni değildir. Gönderen, konu, tebliğ tarihi, cevap veya işlem süresi ve yöneticinin yaptığı işlem belirtilirse özellikle hak düşürücü sürelerin kaçırılması önlenir. KMK m.35/f ve g, yöneticinin ana taşınmazı ilgilendiren tebligatı kabul etmesi ve süre kaybına yol açmamak için gerekli tedbirleri alması görevini ayrıca düzenler.

Apartman Yöneticisi Hangi Belgeleri Saklamak Zorundadır?

KMK m.36 yalnız karar defterini değil, giderlerin belgeleriyle diğer bütün belgeleri bir dosyada saklama yükümlülüğü getirir. “Diğer bütün belgeler” ifadesi yönetim faaliyetiyle bağlantılı belge setinin geniş tutulmasını gerektirir.

• Kat malikleri kurulu toplantı çağrıları, gündem ve hazirun listeleri,
• Karar tutanakları ve toplantı protokolleri,
• Yönetim planı ve değişiklikleri,
• İşletme projesi ve aidat/avans hesapları,
• Faturalar, fişler, makbuzlar ve banka dekontları,
• Hizmet, bakım, güvenlik, temizlik ve teknik servis sözleşmeleri,
• Asansör bakım ve kontrol belgeleri,
• Sigorta poliçeleri,
• Personel ve işverenlik belgeleri,
• Noter ihtarları, dava ve icra evrakı,
• Kamu kurumlarından gelen yazılar ve tebligatlar,
• Teklifler, teknik raporlar, keşif ve teslim belgeleri,
• Yönetici veya yönetim kurulu değişikliklerinde devir-teslim tutanakları saklanmalıdır.

Yönetici görevlerinin genel kapsamı için Apartman Yöneticisinin Görevleri – KMK m.35 rehberimiz incelenebilir. Bir belgenin m.35 kapsamındaki bir görevin yerine getirildiğini ispatlaması, o belgenin m.36 dosyasında korunmasının önemini artırır.

Karar Defteri Noter Kapanışı Ne Zaman Yapılır?

KMK m.36’nın ikinci fıkrası süreyi kesin biçimde belirler: Defter, her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılmalıdır. Takvim yılı 31 Aralık’ta sona erdiğinden, kapanış işlemi takip eden yılın ilk ayı içinde tamamlanmalıdır.

Bu süre yönetim planında farklı bir hesap dönemi öngörülmüş olsa bile KMK m.36’nın “her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay” ifadesine göre uygulanır. Yönetici “bizim olağan toplantımız mart ayında yapılıyor” diyerek noter kapanışını mart sonuna bırakamaz. Toplantı tarihi ile defter kapanış süresi farklı hukuki konulardır.

Noter kapanışı, defterin o yılki kayıt düzenini tarihsel olarak sabitleyen önemli bir işlemdir. Kapanış yapılmaması bütün kurul kararlarını kendiliğinden hükümsüz hâle getirmez; ancak m.36’ya aykırı yönetim faaliyeti doğurur ve kayıtların ispat gücü bakımından ciddi tartışma yaratabilir.

Karar Defteri Her Yıl Yeniden Noterden Açılış Tasdikli Olmalı mı?

KMK m.36 açık biçimde yıllık kapanış yükümlülüğünü düzenler. Defterin sayfaları KMK m.32 gereğince noter mührüyle tasdikli olmalıdır. Mevcut defterde kullanılmamış tasdikli sayfalar bulunması hâlinde sırf takvim yılı değiştiği için mutlaka yeni fiziksel defter alınacağına ilişkin KMK m.36’da ayrı bir hüküm yoktur. Ancak kullanılan defterin noter tasdik zincirinin ve yıllık kapanışlarının düzenli olması gerekir.

Yeni deftere geçildiğinde önceki defterler imha edilmemeli; yönetim arşivinde korunmalıdır. Eski defterler, geçmiş kararların, yönetim yetkisinin ve önceki aidat/gider işlemlerinin temel delilidir.

Apartman Yönetimi Belgeleri Kaç Yıl Saklamalı?

KMK m.36’nın metninde “belgeler beş yıl saklanır” veya “on yıl sonra imha edilir” şeklinde genel bir süre yoktur. Madde, defterin ve bütün yönetim belgelerinin dosyada saklanmasını zorunlu tutar. Bu nedenle yalnız KMK m.36’ya dayanarak belirli bir yıl sonunda yönetim arşivinin topluca imha edilebileceği söylenemez.

Ayrıca belgelerin türüne göre Vergi Usul Kanunu, Türk Ticaret Kanunu, iş ve sosyal güvenlik mevzuatı, kişisel verilerin korunması kuralları veya ilgili özel mevzuat farklı saklama süreleri ve imha yükümlülükleri öngörebilir. Yönetimin işçi çalıştırması, ticari nitelikte hizmet satın alması veya vergi sorumluluğu doğuran işlem yapması hâlinde her belge kendi hukuki rejimine göre ayrıca değerlendirilmelidir.

Pratik olarak geçmiş karar defterleri, yönetim planı, tapu ve ana yapı belgeleri, devam eden hakları etkileyen sözleşmeler, devam eden dava/icra dosyaları ve uzun süreli teknik belgeler “süre doldu” gerekçesiyle gelişigüzel imha edilmemelidir. Saklama politikası belgenin niteliğine göre oluşturulmalıdır.

Kat Maliki Karar Defterini ve Gider Belgelerini İnceleyebilir mi?

Kat malikleri, ortak yönetimin gelir-gider hesabını ve yöneticinin faaliyetini denetleme hakkına sahiptir. KMK m.39 yöneticinin hesap verme yükümlülüğünü, m.41 ise yönetimin denetlenmesini düzenler. Bu sistem içinde kat malikinin kendisine düşen ortak giderin dayanağını, kurul kararını ve yönetim hesaplarını makul biçimde inceleme talebi kanunun denetim amacıyla uyumludur.

Yönetici, kişisel veri ve üçüncü kişilerin korunması gereken bilgileri gözeterek gerekli belgeleri denetime sunmalıdır. “Belgeler yöneticinin özel evrakıdır, hiç kimse göremez” yaklaşımı doğru değildir. Buna karşılık kat malikinin de yönetim arşivinin aslını izinsiz alması, defter üzerinde değişiklik yapması veya ilgisiz kişisel verileri yayması hukuka uygun değildir.

Hesap verme zamanı ve kapsamı konusunda KMK m.39 Yöneticiden Hesap İsteme Rehberi, yöneticinin sorumluluğu bakımından ise KMK m.38 Yönetici Sorumluluğu Rehberi birlikte incelenebilir.

Yönetici Fatura ve Makbuzları Kat Maliklerine Vermek Zorunda mı?

Yöneticinin asıl belgeleri yönetim arşivinde koruma yükümlülüğü vardır. Bu nedenle talep eden bir kat malikine yönetimin tek nüsha asıl faturasını teslim edip arşivi belgesiz bırakmak doğru değildir. İnceleme, suret veya elektronik kopya sağlanmasıyla denetim imkânı verilebilir. Hangi belgenin kopyalanabileceği, kişisel veri veya ticari sır içerip içermediği ayrıca değerlendirilir.

Gider belgesi bulunmayan ödeme, yöneticinin hesap verme yükümlülüğü bakımından sorun yaratır. “Bu masraf gerçekten yapıldı ama fiş kayboldu” açıklaması tek başına yeterli ispat değildir. Banka kaydı, sözleşme, teslim tutanağı, hizmet sağlayıcının kayıtları ve gerektiğinde yeniden temin edilen fatura/suret ile giderin gerçekliği ortaya konulmalıdır.

Yönetici Değişince Karar Defteri ve Belgeler Kime Verilir?

Karar defteri ve yönetim dosyası eski yöneticinin kişisel malı değildir; ana taşınmazın yönetimine ilişkin kayıtlardır. Görev sona erdiğinde yeni yöneticiye veya yetkili yönetim kuruluna düzenli bir devir-teslim yapılmalıdır. Devir tutanağında defterler, banka bilgileri, kasa, sözleşmeler, anahtarlar, teknik belgeler, devam eden dava/icra dosyaları, alacak-borç listesi ve elektronik erişimler tek tek sayılmalıdır.

Eski yöneticinin “benim dönemimde oluştu, bende kalır” diyerek karar defteri veya faturaları teslim etmemesi, KMK m.36’daki saklama sistemini ve m.38’deki vekil gibi sorumluluğu ihlal edebilir. TBK’nın vekâlete ilişkin hesap ve teslim hükümleri de somut ilişkiye göre değerlendirilir.

Devirden önce banka mutabakatı yapılması özellikle önemlidir. Defterde görünen kasa/banka bakiyesi ile gerçek hesap bakiyesi uyuşmuyorsa fark devir tutanağına yazılmalı ve dayanak belgeler istenmelidir.

Karar Defteri Tutmayan veya Notere Kapattırmayan Yöneticiye Ne Olur?

KMK m.36 son fıkra, bu maddede yazılı görevleri yerine getirmeyen yöneticiye KMK m.33’ün son fıkrasındaki yaptırımın uygulanacağını düzenler. Bunun yanında kayıt tutmama veya belge kaybetme nedeniyle kat malikleri somut bir zarara uğramışsa KMK m.38’deki “vekil gibi sorumluluk” çerçevesinde tazminat sorumluluğu da gündeme gelebilir.

Örneğin yöneticinin bir tebligatı kaydetmemesi ve süresinde işlem yapmaması nedeniyle ortak yönetimin bir hakkı kaybolmuşsa, yalnız defter düzenine aykırılık değil, zarar ile görev ihlali arasındaki bağ da incelenir. Aynı şekilde faturaların kaybolması nedeniyle yönetimin gider hesabı ispatlanamıyorsa hesap verme ve sorumluluk meselesi doğar.

Kayıt eksikliği bulunan her dosyada yönetici otomatik olarak zimmet veya ceza suçu işlemiş sayılmaz. Ceza sorumluluğu için ilgili suçun unsurları ayrıca oluşmalıdır. Özel hukuk bakımından ise görev, ihlal, kusur, zarar ve nedensellik bağı ayrı ayrı ispatlanır.

Elektronik Defter veya Bulut Arşivi KMK 36 İçin Yeterli mi?

Elektronik arşiv, faturaların ve yönetim yazışmalarının yedeklenmesi bakımından güçlü bir yönetim aracıdır; ancak KMK m.32 ve m.36’daki noter tasdikli karar defteri ile yıllık noter kapanışı yükümlülüğünün yerine geçecek özel bir “yalnız dijital defter” düzenlemesi bulunmamaktadır. Kanunun öngördüğü fiziksel/noter tasdikli defter düzeni korunmalıdır.

Buna karşılık belgelerin taranarak güvenli bulut sisteminde yedeklenmesi, banka ve e-fatura kayıtlarının elektronik olarak saklanması, yönetici değişikliğinde erişim bilgilerinin tutanakla devredilmesi önemli bir koruma sağlar. Elektronik kopya tutulması asıl belgenin saklanması gereken hâllerde aslı imha etme izni vermez.

Elektronik arşivde kişisel veri güvenliği de sağlanmalıdır. Kat maliklerinin iletişim bilgileri, banka verileri, çalışan kayıtları veya özel nitelikli veriler herkese açık mesaj gruplarında paylaşılmamalı; erişim yetkileri yönetim ihtiyacıyla sınırlanmalıdır.

Yönetici Belgeleri Vermiyorsa Hangi Hukuki Yol Kullanılır?

Önce kat malikinin talebi yazılı ve somut kurulmalıdır: hangi dönem, hangi karar, hangi fatura veya hangi hesap kaydının incelenmek istendiği belirtilmelidir. Yönetici cevap vermezse konu kat malikleri kurulu gündemine alınabilir; denetçi veya denetim kurulu üzerinden kayıtlar incelenebilir. Hak ihlali devam ederse KMK hükümleri çerçevesinde sulh hukuk mahkemesinde hâkimin müdahalesi ve somut talebe uygun diğer hukuki yollar değerlendirilebilir.

KMK m.33’te, borç ve yükümlülüklerini yerine getirmeyen malik veya devamlı kullanıcı nedeniyle zarar gören kat malikinin hâkimin müdahalesini istemesine ilişkin düzenleme vardır. Kurul kararının iptali, yöneticiye karşı kişisel tazminat veya hesap verilmesi gibi taleplerin hukuki niteliği farklı olduğundan dava türü doğru belirlenmelidir.

634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunundan kaynaklanan uyuşmazlıklarda 6325 sayılı Hukuk Uyuşmazlıklarında Arabuluculuk Kanunu m.18/B kapsamında dava şartı arabuluculuk düzenlemesi bulunmaktadır. Dava açılmadan önce talebin bu kapsama girip girmediği kontrol edilmeli ve zorunluysa arabuluculuk süreci tamamlanmalıdır. Güncel metin için 6325 sayılı Hukuk Uyuşmazlıklarında Arabuluculuk Kanunu incelenebilir.

KMK 36 Hakkında Sık Sorulan Sorular

Apartman karar defterini kim tutar?

KMK m.36 uyarınca yönetici, kanunda belirtilen karar, protokol, ihtar-tebligat ve gider kayıtlarını deftere tarih sırasıyla yazmakla yükümlüdür.

Karar defteri notere ne zaman kapattırılır?

Her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılmalıdır.

Noter kapanışı yapılmazsa bütün kararlar geçersiz olur mu?

Hayır. KMK m.36’ya aykırılık doğar ve yaptırım/sorumluluk gündeme gelebilir; fakat kapanış eksikliği bütün kurul kararlarını tek başına otomatik olarak hükümsüz kılan bir kural değildir.

Apartman faturaları kaç yıl saklanır?

KMK m.36 genel bir yıl sayısı belirtmez; gider belgeleri ve diğer yönetim belgelerinin dosyada saklanmasını zorunlu tutar. Belgenin türüne göre diğer mevzuattaki özel saklama süreleri ayrıca uygulanır.

Kat maliki faturaları görmek isteyebilir mi?

Evet. Yönetimin denetlenmesi ve hesap verme sistemi kapsamında ortak giderin dayanağını oluşturan belgelerin makul biçimde incelenmesi mümkündür; kişisel veri ve üçüncü kişi hakları korunmalıdır.

Eski yönetici karar defterini teslim etmezse ne yapılır?

Karar defteri ve yönetim belgeleri yönetimin kayıtlarıdır. Yazılı teslim talebi, kurul kararı ve şartları varsa arabuluculuk/mahkeme yolları gündeme gelir; eski yöneticinin kişisel malı olarak tutulamaz.

Karar defteri elektronik tutulabilir mi?

Elektronik yedekleme yararlıdır; ancak KMK m.32 ve m.36’daki noter tasdikli defter ve yıllık noter kapanışı yükümlülüğünün yerine yalnız dijital kayıt geçirilmesine ilişkin özel bir düzenleme yoktur.

Gider belgesi kaybolursa ne olur?

Giderin gerçekliği başka belgelerle ispatlanmaya çalışılır; ancak belge kaybı yöneticinin kayıt ve hesap verme yükümlülüğü bakımından sorumluluk doğurabilir.

Yönetici değişince banka ve belge devri tutanakla yapılmalı mı?

Evet. Kanunda tek tip devir tutanağı formu bulunmasa da hesap verilebilirlik ve ispat için banka, kasa, defter, belge, sözleşme ve devam eden dosyaların kalem kalem tutanakla teslimi gerekir.

Kat mülkiyeti uyuşmazlığında arabuluculuk zorunlu mu?

6325 sayılı Kanun m.18/B, Kat Mülkiyeti Kanunundan kaynaklanan uyuşmazlıklarda dava şartı arabuluculuğu düzenler. Dava açılmadan önce somut talebin kapsama girip girmediği kontrol edilmelidir.

Bakırcı & Keskin Hukuk Bürosu – Mersin

Bakırcı & Keskin Hukuk Bürosunun Mersin/Akdeniz ve İstanbul/Maslak-Sarıyer’de fizikî ofisleri bulunmaktadır. Yetki ve usul elverdiğinde Türkiye genelindeki kat mülkiyeti ve taşınmaz uyuşmazlıkları İstanbul ve Mersin ofislerinden koordine edilir.

Adres: İhsaniye, 4903. Sk. Profit İş Merkezi No:23 Kat:3 Daire:14, 33070 Akdeniz/Mersin · Telefon: +90 552 224 43 66